Как значительно снизить затраты на командировки — СКБ Контур

Как значительно снизить затраты на командировки

3 октября 2022

При организации командировки важно не просто грамотно распределить бюджет, но и учесть сложности согласования поездки и все возможные сценарии с корректировкой дат. В идеале должен быть разработан эффективный алгоритм, в который логично встраивались бы все бизнес-процессы, а компании получали бонусы за покупку тревел-услуг.

Евгений Петров

Проблемы в организации командировок

Как до командировки, так и после нее сотрудники, занимающиеся организацией поездки, сталкиваются с различными проблемами. Эти проблемы касаются не только работы с документами, которые имеют свойство теряться или «задерживаться» у контрагентов, но и контроля расходов, экономии командировочного бюджета.         

При этом каждая проблема, в случае ее решения, имеет большой потенциал для систематизации процессов и повышения эффективности работы сотрудников — и тех, кто планирует поездку, и тех, кто отправляется в командировку.

Сложности в получении закрывающих документов от контрагентов

Организация командировок предполагает взаимодействие со множеством поставщиков услуг. С каждым из них нужно поддерживать коммуникации, чтобы быстро получать закрывающие документы.

Документы нередко теряются, а задача собрать их в полном объеме превращается в большую проблему — прежде всего для бухгалтерии, которая ставит затраты по тревел-услугам в расходы компании, тем самым снижая налогооблагаемую базу.

Удорожание услуг из-за долгого согласования командировки

Отели и авиакомпании работают по модели динамического ценообразования. Это позволяет им предотвращать прямые убытки и компенсировать недополученную прибыль.

Как правило, цены взвинчиваются на ближайшие даты вылета. И сотрудники, планирующие командировки, знают об этом. Чтобы сэкономить бюджет, нужно заранее принимать решение о поездке. Но не всегда есть такая возможность — зачастую приходится действовать под давлением внешних обстоятельств.

Частые и сложные корректировки билетов

Решение по командировке, принятое в ситуации нестабильности, с высокой долей вероятности может быть пересмотрено. Это значит, что ранее купленные билеты нужно срочно возвращать и делать бронь на другое время. Если раньше доля таких билетов составляла 2-3%, то сейчас она увеличилась до 15%.

В ситуации возврата билетов компании нужно не только получить свои деньги обратно (если билет куплен по возвратному тарифу), но и приобрести новые билеты по минимальной стоимости. Проблема заключается в том, что пока вы возвращаете деньги за старый билет, растет стоимость нового. В итоге возникает риск не вернуть деньги за старый билет и купить новый по завышенной цене.

Отсутствие спецтарифов

Оформление услуг через различные онлайн-сервисы удобно, но невыгодно. Проводя оплату отдельными операциями через разные сервисы, а также напрямую у поставщиков и через посредников, вы не собираете покупки в «одну корзину». А потому не можете рассчитывать на специальные тарифы по перелету и проживанию в отелях.

Непрозрачность расходов

Без сквозной статистики по всем расходам и действиям, связанным с покупкой тревел-услуг, сложно управлять затратами. Непонятно, на что тратится большая часть бюджета, какие виды услуг стоит пересмотреть, когда авиаперелет лучше заменить железнодорожным транспортом.

Часто в результате анализа такой информации принимается решение о перераспределении затрат на услуги, которые оптимальны по соотношению «стоимость — качество».

Отсутствие интеграции с 1С

При отсутствии интеграции с 1С требуется много времени на внесение в программу командировочных затрат и документов. Это важно и для снижения налогооблагаемой базы, и для возврата НДС по оплаченным тревел-услугам.

Сложность пополнения счета во внерабочее время

Нередко необходимость срочной покупки тревел-услуг возникает в то время, когда бухгалтерия уже не работает. Например, вы можете в пятницу принять решение о том, что уже в понедельник утром сотрудник летит в командировку. И тогда возникает вопрос, как заказать тревел-услуги, если денег на расчетном счете нет.

Как планировать командировки без форс-мажоров

При организации командировок важно не только, чтобы весь процесс был упорядочен, но и каждая командировка протекала по заранее установленному и согласованному сценарию, без прецедентов. Это возможно только благодаря автоматизации. Например, с помощью сервиса Контур.Тревел.

Вся командировка в одном окне

Удобно, когда разные операции сводятся в один сервис: выбор, бронирование и оплата всех видов услуг, транспорта, авиа и ж/д билетов, размещение в отелях, проверенных квартирах, организация деловых мероприятий, аренда конференц-залов и многое другое, что необходимо для проведения корпоративного мероприятия. 

В результате все расходы отражаются в одном счете, и вы получаете полный контроль над процессами по организации командировок.

И если без автоматизации компании вынуждены выстраивать множество связей с различными поставщиками и требовать от них закрывающие документы, то с сервисом таких проблем не возникает. Все оплаты проходят одной итерацией за отчетный период, а закрывающие документы появляются в сервисе автоматически, как только услуга оказана.

Отсрочка платежа

Часто важно вовремя успеть выкупить тревел-услуги по максимально выгодной стоимости, когда на депозитном счете компании нет средств. Благодаря сервису по организации командировок можно воспользоваться беспроцентной рассрочкой платежа и купить услуги даже в выходные дни.

Огромная база объектов для размещения

В Контур.Тревел сформирована значительная база объектов. Со многими из них у Контура заключены прямые договоры. Преимущество такого договора следующее: компания заявляет определенный объем размещения в конкретном отеле, и отель под этот объем предоставляет корпоративную скидку.

Контур содействует подписанию прямого договора с отелями в наиболее часто посещаемых городах — это дает скидку до 30%.

Быстрое согласование

Сервис по оформлению тревел-услуг позволяет согласовывать командировки за 10 минут. Это напрямую влияет на стоимость услуг и расходы компании.

Автоматическое формирование отчетности

В Контур.Тревел доступна интеграция с 1С. То есть данные автоматически распределяются согласно номенклатуре 1С. Сервис формирует отчетность по командировке, готовит документы для возврата НДС.

Как экономить на командировках

К косвенным факторам экономии можно отнести:

  • Быстрое согласование поездки в сервисе. Ускорение процессов позволяет купить услуги по наиболее выгодной цене.
  • Глубокая аналитика. Проанализировав затраты с помощью сервиса, вы можете перераспределить бюджет. Например, если окажется, что сотрудники чаще пользуются услугами Аэрофлота, то вы можете настроить сервис таким образом, чтобы они выбирали наиболее выгодные по стоимости варианты.
  • Быстрое перебронирование при форс-мажорах. Допустим, Иванов опоздал на рейс. Но лететь ему нужно срочно. В случае если авиабилет ему покупал сотрудник компании, Иванов звонит ему и просит перебронировать билет на ближайший рейс. Возврат осуществляется в течение часа. В это время растет стоимость нового билета.

Если покупка билета осуществлялась в сервисе Контур.Тревел, то сотрудник делает запрос на перебронирование из мобильного приложения. Запрос обрабатывается в течение нескольких минут. Сотрудник получает новый билет по минимальной стоимости. Деньги по возвратным тарифам возвращаются на счет компании.

Помимо косвенных факторов, влияющих на конечную стоимость поездки, автоматизация дает и очевидные бонусы — скидки, кэшбек и другие нюансы, от которых зависит экономия.

Установка лимитов в тревел–политике

Тревел–политика — это правила покупки тревел-услуг. В сервисе можно установить лимиты для покупки услуг и таким образом экономить от 10%.

Лимиты устанавливаются по сотрудникам, департаментам, направлениям и другим параметрам.

Кэшбек за авиабилет

Как правило, подавляющее большинство корпоративных клиентов не пользуются этой возможностью, так как приобретают билеты через множество разных сервисов.

В Контур.Тревел каждая покупка соотносится с профилем компании. За нее начисляется кэшбек от 5%, им можно воспользоваться при покупке следующего билета.

Скидка за проживание

После оплаты сервиса Контур.Тревел с вами связывается персональный менеджер и помогает определить наиболее частые и популярные направления командировок. Далее появляются автоматические рекомендации по заключению прямых договоров с объектами размещения в этих населенных пунктах, в итоге стоимость проживания снижается до 30%.

travel

Оплачивайте командировки с отсрочкой пополнения лимита, получайте скидки и кэшбек

Возврат НДС по тревел-услугам

Некоторые компании упускают возможность вернуть НДС (10% на авиабилеты, 20% на отели). С сервисом Контур.Тревел все документы доступны и готовы к возврату НДС по умолчанию. 

Таким образом, система управления командировками успешно работает на развитие бизнеса, исключая необоснованные финансовые потери и оптимизируя ресурсы компании. 

Евгений Петров, руководитель проекта Контур.Тревел

Тревел

Оперативная и автоматизированная работа с командировками в одном окне

Узнать больше
Евгений Петров
Тревел

Оперативная и автоматизированная работа с командировками в одном окне

Узнать больше
Раз в неделю — дайджест материалов, достойных вниманияАктуальные материалы раз в неделю
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи
Написать комментарий