Тайм‑менеджмент организатора мероприятий — СКБ Контур

Тайм‑менеджмент организатора мероприятий

11 марта 2020 2 042

Организатор мероприятий — человек многозадачный. Ему приходится заниматься несколькими делами одновременно, поэтому важно уметь правильно расставлять приоритеты и распределять свое время. В статье расскажем о методиках тайм-менеджмента и о том, как их применять организатору мероприятий. 

Денис Имшенецкий

Заглянем в ежедневник

Первое — составляйте список дел на день в ежедневнике. Вычеркивайте сделанные, переносите на другие дни отложенные дела. Приоритетные задачи помечайте цветными маркерами.

Второе — разделите ежедневник на несколько разделов с помощью цветных стикеров или закладок. Это поможет структурировать задачи, встречи и идеи. Ведь в спешке организатор записывает информацию по мере поступления, и потом сложно найти, где отмечены сроки важной встречи, а где — идеи по декору зала.

Третье — для новых задач указывайте срок. Он поможет при составлении списка дел на день из пункта 1. 

Делегируем задачи 

Организатору мероприятий нужна команда. 

Первое — распределяйте задачи, исходя из сильных сторон каждого человека.  

Второе — «включайте таймер». Для каждой задачи устанавливайте время выполнения и следуйте этому сроку. Так вы будете знать, через какое время будет сделано то или иное задание, чтобы дать следующее. 

Третье — планируйте дела заранее, чтобы не загонять себя и команду в жесткие временные рамки. 

Для продвинутых организаторов 

Первое — используйте приложение для ведения списков дел. Идеально, если его можно использовать одновременно на разных устройствах, чтобы вручную не копировать данные и всегда иметь доступ к списку дел. Во многих приложениях можно добавить несколько разделов и составить план на год вперед. Минус в том, что удобные функциональные приложения чаще всего платные. Например, LeaderTask или 2Do: Todo List | Task List. 

Второе — если платная программа не по карману, ведите списки задач в таблицах Excel или Google. В них можно зайти с любого устройства и добавить информацию в режиме онлайн. Такой таблицей можно делиться с командой, так все участники процесса будут знать, на какой стадии решения тот или иной вопрос. Для Google таблиц придется завести электронный адрес в Google для входа в аккаунт.

Методы продуктивности, о которых полезно знать 

Первый метод — формула 10-3-2-1-0, придуманная фитнес-тренером Крейгом Баллантайном:

  • За 10 часов до сна не пить кофе. Это правило номер один. 
  • За 3 часа до сна не есть и не пить алкоголь.
  • За 2 часа до сна не работать и дать мозгу отдохнуть. 
  • За 1 час до сна отложить все гаджеты, в том числе телефон, и почитать, например, книгу. 
  • 0 — столько раз вы можете отложить будильник утром.

Второй метод — «Съесть лягушку». Суть в том, что самое сложное и неприятное дело нужно сделать в первую очередь. Тогда остальные дела подсознательно воспринимаются как менее сложные и выполняются с легкостью. 

Отложить можно одну из несложных задач — создание страницы мероприятия. В сервисе для организаторов Nethouse.События это не займет много времени. Выполните несколько простых действий:

  • зарегистрируйтесь с помощью электронной почты или страницы в соцсети;
  • выберите из предложенных шаблон для будущей страницы;
  • заполните за 5 шагов данные;
  • добавьте описание, заполните или скройте информационные блоки;
  • добавьте фото- и видеоматериалы;
  • подключите продажу билетов, заполнив реквизиты по нужной форме;
  • опубликуйте страницу.

На этом преимущества сервиса не заканчиваются. С помощью расширенного функционала вы можете добавить к билету опции, подключить одобрение заявок участников, установить время окончания регистрации и многое-многое другое. Это сэкономит много времени.

Полезная привычка — думать сегодня о завтра. Подведем итоги

Итак, чтобы не запутаться в задачах:

  1. вечером просмотрите список дел на следующий день;
  2. «перекусите лягушкой» утром;
  3. проведите день с «умными таблицами»;
  4. день закончите по формуле 10-3-2-1-0.

Если вы будете следовать этим нехитрым правилам, то время окажется под вашим контролем. 

Денис Имшенецкий, генеральный директор Nethouse

Эксперт
Оценить финансовое состояние и узнать о предстоящих проверках
Узнать больше
Денис Имшенецкий
Эксперт
Оценить финансовое состояние и узнать о предстоящих проверках
Узнать больше
Раз в неделю — дайджест материалов, достойных вниманияАктуальные материалы раз в неделю
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи
Написать комментарий