Документы для предоставления отпуска: приказ, записка-расчет, отметки в табеле

Рано или поздно любой бизнес сталкивается с процедурой предоставления отпусков. Для этого нужно правильно оформить приказ, вовремя уведомить сотрудника о начале отпуска, заполнить записку-расчет и правильно рассчитать отпускные.

Когда требуется заявление на отпуск

Если работник идет в отпуск по графику, то заявление на отпуск ему писать не нужно. Задача работодателя — только уведомить его о начале отпуска за две недели.

Если сотрудник согласовал с работодателем разделение отпуска на части или перенос отпуска, так как планирует отдых вне графика, то тогда ему нужно написать заявление. Работодателю при этом важно не забыть внести изменения в график отпусков. Как это сделать?

Если о переносе получается договориться с руководителем, работодатель готовит приказ о переносе отпуска и вносит соответствующие изменения в график отпусков.

Приказ можно составить в свободной форме. При этом важно отразить в нем причину переноса и внесения изменений в график отпусков, а также поручение перенести даты отпуска и внести изменения в график. Приказ подписывается руководителем компании и сотрудником.

В целом предоставление отпуска включает несколько шагов.

Реклама 16+

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

Уведомление работника о начале ежегодного оплачиваемого отпуска 

Согласно ст. 123 ТК РФ у работодателя есть обязанность — известить каждого работника о времени начала его отпуска не позднее чем за две недели. Законодательно это возможно с помощью трех вариантов: через график отпусков, приказ или персональное уведомление.

В Письме Роструда РФ от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1 отмечается, что работодатель должен довести до сведения всех работников утвержденный график отпусков. Но помимо этого он еще должен напомнить каждому работнику о времени начала его отпуска. Причем извещать нужно не только тех, кто уходит в очередной отпуск по графику, но и сотрудников, которые решили взять дополнительный отдых. Это можно сделать с помощью уведомления, оно составляется в свободной форме.

В другом Письме от 22.03.2012 № 428-6-1 Роструд говорит о том, что формы и способы выполнения требования об извещении сотрудников о начале отпуска работодатель вправе определять самостоятельно. При этом ведомство предлагает такие формы:

• отдельные извещения;
• ознакомительные листы и ведомости;
• приказы (распоряжения) о предоставлении отпусков.

Извещение работника о предоставлении ему отпуска через график отпусков возможно только в том случае, если он планирует идти в отпуск согласно графику. Если же он хочет разделить отпуск на части или работодатель составляет график отпусков, заведомо предполагая его деление на части, то этот алгоритм извещения не сработает — получается, что работника уведомили, а затем изменили порядок предоставления отпуска. И в этом случае будет нарушена ст. 123 ТК РФ.

Если работодатель не хочет использовать вариант извещения сотрудника через график отпусков, он может за две недели до начала отпуска выпускать приказ и знакомить с ним работника под подпись.

Оформление приказа о предоставлении отпуска 

Если приказ не играет роли извещения о начале отпуска, то он может не оформляться. Этот документ по закону не является обязательным. Как правило, работодатели используют для оформления приказа форму № Т-6 (если в отпуск отправляется один работник). Также есть списочная форма – № Т-6А.

В приказе указываются: ФИО работника, структурное подразделение, к которому он относится, его должность, даты отпуска и другая информация.

Реклама 16+

Рассчитать отпускные автоматически и без ошибок

Составление записки-расчета

Записка-расчет о предоставлении отпуска необходима для расчета зарплаты и других выплат, причитающихся работнику при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска. Она заполняется по форме № Т-60. Обычно ее оформляет бухгалтерия.

Записка-расчет, так же как и приказ о предоставлении отпуска, не является обязательным документом. Поэтому ее можно исключить из процедуры.

Расчет и выплата отпускных 

При расчете отпускных учитываются различные детали, определяется отпускной стаж. Иногда приходится сталкиваться с нестандартными ситуациями. Например, когда на отпуск накладывается больничный или отпуск совпадает с праздником.

Расчет отпускных в 2024 году: правила и особенности

Внесение сведений в личную карточку работника 

В личной карточке (форма Т-2) отражается вся информация о работнике, в том числе и о предоставленных ему отпусках (раздел 8). Несмотря на то, что с 1 сентября 2021 года личная карточка не является обязательной, некоторые работодатели продолжают ее вести.

Информация вносится на основании приказов на отпуск. Это касается всех отпусков: и ежегодного оплачиваемого, и дополнительного, и отпуска по уходу за ребенком, и отпуска по беременности и родам, и др.

Проставление отметок в табеле учета рабочего времени 

Дни, когда работник находится в ежегодном основном оплачиваемом отпуске, обозначается кодом «ОТ» (09).

Нерабочие праздничные дни, которые перечислены в ст. 112 ТК РФ, обозначаются в табеле кодом «В» (26). Ставить «ОТ» (09) в этом случае нельзя, иначе придется заплатить за эти дни средний заработок, а на нерабочие праздничные дни отпуск продлевается.

Документы-основания к разным видам отпусков

В каждой конкретной процедуре отпуска предусмотрены разные документы-основания. Без их оформления предоставление отпуска будет считаться незаконным.

Каждая процедура отличается. Например, работник, который планирует уйти в учебный отпуск, предоставляет справку-вызов. В случае оформления отпуска по БиР в соответствии со ст. 255 ТК РФ потребуются такие документы-основания, как заявление и листок временной нетрудоспособности. Для ухода в отпуск по уходу за ребенком нужны заявление, а также документы о неиспользовании отпуска другим членом семьи.

Для предоставления отпуска без сохранения заработной платы достаточно одного заявления и согласования с работодателем количества дней, которые работник хочет взять.

Отпуск за работу во вредных или опасных условиях труда предполагает наличие трудового договора, в котором прописаны класс, условия труда, гарантии — они берутся из результатов СОУТ, а именно из карты СОУТ.