К созданию стенда компании лучше всего привлечь профессиональных дизайнеров-оформителей, потому что от того, как выглядит стойка, в немалой степени зависит ее посещаемость. Иногда организатор мероприятия берет на себя часть работ по подготовке к выставке, например строительство стендов, общую рекламу, заботу о гостях и техническом сопровождении выставки. Однако компании-участнику стоит подумать о приглашениях для важных персон (желательно именных), если, например, планируется презентация какого-то нового продукта фирмы, а также подготовить сопроводительные и оформительские материалы для своей стойки.

Выставка — один из лучших способов оценить конкурентов.

Выставки бывают разные. Где-то просто проходят имиджевые презентации брендов, а где-то демонстрируются настоящие достижения. И той и другой возможностью заявить о себе нужно пользоваться. Но надо учитывать, что время подготовки к разного рода выставкам неодинаковое. К тому же к выставке, которая предполагает демонстрацию проектов, нужно готовиться более тщательно. В любом случае стоит заранее составить план участия в выставке, где будут конкретно прописаны список мероприятий, их целевая аудитория, методы взаимодействия с потенциальными клиентами и партнерами, цели, которых хотелось бы достичь. Нужно оставить графу для оценки эффективности проведенного мероприятия, которую надо будет заполнить по окончании: сколько контактов удалось завязать и как они помогут компании.

При планировании участия компании в выставке необходимо продумать множество деталей. Самое главное — успеть забронировать неплохое место для стенда в экспозиционном павильоне. Можно, конечно, смастерить вечный двигатель, привезти его на выставку и ждать, что все захотят приобрести его чертежи, но если стенд с ним будет находиться в самой глубине экспозиционного центра и до него будет трудно добраться, то гениальное изобретение могут и не заметить. Зато все наверняка узнают о новой самооткрывающейся банке пива, которая будет представлена на входе в выставочный зал, потому что производители алкоголя не пожалеют денег на приобретение самого проходного места.

Выставка — один из лучших способов оценить конкурентов. Все серьезные игроки рынка обычно стараются не пропускать отраслевые мероприятия, поэтому, пройдя по павильонам и посмотрев на стенды компаний (косвенно даже можно оценить нынешнее финансовое состояние конкурента), можно будет сделать выводы о качественном развитии отрасли.

Не стоит забывать, что выставкой занимаются не только работники рекламного или PR-отдела. IT-специалисты, разработчики продукта, менеджмент и другие категории работников компании тоже должны выделять время на подготовку и проведение выставки. Поэтому перед тем, как решать вопрос об участии, нужно оценить свои силы и время. Может ли компания позволить себе на несколько дней потерять половину персонала или это неоправданный шаг? Кроме того, даже самая простая выставка требует значительных трат: аренда помещения, печать материалов для потенциальных клиентов и инвесторов, расходы на техническое сопровождение и транспорт. Бюджет может в несколько раз увеличиться, если выставка проходит не в регионе обитания компании, поскольку потребуются дополнительные расходы на командировки сотрудников. Однако не стоит отказываться от иногородних мероприятий и зацикливаться на одном регионе, поскольку участие в выставке может существенно помочь в расширении представительства фирмы.