Стараясь наладить рабочий процесс и оптимизировать издержки, компании с разветвленной региональной сетью представительств задумываются над проведением видеоконференций. Такой вид коммуникации может оказаться полезным, если фирма имеет несколько крупных подразделений и совещания с менеджментом должны проходить на регулярной основе.
Общение посредством конференц-связи позволит добиться не только сокращения трат на командировочные расходы сотрудников, но также экономии времени руководства и быстрого принятия решений.
По словам директора Российской ассоциации электронных коммуникаций Сергея Плуготаренко, видеоконференц-связь — это спасение для распределенных офисов и организаций, у которых существуют примерно одинакового уровня офисы в разных региональных точках. Однако всегда нужно оценивать эффективность работы через видеоканалы, то есть насколько эти технологии грамотно применяются и экономят деньги в каждом конкретном случае. Налаживать систему из-за одного сеанса связи в месяц просто бессмысленно. «Наверное, существуют какие-то моменты, когда можно, не посылая человека в командировку, сэкономив тем самым деньги, перевести общение в онлайн-режим, — заявил «СКБ Контур» эксперт. — Но при принятии важных решений и сложных мозговых штурмах, а также при проведении серьезных переговоров видеоконференц-связь пока не заменяет живого присутствия. В бизнесе, особенно российском, все равно очень важен личный контакт и возможность так называемого наведения мостов. Хотя видеоконференции становятся важным компонентом достижения любых договоренностей как внутри корпорации, так и с партнерами».
При этом нельзя забывать, что видеоконференц-связь — довольно уязвимый способ коммуникации. Запланированные переговоры могут не состояться, если у одной из сторон выйдет из строя оборудование, возникнут проблемы с трафиком или просто внезапно отключат электричество. Совещания, проводимые в реальности, все-таки меньше подвержены такому риску. Поэтому стратегически важные переговоры не стоит переводить в режим видеоконференций.
Нельзя забывать, что видеоконференц-связь — довольно уязвимый способ коммуникации.
Реальную экономию от перехода на виртуальное общение довольно сложно подсчитать. Некоторые компании утверждают, что экономят до 50% командировочного бюджета и примерно 15% рабочего времени своих сотрудников. Но здесь действительно важную роль играет частота разъездов работников организации. Оборудование для видеоконференц-связи стоит недешево. Оснащение только одной точки обойдется примерно в $7 тыс., умножив эту цифру на количество офисов, которые надо подключить, и прибавив траты на стоимость каналов связи, можно получить приблизительную стоимость видеоконференц-связи.
Между тем многие небольшие компании о полноценных видеоконференциях и не задумываются. Они общаются через веб-камеры и бесплатные приложения (например, Skype), просто выводя изображение на большой экран через проектор. В целом, если при этом используется высокоскоростной интернет и количество участников переговоров не очень велико, такой формат вполне уместен. Собственная выделенная видеоконференц-связь нужна большим корпорациям, которые хотят подтвердить свою статусность. Общаться через Skype несолидно, к тому же наличие соответствующего оборудования для видеоконференций позволяет всегда получать картинку в высоком качестве, а для переговоров с деловыми партнерами это очень важно.
