При организации командировки важно не просто грамотно распределить бюджет, но и учесть сложности согласования поездки и все возможные сценарии с корректировкой дат. В идеале должен быть разработан эффективный алгоритм, в который логично встраивались бы все бизнес-процессы, а компании получали бонусы за покупку тревел-услуг.
Проблемы в организации командировок
Как до командировки, так и после нее сотрудники, занимающиеся организацией поездки, сталкиваются с различными проблемами. Эти проблемы касаются не только работы с документами, которые имеют свойство теряться или «задерживаться» у контрагентов, но и контроля расходов, экономии командировочного бюджета.
При этом каждая проблема, в случае ее решения, имеет большой потенциал для систематизации процессов и повышения эффективности работы сотрудников — и тех, кто планирует поездку, и тех, кто отправляется в командировку.
Сложности в получении закрывающих документов от контрагентов
Организация командировок предполагает взаимодействие со множеством поставщиков услуг. С каждым из них нужно поддерживать коммуникации, чтобы быстро получать закрывающие документы.
Документы нередко теряются, а задача собрать их в полном объеме превращается в большую проблему — прежде всего для бухгалтерии, которая ставит затраты по тревел-услугам в расходы компании, тем самым снижая налогооблагаемую базу.
Удорожание услуг из-за долгого согласования командировки
Отели и авиакомпании работают по модели динамического ценообразования. Это позволяет им предотвращать прямые убытки и компенсировать недополученную прибыль.
Как правило, цены взвинчиваются на ближайшие даты вылета. И сотрудники, планирующие командировки, знают об этом. Чтобы сэкономить бюджет, нужно заранее принимать решение о поездке. Но не всегда есть такая возможность — зачастую приходится действовать под давлением внешних обстоятельств.
Частые и сложные корректировки билетов
Решение по командировке, принятое в ситуации нестабильности, с высокой долей вероятности может быть пересмотрено. Это значит, что ранее купленные билеты нужно срочно возвращать и делать бронь на другое время. Если раньше доля таких билетов составляла 2-3%, то сейчас она увеличилась до 15%.
В ситуации возврата билетов компании нужно не только получить свои деньги обратно (если билет куплен по возвратному тарифу), но и приобрести новые билеты по минимальной стоимости. Проблема заключается в том, что пока вы возвращаете деньги за старый билет, растет стоимость нового. В итоге возникает риск не вернуть деньги за старый билет и купить новый по завышенной цене.
Отсутствие спецтарифов
Оформление услуг через различные онлайн-сервисы удобно, но невыгодно. Проводя оплату отдельными операциями через разные сервисы, а также напрямую у поставщиков и через посредников, вы не собираете покупки в «одну корзину». А потому не можете рассчитывать на специальные тарифы по перелету и проживанию в отелях.
Непрозрачность расходов
Без сквозной статистики по всем расходам и действиям, связанным с покупкой тревел-услуг, сложно управлять затратами. Непонятно, на что тратится большая часть бюджета, какие виды услуг стоит пересмотреть, когда авиаперелет лучше заменить железнодорожным транспортом.
Часто в результате анализа такой информации принимается решение о перераспределении затрат на услуги, которые оптимальны по соотношению «стоимость — качество».
Отсутствие интеграции с 1С
При отсутствии интеграции с 1С требуется много времени на внесение в программу командировочных затрат и документов. Это важно и для снижения налогооблагаемой базы, и для возврата НДС по оплаченным тревел-услугам.
Сложность пополнения счета во внерабочее время
Нередко необходимость срочной покупки тревел-услуг возникает в то время, когда бухгалтерия уже не работает. Например, вы можете в пятницу принять решение о том, что уже в понедельник утром сотрудник летит в командировку. И тогда возникает вопрос, как заказать тревел-услуги, если денег на расчетном счете нет.
Как планировать командировки без форс-мажоров
При организации командировок важно не только, чтобы весь процесс был упорядочен, но и каждая командировка протекала по заранее установленному и согласованному сценарию, без прецедентов. Это возможно только благодаря автоматизации. Например, с помощью сервиса Контур.Тревел.
Вся командировка в одном окне
Удобно, когда разные операции сводятся в один сервис: выбор, бронирование и оплата всех видов услуг, транспорта, авиа и ж/д билетов, размещение в отелях, проверенных квартирах, организация деловых мероприятий, аренда конференц-залов и многое другое, что необходимо для проведения корпоративного мероприятия.
В результате все расходы отражаются в одном счете, и вы получаете полный контроль над процессами по организации командировок.
И если без автоматизации компании вынуждены выстраивать множество связей с различными поставщиками и требовать от них закрывающие документы, то с сервисом таких проблем не возникает. Все оплаты проходят одной итерацией за отчетный период, а закрывающие документы появляются в сервисе автоматически, как только услуга оказана.
Отсрочка платежа
Часто важно вовремя успеть выкупить тревел-услуги по максимально выгодной стоимости, когда на депозитном счете компании нет средств. Благодаря сервису по организации командировок можно воспользоваться беспроцентной рассрочкой платежа и купить услуги даже в выходные дни.
Огромная база объектов для размещения
В Контур.Тревел сформирована значительная база объектов. Со многими из них у Контура заключены прямые договоры. Преимущество такого договора следующее: компания заявляет определенный объем размещения в конкретном отеле, и отель под этот объем предоставляет корпоративную скидку.
Контур содействует подписанию прямого договора с отелями в наиболее часто посещаемых городах — это дает скидку до 30%.
Быстрое согласование
Сервис по оформлению тревел-услуг позволяет согласовывать командировки за 10 минут. Это напрямую влияет на стоимость услуг и расходы компании.
Автоматическое формирование отчетности
В Контур.Тревел доступна интеграция с 1С. То есть данные автоматически распределяются согласно номенклатуре 1С. Сервис формирует отчетность по командировке, готовит документы для возврата НДС.
Как экономить на командировках
К косвенным факторам экономии можно отнести:
- Быстрое согласование поездки в сервисе. Ускорение процессов позволяет купить услуги по наиболее выгодной цене.
- Глубокая аналитика. Проанализировав затраты с помощью сервиса, вы можете перераспределить бюджет. Например, если окажется, что сотрудники чаще пользуются услугами Аэрофлота, то вы можете настроить сервис таким образом, чтобы они выбирали наиболее выгодные по стоимости варианты.
- Быстрое перебронирование при форс-мажорах. Допустим, Иванов опоздал на рейс. Но лететь ему нужно срочно. В случае если авиабилет ему покупал сотрудник компании, Иванов звонит ему и просит перебронировать билет на ближайший рейс. Возврат осуществляется в течение часа. В это время растет стоимость нового билета.
Если покупка билета осуществлялась в сервисе Контур.Тревел, то сотрудник делает запрос на перебронирование из мобильного приложения. Запрос обрабатывается в течение нескольких минут. Сотрудник получает новый билет по минимальной стоимости. Деньги по возвратным тарифам возвращаются на счет компании.
Помимо косвенных факторов, влияющих на конечную стоимость поездки, автоматизация дает и очевидные бонусы — скидки, кэшбек и другие нюансы, от которых зависит экономия.
Установка лимитов в тревел–политике
Тревел–политика — это правила покупки тревел-услуг. В сервисе можно установить лимиты для покупки услуг и таким образом экономить от 10%.
Лимиты устанавливаются по сотрудникам, департаментам, направлениям и другим параметрам.
Кэшбек за авиабилет
Как правило, подавляющее большинство корпоративных клиентов не пользуются этой возможностью, так как приобретают билеты через множество разных сервисов.
В Контур.Тревел каждая покупка соотносится с профилем компании. За нее начисляется кэшбек от 5%, им можно воспользоваться при покупке следующего билета.
Скидка за проживание
После оплаты сервиса Контур.Тревел с вами связывается персональный менеджер и помогает определить наиболее частые и популярные направления командировок. Далее появляются автоматические рекомендации по заключению прямых договоров с объектами размещения в этих населенных пунктах, в итоге стоимость проживания снижается до 30%.
Оплачивайте командировки с отсрочкой пополнения лимита, получайте скидки и кэшбек
Возврат НДС по тревел-услугам
Некоторые компании упускают возможность вернуть НДС (10% на авиабилеты, 20% на отели). С сервисом Контур.Тревел все документы доступны и готовы к возврату НДС по умолчанию.
Таким образом, система управления командировками успешно работает на развитие бизнеса, исключая необоснованные финансовые потери и оптимизируя ресурсы компании.
Евгений Петров, руководитель проекта Контур.Тревел
