4 вопроса о вашей системе электронной отчетности

Отправляя отчетность, они забывают о массе других возможностей обмена документами с ведомствами. Они не запрашивают справки и акты сверки. Не получают через Интернет выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП. И даже не пишут писем своим налоговым инспекторам. Почему так происходит? Аналитическая группа СКБ Контур попросила клиентов «Контур-Экстерн» ответить на 4 вопроса о системе. Выяснилось, что некоторые бухгалтеры просто не знают, как могут пригодиться в работе те или иные дополнительные сервисы. А другие — знают и активно их используют. И с удовольствием делятся опытом с коллегами.

Какие документы и для чего вы запрашиваете через сервис «ИОН»?

Даже опытный бухгалтер может допустить ошибку. Но штрафов и взысканий можно избежать, если вовремя узнать о «нестыковках» в платежах. Этим целям, в частности, и служит «ИОН» («Информационное обслуживание налогоплательщиков»).

«Когда мне нужно уточнить, не числится ли за предприятием недоимка, я запрашиваю через «ИОН» справку о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам, — отмечает Жанна Григорьевна Полозова, бухгалтер ЗАО «Снип-СТ» (г. Краснодар). — Если недоимка обнаруживается, мне приходится зап-рашивать акт сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам, а также выписку операций по расчету с бюджетом. Акт сверки показывает сальдо на начало сверяемого периода, за сверяемый период и на конец сверяемого периода по конкретному виду налога (сбора, взноса). А в выписке операций по расчету с бюджетом я могу видеть операции, учтенные налоговой на основанииплатежных поручений, деклараций и пр.».

Удостовериться, что у организации нет задолженности перед бюджетом, важно и перед тем, как запрашивать в налоговой справку об исполнении налогоплательщиком обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пеней и налоговых санкций (это юридически значимый документ, и его нельзя получить через «ИОН» — только по почте или лично обратившись в налоговую).

Рассказывает Нина Ивановна Брелль, главный бухгалтер ООО «Промстройсервис-Новосибирск» (г. Новосибирск): «Наша компания часто сотрудничает с муниципальными организациями и участвует в тендерах для заключения муниципальных контрактов. Для участия в тендерах необходимо предоставлять большой пакет документов, среди которых есть справка из ИФНС об исполнении обязанности по уплате налогов. Однажды, когда мы только начинали участвовать в тендерах, нам из ИФНС пришла справка с указанием пени 45 копеек. Нашу организацию не допустили к участию в тендере... Было очень досадно, к тому же мы потеряли выгодный контракт. Теперь я регулярно заказываю через сервис «ИОН» справки о состоянии расчетов. Если там есть какие-то «хвостики», я их исправляю. И, уже зная наверняка, что у меня нет долгов, заказываю справку об исполнении обязанности по уплате налогов».

Пользуетесь ли вы сервисом «Информационные услуги ПФР»?

В начале 2011 года сервис, аналогичный «ИОН», был запущен Пенсионным фондом. Доступ к нему, как и в случае с «ИОН», организован через системы электронной отчетности и по мере установки программного обеспечения в органах ПФР постепенно открывается во всех регионах. Уже сегодня с его помощью можно получить справку о состоянии расчетов по страховым взносам, пеням и штрафам.

«Перед тем как готовить отчетность, я всегда проверяю, нет ли у нас задолженности по страховым взносам, — комментирует Жанна Григорьевна Полозова. — Раньше для этого приходилось ходить в Пенсионный фонд. Теперь, когда появилась возможность запрашивать справку о состоянии расчетов через «Контур-Экстерн», можно все данные получать прямо на рабочем месте».

Каким образом вы используете сервис «Письма»?

«Сервис «Письма» позволяет обмениваться неформализованными сообщениями. Это может быть отчетность, на которую нет форматов (справки, приложения, пояснительные записки), запрос о предоставлении какого-либо документа, просьба разъяснить нюансы налогового законодательства», — рассказывает Нина Ивановна Брелль.

Главный бухгалтер компании «ТехноСтройПартнер» Евгения Семеновна Мальцева (г. Владимир) использует сервис «Письма» в основном для запроса документов из налоговой: «Для участия в тендерах или оформления кредита в банке нам бывают нужны выписки из ЕГРЮЛ на бланке ИФНС. Оказалось, что можно заранее заказывать выписки через «Письма»: пишем запрос, прикладываем скан платежного поручения и потом идем в ИФНС только получить документ. Так же можно заказать и справку об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пеней и налоговых санкций».

Поскольку запрос официальных документов через сервис «Письма» не регламентирован, рекомендуем уточнить в инспекции, рассматривают ли они такого рода заявки и в какие сроки отвечают на обращения налогоплательщиков.

Кроме того, сервис «Письма» дает возможность получать от ведомств информационные рассылки с напоминаниями о сроках уплаты налогов и сдачи отчетности, сообщениями о проведении тематических семинаров и др.

Для каких целей вы запрашиваете выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП?

«К сожалению, практика применения юридически значимой электронной подписи не распространяется на выписки из реестров ЕГРЮЛ и ЕГРИП. Юридически значимой выпиской можно считать только бумажную выписку с синей печатью, полученную из органов ФНС, — рассказывает Степан Унегов, менеджер проекта «ЕГРЮЛ и ЕГРИП» компании СКБ Контур. — Однако во многих случаях, когда требуется уточнить данные о контрагентах, проверить реквизиты организаций или полномочия физических лиц, достаточно получить информационную выписку через Интернет. Неоспоримое преимущество такой выписки — скорость ее получения. Наш стандарт качества — получение выписки за одну-две минуты».

Электронная выписка на юридическое лицо содержит почти ту же информацию, которая есть в «стандартной» бумажной выписке, запрашиваемой в органах ФНС. С ее помощью можно однозначно установить текущий статус организации, ее адрес, определить лиц, имеющих право действовать без доверенности, найти учредителей — как юридических, так и физических лиц. Кроме того, можно узнать регистрационные номера в ПФР, ФСС, ФОМС.

«Мы постоянно используем выписки из ЕГРЮЛ при оформлении договорных отношений с поставщиками, — поясняет Галина Филимоновна Аппель, главный бухгалтер ООО «Термо-Уфа». — Выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП — один из способов идентифицировать фирму-однодневку. Так, например, из выписки ясно, является ли организация действующей, состоит ли на учете в налоговом органе, когда и где она зарегистрирована, кто из сотрудников уполномочен подписывать документы».

Выписка из госреестров может потребоваться для оперативного получения информации о контрагенте. Так, в ООО «Складовъ» (г. Петрозаводск) выписки из ЕГРЮЛ используются для уточнения юридического адреса контрагента, если необходимо направить ему уведомление или претензию, — рассказывает главный бухгалтер предприятия Евгения Васильевна Гранина. Также электронная выписка незаменима при перезаключении договоров с партнерами: вместо того чтобы заново запрашивать весь пакет учредительных документов, об изменении данных компании можно узнать, получив выписку из ЕГРЮЛ.