Организация командировки: этапы, риски и полезные инструменты

В этой статье мы разберем основные этапы работы с командировками, акцентируем внимание на рисках, которые влекут дополнительные затраты, а также рассмотрим инструменты, которые помогают бизнесу оптимизировать процесс.

Как управлять командировками в 2022 году

Каждая компания выстраивает работу с командировками по-своему. Где-то этот процесс автоматизирован, а где-то осуществляется вручную. Но в обоих случаях он включает не менее шести этапов.

Потребность

Начинается все с того, что сам сотрудник или работодатель выступает инициатором командировки. На этом этапе в месседжерах, во время разговора за чаем или на онлайн-встрече обсуждается процесс командировки.

Планирование

После одобрения самой идеи поездки наступает этап планирования, когда нужно продумать логистическую цепочку: найти расписание рейсов и их стоимость, подобрать подходящие по времени варианты.

Часто из-за отсутствия опыта в бронировании у сотрудников возникают сложности, они могут упустить важные нюансы. Например, выбирают рейсы, гостиницы без учета корпоративных тарифов, которые выгодны для юрлиц. Они могут не знать о том, что у компании заключен прямой договор с гостиницей, поэтому для нее действуют спецусловия. 

Помимо всего прочего важно учесть такие детали, как багаж, трансфер по городу. Всё это неизбежно влияет на увеличение стоимости командировки.

Согласование затрат

После планирования утверждаются бюджеты. Этот вопрос обсуждается с руководителем и внутренними службами. Если в компании нет быстрых каналов связи, то обычно возникают сложности: задача по согласованию затрат попадает в общий список дел, в результате сроки затягиваются и стоимость командировки неизбежно увеличивается. Приходится переплачивать за билеты, так как у авиаперевозчиков динамическое ценообразование.

Вот почему у компаний, которые постоянно занимаются организацией командировок, есть потребность в одном канале коммуникации. Он не только ускоряет согласование, но и фиксирует договоренности, подсказывает сотрудникам, какие вопросы нужно решить перед командировкой.

Организация поездки

Этот блок работы включает разные задачи: подписание приказа, оплату билетов и проживания, оплату такси, аэроэкспресса, перечисление аванса и, наконец, саму поездку. И здесь важно учитывать любые форс-мажорные обстоятельства — например, отмену рейса, возврат билетов.

На этом этапе приходится решать все сопутствующие вопросы: какая ручная кладь нужна, когда следует прибыть в аэропорт, что делать в экстренных ситуациях, например, если сотрудник опоздал на рейс.

Здесь важно определиться, кто в компании занимается покупкой услуг — сам сотрудник, кадровик, бухгалтер или тревел–менеджер. Если это делает сам сотрудник, то он должен не просто понимать, как действовать в ситуации форс-мажора, но и иметь необходимую для этого сумму денег.

Любая непредвиденная ситуация вызывает стресс. Например, в процессе возврата билета у сотрудника могут возникнуть сложности из-за перепутанной буквы или цифры. Кроме того, без должного опыта можно не предусмотреть форс-мажор и взять меньше аванса. А если сотрудник не отличается лояльностью к работодателю, то возможна и другая модель поведения, когда показатели заведомо завышаются для обоснования большей суммы аванса.

Сбор отчетных документов после командировки

Затраты на любую командировку нужно обосновать. Если сотрудник сам оформлял командировку, то еще до поездки он должен знать, какие документы для бухгалтерии ему нужно собрать.

Самая распространенная проблема возникает именно с неполным пакетом документов. Сотрудник может забыть взять необходимый документ (например, акт о проживании в гостинице) или потерять его (например, посадочный талон или чек на такси).

Работа с данными

При ручной работе документы по командировке просто попадают в архив. В этом случае проанализировать их сложно. Автоматизированная организация командировок, наоборот, дает возможность и поработать с данными, и урезать расходы. 

Сложности в организации командировок

Все перечисленные выше этапы обычно курирует один человек. Это может быть как сам сотрудник, который едет в командировку, так и специалист из бухгалтерии или отдела кадров, в отдельных случаях — тревел-менеджер.

Поскольку при организации командировок приходится учитывать множество вводных, то ни новичок, ни опытный специалист в этом деле не застрахованы от ошибок. Вот только некоторые из них.   

Неактуальные цены на услуги. В стремлении сэкономить бюджет сотрудник может выбрать самый дешевый тариф на билет и не учесть того, что в этом случае ему придется доплачивать даже за небольшой чемодан. А если командировка отменится, то дешевый билет, скорее всего, невозможно будет вернуть.

Проблемы при возврате или обмене услуг. Они могут возникнут при получении обратной связи от поставщика услуг. Например, некоторым авиакомпаниям непросто дозвониться, а лоукостеры нередко делают звонки для клиентов платными.

Множество разных источников информации. В результате санкций российский потребитель потерял возможность бронировать услуги в популярных сервисах. Если сотрудник сам оформляет командировку, то он может не знать об альтернативных вариантах.

Ошибки по неопытности. Когда нет опыта работы с командировками, можно не учесть множество деталей и рисков. Например, что рейсы задерживаются или отменяются.

Сложный документооборот. Оформление командировок связано с обработкой большого объема документов. В процесс их сбора вовлечены не только компании, которым нужны эти документы для бухгалтерии. Если окажется, что сотрудник не забрал нужные документы из отеля, придется просить, чтобы отель их прислал. Через Почту России это займет немало времени.

Некорректные отчетные документы. С документами всегда много проблем. Одна из них — предоставление бухгалтеру неполного комплекта, из-за этого возможны сложности с возмещением расходов.

С другой стороны, высок риск невозмещения расходов, если сотрудник, например, потерял чек за услугу. Такие случаи ведут к потере лояльности со стороны персонала.

Еще одна проблема — использование сотрудниками «серых» схем, а именно подделка документов, завышение цен за услуги. Далеко не секрет, что в некоторых городах продаются акты о проживании в гостинице. Сотрудники их покупают, чтобы отчитаться перед бухгалтерией, а сами останавливаются у друзей или снимают более дешевую гостиницу.

Обобщенные данные по затратам и количеству поездок. Анализируя данные по командировкам, можно выявить некоторые закономерности, которые помогут в дальнейшем сэкономить бюджет. Например, может оказаться, что ваши сотрудники всегда останавливаются в одном и том же отеле, и тогда лучше заключить с ним прямой договор, чтобы снизить затраты на проживание.

Три принципа системной работы с командировками

Осознанное управление командировками держится на трех «китах». Такой подход позволяют владеть информацией и эффективно управлять ресурсами компании, сократить разницу между ожиданием и реальностью, а также минимизировать конфликтные ситуации с сотрудниками в случае форс-мажора.

Персонал

Этот блок связан с управлением персоналом и, в частности, с автоматизацией рутинных процессов. Благодаря ей ускоряется выполнение задач, а внимание специалистов перенаправляется на вопросы, где недостаточно IT-решений.

Риски

Важно хорошо управлять процессами 24/7, чтобы не зависеть от графика отпусков или часовых поясов и иметь возможность решить проблему в любой ситуации. Например, если отменили рейс, а человека нужно доставить домой или разместить в гостинице.

В управлении рисками самое главное — безопасность сотрудника. Поэтому при оформлении командировки нужно учитывать различные особенности, обладать информацией обо всех ограничительных мерах в регионах.

Чем лучше компания управляет командировочным процессом, тем быстрее она окажет необходимую помощь своему сотруднику. Представьте такую ситуацию: человек уехал в командировку и перестал выходить на связь. Если номер в гостинице для него бронировала компания, то она может связаться с персоналом и попросить их проверить номер. Если командировкой занимался сам сотрудник, то оперативно получить информацию не получится.

Бюджет

Осознанный подход к управлению командировочным бюджетом предполагает поиск выгодных для компании решений. Прежде всего важно навести строгий порядок в самом процессе, чтобы каждая командировка оформлялась по заранее установленному алгоритму, а у сотрудников не было возможностей что-либо нарушить. Например, сегодня, благодаря таким инструментам автоматизации, как Контур.Тревел, можно оформлять командировки буквально за несколько кликов.

Если ранее вам приходилось выстраивать множество локальных связей с различными поставщиками, отдельно заключать с ними договоры, требовать закрывающие документы, то теперь это делать не нужно. Все оплаты осуществляются одной итерацией за отчетный период. Закрывающие документы становятся автоматически доступны в сервисе, как только услуга оказана.

В базе сервиса Контур.Тревел более миллиона объектов размещения, у многих из них прямые договоры с СКБ Контур. Мы содействуем тому, чтобы компании подписывали прямой договор с отелями в наиболее часто посещаемых городах, тогда в рамках этого договора они будут получать в объектах размещения скидку до 30 %. Это прямая экономия.

Евгений Петров
руководитель проекта Контур.Тревел

Пять полезных инструментов для оформления командировок

Помимо автоматизации, которая помогает ускорить и упростить процесс, также важен документ с правилами. Ему должны следовать все, кто имеет отношение к командировкам. Остановимся на каждом инструменте отдельно.

Тревел-политика

Это внутренний документ компании, утверждающий единые принципы организации командировок для всех сотрудников. У такой политики есть несколько ключевых принципов: она пишется понятным языком, сотрудники о ней знают и умеют ею пользоваться, документ актуален и постоянно обновляется.

Содержание политики включает несколько разделов:

• правила организации поездки;
• обязанности сотрудников;
• правила предоставления отчетности, перечень необходимых документов (разработайте чек-лист, по которому сотрудник будет собирать необходимые документы для бухгалтерии);
• перечень услуг к возмещению (сотрудник должен понимать, что ему компенсируют, а что — нет);
• стандартные варианты проезда между городами, лимиты по направлениям;
• стандартные условия проживания и лимиты трансфера;
• информация об ответственных за организацию командировок.

Онлайн-сервисы для организации услуг под B2B-сегмент

Это специализированные сервисы, которые предназначены для организации командировок. Они предоставляют актуальные варианты проезда и проживания, дают возможность купить билеты по корпоративным тарифам от авиакомпаний и проживание от отеля. Весь объем закупок консолидируется в одном месте.

В сервисах можно настроить разные уровни доступа, они работают с мобильного приложения, обеспечивают безопасное хранение паспортных данных, содержат отчетные документы установленного образца. Возможна интеграция с внутренними сервисами компании.

Сбор данных и аналитика

Любой компании полезно иметь детализированные данные по услугам, статистику по затратам, объему покупок по конкретным авиакомпаниям, отелям. Также немаловажно отслеживать динамику изменения затрат, количества транзакций, билетов, ночей.

Сбор данных позволяет заблаговременно планировать покупки, экономить на скидках у перевозчиков, корпоративных тарифах в отелях, создавать топ-листы (по направлениям, городам, отелям), оценивать качество услуг.

Внешний ЭДО

Он дает компаниям возможность быстро обмениваться юридически значимыми документами с поставщиками без дублирования на бумаге. Это может быть обмен документами по предоставленным услугам, подписание с отелем прямого договора, интеграция с внутренними сервисами компании, экономия времени и сокращение затрат на бумажном документообороте. 

Внутренний ЭДО

Благодаря внутреннему ЭДО исключена потеря документов, передача происходит по защищенному каналу связи. Бухгалтер может получить подписанные документы от сотрудника сразу, а не ждать его возвращения из командировки.

Алексей Викулин, эксперт в области тревел-менеджмента, Контур