Командировочные расходы: что работодатель обязательно возмещает — СКБ Контур

Командировочные расходы: что работодатель обязательно возмещает

7 сентября 2022 6 987

Оформление командировочных документов играет для компаний первостепенную роль. Для того, чтобы подтвердить расходы, им нужно получить от сотрудника максимально полный набор документов. Это позволит учесть расходы, которые были понесены во время командировки, при исчислении налога на прибыль.

Перечень командировочных расходов, которые обязательно возмещаются работнику, определен в ст. 168 ТК РФ. Это расходы: 

  • на проезд;
  • на аренду жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

Прежде всего компания должна разработать Положение о командировках – локальный нормативный акт, в котором прописывается порядок направления сотрудника в командировки, а также указывается перечень возмещаемых расходов и размеры возмещения. Поскольку для частных компаний размер суточных нормативно не урегулирован, они определяют его самостоятельно.

Наличие Положения о командировках не только позволяет минимизировать налоговые риски, но и помогает регулировать с сотрудниками споры по компенсациям. 

Подтверждение расходов

Работодателю нужно получить от сотрудника максимально полный комплект документов, подтверждающих все расходы, которые он понес во время командировки. Без документального подтверждения делать это работодатель не обязан. Но даже если он рискнет, возникнут проблемы с учетом неподтвержденных затрат при исчислении налога на прибыль.

Авансовый отчет

Первичным документом, который подтверждает израсходованные суммы, является авансовый отчет. Работник предоставляет его не позднее трех дней с момента возвращения из командировки. К нему он прилагает документы, подтверждающие расходы на проезд и проживание.  

travel

С Контур.Тревел сотрудники сами заполнят авансовые отчеты, а дальше они автоматически появятся в 1С вместе с билетами

Авансовый отчет хранится не менее пяти лет (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

Как подтвердить расходы на проезд

Перечень документов зависит от того, какой именно билет — бумажный или электронный — был оформлен и вида транспорта. 

Если сотрудник добирался до места командировки и обратно на самолете, то потребуются следующие документы:

Бумажный билет Электронный билет
билет, посадочный талон маршрут-квитанция; посадочный талон с отметкой о досмотре

Если сотрудник добирался до места командировки и обратно на поезде, то к авансовому отчету прилагаются:

Бумажный билет Электронный билет
бумажный билет, посадочный купон на бланке проездного документа распечатка контрольного купона электронного билета

Если сотрудник пользовался автобусом, то для подтверждения расходов можно предоставить билеты, талоны для проезда, кассовые чеки (БСО).

Если сотрудник добирался до места командировки на личном или служебном транспорте, рекомендуется прикладывать к отчету любые подтверждающие этот факт документы.

Как подтвердить расходы на проживание

Во время командировки сотрудник обычно либо останавливается в гостинице, либо арендует квартиру. 

Если сотрудник живет в гостинице, то он прилагает к авансовому отчету счет, кассовый чек, БСО.

Если сотрудник живет на съемной квартире, то ему нужно представить договор агенты жилья, а также документы, подтверждающие оплату: чек (если аренда у юрлица), расписку арендодателя (если аренда у физлица).

Как подтвердить расходы на такси

В командировке сотрудник может либо пользоваться услугами такси, либо арендовать автомобиль. Каждый вариант предполагает свой перечень документов для подтверждения расходов. 

Услуги такси Аренда авто
кассовый чек или квитанция в форме БСО (электронная квитанция расходы на такси не подтверждает), отчет о поездке  договор аренды, акт о передаче/ возврате авто, счета, чеки; для каршеринга — договор каршеринга, маршрут поездки, скриншоты личного кабинета, кассовый чек, БСО или выписка с банковского счета, отчет о поездке

Ст. 252 НК РФ устанавливает, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Поэтому компании должны правильно оформить документы, связанные с командировками, а для этого им нужно получить от сотрудников максимально полный набор документов, подтверждающий расходы.  

От этого будет зависеть, смогут ли они учесть те или иные расходы, которые были понесены во время командировки, при исчислении налога на прибыль. 

В Письме Минфина РФ от 08.08.2019 № 03-03-06/1/59877 даются разъяснения о подтверждении расходов на оказание услуг перевозки электронными документами. Так, информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумаге, подписанному собственноручной подписью.

Учитывая это, ФНС делает вывод, что командировочные расходы работника могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, в случае оформления документами (в том числе и электронными), соответствующими требованиям действующего законодательства, при условии обоснованности таких расходов.

Налогообложение командировочных расходов

Налог на прибыль

Командировочные расходы для целей налога на прибыль — это прочие расходы, связанные с реализацией. Они предусмотрены пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ

  • проезд к месту командировки и обратно;
  • наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
  • суточные или полевое довольствие;
  • оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
  • консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Этот перечень не является закрытым, поэтому любые иные расходы, понесенные сотрудником, при условии, что они соответствуют критериям ст. 252 НК РФ, можно включить в состав затрат. Но возмещение этих расходов должно быть предусмотрено Положением о командировках. 

НДФЛ и взносы

Суммы возмещения работнику командировочных расходов не облагаются НДФЛ и страховыми взносами при условии, если они (п. 1 ст. 217, ст. 422 НК РФ):

  • согласованы с руководством;
  • имеют документальное подтверждение.

Отдельно нужно сказать о суточных и расходах на проживание. Для целей исчисления налога на прибыль суточные не нормируются. В тех размерах, которые установлены для суточных в Положении о командировке, работодатель вправе включить их в состав затрат. С НДФЛ и взносами дела обстоят иначе.

Необлагаемые НФДЛ и взносами суточные имеют определенные ограничения: 

  • Если сотрудник направляется в командировку на территории РФ, то максимум, освобождаемый от налогообложения, составляет 700 руб. в сутки. 
  • Если сотрудник направляется за пределы РФ, то 2 500 руб. в сутки.

Если возникают расходы, не указанные в п. 1 ст. 217, ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ, то тогда определить, нужно или нет облагать их налогами, поможет ответ на вопрос: в интересах кого понесен расход? Если возникает сомнение, что в интересах работодателя, то тогда придется облагать.

Изображение от Xvect intern на Freepik

Бухгалтерия
Ведение бухгалтерии, расчет зарплаты и сдача отчетности для бухгалтеров небольших компаний
Узнать больше
Бухгалтерия
Ведение бухгалтерии, расчет зарплаты и сдача отчетности для бухгалтеров небольших компаний
Узнать больше
Раз в неделю — дайджест материалов, достойных вниманияАктуальные материалы раз в неделю
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи
Написать комментарий