Заявка на участие в закупке: как заполнить, чтобы не отклонили

Кристина Шперлик 14 ноября 2019

Для правильной подготовки заявки достаточно следовать правилам заполнения форм, внимательно проверять финальный комплект документов, ведь именно его поставщик будет подавать для участия в закупке.

Работа над заявкой для участия в закупке включает несколько этапов. Прежде всего вам нужно проанализировать документацию, изучить техническое задание, проект контракта и внимательно ознакомиться с инструкцией заказчика по заполнению заявки.

Если после этого остались непонятные моменты по техническому заданию или проекту контракта, попросите заказчика их разъяснить.

Далее нужно составить нужные формы и прикрепить, заверить и задекларировать нужные документы. По итогам этой работы формируется единый комплект заявки.

А теперь разберемся с каждым этапом подробнее.

Требования к заявке на участие в электронном аукционе по 44-ФЗ

Согласно ст. 66, заявка состоит из двух частей, содержание каждой из них имеет свои особенности.

Первая часть заявки

В ней должно быть согласие участника аукциона поставить товар (выполнить работы или оказать услуги) на тех условиях, которые указаны в документах об электронном аукционе. Эти условия невозможно изменить после того, как аукцион был проведен.

Также первая часть заявки включает конкретные показатели товара, соответствующие тем, которые указаны в документах аукциона, и указание на товарный знак, если он есть. Показатели нужно указывать только в том случае, если в закупке будет использоваться товар.

Вторая часть заявки

Она включает:

сведения об участнике закупки: контактные и паспортные данные, ИНН или его аналог для иностранных лиц, ИНН учредителей, членов коллегиального исполнительного органа, лица, исполняющего функции единоличного исполнительного органа (если они есть);
документы или их копии, которые могут подтвердить, что участник аукциона соответствует требованиям п. 1 ч. 1 ст. 31 Закона № 44-ФЗ, и декларация о том, что участник соответствует требованиям пп. 3-9 ст. 31 Закона № 44-ФЗ;
копии документов, которые подтверждают, что товары, работы и услуги (ТРУ) соответствуют требованиям законодательства, если документация об электронном аукционе требует предоставлять такие документы;
решение или его копия об одобрении или о совершении крупной сделки, если такое требование установлено законодательством или учредительными документами юрлица и если для участника аукциона заключаемый контракт или предоставление обеспечения заявки на участие в аукционе и исполнения контракта — крупная сделка;
документы, которые доказывают, что участник электронного аукциона имеет право получать преимущества в соответствии со ст. 28 и ст. 29 Закона № 44-ФЗ;
декларация о том, что участник аукциона — малый предприниматель или социально ориентированная НКО, если заказчик установил ограничение, предусмотренное ч. 3 ст. 30 Закона № 44-ФЗ.

Требования к составу заявки по электронному аукциону состоят из двух частей: в первой части — согласие участника и конкретные показатели товара, если он используется; во второй части — сведения об участнике, документы, подтверждающие, что он соответствует требованиям Закона № 44-ФЗ, копии документов на товар и декларации, если участнику аукциона предоставляется преимущество.

Детали требований к заявке для участия в электронном конкурсе или запросе котировок могут отличаться, но общая структура будет такой же: согласие, сведения об участнике, подтверждающие документы и декларации.

Элементы заявки

Соответствие требованиям

Важно, чтобы заявка соответствовала единым требованиям законодательства (ст. 31 Закона № 44-ФЗ). И прежде всего требования предъявляются к лицам, которые осуществляют поставку товара.

Так, если участник закупки — медицинская организация, у него обязательно должна быть лицензия на право выполнять работы и оказывать услуги. Ее нужно приложить к заявке. Важно не забыть указать в составе заявки приложение, иначе лицензию не засчитают и заявку отклонят.

Если деятельность участника предполагает членство в саморегулируемой организации, например, строительной, к заявке нужно приложить выписку из этой саморегулируемой организации.

Например, Градостроительный кодекс предполагает, что для выполнения некоторых работ обязательно нужно быть членом саморегулируемой строительной организации либо, например, проектно-изыскательских работ. При участии в такой закупке к заявке нужно приложить новую выписку (срок давности такой выписки — один месяц). Просроченная выписка не засчитывается как подтверждающий документ.

Также ст. 31 Закона № 44-ФЗ предъявляет единые требования к участнику закупки. А именно:

он не должен находиться в процессе ликвидации, в отношении участника не должна быть инициирована процедура банкротства;
его деятельность не должна быть приостановлена;
у него не должно быть задолженности по налогам, сборам и платежам в бюджет;
отсутствие судимости за экономические преступления;
он не должен быть привлечен к административной ответственности;
между участником закупки и заказчиком не должно возникать конфликта интересов;
участник закупки не может быть офшорной компанией;
он должен обладать исключительными правами на результаты интеллектуальной деятельности (если такое требование установлено, например, для закупки важны авторские права);
участник не должно быть в реестре недобросовестных поставщиков;
к нему не должны применяться законодательные ограничения для участия в закупке.

Как подтвердить соответствие требованиям

Все требования можно оформить в виде декларации (информационного письма). Торговые электронные площадки предлагают шаблоны, которые можно использовать для декларирования пунктов. Отдельно получать справки в суде и налоговой не нужно — Закон № 44-ФЗ этого не требует.

Если законодательство устанавливает к определенным видам работ дополнительные требования к квалификации, у каждого оператора площадки, где поставщик будет участвовать в заявке, нужно пройти соответствие дополнительным требованиям (Постановление Правительства от 04.02.2015 № 99).

Сведения об участнике закупки

Такая анкета включает в себя:

наименование, фирменное наименование;
местонахождение (юридический адрес, то есть место регистрации компании), почтовый адрес (для юрлица);
ФИО, паспортные данные, место жительства по прописке (для физлица). ИП не нужно указывать в анкете фактический адрес — это ошибка;
номер телефона (это поможет связаться с участником для уточнения вопросов по контракту);
ИНН участника закупки;
ИНН учредителей;
ИНН членов коллегиального исполнительного органа, например, совета директоров;
ИНН лица, исполняющего функции единоличного исполнительного органа участника, например, директора, гендиректора или иногда управляющей компании (ИНН позволяет заказчику перед заключением контракта проверить, есть ли участник закупки и его учредители в реестре недобросовестных поставщиков).

Можно использовать рекомендованную форму анкеты участника или создать свою. Закон № 44-ФЗ не обязывает участника закупки строго следовать формам, указанным заказчиком в документации.

Комплексное сопровождение торгов: помощь в аккредитации на ЭТП / регистрации в ЕИС, отправка запроса на разъяснение документов, анализ документации на корректность, составление и подача заявки.

Узнать больше

Копии документов, подтверждающих соответствие ТРУ требованиям законодательства

В состав заявок многих закупок должны входить копии документов на ТРУ. Например, для медицинских изделий это может быть регистрационное удостоверение или свидетельство о госрегистрации товара.

Заказчик может потребовать участника предоставить в составе заявки сертификат соответствия или декларацию соответствия на конкретное изделие.

Нужно обращать внимание на то, требуются ли бессрочные документы (например, регистрационное удостоверение и свидетельство о госрегистрации) или документы со сроком действия. Например, сертификат соответствия на товар обычно действует два года.

Если приложить к заявке просроченный документ, заявку отклонят. Важно проверять срок действия всех документов, которые прикладываются к заявке.

Если документы сопровождают товар при поставке, например, это паспорт качества на товар, то заказчик не имеет права требовать его в составе заявки, так как этот документ идет на конкретную партию товара и заказчик не может его предоставить при подаче заявки на участие в закупке, потому что у него еще нет товара в наличии.

Документы, подтверждающие право участника на получение преимуществ

Преимуществами при закупках могут пользоваться организации инвалидов, уголовно-исполнительной системы. Кроме того, некоторые закупки проводятся только для малых предпринимателей и социально ориентированных НКО.

Документы в соответствии со ст. 14 Закона № 44-ФЗ (запреты, ограничения, условия допуска иностранного товара и применение национального режима)

Некоторые закупки не позволяют поставлять иностранные товары. В этом случае поставки иностранного товара могут привести к штрафам, например, удержанию 15 % из суммы контракта. В каждом конкретном случае нужно учитывать нюансы конкретного постановления правительства по нацрежиму.

Нужно обязательно декларировать страну происхождения предлагаемых к поставке товаров по общероссийскому классификатору стран мира. Например, можно указать, что товар из России или из Российской Федерации, но не из РФ.

Некоторые постановления предполагают, что нужно приложить определенный документ, например, сертификат СТ-1 — это сертификат о стране происхождения товаров, который подтверждает, что товар был произведен в России.

В ст. 14 Закона № 44-ФЗ можно проверить, применяется ли нацрежим к конкретному товару. Если он не применяется, указывать и подтверждать страну происхождения товара не нужно.

Как правильно конкретизировать товар

Обычно этот этап вызывает наибольшие затруднения у тех, кто начинает участвовать в закупках.

В заявку на участие в электронном аукционе нужно включать, помимо согласия участника на поставку товара, выполнение работы или оказание услуги, наименование страны происхождения товара, конкретные показатели товара и указание на товарный знак (при наличии).

В заявку на участие в электронном конкурсе нужно включать согласие участника, предложение участника о качественных, функциональных и об экологических характеристиках объекта, если в конкурсной документации установлен критерий, предусмотренный п. 3 ч. 1 ст. 32 Закона № 44-ФЗ, наименование страны происхождения товара, если установлены ограничения, и конкретные показатели товара и указание на товарный знак.

Нужно указывать конкретные характеристики товара и предоставить согласие, если закупка связана с поставками товара, а также если закупка на выполнение работ, оказание услуг содержит требования к применяемому товару или материалу.

Указания конкретных характеристики товара не требуется, достаточно одного согласия тогда, когда закупка на выполнение работ, оказание услуг не содержит требований к применяемому товару или материалу, а также если дело касается закупки по строительству с проектной документацией.

Согласие подтверждает, что вы можете исполнить все требования документации, включая техническое задание и проект контракта.

Конкретные показатели товара

Параметры качества и технические характеристики товара нужно указывать, ориентируясь на ГОСТ. Например, для цементного раствора ГОСТ-28013-98 определяет назначение (кладочный или штукатурный), расслаиваемость, водоудерживающую способность, марку по подвижности и норму подвижности.

Качество саморезов по металлу определяет ГОСТ 11650-80. Здесь учитывается номинальный диаметр резьбы, шаг резьбы, высота головки, радиус сферы головки, радиус под головкой, длина самореза и материал.

В Форме 2 прописываются сведения о качестве и технических характеристиках товара, наименование товара и указание на товарный знак, требуемый параметр и значение, предлагаемое участником, и единицы измерения товара.

В каждой Форме 2 должна быть инструкция по заполнению, которая расшифровывает те или иные символы.

На что нужно обратить внимание

Квадратные скобки: если требуемые значения указаны в квадратных скобках, участник закупки должен предоставить значение показателя, который не может изменяться.
Запятая или союз «и»: если значения или диапазоны значений указаны через запятую или с союзом «и», участник закупки должен предоставить все значения показателя или все диапазоны значений.
Точка с запятой или союз «или»: если значения или диапазоны значений указаны через точку с запятой или союз «или», участник закупки должен предоставить одно из указанных значений или диапазонов значений.
Слова «от» и «до»: если значение параметра товара сопровождается словами «от» и «до» или «от» или «до», участник закупки должен предоставить конкретный показатель из данного диапазона, не включая крайние значения.
Многоточие и тире между значениями: символы «многоточие» и «тире», установленные между значениями, нужно трактовать как необходимость указания диапазона значений, не включая крайние значения.

Указывая характеристики товара, заказчик должен ориентироваться на ГОСТ и требования заказчика. Если указан союз «или», нужно представить одно из указанных значений.

Например, ГОСТ на цементный раствор разрешает выбирать назначение — кладочный или штукатурный, и инструкция тоже содержит слово «или». Можно выбрать одно значение и прописать для него остальные характеристики.

Например, параметр расслаиваемости указан в квадратных скобках. Можно указать его, к примеру, как «не должен превышать [10]». Параметр в скобках менять нельзя.

Если значение товара, указанное участником закупки, хоть в чем-то не совпадает с инструкцией или ГОСТ, форма-2 будет отклонена.

Чтобы этого избежать, важно читать инструкцию. Если заказчик забыл приложить инструкцию к документации, нужно написать ему запрос на разъяснение конкретных символов.

К примеру, в тендере на поставку гвоздей требуются строительные гвозди. В инструкции указано, что нужно убрать слово «требуется». Тогда в заявке просто будет указано «гвозди строительные». Их условный диаметр не должен быть меньше 2 мм и больше 2,5 мм. Согласно ГОСТ 4028-63, под это условие подходят два значения — 2 и 2,5. Заказчик разрешает брать крайние значения.

Можно выбрать условный диаметр стержня — 2, например, и согласно ему прописывать другие характеристики: длину гвоздя, размер a и наименьший диаметр головки.

При условном диаметре стержня 2 можно выбрать длину гвоздя 40 или 50 мм (в диапазоне от 40 до 60 мм). Если взять диаметр 40 мм, размер а = 1,75. Наименьший диаметр головки для 1,75 — 4 мм, что подходит под требования «не больше 5 мм».

В составе заявки нужно указать один вариант каждого параметра — конкретное значение или диапазон.

Предложение о качественных, функциональных и об экологических характеристиках объекта закупки для электронного конкурса

Участник закупки должен следовать требованиям конкурсной документации. Либо там будет указано, что нужно перевести техническое задание в утвердительную форму, либо, наоборот, нельзя будет дублировать требования и нужно будет составить предложение самостоятельно, например, привести методику выполнения тех или иных работ.

После рассмотрения первых частей заявок для участия в электронном конкурсе заказчик не может отклонить заявку, даже если предложения о качественных, функциональных и об экологических характеристиках объекта закупки в заявке нет.

Какие уставные документы нужны участнику закупки

В требованиях к заявке пункта об уставных документах нет, потому что уставные документы заказчику отправляет не сам участник, а электронная площадка, на которой размещена закупка. Для этого используется личный кабинет.

Задача участника — предоставить актуальные документы.

Уставные документы для юрлиц

Устав
Решение о крупной сделке
Документ о полномочиях, решение о назначении либо доверенность
Выписка из ЕГРЮЛ (выданная не ранее чем за 6 месяцев)
Паспортные данные руководителя
Свидетельства ОГРН/ИНН (не входит в список обязательных документов)

Уставные документы для ИП

Паспорт (нужно отсканировать все страницы, включая обложку и пустые страницы)

Выписка ЕГРИП (выданная не ранее чем за 6 месяцев)

Свидетельства ОГРН/ ИНН (дополнительные документы)

Уставные документы для физлица

Паспорт (копии всех страниц, включая обложку)
Свидетельство ИНН, СНИЛС (дополнительные документы)

Какие квалификационные документы нужны для участия в закупках

Квалификационные документы помогают участнику закупки подтвердить опыт, репутацию, наличие оборудования и кадров.

К таким документам в конкурсах и запросах предложений относятся:

копии договоров, контрактов и актов (подтверждают опыт участника);
копии отзывов (свидетельствуют о деловой репутации);
копии накладных, чеков, договоров аренды (указывают на наличие материально-технических ресурсов, оборудования;
копии трудовых книжек, договоров, штатного расписания, аттестатов, дипломов (доказывают наличие кадров).

Хорошо подготовленные квалификационные документы помогут участнику набрать наибольший балл по квалификации. В состав заявки можно также включить приложения и дополнительные соглашения к контракту.

Выберите сопровождение тендеров по фиксированной цене. Работаем со всеми видами закупочных процедур и не берем процент от выигранного контракта.

Отправить заявку

Как делить заявку на части

Это зависит от способа проведения закупки. Некоторые документы (например, лицензии и документы, подтверждающие страну происхождения товара) нужны только в том случае, если применяется нацрежим и деятельность участника закупки лицензируется.

Чтобы точно понимать, какие документы нужно включить в заявку, нужно внимательно прочитать инструкцию и изучить документацию к закупке.

Электронный аукцион

В первую часть заявки входят согласие и конкретные показатели товара.

Во вторую часть включаются сведения об участнике (анкета), декларация по ст. 31 Закона № 44-ФЗ, декларация СМП/СОНКО/ОИ/УИС, лицензии/выписки СРО, документы на товар, документы по нацрежиму, уставные документы из личного кабинета.

Электронный запрос котировок

Единая заявка (не нужно делить на части) включает согласие, конкретные показатели товара, сведения об участнике (анкета), декларация по ст. 31 Закона № 44-ФЗ, декларация СМП/СОНКО/ОИ/УИС, лицензии/выписки СРО, документы по нацрежиму, уставные документы из личного кабинета.

Электронный конкурс

Первая часть заявки (анонимная) состоит из согласия, конкретных показателей товара и предложения качественных, функциональных и экологических характеристик товара.

Во вторую часть входят сведения об участнике (анкета), декларация ст. 31 Закона № 44-ФЗ, декларация СМП/СОНКО/ОИ/УИС, лицензии/выписки СРО, документы на товар, документы по нацрежиму, квалификационные документы, уставные документы из личного кабинета.

Как указывается цена

В электронном аукционе цену не нужно прописывать в составе заявки — она определяется в день торгов в аукционном зале.

Электронный запрос котировок и электронный конкурс предполагают, что цена указывается при подаче заявки на электронной площадке.

Причины отклонения заявок

Не удивительно, что эти причины связаны с ошибками, которые допускают участники. Чаще всего они допускают следующие недочеты:

прописывают характеристики товара, которые не соответствуют требованиям закупки;
указывают диапазон для характеристики с конкретной величиной;
игнорируют единицы измерения и количество товара;
не называют страну происхождения товара (при нацрежиме);
не вносят ИНН руководителя/учредителя (в результате заказчик не может проверить реестр недобросовестных поставщиков);
прикладывают неполный пакет документов;
нарушают анонимность в первой части заявки электронного конкурса.

Чтобы не допускать эти ошибки, важно тщательно изучать документацию закупки, техническое задание и проект контракта, следовать инструкциям заказчика по заполнению заявки, просить его разъяснить непонятные моменты и прикладывать к заявке полный комплект документов.