Электронная отчетность в ПФР без проблем

Выпуск № 25
3 апреля 2015

Кто обязан сдавать отчетность в ПФР в электронном виде? В чем преимущества такой формы отчетности и что нужно учитывать, чтобы сдавать ее без проблем?

Взвешивайте плюсы и минусы

Отчетность в электронном виде позволяет экономить рабочее время и бумагу, оперативно обмениваясь с ПФР электронными документами. С 2015 года список документов, которые можно отправлять в электронном виде, расширен. Теперь через систему отчетности можно высылать заявления о зачете и возврате излишне уплаченных сумм (ст. 26 ФЗ от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Пока нет утвержденного формата таких документов, поэтому можно отправлять в ПФР сканы или документы, подготовленные в программе Word. В Контур.Экстерне это можно сделать через сервис писем.

Напомним, что с 01.01.2015 страхователи с численностью персонала 25 и более человек должны представлять форму РСВ-1 в электронном виде с электронной подписью (ст. 15 ФЗ от 24.07.2009 № 212-ФЗ). По мнению Минтруда, отчитаться за 2014 год можно было и «на бумаге», однако отчетность за I квартал такие страхователи должны представить исключительно в электронном виде (письмо Минтруда России от 30.01.15 № 17-4/В-38).

Тем компаниям, численность персонала в которых меньше 25 человек, стоит просчитать, насколько для них будет оправдан переход на электронную отчетность, учитывая все преимущества. Если отчетность в ПФР все же сдается на бумаге, необходимо тщательно отслеживать всю корреспонденцию или лично осведомляться в Фонде о результатах проверки.

На форуме «Бухгалтерия Онлайн» один из пользователей рассказала о ситуации, когда отчетность на бумаге была сдана в срок. В процессе проверки ПФР выявил ошибки, данные не были загружены на лицевые счета застрахованных лиц, а уведомление отправили страхователю заказным письмом. По истечении шести рабочих дней со дня направления такого письма оно считается полученным, но страхователь его не получил.

В итоге ошибки не были исправлены в установленный срок, начислен штраф за представление недостоверных сведений в ПФР в размере 5 % от суммы страховых взносов, начисленной к уплате в ПФР за последние три месяца отчетного периода, за который представлены неполные или недостоверные сведения (ст. 17 ФЗ от 01.12.2004 № 27-ФЗ).

Алгоритм сдачи отчетности в электронном виде

1. Заключение соглашения

Если вы уже сдавали отчетность в ПФР в электронном виде, переходите ко второму этапу.

Шаг 1.1. Заключите «Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи» в УПФР по месту регистрации. Для этого необходимо до двух недель.

Шаг 1.2. Заключите договор с одной из организаций, оказывающих страхователю услуги по поставке и сопровождению средства криптографической защиты информации (СКЗИ) и поддержке транспортного сервера. Приобретите у поставщика услуг СКЗИ и программное обеспечение, необходимые для подключения к системе, установите и обеспечивайте их работоспособность.

Шаг 1.3. Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП) в удостоверяющем центре (УЦ), который включен в список территориальным органом ПФР. КЭП необходимы, чтобы заверять документы в электронной форме.

2. Отправка отчетности

Шаг 2.1. Сформируйте файлы отчетности для отправки в территориальный орган ПФР по установленному формату (см. ниже п. «Сдавайте в актуальном формате»).

Шаг 2.2. Проверьте правильность подготовленной отчетности проверочной программой ПФР (при выявлении ошибок в отчетности, исправьте их).

Шаг 2.3. Проверьте файлы антивирусной программой.

Шаг 2.4. Подпишите отчеты КЭП должностного лица, имеющего право подписи отчетных документов, или его уполномоченного представителя и в зашифрованном виде отправьте в территориальный орган ПФР.

3. Контроль

Шаг 3.1. В течение двух рабочих дней с момента отправки отчетности отслеживайте получение из территориального органа ПФР извещения о приеме документа, которое должно содержать сведения о дате и времени доставки файлов отчетности в территориальный орган ПФР.

  • Если вы получили извещение, сохраните его и переходите к шагу 3.2.
  • Если вы получили протокол проверки отчетности, содержащий сообщения об ошибках, устраните их и повторно представьте отчетность в УПФР в указанные сроки (вернитесь к шагу 2).
  • Если извещение из территориального органа ПФР в указанный срок не получено, выясните причину этого у поставщика услуг или в территориальном органе ПФР.

Шаг. 3.2. Ежедневно в течение четырех рабочих дней с момента получения документов территориальным органом ПФР отслеживайте поступление протокола контроля отчетности. Он направляется страхователю по результатам проверки отчетности проверочными программами в зашифрованном виде, подписанный КЭП территориального органа ПФР.

  • Протоколы контроля, подписанные КЭП территориального органа ПФР сохраните в архиве. Отправьте в ПФР протокол контроля, подписанный КЭП страхователя.
  • Если в протоколе будут сведения об ошибках, устраните их и повторно представьте отчетность в указанные сроки (вернитесь к шагу 2).
  • Если же в установленное время протокол не поступит, заявите об этом в Фонд, выясните причину отсутствия протокола и при необходимости повторно представьте отчетность.

Сдавайте в актуальном формате

Чтобы сдать отчетность в электронном виде без проблем, файлы должны соответствовать установленному ПФР формату, который меняется вслед за изменениями в нормативных документах. Если организация использует для подготовки отчетности ПО собственной разработки, ей необходимо отслеживать эти изменения и вносить соответствующие правки в программу. Если используются программы сторонних разработчиков, то надо своевременно обновлять версии.

Кроме того, необходимо следить за обновлением программы для проверки отчетности, созданной в электронном виде. С 2014 года это CheckPFR, которая используется страхователями для проверки подготовленных документов, а также территориальными органами ПФР при приеме отчетности.

 

Проверяйте состав пакета отчетности

При поступлении отчета в ПФР  проверяется полнота комплекта. В электронном виде отчетность по форме РСВ-1 представляется в виде комплекта файлов документов:

— один файл с разделами 1–5 (может быть единственным в пакете, но не может отсутствовать);

— один  или несколько файлов с разделами 6 (файл представляет собой одну пачку документов и может содержать не более 200 документов).

Отправка расчета без раздела 6 допускается  в случае представления нулевого расчета.

Кроме того, в пакет могут быть включены файлы с корректирующими (отменяющими) сведениями за прошлые периоды.

Имена всех файлов, содержащих индивидуальные сведения застрахованных лиц, должны быть указаны в разделе 2.5. Проблема при проверке пакета отчетности в ПФР возникает, если отсутствует файл, указанный в разделе 2.5, либо, наоборот, в пакете присутствует файл, не указанный в перечне пачек.

Чтобы избежать отрицательного протокола, отслеживайте нумерацию файлов при формировании: номера должны быть уникальны в течение расчетного периода. Также будьте внимательны при сохранении файлов в папку для отправки.

Учитесь читать протокол

Зачастую сообщения протокола неявно указывают на причину непринятия отчета. Чтобы устранить ошибку, важно правильно понять по протоколу, в чем она заключается. Например, сообщение на рис. 1 выдается, когда в файле отсутствует предшествующий обязательный блок с подразделом 6.4. Такая ситуация возникает, если при заполнении раздела 6 указать только сведения о стаже (подраздел 6.8) и не указать в подразделе 6.4  код категории застрахованного лица.

Ошибка суммы взносов Рис. 1. Отсутствует предшествующий обязательный блок с подразделом 6.4

А сообщение на рис. 2 говорит о том, что в файле содержится документ, в котором отсутствуют сведения (выплаты, взносы и стаж) за последние три месяца или данные о доначислениях в подразделе 6.6. Для устранения ошибки надо исключить из отчета работника, уволенного в предыдущем отчетном периоде.

Рис. 2. В файле содержится документ, в котором отсутствуют сведения за последние три месяца

Если же получен протокол, как на рис. 3, это не значит, что файлы на самом деле не указаны в разделе 2.5, просто из-за нарушения структуры файла с разделами 1–5 он выключается из перекрестных проверок пакета и проверочная программа не видит его содержимого. Для устранения ошибки необходимо заполнить в расчете требуемый реквизит. В приведенном примере: ФИО лица, подтверждающего сведения.

Рис. 3. Нарушена структура файла с разделами 1–5, и проверочная программа не видит его содержимого

Правильно указывайте номер корректировки

Часто у страхователей возникает проблема с указанием номера корректировки. Связано это с многоуровневым автоматическим контролем в УПФР. Если из ПФР получен отрицательный протокол, сформированный программой CheckPFR (рис. 4), то первый этап контроля не пройден и, значит, после исправления ошибок надо заново отправить исходный расчет с номером корректировки 000.

Рис. 4.  Протокол CheckPFR

Если получен отрицательный протокол, сформированный приемным комплексом ПТК АСВ  (рис. 5), значит, запущен второй этап контроля и РСВ-1 загружен в базу. В этом случае после исправления обнаруженных ошибок следует изменить номер корректировки  на 001, а при каждой следующей отправке указывать  номер, следующий по порядку: 002, 003…

Рис. 5. Протокол ПТК АСВ

Если дважды отправить расчет с одним и тем же номером корректировки, то в ответ придет отрицательный протокол с сообщением от ПТК АСВ, что РСВ-1 с номером NNN уже присутствует в базе.

До тех пор пока не будет получен положительный протокол, тип корректировки должен иметь значение «2» и файлы с разделами 6 должны быть в комплекте!

Отправка расчета без раздела 6 допускается в случае исправления реквизитов, не затрагивающих индивидуальные сведения застрахованных лиц со значением «3» в поле «Тип корректировки».

Контролируйте сроки

Отправленная отчетность считается представленной своевременно, если дата доставки в территориальный орган ПФР будет не позднее срока, установленного действующим законодательством РФ. Лучший способ своевременного представления отчетности —   не подавать ее в последний день, а позаботиться о представлении отчетности заблаговременно! В этом случае будет достаточно времени при необходимости произвести корректировку.

Напомним, РСВ-1 на бумажном носителе нужно представить до 15.05.2015, а в электронном виде в более поздние сроки — до 20.05.2015. При этом учитывайте, что в мае много нерабочих праздничных дней, а на проверку отчетности нужно заложить не менее четырех рабочих дней до окончания срока представления отчетности.


Поделиться
Не пропусти новые публикации

Подписывайтесь, и мы будем один раз в неделю присылать полезные бизнес-советы, аналитические статьи, истории успеха и провала, интервью, а также мнения экспертов на острые темы

Подписаться
514 просмотров
В избранное
Комментарии Написать свой
Спасибо за ваше мнение!

Читайте также

Загрузить еще
loader
Спасибо за подписку.

Заполните, пожалуйста, все поля.

Предложение, замечание, просьба или вопрос.