Любой бизнес — это четкие цели, план и система. Так принято считать, если рассматривать бизнес через призму достижений и конкуренции. Однако успех приносят команды. Но какими они должны быть?
Предприниматели нередко сталкиваются сразу с несколькими проблемами — постоянной текучестью персонала, невыполнением целей, невозможностью делегирования задач и др. Как показывает практика, 30% рабочего времени сотрудники тратят на бесполезные действия либо просто отдыхают. У удаленных команд этот показатель выше.
Как компании достигать целей и при этом избегать текучести?
Аудит персонала
Для начала необходимо оценить эффективность системы подбора персонала, посмотреть, сформированы ли корпоративная культура и ценности компании, должностные обязанности, замерить eNPS (индекс удовлетворенности сотрудников/лояльности). Есть много инструментов оценки команды. Например, мне нравится система A-player, комплексный подход 4D.
Я поделюсь самым быстрым способом аудита команды. Он включает два вопроса руководителю, в результате должно получиться два списка:
- Кто из ваших подчиненных усиливает компанию?
- Кто препятствует развитию и допускает ошибки? Если есть сотрудники во втором списке, то почему они еще работают в команде? Это прежде всего говорит об ошибках найма и управлении компанией. Подумайте, есть ли у них все инструменты и ресурсы для достижения поставленных целей.
Бывает так, что сотрудник не знает своего ценного конечного продукта (ЦКП) и не понимает результата своей деятельности. Поэтому выполняет лишь действия, не отвечая за результат, а далее доделывать и исправлять ошибки приходится руководителю или другому сотруднику. Это приводит к всеобщему недовольству и выгоранию.
Допустим, дизайнеру поставили задачу «красиво оформить презентацию о компании на основании присланной информации». Он сделал работу, но в ней обнаружены опечатки, кривые линии, неудачное фото руководителя или неверные данные о компании. Все это влияет на впечатление, репутацию и, в конечном итоге, на прибыль компании. Но по факту сотрудник выполнил ту задачу, которую ему поставили. Он не осознает последствия ошибок. В компании все привыкли к тому, что на недочеты указывают, после чего они исправляются.
В данном случае проблему нужно решать через:
- правильную постановку целей;
- декомпозицию стратегических целей по каждой должности;
- внедрение ценностей в корпоративную культуру;
- развитие и обучение сотрудников;
- выстраивание уникальной системы мотивации под конкретную компанию.
Но есть еще один секретный ингредиент нового времени: руководителю важно иметь воодушевляющие цели и уметь признавать достижения команды (рекомендую книгу Г. Чапмена «5 языков признательности на работе»). Кроме того, нужно быть истинным лидером и коучем для своей команды, эффективно с ней взаимодействовать.
Алгоритм действий
- Начните с внедрения результативных планерок, с таймингов и постановки задач в CRM-системе с привязкой к ежемесячному KPI. Помните, что у каждой задачи должны быть контролер, ответственный, исполнитель, участник.
- Обозначьте ответственность каждого подчиненного за свою зону задач, чтобы к вам обращались с вариантами решения проблем, а не пытались переложить проблему на другого. Внедрите шаблон документа, который помогал бы сотруднику описать проблему и перечислить варианты решения, обсудить с другими коллегами или смежными отделами.
- Внедрите проект инициатив. Предложения и инициативы описываются в документе с указанием всех подсчетов и обоснований важности внедрения для компании. Только после этого сотрудники защищают свой проект перед руководителем.
- Выстроите систему поощрений за вклад, новые направления, сверхрезультаты.
- Проводите exit-интервью для выявления частых жалоб увольняющихся сотрудников и оптимизируйте бизнес-процессы, чтобы предотвратить уход ценных сотрудников.
Сотрудники, усиливающие компанию
Такие сотрудники являются опорой для компании, потенциальными лояльными лидерами по развитию и содействию достижения целей.
Нужно детально оценить уровень компетенций и полномочий этих сотрудников, понять, как они усиливают руководителя и компанию, оценить их процент выполнения KPI, уровень eNPS и возможность стать наставниками (для сотрудников из второго списка либо для новых сотрудников). Так вы поймете, кто для вас идеальные сотрудники, что они ценят в компании, и сможете нанимать новых сотрудников по их прототипу.
Важно провести диагностику бизнес-процессов, чтобы знать процессы на каждом этапе, на каждом уровне коммуникаций, понимать, зачем они нужны, где могут возникнуть риски и дублирующие процессы, выявить отсутствие контроля или сложные системы контроля.
Рекомендации
Выстроите систему бизнес-процессов под каждый отдел и должность, закрепите в соответствующих регламентах все стандарты работы, внесите их в должностную инструкцию, привязывайте к KPI, отслеживайте в CRM и периодически оптимизируйте. Это позволит минимизировать ошибки, усовершенствовать систему адаптации сотрудников, исключить рутину и автоматизировать некоторые процессы, даст возможность аналитики и прозрачного планирования стратегических шагов, масштабирования.
Регламенты обычно пишут руководители отделов, далее их в единый бизнес-процесс упаковывает либо HR, либо операционный директор.
Вывод
Для достижения целей компании нужна эффективная команда, уверенный руководитель, четкие бизнес-процессы, правильно поставленные цели и наличие ресурсов на их выполнение.
При таком подходе нет текучести персонала, потому что каждый сотрудник вовлечен в процессы. Руководитель может опереться на такую команду, выйти из операционки и заниматься более масштабными целями, настроив комфортное для себя управление бизнесом.
Татьяна Порохина, HR-бизнес-партнер по масштабированию компаний, executive coach по личной эффективности, CEO консалтингового HR-агентства HR-balance.ru.
