Все в кассу!

Ранее вопросы кассовой дисциплины регламентировало положение «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации», соблюдать которое должны были только юридические лица. Новое Положение распространяется на юридических лиц, в том числе перешедших на упрощенную систему налогообложения, и на физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (индивидуальных предпринимателей). На физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, данное Положение не распространяется. В целом  документ значительно упростил жизнь юридическим лицам, в отличие от индивидуальных предпринимателей. Поскольку в Положении не прописано, на какие цели должны расходоваться денежные средства, компании получили возможность работать более свободно — исчезли нормы, регламентирующие расход денежных средств только на оплату труда и выплаты социального характера. Рассмотрим и другие важные положения этого документа.

Оборудование кассы без правил

Главное новшество Положения заключается в том, что в нем отсутствуют требования к оборудованию кассы. До этого существовали определенные правила: было необходимо устанавливать сейф, специальное окно для выдачи денег и т д. С принятием нового Положения кассой может быть любая комната. Руководство компании само решает, как ее оборудовать и обеспечить сохранность денежных средств,  о чем говорится в п.1.11 данного документа: «Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем». Таким образом, у юридических лиц и предпринимателей появилась полная свобода в оборудовании кассы.

Расчет величины лимита кассы

Согласно прежнему порядку, рассчитывалась среднедневная и среднечасовая выручка и среднедневной расход. Среднедневная выручка — это отношение суммы выручки за последние 3 месяца к числу рабочих дней в этом периоде. В свою очередь, среднечасовая выручка — это отношение суммы выручки за последние 3 месяца к числу рабочих часов в этом периоде. Под среднедневным расходом понимается отношение суммы, выданной из кассы для оплаты расходов организации в течение последних 3 месяцев, за исключением расходов на заработную плату, к числу рабочих дней в этом периоде.

На основании этих данных выводили величину, которую просили  утвердить в качестве лимита, для чего заполняли специальную форму 0408020. Здесь же сообщалось, на какие нужды компания собирается расходовать наличные средства. Например, в декабре 2011 года руководство ООО «Ромашка» подало в обслуживающий банк расчет остатка лимита кассы на 2012 год. ООО работает пять дней в неделю, с 9.00 до 18.00.

Таким образом, за последние 3 месяца (сентябрь, октябрь, ноябрь) 2011 года число рабочих дней составило 64 (22 + 21 + 21), а количество рабочих часов — 511 (176+168+167). За 3 месяца наличная выручка составила 754 000 руб. Получается, что среднедневная выручка равна: 754 000 руб.: 64 день = 11 781,25 руб. Среднечасовая выручка составила: 754 000 руб.: 511 раб. ч. = 1 475,54 руб. За этот период из кассы было выдано 30 000 руб. на командировочные расходы, а на общехозяйственные расходы — 15 000 руб. Всего расходов: 30 000 + 15 000 = 45 000 руб.

Среднедневной расход составил: 45 000 руб.: 64 день = 703,13 руб. Выручку ООО «Ромашка» сдает в банк раз в 3 дня, не считая суббот и воскресений. Компания определила лимит в сумме 11 000 руб. (11 781,25 — 703,13= 11 078,12). В расчете компания указала следующие направления использования наличных денежных средств: «командировочные расходы», «общехозяйственные расходы».

Теперь же лимит остатка кассы руководитель компании устанавливает самостоятельно в виде любого документа за своей подписью.  Формулы расчета лимита по новым правилам утверждены приложением к Положению. Согласно новому порядку, есть два варианта расчета:

1. Если компания получает наличную выручку, то лимит равен выручке за расчетный период времени, разделенной на количество рабочих дней в этом периоде и умноженной на период времени между процедурами сдачи в банк наличных денег. Если брать условия примера, рассмотренного ранее, то в расчете по новому порядку лимит будет равен 35 343,75 руб. (754 000 руб.: 64 дня x 3 рабочих дня).
2. Если у компании нет наличной выручки, то лимит рассчитывается исходя из объема выданных денег (за исключением зарплаты, стипендий и прочих выплат персоналу) за расчетный период. Этот показатель нужно разделить на количество рабочих дней в периоде и умножить на количество рабочих дней между получениями денег в банке. Например, ООО «Василек» работает 5 дней в неделю, с 9.00 до 18.00. Расход за неделю составляет 100 000 руб.  Деньги снимаются со счета в банке раз в 2 дня, не считая суббот и воскресений. В этом случае лимит составит 40 000 руб. (100 000 руб.: 5 рабочих дней  х 2 рабочих дня).

Интересно, что расчет происходит в промежутке между периодом, когда денежные средства поступают наличными и между периодом получения наличных в банке. Возникает вопрос: если компания получает денежные средства чаще, чем раз в месяц или два раза в месяц, какой лимит ей установлен? В Положении не говорится, как определить период получения выручки или период выдачи денег, необходимых для расчета лимита. Это может быть как неделя, так и месяц и т д. Другими словами, юридические лица и предприниматели сами определяют, за какой период рассчитать лимит. На это нужно обратить особое внимание, поскольку ранее был абсолютно другой подход.  Считается целесообразным прописать положение о кассовой дисциплине, в котором указать принципы формирования лимита остатка денежных средств.

В каких случаях допускается перерасход лимита?

Перечень случаев, в которых можно превысить лимит кассы, согласно новому Положению, расширен. Напомню, что правило, в соответствии с которым деньги сверх установленного лимита ранее допускалось хранить в дни выплаты зарплаты или стипендии, не изменилось.  Но появился еще один случай в п. 1.4: ситуация, когда  юридическое лицо либо ИП работает и получает наличные в выходные и праздники. В эти дни, как правило, банки закрыты, поэтому лимит кассы можно превысить. Увеличен и предельный срок, согласно которому можно превышать лимит в «зарплатные» дни. Если раньше этот срок составлял 3 дня, то сейчас — 5.

Примечательно, что любой индивидуальный предприниматель также должен иметь лимит остатка. Если имеется превышение остатка,  предприниматель должен сделать какую-то операцию, чтобы этого превышения не было. В противном случае возлагается достаточно серьезный штраф — от 40 до 50 тыс. руб., согласно ст.15.1 КоАП.

Правила выдачи подотчетных сумм

Существенным изменением в работе с кассовыми операциями являются новые правила в работе с подотчетными суммами. До принятия Положения порядок был таков: выдача наличных денег под отчет была возможна только на четко определенные цели в пределах сумм и на сроки, предусмотренные руководством организации. В связи с этим издавался Приказ руководителя, содержащий список подотчетных лиц, лимиты денежных средств, выдаваемых им, сроки, по истечении которых надо за них отчитаться.

Сейчас же выдача наличных денег работнику под отчет осуществляется на любые цели, необходимые для деятельности компании. Таким образом, этот пункт упростил работу. Согласно п. 4.4. Положения,  подотчет выдаются денежные средства по расходному кассовому ордеру 0310002 только согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную подпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются. Следовательно, это заявление — еще одно новшество в работе.

Оформление кассовых документов

В Положении четко прописан порядок составления всех документов по оформлению кассовых операций. Согласно п. 2.1, кассовые документы юридических лиц и ИП оформляются главным бухгалтером, бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером. Для этого издается распорядительный документ организации. При отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера кассовые документы оформляются руководителем.

Стоит отметить, что в Положении не предусмотрен такой документ как журнал регистрации приходный и расходных кассовых ордеров, что является несомненным плюсом. Думаю, представители бизнеса согласятся: чем меньше документов, тем проще работать.

В Положении внимание уделено кассовой книге, приходным и расходным кассовым ордерам, книге учета денежных средств, расчетно-платежной ведомости и платежной ведомости. Очень четко регламентирован порядок оформления реестра депонированных сумм.

Поскольку мы на пути к электронному документообороту, в документе достаточно подробно прописан и порядок оформления кассовых документов с применением технических средств. В п. 2.5 прописано, что в случае ведения кассовой книги 0310004 с применением технических средств должна обеспечиваться сохранность данных на электронном носителе информации.

Отмечу, что в документе оговорен и порядок оформления кассовых документов в случае наличия у организации обособленных подразделений. В п. 2.5, 3.5, 4.5, 5.6 четко прописано, каким образом ведутся и передаются головной организации кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера, составленные в обособленных подразделениях.

Пробелы Положения

Главный вопрос, который остается нерешенным после изучения Положения: кто будет проверять соблюдение кассовой дисциплины? Ранее функции контроля принадлежали Центральному банку РФ. Сейчас орган, который бы проверял кассовую дисциплину, не указан. Предполагаю, что будет издан отдельный документ, который четко обозначит название того органа, который будет заниматься проверкой.

В целом новый порядок ведения кассовых операций вызывает большие вопросы у индивидуальных предпринимателей. Ведь в документе все прописано так, как будто у ИП есть расчетный счет, но отнюдь не каждый ИП его имеет. При отсутствии такового, куда индивидуальному предпринимателю следует сдать наличные и как действовать в случае превышения лимита остатка. Ведь он в любом случае все, что получает в свою кассу, расходует на свои собственные цели либо на развитие своего бизнеса. Получается, он должен каким-то образом оформлять документы сам себе: я сам взял деньги из кассы организации, то есть из своей же кассы. Как может ИП тратить поступившие средства, если, согласно новому порядку, он не вправе снимать их на такие цели? Эти и другие вопросы остались без ответа.