Какие распространенные ошибки совершают работодатели в процессе расчета заработной платы? Как их предотвратить, где искать подсказки?
1. Неверное определение состава заработной платы.
Четкое определение понятию «зарплата» дается в ст.129 ТК РФ. Заработная плата (оплата труда работника) включает:
- вознаграждение за труд, которое зависит от ряда факторов: квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы;
- компенсационные выплаты: доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера;
- стимулирующие выплаты: доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты.
Из определения следует, что зарплата состоит из трех частей: основной части (оклад работника), компенсационной и стимулирующей части.
Почему важно понимать, что входит в определение «зарплата»? Потому что от этого понимания зависит, какие выплаты нужно включать в расчет среднего заработка. Если этого понимания нет, высок риск совершить вторую ошибку.
2. Неверное определение состава выплат, включаемых в расчет среднего заработка, в том числе премий.
Расчет среднего заработка регламентирован Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. В п. 2 данного Постановления говорится, что в расчет среднего заработка включаются все виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда.
Выплаты, которые включаются в расчет среднего заработка:
- зарплата, начисленная по тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за отработанное время; начисленная за выполненную работу по сдельным расценкам; начисленная за выполненную работу в процентах от выручки от реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг), или комиссионное вознаграждение; выданная в неденежной форме;
- денежное вознаграждение, начисленное за отработанное время лицам, замещающим государственные должности РФ, государственные должности субъектов РФ, депутатам, членам выборных органов местного самоуправления, выборным должностным лицам местного самоуправления, членам избирательных комиссий, действующих на постоянной основе;
- денежное содержание, начисленное муниципальным служащим за отработанное время;
- начисленные в редакциях СМИ и организациях искусства гонорар работников, состоящих в списочном составе этих редакций и организаций, и (или) оплата их труда, осуществляемая по ставкам (расценкам) авторского (постановочного) вознаграждения;
- зарплата, начисленная преподавателям профессиональных образовательных организаций за часы преподавательской работы сверх установленной и (или) уменьшенной годовой учебной нагрузки за текущий учебный год, независимо от времени начисления;
- зарплата, окончательно рассчитанная по завершении предшествующего событию календарного года, обусловленная системой оплаты труда, независимо от времени начисления;
- надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет (стаж работы), знание иностранного языка, работу со сведениями, составляющими государственную тайну, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ, руководство бригадой и другие;
- выплаты, связанные с условиями труда, в том числе выплаты, обусловленные районным регулированием оплаты труда (в виде коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате), повышенная оплата труда на тяжелых работах, работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда, за работу в ночное время, оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни, оплата сверхурочной работы;
- вознаграждение за выполнение функций классного руководителя педагогическим работникам государственных и муниципальных образовательных организаций;
- премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда;
- другие виды выплат по заработной плате, применяемые у работодателя.
Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 регламентирует расчет отпускных и компенсаций за неиспользованный отпуск и иных случаев, то есть социальные пособия (пособие по временной нетрудоспособности и детские пособия) не берутся.
Нужно иметь в виду, что компенсация и компенсационные выплаты — разные понятия. Компенсация — это не зарплата, не выплата за труд. Следовательно, включать ее в средний заработок не нужно.
Что касается стимулирующих выплат, то они бывают разные. Одно дело, когда, например, у работника в трудовом договоре зафиксировано, что ему назначен оклад и 10 % премии ежемесячно от оклада. И в данном случае эта премия будет за труд.
Другое дело, когда премия выплачивается, например, к какому-то профессиональному празднику, и это предусмотрено локальными нормативными актами, но не является выплатой за труд. Соответственно, включение такой премии в расчет среднего заработка необоснованно. Чтобы не запутаться и не сделать ошибку, необходимо понимать сущность стимулирующей выплаты.
Все выплаты, которые включаются в расчет среднего заработка, должны быть предусмотрены локальными нормативными актами, зафиксированы в трудовом договоре. Просто так включить какую-то выплату нельзя. Согласно ст. 57 ТК РФ, в трудовой договор должны быть обязательно включены условия оплаты труда, в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты.
3. Неверное определение расчетного периода при определении среднего заработка.
О расчетном периоде при определении среднего заработка говорится в п. 5 Постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:
- за работником сохранялся средний заработок, за исключением перерывов для кормления ребенка;
- работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
- работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
- работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
- работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
- работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты.
При расчете среднего заработка, когда мы начисляем зарплату, основным документом, в котором можно видеть, где был работник — в отпуске, на больничном и т д., является табель учета рабочего времени.
Учитывайте сотрудников, рассчитывайте зарплаты, больничные, отпускные, налоги и взносы.
Если в расчетном периоде при исчислении среднего заработка, например, когда работник находится в командировке, есть неявки по невыясненным причинам, этот период мы исключать из расчета не можем. Также мы не можем исключать прогулы. В п. 5 Постановления ничего про них не сказано.
Мы не можем исключать перерывы для кормления ребенка, хотя за этот период выплачивается средний заработок.
Советы работодателям
- Четко разграничивайте зарплату и средний заработок.
- Смотрите, что зафиксировано в локальных нормативных актах. Выплаты должны быть четко прописаны во внутренних документах организации.
- Правильно и четко заполняйте табель учета рабочего времени. Если работник в командировке, ставьте код «К». Если стоит код «К», а вы выплачиваете зарплату, то это необоснованно. Все начисления делайте только на основании табеля учета рабочего времени. Он должен заполняться в каждом обособленном подразделении.
Начисление зарплаты: новое в 2020 году
МРОТ
Первое нововведение, которое повлияет на расчет зарплаты в 2020 году, — это увеличение МРОТ. Приказ Минтруда РФ от 09.08.2019 N 561н утвердил величину прожиточного минимума для трудоспособного населения за II квартал 2019 года в размере 12 130 руб. Это значит, что с 2020 года минимальный размер оплаты труда тоже будет составлять 12 130 руб. Известно, что Госдума поддержала принятие в первом чтении поправки в Федеральный закон «О минимальном размере оплаты труда».
Для работодателей эта новость важна прежде всего потому, что ст. 133 ТК РФ обязывает устанавливать зарплату не ниже МРОТ. Однако субъекты РФ, с учетом социально-экономических условий и величины прожиточного минимума трудоспособного населения, вправе соглашением о минимальной заработной плате устанавливать свой размер минимальной заработной платы.
Не стоит также забывать о требовании ст. 134 ТК РФ индексировать зарплату в связи с ростом цен на товары и услуги. Об этом мы подробнее писали в статье «Индексация заработной платы: право или обязанность работодателя?».
Страховые взносы
Что касается страховых взносов, то ставки в 2020 году останутся на прежнем уровне:
- на ОПС — 22 %;
- на ОМС — 5,1 %;
- на ОСС — 2,9 %.
Постановлением Правительства РФ от 06.11.2019 № 1407 установлена предельная величина базы для исчисления страховых взносов на 2020 год:
- для взносов на ОПС — 1 292 000 руб.;
- для взносов на ОСС (на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством) – 912 000 руб.
Если выплаты по заработной плате вышли за лимит в 912 000 руб., то взносы на ОСС платить не нужно, а если выплаты превысили 1 292 000 руб., то на ОПС будет применяться тариф 10 %.
Ставки страховых взносов на травматизм составят от 0,2 % до 8,5 % и будут зависеть от ОКВЭД компании.
НДФЛ
Выплачивая зарплату, компании и предприниматели становятся налоговыми агентами по отношению к сотрудникам. Поэтому они должны начислить НДФЛ на сумму зарплаты, удержать его из доходов сотрудника и перечислить в бюджет. Налог также начисляется на отпускные и на пособия по больничным листам. А вот декретные пособия от НДФЛ освобождены.
Ставка налога на доходы физлиц составляет 13 %. При этом важно помнить о том, что величина удержанного НДФЛ не должна превышать 50 % от суммы выплаты сотруднику.
Стоит отметить, что с 2020 года срок для представления сведений о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ и годового расчета по форме 6-НДФЛ будет сокращен на месяц — до 1 марта. Предельный срок для представления отчетности по НДФЛ будет, таким образом, унифицирован.
Вести учет НДФЛ, формировать и сдавать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через удобный веб-сервис.
Но поскольку в 2020 году 1 марта выпадает на выходной, 2-НДФЛ и 6-НДФЛ можно представить не позднее 2 марта 2020 года (Письмо ФНС РФ от 15.11.2019 № БС-4-11/23242@).
По НДФЛ есть также и другие изменения на 2020 год. Например, новые контрольные соотношения для отчетов по НДФЛ, уплата НДФЛ за счет средств налогового агента в некоторых случаях и др. Подробнее о них читайте в статье «НДФЛ — 2020: основные изменения».
