5 ошибок в тайм-менеджменте, которые вы совершаете

26 июля

Ворох деловых бумаг на столе и бесконечное количество времени, затрачиваемое на проверку электронной почты, — это только две преграды из огромного множества, которые стоят на пути к успеху. Как тратить время эффективно и все успевать?  

Чтобы справиться со всеми делами, мы пытаемся придерживаться планов и расписаний, но порой, несмотря на все прилагаемые усилия, проблемы и задачи накрывают нас с головой. Списки дел становятся все длиннее, и кажется, что время течет сквозь пальцы.

Исследование онлайн-сервиса по контролю рабочего времени Toggl выявило следующие пять ошибок, которые стоят нам драгоценного времени.

1. Отсутствие приоритетов в задачах

Списки текущих дел помогают эффективно распоряжаться временем, но отсутствие приоритетов часто приводит к тому, что самые важные задачи ускользают из поля зрения. «Если у вас нет цели, вы просто мечетесь от одного задания к другому», — предупреждает бизнес-тренер по продуктивности Кимберли Мэдлок. Отсутствие приоритетов может быть следствием хаоса на вашем рабочем месте, признаком неблагоприятной рабочей обстановки или же завышенных ожиданий.

Не задавайтесь вопросом «Что я хочу сделать?», спрашивайте себя «Над чем мне нужно поработать?»

Алари Ахо, CEO сервиса Toggl, отмечает, что большинство людей, работающих в команде, чувствуют определенное давление: они обязаны делать то, что их просят коллеги или начальство, поэтому не могут самостоятельно расставлять приоритеты в текущих делах. Планируя день, неделю или даже месяц, спрашивайте себя о самых важных задачах. Не задавайтесь вопросом «Что я хочу сделать?», спрашивайте себя «Над чем мне нужно поработать?».

«Часто важная задача, то, над чем действительно необходимо хорошо подумать, становится проблемой, которая вызывает прокрастинацию, поскольку задача требует силы духа и фокусировки», — говорит Кимберли Мэдлок. Поэтому нам гораздо приятнее делать небольшие пятиминутные задания в течение дня, а не сосредотачиваться на заданиях, подразумевающих большие усилия и внимание, даже если их выполнение будет подобно сдвигу глыбы.   

2. Недооценка необходимых усилий

Даже успешные люди часто наступают на эти грабли. Они думают, что так или иная задача займет всего пять минут, а в конечном счете тратят на нее час. В такую ловушку чаще всего попадают трудоголики и перфекционисты, которые не хотят упускать возможность что-либо сделать или улучшить, при этом не считая, сколько времени это может занять. Чтобы избежать этой ошибки в тайм-менеджменте, Мэдлок рекомендует фиксировать приблизительное количество времени, которое отнимет каждая задача в текущем списке дел. 

Если выполнение задачи оценивается в 25-30 минут, она обязательно должна быть зафиксирована в календаре. При этом необходимо удваивать количество времени, которое, по вашем мнению, потребуется.

Перед началом рабочего дня потратьте 10 минут на расписание. Потому что каждые 10 минут, которые вы тратите на планирование, на самом деле спасает часы, уверен Алари Ахо. Но не стоит устанавливать слишком жесткие рамки — оставьте немного времени для срочных задач.

3. Управление отвлекающими факторами

Такое поведение — триггер для прокрастинации. Больше всего нас отвлекают электронная почта и социальные сети. Для решения этой проблемы Кимберли Мэдлок советует отключать почтовые уведомления в те моменты, когда вы пытаетесь сфокусироваться на определенной задаче, или хотя бы настроить уведомления таким образом, чтобы они приходили, например, раз в час.

«Постоянно проверяя почту, вы часто отвечаете на письма моментально, даже не читая внимательно их содержание, — говорит Мэдлок. – В результате еще больше времени уходит на извинения и пояснения».

Чтобы навести порядок в голове, нужно прежде всего разобраться с беспорядком на рабочем столе. Горы бумаг притягивают ваше внимание на протяжении всего дня, они постоянно напоминают о том, чего вы еще не сделали. В конце дня убирайте те бумаги, которых на столе быть не должно.

4. Мнение о том, что контроль времени — это лишняя трата времени

Единственные два способа найти больше времени — это избавиться от каких-либо дел или что-то упростить. Поэтому до тех пор, пока вы не начнете следить за временем, вы не узнаете, от чего вы можете избавиться и что вы можете оптимизировать. И хотя внесение в блокнот каждой задачи, которую вы решаете в течение дня, может показаться лишней тратой времени, на самом деле именно этот метод позволит вскрыть ошибки, которые вы совершаете в тайм-менеджменте.

Если в течение одной или двух недель вы будете отслеживать, чем вы занимаетесь, это поможет вам понять, что мешает вам работать эффективнее. Возможно, вы постоянно прерываетесь на телефонные звонки или коллеги постоянно стучат в вашу дверь? Вы надолго засиживаетесь в интернете или слишком часто проверяете почту? Цифры не лгут. Посмотрев и проанализировав свои записи, вы поймете, как можно лучше выстроить свою работы.

5. Выполнение нескольких дел одновременно

Такого явления, как мультизадачность, на самом деле не существует.  То, что мы называем этим словом, является не чем иным, как перераспределением задач, и это очень вредит работе нашего мозга. «Мозг предназначен для того, чтобы думать, а не управлять списками дел», — высказывает свое мнение Кимберли Мэдлок. Сосредоточенность на одном деле подразумевает, что вы следите за временем и сфокусированы на конкретной задаче. Повторяйте, как мантру, фразы вроде «сейчас я готовлю презентацию» — это поможет вам дольше оставаться сконцентрированными и не переключаться на другие задачи.  

Автор: Лиза Эванс

По материалам Fastcompany.com


Поделиться
Не пропусти новые публикации

Подписывайтесь, и мы будем один раз в неделю присылать полезные бизнес-советы, аналитические статьи, истории успеха и провала, интервью, а также мнения экспертов на острые темы

Подписаться
1053 просмотра
В избранное
Комментарии Написать свой
Спасибо за ваше мнение!

Читайте также

Загрузить еще
loader
Спасибо за подписку.

Заполните, пожалуйста, все поля.

Предложение, замечание, просьба или вопрос.