Эксперты рассказали «Контур.Журналу» о наиболее распространенных ошибках в первичных документах, особенностях заполнения документации для компаний с разными видами деятельности и о том, помогает ли упрощенная форма отчетности для малых предприятий снизить риск возникновения ошибок.
Максим Гладких-Родионов, генеральный директор аудиторской компании «Уверенность»
Самое большое количество ошибок связано с отсутствием подписей уполномоченных лиц на первичных учетных документах, составленных контрагентами компании. Достаточно часто встречается такая ошибка — в товарной накладной, помимо товаров, указываются и услуги, например поставка и монтаж чего-либо.
Большое число ошибок появляется в связи с неправильным использованием бухгалтерских программ из-за недостаточной квалификации операторов. Так, часто возникает путаница в номенклатуре, не всегда используются актуальные формы документов (из-за отсутствия обновления программы), здесь же — ошибки в наименованиях и реквизитах контрагентов. Иногда даже формы первичных учетных документов не утверждены учетной политикой, то есть формально вообще неприменимы.
Сократить количество ошибок можно только совершенствованием системы внутреннего контроля, разработкой и внедрением соответствующих процедур. Также весьма полезен и внешний контроль, периодически осуществляемый независимыми специалистами.
Исправления в первичные учетные документы вносятся так: неправильные данные зачеркиваются горизонтальной чертой, рядом указываются правильные данные. Исправление заверяется подписями лиц, которые составили этот документ, с указанием даты исправления. Но это в теории. На практике большинство предпочитает просто заменять документы с ошибками.
Если на предприятии правильно поставлен учет, составление отчетности не является чем-то сложным. Но организация составляет не только бухгалтерскую и налоговую отчетность. Есть и другая: например, продавцы алкоголя должны отчитываться в Росалкогольрегулирование, импортеры — на таможню. Здесь можно рекомендовать автоматизировать составление таких отчетов. Автоматизация поможет не только сократить время, но и уменьшить число ошибок, а значит, и вероятность различных санкций в отношении компании.
Отправляйте декларации во все таможенные органы России легко и без ошибок.
Сергей Елин, руководитель аудиторско-консалтинговой группы «АИП»
В зависимости от того, как сформулирован договор, возникают различные налоговые последствия. Например, услуги по созданию и обслуживанию сайта, в зависимости от того, как составлен договор, могут считаться рекламными и списываться на расходы в текущем периоде или могут формировать нематериальный актив и списываться равномерно в течение определенного срока при иных формулировках в договоре. Таких примеров масса. В случае если формулировка в договоре предусматривает двусмысленность, возникают налоговые риски: ведь налоговый инспектор может истолковать формулировку не так, как предполагали вы.
Нужно обратить внимание на то, что в разных видах деятельности могут быть различные ставки налогов. Например, рассмотрим деятельность по торговле продуктами питания: одни наименования облагаются по ставке НДС 10%, а другие по ставке 18%. Если не учесть этот нюанс, можно допустить ошибку. Кроме того, в разных видах деятельности различный процент отчислений по заболеваемости и травматизму. Если неправильно учтен основной вид деятельности, можно по неверной ставке заплатить сбор по травматизму. Это впоследствии чревато штрафами и пенями.
Если директор понимает, что он сам не вполне компетентен, он может организовать внутренний контроль (привлечь к этой работе штатного сотрудника или работника по договору подряда) и внешний контроль (привлечь аудиторов) за действиями тех людей, которым он доверил данную работу. Кроме того, полномочия, делегированные директором сотрудникам, должны быть прописаны в локальных нормативных документах — в приказе о распределении обязанностей, в должностных инструкциях и регламентах. Это делается для того, чтобы впоследствии можно было специалиста, допустившего ошибку, привлечь к ответственности, и он разделил ответственность с руководителем.
Анна Логинова, ведущий аудитор департамента аудита и МСФО группы компаний АКИГ
Свою специфику имеет отчетность некоммерческих организаций (НКО). Во-первых, они могут не вести деятельность, приносящую доход, и, соответственно, не заполнять отчет о финансовых результатах. При этом обязательной формой для НКО является отчет о целевом использовании полученных средств. НКО, как и коммерческие организации, обязаны создавать резервы по сомнительным долгам и отражать дебиторскую задолженность в бухгалтерском балансе за вычетом суммы резерва.
Третий раздел бухгалтерского баланса НКО значительно отличается от аналогичного раздела у коммерческих организаций. В нем некоммерческие организации раскрывают показатели «паевой фонд», «целевой капитал», «целевые средства», «фонд недвижимого и особо ценного движимого имущества», «резервный и иные целевые фонды». В частности, по группе статей «целевые средства» отражаются неиспользованные на отчетную дату целевые средства, предназначенные для обеспечения некоммерческой организацией целей, ради которых она создана. Сумма целевых средств должна соответствовать остатку средств, отраженному в отчете о целевом использовании полученных средств, включая чистую прибыль/убыток от предпринимательской деятельности некоммерческой организации.
По моему мнению, упрощенная форма отчетности для малых предприятий позволяет избежать некоторых ошибок, связанных с классификацией активов и обязательств.
Например, если организация выдала беспроцентный заем на срок до 12 месяцев, то сумма займа не является финансовым вложением, а должна отражаться в составе дебиторской задолженности, поскольку не приносит экономических выгод (п.2 Положения по бухгалтерскому учету «Учет финансовых вложений» ПБУ 19/02). Но в упрощенной форме бухгалтерского баланса по статье «Финансовые и другие оборотные активы» отражается информация и о дебиторской задолженности, и о финансовых вложениях. Поэтому ошибки в классификации суммы беспроцентного займа малое предприятие не допустит.
Руслан Голованов, АССА, директор департамента МСФО, КорпЭстейт
Право первой подписи (делегированной на конкретные транзакции) лучше передать лицу, ответственному за результат этого операционного сегмента. К примеру, если мы говорим о бизнес-центре, то вряд ли генеральный директор всего холдинга недвижимости будет самостоятельно подписывать договор с каждым арендатором, он делегирует это тому, кто несет ответственность за финансовый результат этого объекта коммерческой недвижимости.
С другой стороны, свою роль играет функция внутреннего и финансового контроля. В компаниях обычно существует вариант типового договора, который имеет довольно жесткий маршрут согласования. Такой типовой договор согласовывается и подписывается максимально. Если же при подписании договора появляются отступления, документ должен рассматриваться детально.
Топ-менеджмент является связующим звеном между всеми заинтересованными сторонами, которые читают отчетность: акционерами, аналитиками, банками. Поэтому именно высшее руководство должно использовать финансовую отчетность как возможность рассказать свою историю о том, как компания достигает стратегических целей, как управляет рисками, в том числе финансовыми. В связи с этим отчетность должна, безусловно, контролироваться руководителем любого предприятия. Топ-менеджмент должен следить за прозрачностью отчетности, определять уровень раскрытия информации по рискам, определять критерии качества и так далее.
Отправляйте отчетность быстро и без ошибок во все контролирующие органы.
Когда мы говорим о контроле, мы подразумеваем возможные риски при появлении дополнительных обязательств. В договоре необходимо прописывать все риски и ответственность сторон: сроки поставки, ответственность за нарушения и другие.
Довольно часто вопросам ответственности не уделяют должного внимания — отсюда незапланированные расходы. Срывы сроков поставок, задержка оплаты, недоначисленные резервы — следствие ошибок и неточностей в договоре. Отсюда — расходы с резервов, дополнительных кредиторских резервов и так далее.
Кто-то меняет условия договора в процессе работы, например, во избежание штрафных санкций. Данный процесс должен согласовываться ответственным лицом. Важно индицировать ответственность, оценить зоны рисков. Поэтому лучше составлять схемы договоров: при нетипичной ситуации прописанный ранее договор упростит ситуацию.
Алла Милютина, владелец аудиторской компании A.White & G.Hedges Audit
Малый бизнес в большинстве случаев не имеет высококвалифицированных бухгалтеров, финансовых директоров. не отслеживает изменения в законодательстве. Для снижения налоговых рисков старается применять упрощенную систему налогообложения. Тем не менее для малого бизнеса даже на УСН 6% от всех доходов есть риск грубой, даже фатальной ошибки.
Все знали, что часть Московской области присоединится к Москве, но не все предприниматели, торговавшие в Московской области на ЕНВД, вовремя сообразили, что, когда их торговое место окажется в новой Москве, где нет ЕНВД, они автоматически окажутся предпринимателями на общей системе налогообложения и станут плательщиками НДС.
Это повлияло и на арендный бизнес. Если физическое лицо купило нежилое помещение, владело им три года, а потом продало, то оно рассчитывало получить налоговый вычет на всю стоимость продажи. Есть оговорка, что, если помещение использовалось в предпринимательской деятельности, доход от продажи помещения нужно включать в доход от предпринимательской деятельности. Поэтому, если во время владения помещения оно сдавалось в аренду, выручка от продажи помещения становится выручкой от предпринимательской деятельности. И хотя даже Высший арбитражный суд вынес свое решение по этому поводу еще в 2010 году, малый бизнес не знает об этом, так как пытается интуитивно угадать, как исчисляются налоги. Если помещение продало физлицо и деньги получило физлицо, то предпринимателям кажется, что этот доход не имеет отношения к предпринимательской деятельности.
