Летний период — это время затишья, когда задачи подвисают, сделки откладываются, решения принимаются с замедлением. Но даже в таких условиях важно поддерживать рабочую атмосферу.
Чтобы летом не наступил хаос в делах, в компании должен соблюдаться график отпусков. Этот документ, согласно ст. 123 ТК РФ, обязателен не только для работодателя, но и для работника. Он готовится заранее, потому как утверждается за две недели до наступления календарного года.
При составлении графика отпусков учитываются производственные процессы, поэтому он не позволяет допустить «кадровых провалов», когда в одно и то же время в отпуск уходят сотрудники, чьи компетенции необходимы для решения срочных вопросов.
При этом не нужно забывать, что есть категории сотрудников, которые по трудовому законодательству имеют право уходить в отпуск без очереди: работники в возрасте до 18 лет; работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев; лица, работающие по совместительству; работницы, уходящие в отпуск по беременности и родам; мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам, лица, награжденные знаком «Почетный донор России» и др.
Еще важно ввести в компании определенный регламент. Уходящий в отпуск сотрудник должен:
- Решить все проблемы, закрыть срочные вопросы и выполнить текущие обязательства.
- Предварительно решить вопрос о том, кто будет его замещать.
- Установить в корпоративной почте оповещение о том, что он находится в отпуске, а также указать фамилию человека, к которому можно обратиться в период его отсутствия.
- Продумать способ экстренной связи. Задача руководителя — определить эти экстренные случаи заранее.
- Обеспечить коллег паролями, контактной информацией, необходимыми документами и другими важными инструментами для бесперебойной работы.
Способы поддержания эффективности
Гвен Гулик, заместитель директора в компании Harvard Business Publishing, предлагает пять способов для повышения продуктивности в период отпусков.
-
Гибкие графики работы
Этот способ подойдет для организованных и ответственных команд, способных поддерживать связь и работать на цели компании даже вне офиса.
Можно предоставить сотрудникам возможность раньше уходить с работы, например, раз в неделю, при условии своевременного выполнения работы. Такой подход может стать хорошим мотиватором: эффективные сотрудники оценят дополнительную свободу и оказанное им доверие.
Кроме того, в летний период некоторые встречи или командные мероприятия лучше проводить на открытом воздухе. Впрочем, даже обсуждать рабочие вопросы намного эффективнее во время прогулки. Так, например, любил делать Стив Джобс.
Проект Wellness & Prevention в составе Johnson & Johnson провел исследование, оценив преимущества деловых встреч во время прогулок. По мнению экспертов, после 90 дней работы в таком режиме люди ощущают прилив энергии, они лучше концентрируются на задачах и эффективнее взаимодействуют с коллегами.
-
Четкие цели
Без планирования, на фоне бесконечной череды отпусков, производительность команды падает. Вот почему важно согласовывать графики отпусков с учетом рабочих целей.
Конечно, ставить четкие цели нужно всегда, независимо от сезона, но в расслабленный летний период это делать особенно важно. Руководителям следует вместе со своими командами приоритезировать задачи, чтобы понять, какими из них целесообразно заниматься в период затишья, а какие лучше отложить до наступления активности. Например, специалисты в области подбора персонала отмечают, что хедхантинг особенно эффективен летом, когда конкуренты расслаблены. Поэтому, если вы охотитесь за ценными кандидатами, то стоит усилить свои мощности именно в летние месяцы.
Одни задачи необходимо отслеживать каждую неделю, другие достаточно анализировать каждый месяц. Главное — регулярно мониторить показатели.
-
Новые проекты
Чтобы сохранить эффективность, сотрудников можно заинтересовать интересными проектами. Для них это возможность получить новые навыки, для компании — повысить мотивацию и вовлеченность.
-
Обучение
Летние месяцы — идеальное время для обучения, когда можно пополнить новые знания и поднять уровень своего профессионализма. Ведь в другие, более напряженные месяцы сотрудникам сложно оторваться от срочных задач. Лето — подходящее время для того, чтобы провести серию мастер-классов, напомнить об архиве полезных вебинаров, обсудить новинки профессиональной литературы. Форматы обучения каждая компания выбирает в зависимости от своих возможностей.
-
Общение
Период спада делового ажиотажа — это возможность лишний раз дать понять своим сотрудникам, насколько они важны и ценны для компании. Одним словом, это лучшее время для укрепления корпоративной культуры, общения между командами, особенно если компания большая, и у многих сотрудников нет возможности встречаться так часто, как хотелось бы.
Используйте это время для проведения корпоративных мероприятий, которые позволяют достичь несколько целей сразу: подвести итоги, проанализировать результаты, определить цели на ближайшие месяцы, поделиться знаниями и в то же время отдохнуть.
С учетом всех рекомендаций все же нужно быть готовыми к определенному снижению производительности сотрудников. Даже если процессы компании идеально оптимизированы к летнему периоду, вне контроля всегда остаются планы и графики клиентов, которые могут внести свои неожиданные коррективы в ваши дела.
