Организатор мероприятий — человек многозадачный. Ему приходится заниматься несколькими делами одновременно, поэтому важно уметь правильно расставлять приоритеты и распределять свое время. В статье расскажем о методиках тайм-менеджмента и о том, как их применять организатору мероприятий.
Заглянем в ежедневник
Первое — составляйте список дел на день в ежедневнике. Вычеркивайте сделанные, переносите на другие дни отложенные дела. Приоритетные задачи помечайте цветными маркерами.
Второе — разделите ежедневник на несколько разделов с помощью цветных стикеров или закладок. Это поможет структурировать задачи, встречи и идеи. Ведь в спешке организатор записывает информацию по мере поступления, и потом сложно найти, где отмечены сроки важной встречи, а где — идеи по декору зала.
Третье — для новых задач указывайте срок. Он поможет при составлении списка дел на день из пункта 1.
Делегируем задачи
Организатору мероприятий нужна команда.
Первое — распределяйте задачи, исходя из сильных сторон каждого человека.
Второе — «включайте таймер». Для каждой задачи устанавливайте время выполнения и следуйте этому сроку. Так вы будете знать, через какое время будет сделано то или иное задание, чтобы дать следующее.
Третье — планируйте дела заранее, чтобы не загонять себя и команду в жесткие временные рамки.
Для продвинутых организаторов
Первое — используйте приложение для ведения списков дел. Идеально, если его можно использовать одновременно на разных устройствах, чтобы вручную не копировать данные и всегда иметь доступ к списку дел. Во многих приложениях можно добавить несколько разделов и составить план на год вперед. Минус в том, что удобные функциональные приложения чаще всего платные. Например, LeaderTask или 2Do: Todo List | Task List.
Второе — если платная программа не по карману, ведите списки задач в таблицах Excel или Google. В них можно зайти с любого устройства и добавить информацию в режиме онлайн. Такой таблицей можно делиться с командой, так все участники процесса будут знать, на какой стадии решения тот или иной вопрос. Для Google таблиц придется завести электронный адрес в Google для входа в аккаунт.
Методы продуктивности, о которых полезно знать
Первый метод — формула 10-3-2-1-0, придуманная фитнес-тренером Крейгом Баллантайном:
- За 10 часов до сна не пить кофе. Это правило номер один.
- За 3 часа до сна не есть и не пить алкоголь.
- За 2 часа до сна не работать и дать мозгу отдохнуть.
- За 1 час до сна отложить все гаджеты, в том числе телефон, и почитать, например, книгу.
- 0 — столько раз вы можете отложить будильник утром.
Второй метод — «Съесть лягушку». Суть в том, что самое сложное и неприятное дело нужно сделать в первую очередь. Тогда остальные дела подсознательно воспринимаются как менее сложные и выполняются с легкостью.
Отложить можно одну из несложных задач — создание страницы мероприятия. В сервисе для организаторов Nethouse.События это не займет много времени. Выполните несколько простых действий:
- зарегистрируйтесь с помощью электронной почты или страницы в соцсети;
- выберите из предложенных шаблон для будущей страницы;
- заполните за 5 шагов данные;
- добавьте описание, заполните или скройте информационные блоки;
- добавьте фото- и видеоматериалы;
- подключите продажу билетов, заполнив реквизиты по нужной форме;
- опубликуйте страницу.
На этом преимущества сервиса не заканчиваются. С помощью расширенного функционала вы можете добавить к билету опции, подключить одобрение заявок участников, установить время окончания регистрации и многое-многое другое. Это сэкономит много времени.
Полезная привычка — думать сегодня о завтра. Подведем итоги
Итак, чтобы не запутаться в задачах:
- вечером просмотрите список дел на следующий день;
- «перекусите лягушкой» утром;
- проведите день с «умными таблицами»;
- день закончите по формуле 10-3-2-1-0.
Если вы будете следовать этим нехитрым правилам, то время окажется под вашим контролем.
Денис Имшенецкий, генеральный директор Nethouse
