Тайм-менеджмент организатора мероприятий

Организатор мероприятий — человек многозадачный. Ему приходится заниматься несколькими делами одновременно, поэтому важно уметь правильно расставлять приоритеты и распределять свое время. В статье расскажем о методиках тайм-менеджмента и о том, как их применять организатору мероприятий. 

Заглянем в ежедневник

Первое — составляйте список дел на день в ежедневнике. Вычеркивайте сделанные, переносите на другие дни отложенные дела. Приоритетные задачи помечайте цветными маркерами.

Второе — разделите ежедневник на несколько разделов с помощью цветных стикеров или закладок. Это поможет структурировать задачи, встречи и идеи. Ведь в спешке организатор записывает информацию по мере поступления, и потом сложно найти, где отмечены сроки важной встречи, а где — идеи по декору зала.

Третье — для новых задач указывайте срок. Он поможет при составлении списка дел на день из пункта 1. 

Оцените финансовые показатели бизнеса, получите советы по их улучшению, прогнозируйте прибыль

Попробовать

Делегируем задачи 

Организатору мероприятий нужна команда. 

Первое — распределяйте задачи, исходя из сильных сторон каждого человека.  

Второе — «включайте таймер». Для каждой задачи устанавливайте время выполнения и следуйте этому сроку. Так вы будете знать, через какое время будет сделано то или иное задание, чтобы дать следующее. 

Третье — планируйте дела заранее, чтобы не загонять себя и команду в жесткие временные рамки. 

Для продвинутых организаторов 

Первое — используйте приложение для ведения списков дел. Идеально, если его можно использовать одновременно на разных устройствах, чтобы вручную не копировать данные и всегда иметь доступ к списку дел. Во многих приложениях можно добавить несколько разделов и составить план на год вперед. Минус в том, что удобные функциональные приложения чаще всего платные. Например, LeaderTask или 2Do: Todo List | Task List. 

Второе — если платная программа не по карману, ведите списки задач в таблицах Excel или Google. В них можно зайти с любого устройства и добавить информацию в режиме онлайн. Такой таблицей можно делиться с командой, так все участники процесса будут знать, на какой стадии решения тот или иной вопрос. Для Google таблиц придется завести электронный адрес в Google для входа в аккаунт.

Методы продуктивности, о которых полезно знать 

Первый метод — формула 10-3-2-1-0, придуманная фитнес-тренером Крейгом Баллантайном:

• За 10 часов до сна не пить кофе. Это правило номер один. 
• За 3 часа до сна не есть и не пить алкоголь.
• За 2 часа до сна не работать и дать мозгу отдохнуть. 
• За 1 час до сна отложить все гаджеты, в том числе телефон, и почитать, например, книгу. 
• 0 — столько раз вы можете отложить будильник утром.

Второй метод — «Съесть лягушку». Суть в том, что самое сложное и неприятное дело нужно сделать в первую очередь. Тогда остальные дела подсознательно воспринимаются как менее сложные и выполняются с легкостью. 

Отложить можно одну из несложных задач — создание страницы мероприятия. В сервисе для организаторов Nethouse.События это не займет много времени. Выполните несколько простых действий:

• зарегистрируйтесь с помощью электронной почты или страницы в соцсети;
• выберите из предложенных шаблон для будущей страницы;
• заполните за 5 шагов данные;
• добавьте описание, заполните или скройте информационные блоки;
• добавьте фото- и видеоматериалы;
• подключите продажу билетов, заполнив реквизиты по нужной форме;
• опубликуйте страницу.

На этом преимущества сервиса не заканчиваются. С помощью расширенного функционала вы можете добавить к билету опции, подключить одобрение заявок участников, установить время окончания регистрации и многое-многое другое. Это сэкономит много времени.

Полезная привычка — думать сегодня о завтра. Подведем итоги

Итак, чтобы не запутаться в задачах:

1. вечером просмотрите список дел на следующий день;
2. «перекусите лягушкой» утром;
3. проведите день с «умными таблицами»;
4. день закончите по формуле 10-3-2-1-0.

Если вы будете следовать этим нехитрым правилам, то время окажется под вашим контролем. 

Денис Имшенецкий, генеральный директор Nethouse