С каждым годом подготовка документов в отделах кадров и бухгалтериях различных госструктур все меньше ассоциируется с грудой бумаг и стопками папок. Сегодня наличие учетных программ СКБ Контур позволяет нажатием двух-трех кнопок на клавиатуре создавать необходимые формы и приказы в кратчайшие сроки и с минимальными усилиями.
О том, как проходила автоматизация работы отдела кадров ГИТ СО рассказывает руководитель отдела по проектной работе СКБ Контур Владимир Мальцев.
В прошлом году Государственная инспекция труда отметила 130 лет со дня основания. Изначально она была создана указом Александра III для защиты «малолетних, работающих на заводах, фабриках и мануфактурах».
С конца XIX века границы деятельности этого государственного органа существенно расширились: инспекторы отделений во всех регионах РФ контролируют соблюдение трудового законодательства на предприятиях любой формы собственности. Вполне естественно, что в государственном учреждении, сотрудники которого реализуют столь важные задачи, учет персонала должен быть автоматизирован по самому последнему слову науки, техники и законодательства.
Перемен требуют наши АСУ
До недавнего времени при всей специфике отрасли, кадровики многих органов государственной службы вели учет и отчетность вручную на бумаге либо в программах Word и Excel, либо в программах, которые не учитывали нюансы ведения кадрового делопроизводства в учреждениях госслужбы. Так работали и в отделе кадров Государственной инспекции труда по Свердловской области (ГИТ СО) до внедрения системы «Контур-Персонал».
К 2011 году бухгалтерия ГИТ СО в полной мере освоила программу по расчету заработной платы «Контур-Зарплата». Руководство и сотрудники инспекции убедились в том, что этот программный продукт позволяет оперативно решать сложности, возникающие в ходе расчета зарплаты и формирования отчетностей. Поэтому для автоматизации бизнес-процессов, связанных с управлением персоналом, был выбран еще один продукт СКБ Контур. «Контур-Персонал» привлек внимание кадровиков ГИТ СО широкими возможностями для эффективного кадрового учета.
Особенности национальной госслужбы
В силу специфики деятельности учреждения базовая версия программы «Контур-Персонал» покрывала лишь 80% потребностей кадровиков ГИТ СО. Оставался открытым вопрос автоматизации таких процессов, как формирование документов, печатных форм, отчетности, составление различных выборок, подсчет стажа, ведение отпусков, надбавок. Поэтому организация приняла решение перейти на отраслевую версию — «Контур-Персонал Госслужба». Она сохраняет все возможности и преимущества базовой программы и при этом содержит необходимый функционал для ведения кадрового учета в учреждениях государственной гражданской службы.
Существенное отличие госструктур от других организаций состоит в том, что они работают не по ТК РФ, а в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «Об основах государственной службы Российской Федерации». В государственных учреждениях жестко прописана номенклатура должностей и виды оплаты труда для каждой должности. Также в организациях государственной службы действует своя система профессионального роста: каждому сотруднику в рамках определенной должности присваивается чин, который следует регулярно повышать. Сотрудник, получивший в рамках должности самый высокий чин, включается в кадровый резерв. Каждые три года госслужащие аттестуются на соответствие должностям. За выслугу лет сотрудники госструктур получают надбавки и дополнительные дни отпуска. Специфика организаций государственной службы заключается и в действии служебных проверок и дисциплинарных взысканий.
Базовый функционал программы «Контур-Персонал Госслужба» позволяет отслеживать все эти бизнес-процессы и формировать отчетность 1-ГС и 2-ГС в Росстат.
Компания СКБ Контур учитывает, что каждое госучреждение использует свои печатные формы приказов, уникальные в рамках определенной структуры, и успешно выполняет доработки программы в соответствии с заявленными потребностями.
Специализированный модуль программы по учету персонала оказался удачной находкой, и меньше чем через год кадровый отдел ГИТ СО перешел на обновленную версию «Контур-Персонал Госслужба».
Простота — высшая ступень искусства
Внедрение программы «Контур-Персонал» в Государственной инспекции труда Свердловской области прошло досрочно: за месяц вместо запланированных шести недель. Столь существенно сократить сроки позволили заинтересованность сотрудников и их высокий уровень знания кадрового учета. В процессе внедрения для кадровиков ГИТ СО были проведены три обучающих занятия. При возникновении любых вопросов сотрудники инспекции обращались за помощью к программистам СКБ Контур и активно пользовались «горячей линией». Настольной книгой кадровиков ГИТ СО в первое время после знакомства с «Контур-Персонал Госслужба» стал справочник по работе в программе.
Перед специалистами отдела кадров стояла задача создать штатное расписание, занести информацию о каждом сотруднике ГИТ СО. Наличие в ГИТ СО уже действующей программы расчета зарплаты позволило без затруднений и оперативно заполнить базу данных «Контур-Персонал Госслужба». Значительную часть реквизитов: ФИО, паспортные данные, ИНН, данные страховых свидетельств обязательного пенсионного страхования — перенесли из программы «Контур-Зарплата». После этого осталось заполнить историю трудовой деятельности, сведения об образовании и классных чинах.
Документооборот: скорость зашкаливает!
Переход от ручного режима ведения кадрового делопроизводства к автоматическому позитивно повлиял на скорость рабочих процессов. Использование программы «Контур-Персонал Госслужба» увеличило производительность труда специалистов отдела кадров ГИТ СО. Значительно упростился процесс формирования любого вида выборок, которые кадровики региональной инспекции труда предоставляют местному руководству и вышестоящей организации.
С каждым годом подготовка документов в отделах кадров и бухгалтериях различных госструктур все меньше ассоциируется с грудой бумаг и стопками папок. Сегодня наличие учетных программ СКБ Контур позволяет нажатием двух-трех кнопок на клавиатуре создавать необходимые формы и приказы в кратчайшие сроки и с минимальными усилиями.
«О назначенных к сидению днях и часах» (из Генерального регламента от 1720 года):
«Коллегиям сидение свое иметь во всякой неделе, кроме воскресных дней, и господских праздников, и государских ангелов, и в понедельник, во вторник, в среду, в пятницу, а в четверток обыкновенно президентам в Сенатскую палату съезжаться, в самые кратчайшие дни в 6 часу, а в долгие в 8 часу, и быть по 5 часов. А ежели важные дела случатся, то долженствует, несмотря на помянутое время и часы, съезжаться и те дела отправлять; а канцелярским служителям сидеть во все дни и съезжаться за час до судей, а за всякий раз небытия месяц, а за час недосидения — неделя вычета жалованья».
