Пять советов по работе с первичными документами

Совет 1: Отмечайте факт ввода «первички» в базу данных

Ввели первичный документ в базу данных — поставьте на нем отметку. Укажите факт ввода, инициалы, дату или просто напишите «введено». Тогда никто не проведет операцию дважды и не получится так, что операцию забыли провести вовсе. Это особенно актуально в крупных организациях, где бухгалтерия состоит из нескольких сотрудников.

При правильном подходе к работе с «первичкой» вы минимизируете риски повторного ввода данных в базу или их утраты и последующего восстановления. Избежите ситуаций, когда контрагент сначала отказывается от счета-фактуры, а потом требует его и многих других.

Совет 2: Чаще сохраняйте базу данных

Постарайтесь как можно чаще сохранять свою компьютерную базу данных. Можно попросить системного администратора настроить регулярное сохранение информации в автоматическом режиме, например, ежедневно в ночное время. Это убережет вас от потери данных в самый неподходящий момент, и вам не придется судорожно восстанавливать все.

Совет 3: Прописывайте в договоре то, что вы не выдаете счет-фактуру

Если вы договорились со своим контрагентом о том, что не выдаете ему счет-фактуру, впишите это в договор. Во-первых, это требование НК РФ. Во-вторых, бывают ситуации, когда изначально контрагенту счет-фактура не нужен, а потом обстоятельства меняются, и документ становится нужен. За невыдачу счета-фактуры штрафа нет. Однако согласно ст. 126 НК РФ есть ответственность за отсутствие документа, который должен быть, или за непредставление информации, которую налогоплательщик должен предоставить в налоговую инспекцию.

Совет 4: Организуйте сбор «первички» на строительных объектах

Когда нет централизованной схемы сбора документов на стройке, бухгалтеру сложно получить их все в оптимальный срок. Накладная может попасть, например, к прорабу, который положит ее в карман и забудет или потеряет. Минимизируйте подобные риски. Найдите кого-то ответственного, кто в курсе всех дел на стройке. Договоритесь с ним о том, что он будет складывать «первичку» в специальную папку или ящик для документов. Пусть раз в неделю собирает накопленное и привозит в бухгалтерию.

Совет 5: Требуйте, чтобы в договоре был прописан перечень всей необходимой вам «первички»

Укажите в договоре с контрагентом все документы, которые вам необходимы вместе с товаром, включая сертификаты, лицензии, экспертные заключения и т.д. При непредставлении хотя бы одного из этих документов договор считается не выполненным, в связи с невозможностью использования предмета договора. Можно также указать штраф для контрагента за непредставление сопровождающих документов.

Так вы сможете избежать неприятных ситуаций. Допустим, к вам поступило оборудование, на котором невозможно работать без сертификата. Сертификата нет в поставке — работать на оборудовании вы не можете. Но и оштрафовать вашего контрагента не за что, так как в договоре нигде не указано, что вместе с товаром он должен предоставить сертификат. В этом случае можно обратиться в суд, и, скорее всего, он встанет на вашу сторону. Но это неоправданные трудозатраты.

Узнайте больше о первичных документах в бухгалтерском и налоговом учете.

Подробнее