Деловое совещание: 10 подсказок, как извлечь максимум пользы

Дарья Мартыщук 26 января 2015

Встречи по работе могут отнимать массу времени, и вы наверняка расстраиваетесь, когда за это время не достигаете желаемого результата. Мало того, что компания теряет время и деньги, проводя деловые совещания, не приносящие результата, так еще и сотрудники начинают их ненавидеть.

Как получить максимальную выгоду от деловых совещаний?
10 советов, к которым следует прислушаться.

1. Поймите, что вам нужно

Очень важно понимать, для чего вы назначили деловое совещание. Непосредственно перед встречей составьте список целей, которых вы хотите достичь в результате, и поделитесь им со всеми участниками. Не покидайте встречу до тех пор, пока вы не получите желаемые ответы.

2. Разработайте план

Как только вы определитесь с тем, что вам нужно, необходимо создать план того, как вы сообщите о своих целях сотрудникам. Избегайте использования сложных слов или жаргонизмов при объяснении новых идей, будьте готовы ответить на любые вопросы, которые вам зададут участники группы. Если кто-то не понимает, что вы говорите, попробуйте объяснить еще раз, более понятно.

3. Напишите краткое резюме

Перед деловым совещанием напишите на одной странице резюме главных моментов, которые необходимо осветить, чтобы сотрудники понимали, чего ожидать от встречи. Кроме того, резюме поможет вам справиться с волнением и предотвратит распространение слухов перед началом деловой встречи.

4. Не отходите от темы

Когда на встрече много людей, очень сложно придерживаться определенной темы. Так что заранее подготовьтесь. Если вы считаете, что деловое совещание ни к чему не ведет или кто-то отклонился от темы, вежливо верните его к тому, что действительно важно и о чем необходимо поговорить.

5. Задавайте правильные вопросы

Общаясь с коллегами и сотрудниками, всегда задавайте правильные вопросы. Для этого составьте список вопросов, связанных с текущими делами. Если кто-то ходит вокруг да около заданного вопроса, удостоверьтесь, что человек понял, о чем его спрашивают, или немного подтолкните его к ответу.

6. Стимулируйте людей принимать участие в обсуждениях

Не позволяйте нескольким людям взять контроль над деловым совещанием. Создайте дружелюбную атмосферу, в которой бы все чувствовали себя комфортно и могли открыто выражать мнение.

7. Определите временные рамки

Убедитесь в том, что для достижения целей установлены определенные дедлайны. Не у всех может быть одинаковое представление о сроках.

8. Не уходите с делового совещания сразу же

Не стоит уходить с совещания сразу после окончания презентации. Вполне возможно, что какие-то темы необходимо обсудить или у кто-то из присутствующих возникли вопросы по презентации. Будьте терпеливы, удостоверьтесь в том, что все понимают ваши бизнес-цели.

9. Учитесь на ошибках

Сделать деловые совещания более эффективными можно, если учесть недостатки предыдущих презентаций. Вспомните, что вы сделали не так в прошлый раз, это может значительно поспособствовать тому, что ваши последующие встречи с коллегами будут продуктивнее. Еще одна идея: получите отзывы у людей, которые посетили встречу, и учтите их замечания и предложения.

10. Внесите разнообразие

Не делайте одно и то же каждый раз, чтобы сотрудники не скучали и хотели присутствовать на совещаниях. Используйте гибкий подход, принимая предложения об улучшении совещаний.

Автор: Стэн Попович, колумнист сайта Entrepreneur.com

По материалам сайта Entrepreneur.com