Завал на работе — типичная ситуация для бухгалтера: нужно подготовить отчет, связаться с поставщиками, проконтролировать оплату счетов… В результате восьмичасовой рабочий день часто затягивается до ночи, а многие дела переносятся «на завтра».
О том, как верно расставить приоритеты в решении рабочих задач и найти резервы для профессионального роста, мы беседуем с Глебом Архангельским, одним из основателей российской школы тайм-менеджмента.
– Каковы типичные ошибки людей, которые начали создавать систему личного тайм-менеджмента?
– В большинстве случаев человек думает: «Вот уж я распланирую, так распланирую» — и составляет предельно жесткий график дня. В итоге из-за переноса одного события даже на 5 минут страдает весь остальной график. Чтобы этого избежать, нужно планировать не более 60-70% рабочего времени. Остальное время следует закладывать на подвижки и возможные изменения в расписании. В рабочем графике должно быть и то, что называется «гибкая часть»: список задач, которые можно выполнять в любое время. «Гибкая часть» делает день живым, она реагирует на происходящие изменения и обстановку.
Еще одна типичная ошибка — это глобализация из разряда «начну с понедельника». А получается, как со здоровым образом жизни: можно тщательно выбирать фитнес-клуб, покупать отличную спортивную форму, читать умные книжки, но так и не дойти до спортзала или не побежать вокруг дома. Так же с тайм-менеджментом: нет смысла долго придумывать, как и что вы сделаете. Начинать надо прямо сейчас! Прочтете интервью — зайдите в «Яндекс» и найдите книги или статьи по тайм-менеджменту – начните что-то делать.
– А всем ли это нужно? Большинство бухгалтеров считают, что хорошо справляются со своей работой: документы в полном порядке, отчетность сдается вовремя. Как можно понять, что настало время заняться тайм-менеджментом?
– Прежде всего, посмотрите, какой ценой вы все успеваете. Укладываетесь ли вы в рамки 8 часов или задерживаетесь на работе? А ведь жизнь проходит. Подумайте: может быть, лучше посвятить свободное время тому, что приносит удовольствие? Проводить больше времени с семьей, видеться с друзьями, начать, наконец, ходить в бассейн или записаться на курсы английского.
Во-вторых, ответьте честно, удается ли вам в текучке срочных и сверхсрочных задач уделять время профессиональному саморазвитию. Останавливаться нельзя. Мир меняется — наши знания и навыки устаревают очень быстро, за считанные месяцы. Если не осваивать новые программы, не читать книг, не посещать конференций и семинаров, то уже завтра вы можете оказаться не у дел.
Наконец, не нужно забывать, что производительность труда в России ниже, чем у иностранных специалистов. Так что нам всем, конечно, есть куда расти.
– Бухгалтерам с их неравномерными нагрузками, наверное, сложнее, чем другим, выделить время для себя, особенно в отчетный период. Что Вы посоветуете?
– Бухгалтерам обычно не хватает того, что называется «заблаговременностью», т.е. своевременной подготовки к грядущим событиям. Начните чаще сверять счета-фактуры и договоры с контрагентами, и вы сможете избежать проблем в отчетные периоды. Вам не придется, например, в десятый раз запрашивать платежное поручение у контрагента из Хабаровска, доставлять его с помощью DHL, тратить лишние деньги и нервы.
В моей компании менеджер по продажам не получает премию, если в клиентских проектах не закрыта вся бухгалтерия. Каждый год мы делали сроки сверки документов с контрагентами все более короткими. В какой-то период все должно было быть закрыто к концу квартала, теперь мы ориентируемся на неделю после завершения проекта. Так мы страхуем себя от цейтнота в отчетный период, и нам не приходится экстренно запрашивать у контрагентов договоры, счета, накладные и прочие документы.
Также я рекомендую максимально унифицировать документы. В одной компании есть очень хорошая практика: типовой договор размечен тремя цветами — красным, желтым, зеленым. Красный цвет — это то, что поставщик категорически менять не должен: корректировки могут быть внесены только на уровне совета директоров компании. Зеленый цвет — то, что контрагент может совершенно спокойно менять, это его условия работы. Желтый цвет — то, что контрагент менять может, но это требует санкции генерального директора, что опять же усложнит процедуру. Этот «светофор» видят юристы, бухгалтеры и поставщики. И все понимают, в какую глубину сложности согласований и затяжки сроков можно провалиться, меняя тот или иной пункт договора.
– А как лучше организовать свой рабочий день, чтобы не «тонуть» в делах? Планировщик, список дел на листочке?
– Начните с того, что уже есть в вашем компьютере. Например, Outlook — это ведь не только почта, но и планы, цели, задачи, сроки. И все в одном месте. Кроме того, в Интернете есть целый ряд сервисов, которые могут выполнять функцию «творческой картотеки», кладовой знаний и идей. Стала ваша компания, например, активно заниматься инвентаризацией нематериальных активов, их управлением. И здесь у бухгалтеров возникает масса вопросов: как это все правильно учитывать, как это отражать, что можно отнести к нематериальным активам, что нельзя. Они начинают читать статьи, ходить на семинары, советоваться с более опытными коллегами. Хранить такую информацию как раз можно в Интернете. Это удобно: вы можете добавлять новые материалы в любом месте, где есть Интернет, — на работе, дома или в поездке, можете делиться информацией с коллегами.
– Как не зациклиться на постановке задач и расстановке приоритетов, не увязнуть в тайм-менеджменте и сохранить время на работу?
– Есть очень простой критерий: планирование рабочего дня и анализ результатов должны занимать порядка 15 минут вечером. Грубо говоря, 5-7 минут на подведение итогов дня и 5-7 минут, чтобы спланировать следующий день.
Раз в неделю можно потратить полчаса: подвести итоги недели, а раз в месяц или раз в квартал можно уделить чуть больше времени, чтобы проанализировать свои достижения.
Тайм-менеджмент — это технология, которая позволяет управлять временем и использовать его наиболее эффективно.
