Контур-Персонал и … — эффективный обмен данными!

Специально для кадровиков из сферы медицины, госслужбы, производства и прочих отраслей эксперты максимально подробно освещают все аспекты интеграции «Контур-Персонала», как с внешними, так и с внутренними системами.

Интеграция в медицине

Самый распространенный вариант интеграции — это интеграция с системами, которые служат для сдачи статистической отчетности и реестров в контролирующие органы.

«Например, уже многие учреждения здравоохранения в стране регулярно передают данные в федеральную систему ЕГИСЗ либо в региональный сегмент ЕГИСЗ. Передавать данные можно двумя способами: вручную вносить их через веб-интерфейс либо в файлах установленного формата. В последнем случае кадровик выгружает файл из системы, автоматизирующей кадровый учет в организации, и затем загружает этот файл в ЕГИСЗ, — рассказывает руководитель проекта «Контур-Персонал» Анастасия ЛОЖНИКОВА. — Программа «Контур-Персонал Медицина» умеет формировать такие файлы, и это избавляет кадровика от двойной работы. Кадровик вносит данные только в программу «Контур-Персонал Медицина», формирует в ней все нужные приказы, формы, отчеты, получает предупреждения о важных событиях (например, завершениях сроков действия категорий). В нужный момент специалист может выгрузить всю эту информацию в файл и передать в ЕГИСЗ».

Так работают многие ЛПУ Свердловской области. 

«Конечно, автоматическая выгрузка значительно облегчает жизнь кадровика: или ему нужно вручную вбивать данные более 200 сотрудников, или вся эта трудоемкая работа выполняется нажатием кнопки, — комментирует программист отдела внедрения региональных информационных систем ГБУЗ СО «МИАЦ» Наталия ВОРОНОВА. — Выгрузка данных с помощью «Контур-Персонал Медицины» проходит без сбоев и своевременно».
Примерно по такому же алгоритму выполняется сдача отчетности в федеральный регистр медицинских работников. Кадровики, работающие в «Контур-Персонал Медицине», могут не вносить повторно данные по штатному расписанию и сотрудникам в регистр, а ежемесячно выгружать их из программы и загружать в ФРМР.

Кроме ФРМР и ЕГИСЗ в некоторых регионах могут быть внедрены и другие информационные системы для сдачи отчетности учреждениями здравоохранения. Например, в Свердловской области действует система Медведь, и количество кадровых отчетов для сдачи в нее в последнее время увеличилось. Поэтому разработчики программы «Контур-Персонал Медицина» в ближайшее время планируют подготовить выгрузку данных в эту систему.

Попробовать бесплатно программу «Контур-Персонал Медицина»

Интеграция для кадровиков на госслужбе

Не отстают в вопросах формирования региональных информационных систем и государственные служащие. Так, например, параллельно с формированием электронных правительств в некоторых регионах формируются и региональные электронные реестры государственных служащих, в которые регулярно нужно вносить информацию из кадровых отделов учреждений государственной и муниципальной службы. Естественно, что если в учреждении государственной службы внедрена система кадрового учета, то у кадровиков этого учреждения появляется возможность не вручную вносить данные в электронный реестр госслужащих, а выгружать их из программы. Подобная интеграция была выполнена для Правительства Свердловской области, где параллельно внедрялись программа «Контур-Персонал Госслужба» и электронный реестр госслужащих.

«Перед нами стояла задача — разработать выгрузку данных в формате XML в электронный реестр госслужащих, — рассказывает менеджер по проектной работе компании СКБ Контур Дмитрий ШАФРАН. —  Теперь при нажатии соответствующей кнопки кадровик может выгрузить из программы «Контур-Персонал Госслужба» всю необходимую информацию по сотрудникам: ФИО, пол, дату рождения, страховое свидетельство, образование, ученые степени, классные чины, отпуска, стажи, должности. Но на этом мы не останавливаемся: нужно настроить выгрузку данных так, чтобы она начиналась автоматически, когда кадровик выходит из программы».

Узнать больше о программе «Контур-Персонал Госслужба»

Выгрузка данных в «Перечень льготных профессий»

Еще один хороший пример интеграции «Контур-Персонала» с внешними системами — формирование перечней льготных профессий. Перечень льготных профессий сдается с помощью программы, которая так и называется «Перечень льготных профессий». Ее легко можно скачать с сайта Пенсионного фонда РФ.

«По сути, это программа-набивалка, — поясняет Анастасия ЛОЖНИКОВА. — Ежеквартально кадровик заносит в нее данные по льготным стажам сотрудников, чтобы в дальнейшем сформировать из этой программы файл и передать его в Пенсионный фонд. При этом в организации может быть внедрена система кадрового учета, которая наряду с иным функционалом, должна уметь вести учет стажей сотрудников, в том числе льготных. Так почему бы не выгружать данные по стажу из этой системы, вместо того чтобы набивать их в перечне вручную? Таким вопросом задались и разработчики программы «Контур-Персонал», ведь наша система умеет рассчитывать льготный стаж сотрудника по указанной льготе и на любой день. Более того, если сотрудник уйдет в отпуск без сохранения зарплаты или на учебу с отрывом от работы или по нему будет оформлена любая другая неявка, выходящая за рамки льготных условий, то программа «Контур-Персонал»  автоматически исключит период такой неявки из льготного стажа. Кадровику останется только раз в квартал выгрузить данные по стажу из программы и загрузить их в «Перечень льготных профессий» для дополнительной проверки».

Попробовать бесплатно программу «Контур-Персонал»

Интеграция с внутренними информационными системами

В последние годы в различных компаниях все чаще появляются внутренние информационные системы. Они тоже требуют интеграции с кадровыми, зарплатными, бухгалтерскими системами. Технически это может выглядеть по-разному: 

• внутренний портал сотрудников: своеобразная соцсеть, где каждый работник сможет найти интересующего его коллегу, узнать его должность, телефон, дату рождения;
• сервис подачи заявок в кадровую службу и бухгалтерию, в котором сотрудник сможет сформировать заявление на отпуск или оформить командировку. Затем эта информация автоматически попадает в систему кадрового учета для дальнейшей обработки и оформления приказов. 
• сервис для руководителя организации либо подразделения компании, где он сможет посмотреть сведения по своим сотрудникам в различных разрезах,— по возрасту, по размеру заработной платы — либо заполнить табель по своим сотрудникам. И это тоже требует взаимодействия с кадровой системой, внедренной на предприятии.

«Например, у нас в компании внедрен сервис кадровых документов, который взаимодействует с «Контур-Персоналом», — рассказывает менеджер по проектной работе компании СКБ Контур Алина ГАЛИУЛИНА. — Среди прочего каждый день из программы в сервис передаются данные о том, сколько дней отпуска заработал каждый сотрудник. Любой работник СКБ Контур может зайти на общий портал и посмотреть, сколько неиспользованных дней отпуска у него накопилось, и прямо там же заполнить заявление на отпуск, которое автоматически уйдет на согласование непосредственному руководителю и далее в отдел кадров. Таким образом, существенно снижается поток вопросов от сотрудников к кадровикам, потому что в сервисе вся актуальная информация есть».

По заказу ОАО «Свердловская пригородная компания» проект «Контур-Персонал» подготовил для руководителя еженедельную выгрузку данных из отдела кадров в соответствующую программу.

«В наших интересах упрощать клиентам процесс работы, — говорит Алина ГАЛИУЛИНА. – Обычно руководитель требует представить какой-либо отчет в кратчайшие сроки, а у кадровика может быть цейтнот. Интеграция существенно облегчает жизнь и тем, и другим, потому что необходимый отчет по кадрам выгружается автоматически, без участия сотрудников».

Задать вопрос специалисту проекта Контур-Персонал

Интеграция с программой для расчета зарплаты

Но чаще всего на предприятии возникает  потребность в обмене данными между программами «Контур-Персонал» и «Контур-Зарплата» в режиме онлайн. В этом случае личные данные работника становятся доступными как для отдела кадров, так и для бухгалтерии, что позволяет тратить значительно меньше времени на формирование отчетов, подготовку выборок и проведение анализа имеющихся данных. 

И больше всего в этих случаях пользователей беспокоит вопрос относительно безопасности: кадровики не хотят, чтобы все их данные по работникам видела бухгалтерия, и наоборот. Перед выполнением интеграции специалисты СКБ Контур спешат всех успокоить: видна будет только информация, которой кадровик и расчетчики и так обмениваются для расчета зарплаты.

На втором месте в рейтинге опасений факт, что отделы будут друг у друга видеть ошибки в данных. В этом моменте есть огромный плюс: если кадровик допустил ошибку, расчетчик при проверке может в режиме онлайн ее поправить. 

В своевременном расчете зарплаты заинтересован и кадровик, и расчетчик, поэтому интеграция выгодна обоим.

И наконец, бывает так, что в отделе кадров установлен «Контур-Персонал», а бухгалтерия пользуется программой другого разработчика. Интеграция тоже осуществима, но требует дополнительных временных и денежных затрат на ее настройку и доработку со стороны обоих разработчиков.

Узнать больше о программах «Контур-Зарплата» и «Контур-Персонал». 

Трудоемко, но выгодно

Интеграция между различными системами возможна, хотя зачастую и трудоемка. Если вы задумали интегрировать систему кадрового учета с какой-либо другой системой, используемой в вашей организации, будьте готовы к тому, что в первое время после запуска интеграции понадобятся дополнительные временные и трудовые ресурсы на тестирование, отладку, поиск и устранение ошибок. Но в долгосрочной перспективе эти труды, как правило, окупаются, поскольку интеграция систем упрощает вашу работу и работу ваших сотрудников.