Несмотря на то что автоматизация различных процессов постепенно охватывает разные сферы внутренней деятельности организаций, многие кадровики продолжают вести учет вручную. Так происходит в большинстве случаев потому, что руководитель не видит необходимости приобретать программу кадрового учета.
Эксперт проекта Контур-Персонал компании СКБ Контур Алина ГАЛИУЛИНА рекомендует читателям журнала «Я кадровик» взять на вооружение ряд доводов. Они позволят убедить лиц, принимающих решения, в том, что автоматизация отдела кадров значительно экономит время, силы и деньги, а главное — делает работу самих руководителей более эффективной.
Минимизация риска штрафов
При ведении кадрового учета вручную допустить ошибку в документе очень просто. Во время проверки ГИТ или ПФР все эти ошибки выявляются и влекут за собой немалые финансовые потери в виде штрафов.
Напомню, что с 2015 года начали действовать поправки, внесенные в КоАП, в результате чего санкции за нарушения трудового законодательства стали намного строже, и налагаются они за нарушение в отношении каждого работника.
Например, если раньше инспекторы ГИТ при проверке обнаруживали неправильно оформленные приказы на отпуск на 10 сотрудников, то накладывали один штраф за выявленный факт нарушения, теперь в такой же ситуации штрафов будет 10 — по количеству сотрудников.
И несмотря на то, что ГИТ ходит с проверкой по плановому списку, ее может вызвать любой сотрудник организации, недовольный некорректным оформлением документов или действиями руководителя. И если окажется, что приказ на увольнение оформлен неправильно, суд может восстановить работника в должности. А это значит, что руководителю придется выплатить этому сотруднику зарплату за все время, что он считался уволенным.
У проверяющих из ПФР также могут возникнуть претензии, если кадровик при ведении кадрового учета допустит ошибку и подаст в Пенсионный фонд неправильные сведения. Иногда это происходит, если работник во время отпуска уходит на больничный, в связи с чем приходится пересчитывать отпускные дни.
Всех этих ошибок и лишних проверок можно избежать, если автоматизировать кадровый учет и вести его в соответствии с трудовым законодательством. Контур-Персонал может самостоятельно выполнять расчеты, принимая во внимание все тонкости ТК РФ. Благодаря этому риск штрафов снижается до нуля.
Оперативное получение информации
Если кадровик ведет учет вручную, то сбор данных для представления какого-либо отчета руководителю организации занимает немало времени. Кроме того, в отчеты может закрасться ошибка.
Возможности Контур-Персонала позволяют получать полный срез данных по работникам организации за различные периоды. Поэтому руководитель всегда в курсе состава и качества трудовых ресурсов и может своевременно корректировать стратегию управления персоналом.
Автоматизация кадрового учета дает возможность получать максимально полные данные для дальнейшего анализа численности коллектива, причин увольнения сотрудников, использования персоналом рабочего времени, обучения работников.
Таким образом, у руководителя в руках оказываются все необходимые инструменты для выстраивания дальнейших планов развития организации и формирования необходимого фонда оплаты труда. Существенно снижается риск текучести кадров, внезапного увольнения ценного специалиста или, наоборот, необоснованного раздутия штатов.
В условиях максимальной информированности о том, что происходит в кадровой сфере, руководителю проще принять решение по таким вопросам, как выбор программы ДМС для сотрудников, контроль трудовой дисциплины, мероприятия по повышению компетенций персонала.
Экономия на рабочих руках
Автоматизация отдела кадров дает возможность с большей эффективностью использовать трудовые ресурсы. Если предприятие динамично развивается и кадровик вручную ведет учет по 100 работникам, то после автоматизации он сможет вести учет по 200 и более сотрудникам. Руководитель, в свою очередь, может не нанимать дополнительного сотрудника в отдел кадров и сэкономить на оплате его труда.
Кадровики в небольших организациях обычно занимаются не только учетом персонала, но и подбором сотрудников. И если после внедрения Контур-Персонала у кадровика высвобождается время, то он начинает заниматься развитием корпоративной культуры (организацией праздничных мероприятий, планированием обучения сотрудников, поиском высококлассных специалистов), что очень важно и для маленького предприятия.
Одним словом, свободное время, которое появится у кадровика, всегда можно использовать для профессионального роста и решения интересных задач.
Информационная поддержка
Огромный плюс системы Контур-Персонал в том, что пользователи всегда в курсе изменений в трудовом законодательстве. Мы стараемся информировать кадровиков обо всем, что происходит в сфере кадрового учета, и организуем вебинары с участием экспертов в области кадрового делопроизводства.
Обычно кадровикам, привыкшим вести учет вручную, страшно начинать работу в новой и непонятной программе. И в этом плане Контур-Персонал — очень дружелюбная система. Она простая, лаконичная и в то же время ёмкая. В ней есть все, что надо для работы кадровику в организации любого масштаба и любой отрасли.
А мы выстраиваем обучение работе в программе таким образом, что наши клиенты в кратчайшее время знакомятся и осваиваются с Контур-Персоналом и попутно узнают все секреты, позволяющие использовать его по максимуму.
