Что такое эффективное управление?

Эпидемия недоуправления

Ежедневную работу большинства начальников можно сравнить с «тушением пожаров»: как только извергается вулкан проблем, все сотрудники под чутким руководством менеджеров стараются быстро их решить. А в этом время простаивают все остальные не менее важные дела — до того момента, пока не произойдет очередной «взрыв» и «пожар». И тогда операция по устранению последствий запускается снова. Можно ли разорвать этот порочный круг? Конечно. Если отказаться от управления на автопилоте.    

Брюс Тулган, автор книги «Все начальники делают это», считает, что большинство «пожаров» можно предотвратить, если следовать основополагающим принципам эффективного управления. При этом он смело критикует менеджеров, настаивая на том, что большинство из них забыли даже об элементарных принципах управления. Начинать, по его мнению, нужно с выстраивания содержательного диалога с каждым сотрудником, который находится в подчинении. Такой подход позволит держать ситуацию под контролем и отслеживать все изменения в компании.

Казалось бы, все понятно, но управлять современной рабочей средой не так уж и просто. Управленцам все чаще приходится иметь дело с неоднородными коллективами (отсюда вопросы об эффективной системе вознаграждения, удержания и мотивации сотрудников), работать в контексте постоянных изменений и ограниченности ресурсов. Кроме того, им постоянно нужно взаимодействовать с командами, состоящими из людей с разным отношением к работе. Как в таких условиях управлять эффективно?

Три задачи менеджера и их решения

В своей книге Брюс Тулган приводит 27 задач менеджера и приводит по каждой из них подробный сценарий действий. Остановимся на трех наиболее распространенных задачах и проследим методику автора, в основе которой лежит содержательный диалог с сотрудником, направленный на устранение имеющихся недостатков в работе.   

1. Что делать, если сотрудник не справляется с решением проблем?

Большинство ошибок в компаниях совершается потому, что сотрудникам никто не рассказывает об удачных решениях, которые уже применялись в прошлом. Такие решения могут быть задокументированы как стандартные операционные процедуры и распространены по всей организации, чтобы сотрудники при необходимости могли спокойно ими пользоваться. Речь идет о так называемых контрольных списках.

Чтобы разработать контрольные списки, нужно, по мнению Брюса Тулгана, составить список повторяющихся проблем, описать пошаговый метод решения каждой проблемы, переработать стандартные операционные процедуры в удобные вспомогательные инструменты и сделать так, чтобы вся команда помнила о них.

Имея в руках конкретные инструменты для решения проблем, руководители могут использовать их в тренингах для персонала. При этом нужно помнить о том, что эти инструменты должны все время актуализироваться, то есть изменяться и совершенствоваться.

2. Как повысить производительность сотрудника?

Некоторые сотрудники работают медленно, потому что боятся ошибиться или упустить важные детали. Задача менеджера в данном случае — научить подчиненного работать не только качественно, но и быстро.

Нужно составить вместе с сотрудником хронометраж каждой операции, которая буксует. Для этого:

• Разбейте каждую задачу на этапы, а этапы — на действия и шаги. Проследите длительность каждого действия, сложите время. 
• Посмотрите, сколько времени должно уходить на выполнение каждой задачи. Таким образом, вы составите «временной бюджет» для каждой задачи и для каждого действия и этапа в частности.
• Определив расхождения во времени, выявите, где скрываются возможности для ускорения.
• Выберите одно конкретное действие, пусть сотрудник шаг за шагом постарается преодолеть расхождения во времени.

«Одно из главных преимуществ хронометрирования каждой операции, задачи и проекта заключается в том, что это дает вам возможность в мельчайших деталях увидеть не только то, что делают сотрудники, но и как они это делают, — предупреждает Брюс Тулган. – Вы как менеджер многое узнаете о подчиненных и их работе».

В процессе выполнения той или иной операции обращайте внимание на то, все ли действия сотрудника правильны, не выполняет ли он ненужных задач, не сталкивается ли он с какими-то не выявленными препятствиями.

3. Как повысить качество работы сотрудника?

Как правило, причина множества ошибок кроется в недостаточном уровне подготовки сотрудника. В этом случае понятно, что нужно делать — доучить сотрудников, устранить пробелы в знаниях с помощью тренингов и обучающих программ. Но нередко встречаются и компетентные специалисты, допускающие ошибки. Тогда необходимо дать сотруднику корректирующую обратную связь и помочь определить слабые места в работе. Отталкиваться в данном случае нужно от фактических данных по эффективности.

Придерживайтесь следующего алгоритма действий:

• Проанализируйте результаты работы вместе с сотрудником. Разберитесь в показателях — на что указывает каждый из них?
• Понаблюдайте, как сотрудник выполняет операцию. Контролирует ли он процесс с помощью специальных инструментов (контрольного списка, например)?
• Проконтролируйте каждое действие в процессе работы и сравните их с лучшими вариантами. Выявите расхождения попробуйте их устранить. Для этого внесите каждый элемент в контрольный список и создайте для него небольшой перечень шагов.
• Следите за тем, чтобы сотрудник использовать контрольные списки. 

Данные книги

Брюс Тулган «Все начальники делают это», издательство «Манн, Иванов и Фербер», Москва, 2016