Как взаимодействовать с бухгалтером

В одной из прошлых статей руководитель компании «Фингуру» Алексей Ермолов рассказывал, как обезопасить себя и свой бизнес при выборе бухгалтерской компании. Сегодня эксперт подробнее остановится на том, как успешно взаимодействовать с штатным бухгалтером.

Алексей Ермолов Генеральный директор в Компания Фингуру

Наверняка каждому из вас приходилось хоть раз в жизни слышать возмущения на тему: «Нет первичных документов?», «Не хватает счета-фактуры!», «Не могу составить отчет из-за отсутствия закрывающих документов по сделкам!».

На самом деле все эти сложности и трудности возникают не только при общении с бухгалтерскими компаниями, но зачастую они проявляются и у рядовых компаний со своей штатной бухгалтерией.

Давайте рассмотрим основные моменты, которые помогут успешно взаимодействовать с бухгалтером.

Первое, что следует взять за правило: весь учет хозяйственной деятельности организации ведется исключительно на основе имеющейся первичной документации, то есть все сделки, которые привели к поступлению или списанию денежных средств, должны быть в обязательном порядке документально подтверждены.

Да, конечно, бухгалтер вправе по вашему распоряжению включить данные из электронной копии документа, но помните: это не избавляет вас от обязанности получить оригинал этих документов.

Еще один тонкий момент: если вы вдруг откуда ни возьмись представите завалявшиеся документы за предыдущие периоды, это повлечет за собой определенные манипуляции со стороны бухгалтера, составление и сдачу корректирующей отчетности. Вряд ли он скажет за это спасибо.

Второе, не менее важное: первичные документы должны быть разложены и представлены по папкам «Покупка», «Продажа», «Банк» и «Касса».

Это делается для того, чтобы упростить процедуру проверки документов, а также ускорить процесс их ввода в бухгалтерскую программу.

К примеру, если у нас продажа/покупка (услуг), то комплект документов должен выглядеть следующим образом:

* сплошной линией выделены обязательные документы;

** пунктиром выделены не обязательные документы;

*** на упрощенной системе СФ нет, но при этом могут возникнуть другие обязательные документы (в зависимости от деятельности).

Если речь идет о продаже/покупке (товара), то комплект документов следующий:

* сплошной линией выделены обязательные документы;

** пунктиром выделены не обязательные документы;

*** на упрощенной системе СФ нет, но при этом могут возникнуть другие обязательные документы (в зависимости от деятельности).

С банком все проще, главное — соблюдать хронологический порядок выписок и чтобы исходящий остаток новой выписки совпадал с входящим остатком за предыдущий период.

Касса является самым ответственным моментом, но не переживайте, при частом обращении все действия доводятся до автоматизма:

Помним, что закрывающие документы для составления бухгалтерской и налоговой отчетности рекомендуется представлять регулярно, в течение всего периода (чтобы не составлять отчетность в авральном режиме):

— годовую — до 20 марта;

— квартальную — до 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом (апрель, июль, октябрь, январь).

Отчетность в Пенсионный фонд и Фонд соцстрахования рекомендуется к формированию:

— годовая — до 5 февраля;

— квартальная — до 5-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Итак, когда мы разобрались с первичными документами и все правильно представили для проверки нашему бухгалтеру, пришло самое время согласовать отчетность.

Перед тем как подписывать отчетность, позаботьтесь о том, чтобы с ней ознакомиться. Даже если вы плохо разбираетесь в бухучете, попросите бухгалтера или обслуживающую вас компанию пояснить все, что вам непонятно, и главное — уточните сумму рассчитанного налога.

После того как все согласования выполнены, смело давайте добро на отправку отчетности в контролирующие органы.

Завершающим этапом общения с бухгалтером или обслуживающей компанией должно быть извещение о своевременной сдаче и приеме отчетности.

Успехов!