Если вы — руководитель, который еще только налаживает учет в своей компании, мы подскажем несколько вариантов и расскажем о преимуществах и недостатках каждого.
Сам, все сам
Часто бизнес начинают в одиночку или в тесной компании единомышленников. На этом этапе, как правило, операции простые и их мало. Как и денег, которые нужны на более насущные дела, чем услуги аутсорсера (от 1500 до 2000 руб. в квартал) или штатного бухгалтера (от 15 000 до 20 000 руб. ежемесячно). Зато энтузиазма хватает для самостоятельного освоения бухгалтерских премудростей.
Этот режим вынужденной экономии несет еще одно преимущество — опыт. Вы на практике осваиваете тонкости учета, общаетесь с налоговиками и другими контролирующими органами. Этот опыт обязательно пригодится: даже если позже вы наймете профессионального бухгалтера, вы будете понимать, что происходит в учете.
Минус: бухгалтерия отнимает время, которое вы могли бы потратить на развитие бизнеса. Наверняка будут штрафы. А за неуплату налогов контролирующие органы могут заморозить расчетный счет.
Рекомендации
— Перейдите на упрощенный режим налогообложения. Во-первых, специальные налоговые режимы более выгодны небольшой фирме. Во-вторых, их потому и называют упрощенными — за облегченный учет и отчетность. УСН подходит тем, кто «не встроен» в цепочку плательщиков НДС. Если ваша деятельность попадает под ЕНВД, включите этот режим.
— Следите за бухгалтерскими и налоговыми новостями. Удобно получать их «на дом» — в почту. Если вы легко воспринимаете язык нормативных актов, подпишитесь на рассылки garant.ru или consultant.ru. Понятные обзоры пишут buhonline.ru и glavbuh.ru.
— Используйте систему, которая поможет легко вести учет, а не усложнит его.
Бухгалтерская фирма
Если учет подрос, усложнился и стал отнимать много времени, стоит делегировать полномочия профессиональному бухгалтеру. Если цена ошибок выросла — тоже.
Недорогая альтернатива штатному бухгалтеру — бухгалтерская фирма. Это оптимальный вариант, если в вашей бухгалтерии нет сложных операций. Можно отдать на аутсорсинг и специфический учет, но за сложные операции придется платить больше.
Если сравнивать аутсорсинг с самостоятельным учетом, то он освобождает время руководителя. Аутсорсинг дешевле штатного бухгалтера.
Минимальный учет для УСН на разнице стоит от 1500 руб. в квартал. Зарплата бухгалтера стартует от 15 000 руб. в месяц. Плюс расходы на учетную программу, нормативные базы, оборудование рабочего места и т.п.
Еще одно преимущество: если уйдет в отпуск, заболеет или уволится «ваш» сотрудник бухгалтерской фирмы, вам назначат другого сопровождающего. Если такое произойдет со штатным бухгалтером, вам придется самостоятельно искать ему замену.
Минусы: если выбранная бухгалтерская фирма работает с бумажными документами, обмен информацией происходит с задержкой: вы передаете первичку, бухгалтер вносит данные в учетную систему и только потом готовит отчетность. А за нестандартные операции и работу в неурочное время бухгалтерские фирмы требуют доплату, поэтому стоимость обслуживания может оказаться дороже, чем вы планировали.
Рекомендации
— Соберите информацию о бухгалтерских фирмах, которым вы в перспективе могли бы доверить учет. Попросите рекомендации у знакомых, поищите отзывы в интернете, поговорите с другими клиентами вашей потенциальной бухгалтерии.
— Пропишите все условия работы в договоре: сколько операций входит в выбранный тариф, сколько стоит работа сверх этого, как происходит обмен информацией и другое.
— Передав дела, не пускайте ситуацию на самотек. Интересуйтесь, нет ли к вам претензий со стороны контролирующих органов. Имейте в виду: за неуплаченный вовремя налог теперь снимают деньги со счета и даже блокируют счета.
Штатный бухгалтер
О штатном бухгалтере стоит задуматься, если в учете появились сложные операции или компания выросла настолько, что затраты на аутсорсеров стали сопоставимы с зарплатой штатного специалиста. Или если вы решили оптимизировать налоги.
У этого способа учета единственный минус — цена вопроса. Зарплата хорошего бухгалтера начинается от 25 000 — 30 000 руб. Эту сумму нужно увеличить на треть — на налоги и взносы в фонды. И добавить оплату больничных, отпусков, расходы на нормативную и учетную систему, организацию рабочего места.
Зато, вероятнее всего, вы сможете возложить на бухгалтера ведение договоров, первички, архива и другие функции.
Рекомендации
— Не ищите бухгалтера, который согласится работать за копейки. Если неопытный и некомпетентный сотрудник не справится с работой и исчезнет в разгар отчетности, вам придется обращаться к аутсорсерам и платить за срочность, в спешке нанимать нового бухгалтера или отчитываться самостоятельно.
— Если вы не сильны в тонкостях профессии, поищите среди знакомых бухгалтера или налоговика, который компетентно оценит вашего потенциального сотрудника. Прислушайтесь к ощущениям: хочется ли вам работать с этим человеком? Сможете ли вы доверить ему важную составляющую бизнеса?
— Подумайте, кому вы поручите учет, если ваш бухгалтер заболеет или внезапно уволится. Найдите аутсорсинговую компанию, которая подстрахует вас, и держите ее телефон под рукой.
— Присматривайтесь к работе нового бухгалтера, регулярно интересуйтесь состоянием дел. Даже если вы не все понимаете в учете, задавайте вопросы и вникайте в ответы.
— Позаботьтесь о передаче дел, если бухгалтер увольняется. Проконтролируйте, чтобы он передал вам или преемнику отчетность.
Если же бухгалтеру создали все условия для работы, а штрафы и вопросы от налоговиков не закончились, поищите другого сотрудника.
Как выбрать учетный сервис
Наняв бухгалтера, выберите учетную программу. Популярность набирают облачные сервисы, которые не привязаны к рабочему месту, а требуют лишь доступ в интернет. Один из сценариев работы: сотрудники компании заводят первичные документы в офисе, бухгалтер работает с ними из дома, а директор контролирует процесс из любой точки мира. Другой плюс облачных систем: они обновляются автоматически. Вам не придется получать новые формы отчетности на электронном носителе или качать и устанавливать их через интернет — они появятся в системе вовремя и без вашего участия.
Облачные сервисы для бухгалтерского учета — «Мое дело», «Небо» или Контур.Бухгалтерия — сервис для руководителя, немного разбирающегося в учете, для бухгалтера или бухгалтерской фирмы. Учетных программ много. Выберите ту, которая поможет вести учет, а не усложнит его.
Анна Сатдарова, эксперт Контур.Бухгалтерии
