НДС по-новому: сверяемся с контрагентами

Как меняется отчетность по НДС

Начиная с отчетности за I квартал 2015 года в составе декларации по НДС нужно подавать сведения из книг покупок, книг продаж и журналов учета счетов-фактур (п. 5.1 ст. 169 НК РФ). Форма декларации по НДС утверждена Приказом ФНС от 29.10.2014 № ММВ-7-3/558@. Используя данные сведения, налоговые органы тщательно следят за правильностью исчисления и уплаты НДС.

Информационная система ФНС АСК НДС-2, куда ежеквартально сводятся сведения о счетах-фактурах, с помощью специальных алгоритмов сопоставляет данные продавцов и покупателей. Каждой записи в книге покупок покупателя должна найтись «пара» в книге продаж продавца. Счета-фактуры сопоставляются по нескольким реквизитам, например: ИНН, номер счета-фактуры, дата, стоимость покупок, сумма вычета, ставка налога.

Если контрагент не нашелся или обнаружились разногласия по каким-то данным, компания получит требование о представлении пояснений. В течение шести рабочих дней нужно направить в ответ квитанцию о приёме (п. 5.1 ст. 23 НК РФ). В противном случае налоговый орган вправе заблокировать расчетный счет организации. Далее в течение пяти рабочих дней (ст. 88 НК РФ) необходимо ответить на требование, передав уточнённую декларацию или пояснения по каждому счету-фактуре из требования.

Отчего могут появиться расхождения?

Продавец недобросовестно ведет учет

По законодательству продавец, выставив счёт-фактуру, обязан зарегистрировать его в книге продаж в том периоде, когда произошла реализация, независимо от того, когда он был выставлен и получен покупателем. Однако на практике возможны ситуации, когда продавец из-за халатности или недобросовестности этого не делает. Тогда факт реализации остаётся документально не подтвержденным.

Бухгалтер переносит данные в учетную систему вручную

Если компания ведет бумажный документооборот, бухгалтеру приходится перебивать данные из счетов-фактур в учётную систему. Чаще всего путаница возникает в номерах документов, датах, суммах, ИНН организаций.

Практика показывает, что количество подобных расхождений может быть очень велико, причем в большинстве случаев из-за неверно указанных ИНН. Ошибки в ИНН опасны тем, что при сверке данных в базе ФНС контрагент может просто не найтись. Это приведет к расхождениям между данными продавца и покупателя, и бухгалтеру придётся давать пояснения. Один-два случая в квартал не критичны, но если с ошибкой занесены в учётную систему хотя бы 15 % контрагентов, требования о пояснениях могут парализовать работу бухгалтерии.

Контрагент уклоняется от налогообложения

Расхождения могут возникнуть из-за того, что поставщик сознательно не исполняет своих налоговых обязанностей. Отвечать на запросы налоговых органов придется даже в том случае, если вы ненамеренно выбрали в качестве партнёра «однодневку» или фирму, в цепочке хозяйственных связей которой обнаружатся массовые «разрывы».

Чем рискуют налогоплательщики?

1. Большое количество требований, по которым придется давать пояснения. Нужно будет поднимать подтверждающие документы по каждому случаю.
2. Отказ в вычете НДС. По результатам камеральной проверки налоговый орган может признать налоговые вычеты неправомерными и доначислить налог или отказать в возмещении НДС, а сверх этой суммы могут быть начислены пени и штрафы.
3. Доначисление НДС. Если в ходе проверки выяснится, что ошибка на стороне продавца, то инспекция может доначислить НДС с реализации и привлечь компанию к налоговой ответственности.

Как избежать массовых требований

Электронный документооборот

Самый верный способ снизить число расхождений, а следовательно, и требований ФНС — перейти на ЭДО. В этом случае покупатель и продавец работают с одним и тем же электронным документом. Если система ЭДО интегрирована с учётной системой, счёт-фактура принимается к учету автоматически. А значит, расхождения, связанные с переносом данных в учётную систему, исключены.

Однако на практике даже те компании, которые перешли на ЭДО, обмениваются электронными документами не со 100 % контрагентов. Многие небольшие компании ведут документооборот через веб-версии систем ЭДО. А значит, документы принимаются к учету вручную и могут затеряться. ЭДО, таким образом, не отменяет сверку. Скорее, эти процессы дополняют друг друга.

Сверка на бумаге

До того, как в 2015 году изменился порядок декларирования НДС, у предприятий не было необходимости сверять с контрагентами все данные по счетам-фактурам. Аналогию можно усмотреть разве что в сверке сальдо, которую ежегодно проводят акционерные общества в рамках инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности. Однако акт сверки взаимных расчетов, который при этом используется, решает совсем другую задачу, нежели сопоставление реквизитов в счетах-фактурах.

Так, в акте сверки взаимных расчетов:

• может не указываться ИНН контрагента, а если он приводится, то в шапке документа;
• может быть не внесен сам счет-фактура в акт, соответственно, и данные из него;
• не указывается ставка и сумма НДС.

Таким образом, чтобы использовать акты сверки взаимных расчётов для сопоставления данных по счетам-фактурам, форму придется адаптировать. А для этого потребуется дорабатывать бухгалтерскую систему.

Другой аспект — это время. В крупных компаниях только на формирование актов по всем контрагентам уходит не меньше недели. Еще около трех недель нужно, чтобы разослать акты поставщикам и дождаться от них ответа. Конечно, если кто-то из контрагентов пользуется ЭДО, акты сверки можно подписать электронной подписью и отправить в электронном виде. Это позволит сэкономить время на пересылке документов, однако сопоставлять данные придется вручную. Кроме суммы и факта отгрузки, по каждой сделке нужно проверять ещё ряд параметров, а все это небыстро.

Между тем время в случае с НДС критично. Учитывая сроки отчетности (п. 5 ст. 174 НК РФ), по истечении квартала у компаний есть меньше 25 дней на подготовку декларации, в том числе сверку данных по счетам-фактурам. Все ли успеют свериться вручную?

Автоматическая сверка онлайн

Чтобы налогоплательщики могли свериться с контрагентами в автоматическом режиме, компания СКБ Контур разработала сервис Контур.НДС+. Он отслеживает как ошибки в реквизитах контрагентов, проверяя их по базам налоговых органов, так и разногласия по суммам, датам, номерам счетов-фактур и прочим реквизитам.

Кроме того, пользователи могут оценить благонадежность своих поставщиков и подрядчиков и отказаться от сотрудничества с фирмой, если совокупность признаков указывает на то, что у нее могут быть финансовые проблемы или она очень похожа на «однодневку».

Как работает Контур.НДС+

Процесс сверки

Нажмите кнопку «Загрузить книги покупок/продаж и начать сверку». Сервис за доли секунды сопоставит ваши счета-фактуры со счетами-фактурами ваших контрагентов и покажет четыре результата:

• Контрагенты без разногласий. Сверка с ними успешно завершена.
• Контрагенты с ошибками. Это компании с ошибками в реквизитах: неверный ИНН, налогоплательщик не зарегистрирован в ЕГРН или ликвидирован. Устраните неточности в учетной системе и загрузите книгу снова.
• Контрагенты с разногласиями. Обнаружены разногласия между вашими данными и данными контрагента. По клику открывается сравнительная таблица по каждому счёту-фактуре, где красным выделены сведения, которые не сошлись. Здесь же можно в режиме онлайн обсудить с контрагентом, кто допустил неточность. Тот, на чьей стороне обнаружена ошибка, вносит исправления в учетной системе и снова загружает книгу в сервис.
• Контрагенты, которые еще не сверились. Эти контрагенты ещё не загрузили в сервис свои данные. Заполните по каждому такому контрагенту поле «Контактное лицо», и сервис отправит им приглашения загрузить книги продаж.

Устранив все расхождения, вы отправляете в налоговый орган «чистые» данные, тем самым избавляете себя от необходимости отвечать на массовые требования ФНС и от риска доначислений НДС.

Работа с контрагентами

Чтобы проверить реквизиты контрагентов и убедиться в их благонадёжности, загрузите в сервис сформированный в учётной системе справочник контрагентов: наименование организации, ИНН, КПП, e-mail, Ф.И.О. контактного лица. Можно сразу загрузить в Контур.НДС+ книгу покупок и книгу продаж. Сервис создаст справочник контрагентов и заполнит из книг первые три столбца. Вам останется добавить только e-mail и имя контактного лица.

В получившемся справочнике контрагенты с ошибками подсвечены красным. По каждому выводится пояснение, какие реквизиты сервис считает ошибочными. Исправьте ошибки в учетной системе и загрузите справочник и книги повторно.

Также по каждому контрагенту в справочнике выводятся данные из сервиса Контур.Фокус, которые помогают сделать заключение о благонадёжности контрагента. Зеленый маркер — подозрительных фактов не найдено. Желтый — присмотритесь к компании внимательнее. Красный — организация ликвидирована или находится в стадии ликвидации. По клику на «светофор» открывается сводный отчет по компании с объяснением, почему она маркирована именно так: например, предприятие недействующее или в его адрес подано исков на несколько миллионов рублей.

Контур.НДС+ поможет вам быть уверенным в надежности контрагента в течение всего периода совместной работы. Сервис отслеживает изменения статуса компании или ИП и присылает информацию о таких изменениях на вашу электронную почту.

Требования

В рамках камеральной проверки ФНС может выявить в декларациях по НДС расхождения в данных, указанных внутри декларации, и расхождения с данными контрагента. Обнаружив любую из этих ошибок, ФНС направляет требование о представлении пояснений или внесении изменений в декларацию по НДС (п. 3 ст. 88 НК РФ).

Чтобы составить пояснение по поводу расхождений и выяснить, в чьих данных, ваших или контрагента, была допущена ошибка, нужно сравнить данные из полученного требования с имеющимися счетами-фактурами, а также с информацией из книг покупок и продаж, журналов учета счетов-фактур. Процедура непростая: чтобы принять или скорректировать каждую строку, нужно найти соответствующий счёт-фактуру и сопоставить эти данные с требованием.

Контур.НДС+ позволяет открыть поступившие из ФНС требования и разобрать каждый счёт-фактуру. В списке счетов-фактур из требования, помимо описания ошибки, дается информация о реквизитах счета-фактуры, контрагенте, стоимости и сумме НДС, указанных в вашей декларации, а также данные из декларации контрагента. Таким образом, вы можете быстро разобраться, где была допущена ошибка, и оперативно сформировать ответ на требование.

Отправьте заявку на подключение к Контур.НДС+.

Узнать больше

Вычеты

Еще одна полезная возможность Контур.НДС+ — отражение сумм, доступных к вычету. В сервисе есть информация от поставщиков — какие счета-фактуры они заносили в книгу продаж — и информация от покупателей — какие счета-фактуры они заносили в книгу покупок. Даже если счета-фактуры по каким-то причинам нет в учетной системе покупателя, сервис подскажет ему, что сделка была и он может получить вычет.

На главной странице в блоке «Доступный к вычету НДС» вы видите:

• сумму доступного вычета за сгорающий квартал — это счета-фактуры по тем сделкам, которые проошли три года назад. У вас остался последний квартал, чтобы получить вычет по ним в общем порядке;
• сумму доступного вычета за последние три года, то есть весь доступный вычет.

В разделе «Вычеты» есть общий список счетов-фактур, в котором можно выделять:

• счета-фактуры с полным вычетом — они ни разу не встречались в книгах покупок;
• счета-фактуры с частичным вычетом — по ним НДС частично уже был принят к вычету.

Счета-фактуры можно сортировать по сумме НДС (чтобы начать работать с самых существенных сумм), КВО, дате, кварталу, а также смотреть данные за нужный период: последние три года, сгорающий квартал, последний год.

Благодаря этому разделу вы сможете:

1. контролировать «безопасную долю» вычетов по НДС относительно уплаченного налога;
2. минимизировать сумму, которую выплачиваете в бюджет, то есть снизить налоговые издержки и, соответственно, увеличить прибыль предприятия.