Каждый год компания СКБ Контур проводит конкурс для предпринимателей «Я Бизнесмен», в нем участвуют сотни бизнесменов из разных городов России — от Калининграда до Владивостока.
Благодаря конкурсу мы создали вдохновляющую коллекцию бизнес-историй, рассказанных людьми, которые превращают небольшие стартапы в успешные компании.
Их опыт и cоветы будут полезны каждому, кто задумывается об открытии своего дела.
Для старта необходимы некоторые предварительные условия: идея, немного денег и, что самое важное, желание начать
Эксперты рассказали «Контур.Журналу» о наиболее распространенных ошибках в первичных документах, особенностях заполнения документации для компаний с разными видами деятельности и о том, помогает ли упрощенная форма отчетности для малых предприятий снизить риск возникновения ошибок.
Самое большое количество ошибок связано с отсутствием подписей уполномоченных лиц на первичных учетных документах, составленных контрагентами компании. Достаточно часто встречается такая ошибка — в товарной накладной, помимо товаров, указываются и услуги, например поставка и монтаж чего-либо.
Большое число ошибок появляется в связи с неправильным использованием бухгалтерских программ из-за недостаточной квалификации операторов. Так, часто возникает путаница в номенклатуре, не всегда используются актуальные формы документов (из-за отсутствия обновления программы), здесь же — ошибки в наименованиях и реквизитах контрагентов. Иногда даже формы первичных учетных документов не утверждены учетной политикой, то есть формально вообще неприменимы.
Сократить количество ошибок можно только совершенствованием системы внутреннего контроля, разработкой и внедрением соответствующих процедур. Также весьма полезен и внешний контроль, периодически осуществляемый независимыми специалистами.
Исправления в первичные учетные документы вносятся так: неправильные данные зачеркиваются горизонтальной чертой, рядом указываются правильные данные. Исправление заверяется подписями лиц, которые составили этот документ, с указанием даты исправления. Но это в теории. На практике большинство предпочитает просто заменять документы с ошибками.
Если на предприятии правильно поставлен учет, составление отчетности не является чем-то сложным. Но организация составляет не только бухгалтерскую и налоговую отчетность. Есть и другая: например, продавцы алкоголя должны отчитываться в Росалкогольрегулирование, импортеры — на таможню. Здесь можно рекомендовать автоматизировать составление таких отчетов. Автоматизация поможет не только сократить время, но и уменьшить число ошибок, а значит, и вероятность различных санкций в отношении компании.
Отправляйте декларации во все таможенные органы России легко и без ошибок.
Узнать большеВ зависимости от того, как сформулирован договор, возникают различные налоговые последствия. Например, услуги по созданию и обслуживанию сайта, в зависимости от того, как составлен договор, могут считаться рекламными и списываться на расходы в текущем периоде или могут формировать нематериальный актив и списываться равномерно в течение определенного срока при иных формулировках в договоре. Таких примеров масса. В случае если формулировка в договоре предусматривает двусмысленность, возникают налоговые риски: ведь налоговый инспектор может истолковать формулировку не так, как предполагали вы.
Нужно обратить внимание на то, что в разных видах деятельности могут быть различные ставки налогов. Например, рассмотрим деятельность по торговле продуктами питания: одни наименования облагаются по ставке НДС 10%, а другие по ставке 18%. Если не учесть этот нюанс, можно допустить ошибку. Кроме того, в разных видах деятельности различный процент отчислений по заболеваемости и травматизму. Если неправильно учтен основной вид деятельности, можно по неверной ставке заплатить сбор по травматизму. Это впоследствии чревато штрафами и пенями.
Если директор понимает, что он сам не вполне компетентен, он может организовать внутренний контроль (привлечь к этой работе штатного сотрудника или работника по договору подряда) и внешний контроль (привлечь аудиторов) за действиями тех людей, которым он доверил данную работу. Кроме того, полномочия, делегированные директором сотрудникам, должны быть прописаны в локальных нормативных документах — в приказе о распределении обязанностей, в должностных инструкциях и регламентах. Это делается для того, чтобы впоследствии можно было специалиста, допустившего ошибку, привлечь к ответственности, и он разделил ответственность с руководителем.
Свою специфику имеет отчетность некоммерческих организаций (НКО). Во-первых, они могут не вести деятельность, приносящую доход, и, соответственно, не заполнять отчет о финансовых результатах. При этом обязательной формой для НКО является отчет о целевом использовании полученных средств. НКО, как и коммерческие организации, обязаны создавать резервы по сомнительным долгам и отражать дебиторскую задолженность в бухгалтерском балансе за вычетом суммы резерва.
Третий раздел бухгалтерского баланса НКО значительно отличается от аналогичного раздела у коммерческих организаций. В нем некоммерческие организации раскрывают показатели «паевой фонд», «целевой капитал», «целевые средства», «фонд недвижимого и особо ценного движимого имущества», «резервный и иные целевые фонды». В частности, по группе статей «целевые средства» отражаются неиспользованные на отчетную дату целевые средства, предназначенные для обеспечения некоммерческой организацией целей, ради которых она создана. Сумма целевых средств должна соответствовать остатку средств, отраженному в отчете о целевом использовании полученных средств, включая чистую прибыль/убыток от предпринимательской деятельности некоммерческой организации.
По моему мнению, упрощенная форма отчетности для малых предприятий позволяет избежать некоторых ошибок, связанных с классификацией активов и обязательств.
Например, если организация выдала беспроцентный заем на срок до 12 месяцев, то сумма займа не является финансовым вложением, а должна отражаться в составе дебиторской задолженности, поскольку не приносит экономических выгод (п.2 Положения по бухгалтерскому учету «Учет финансовых вложений» ПБУ 19/02). Но в упрощенной форме бухгалтерского баланса по статье «Финансовые и другие оборотные активы» отражается информация и о дебиторской задолженности, и о финансовых вложениях. Поэтому ошибки в классификации суммы беспроцентного займа малое предприятие не допустит.
Право первой подписи (делегированной на конкретные транзакции) лучше передать лицу, ответственному за результат этого операционного сегмента. К примеру, если мы говорим о бизнес-центре, то вряд ли генеральный директор всего холдинга недвижимости будет самостоятельно подписывать договор с каждым арендатором, он делегирует это тому, кто несет ответственность за финансовый результат этого объекта коммерческой недвижимости.
С другой стороны, свою роль играет функция внутреннего и финансового контроля. В компаниях обычно существует вариант типового договора, который имеет довольно жесткий маршрут согласования. Такой типовой договор согласовывается и подписывается максимально. Если же при подписании договора появляются отступления, документ должен рассматриваться детально.
Топ-менеджмент является связующим звеном между всеми заинтересованными сторонами, которые читают отчетность: акционерами, аналитиками, банками. Поэтому именно высшее руководство должно использовать финансовую отчетность как возможность рассказать свою историю о том, как компания достигает стратегических целей, как управляет рисками, в том числе финансовыми. В связи с этим отчетность должна, безусловно, контролироваться руководителем любого предприятия. Топ-менеджмент должен следить за прозрачностью отчетности, определять уровень раскрытия информации по рискам, определять критерии качества и так далее.
Отправляйте отчетность быстро и без ошибок во все контролирующие органы.
Узнать большеКогда мы говорим о контроле, мы подразумеваем возможные риски при появлении дополнительных обязательств. В договоре необходимо прописывать все риски и ответственность сторон: сроки поставки, ответственность за нарушения и другие.
Довольно часто вопросам ответственности не уделяют должного внимания — отсюда незапланированные расходы. Срывы сроков поставок, задержка оплаты, недоначисленные резервы — следствие ошибок и неточностей в договоре. Отсюда — расходы с резервов, дополнительных кредиторских резервов и так далее.
Кто-то меняет условия договора в процессе работы, например, во избежание штрафных санкций. Данный процесс должен согласовываться ответственным лицом. Важно индицировать ответственность, оценить зоны рисков. Поэтому лучше составлять схемы договоров: при нетипичной ситуации прописанный ранее договор упростит ситуацию.
Малый бизнес в большинстве случаев не имеет высококвалифицированных бухгалтеров, финансовых директоров. не отслеживает изменения в законодательстве. Для снижения налоговых рисков старается применять упрощенную систему налогообложения. Тем не менее для малого бизнеса даже на УСН 6% от всех доходов есть риск грубой, даже фатальной ошибки.
Все знали, что часть Московской области присоединится к Москве, но не все предприниматели, торговавшие в Московской области на ЕНВД, вовремя сообразили, что, когда их торговое место окажется в новой Москве, где нет ЕНВД, они автоматически окажутся предпринимателями на общей системе налогообложения и станут плательщиками НДС.
Это повлияло и на арендный бизнес. Если физическое лицо купило нежилое помещение, владело им три года, а потом продало, то оно рассчитывало получить налоговый вычет на всю стоимость продажи. Есть оговорка, что, если помещение использовалось в предпринимательской деятельности, доход от продажи помещения нужно включать в доход от предпринимательской деятельности. Поэтому, если во время владения помещения оно сдавалось в аренду, выручка от продажи помещения становится выручкой от предпринимательской деятельности. И хотя даже Высший арбитражный суд вынес свое решение по этому поводу еще в 2010 году, малый бизнес не знает об этом, так как пытается интуитивно угадать, как исчисляются налоги. Если помещение продало физлицо и деньги получило физлицо, то предпринимателям кажется, что этот доход не имеет отношения к предпринимательской деятельности.
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.