Командировка на автомобиле в 2025: оформление, налоги, компенсации

Для проезда в командировку может использоваться машина организации или сотрудника, которому выплачивается арендная плата или компенсация за использование личного имущества в интересах работодателя. Какие документы необходимы для оформления командировки? Какими налогами и взносами облагаются выплаты?

Илья Антоненко Аттестованный налоговый консультант ИПБ России

В этой статье:

Как оформить командировку на служебном или личном автомобиле
Налогообложение расходов при направлении сотрудника в командировку на машине

Как оформить командировку на служебном или личном автомобиле

В таблице представлен перечень необходимых документов в зависимости от того, как сотрудник едет в командировку: на автомобиле работодателя или на собственном автомобиле, получает арендную плату или компенсацию за использование своего транспортного средства.

Необходимые документы	Проезд на автомобиле
	сотрудника		работодателя
	аренда	компенсация за использование
Договор аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 и 643 ГК РФ)	+	-	-
Акт приемки-передачи имущества в аренду (письмо Минфина России от 15.06.2015 № 03-07-11/34410)	+	-	-
Документ, подтверждающий право собственности работника на автомобиль, например копия ПТС (ст. 608 ГК РФ; Письмо Минфина РФ от 27.06.2013 № 03-04-05/24421; Письмо ФНС РФ от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@)	+ *	+	-
Дополнительное соглашение к трудовому договору или отдельное соглашение об использовании автомобиля работника в интересах работодателя с установлением размера компенсации за использование такого имущества (ст. 188 ТК РФ)	-	+	-
Приказ о направлении работника в командировку на арендованном, личном или принадлежащем работодателю автотранспорте (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 — далее Положение)	+	+	+
Служебная записка и/или иной документ, который подтверждает фактический срок пребывания в командировке, например командировочное удостоверение с отметками принимающей стороны (организации или должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту (из места) командирования (п. 7 Положения)	+	+	+
Авансовый отчет с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими расходы на проезд в ходе командировки: чеками на ГСМ и т.п. (п. 26 Положения)	+	+	+
Путевой лист, содержащий информацию о маршруте следования в ходе командировки и о количестве израсходованных ГСМ (Письмо Минфина РФ от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406; Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015 по делу № А40-108772/14)	+	+	+

Примечание. *В качестве подтверждающего документа может использоваться письменное разрешение собственника автомобиля на предоставление его имущества в аренду работником.

Налогообложение расходов при направлении сотрудника в командировку на машине

Налог на прибыль

Можно в полном размере учесть в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией, следующие (пп. 11–12 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина РФ от 20.04.2015 № 03-03-06/22368; п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):

арендную плату за автомобиль работника;
расходы на проезд (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно на автомобиле работодателя или на арендованном у сотрудника автомобиле;
компенсацию за само использование (износ) автомобиля работника, использованного в ходе командировки.

Что касается компенсации расходов, связанных с проездом в командировку на автомобиле работника, прежде всего ГСМ, то, по мнению налоговиков, в размер компенсации, установленный п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, включено в том числе и возмещение рассматриваемых расходов (Письма Минфина РФ от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239, ФНС от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199). Иной подход, скорее всего, предстоит отстаивать в суде с неочевидным исходом, так как известные нам судебные решения по данному вопросу — в пользу налоговиков (например, Определение ВАС РФ от 29.01.2009 № ВАС-495/09 по делу № А07-1341/2008).

НДФЛ

Арендная плата за автомобиль работника облагается НДФЛ при ее выплате у арендодателя — налогового агента на общих основаниях (пп. 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 226 НК РФ).

Не облагается НДФЛ в полном объеме компенсация документально подтвержденных расходов (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно, а также компенсация за само использование (износ) автомобиля работника (п. 3 ст. 217 НК РФ; Письмо Минфина РФ от 27.02.2013 № 03-04-06/5600). Однако если работник не подтвердит документально право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию НДФЛ (Письмо Минфина РФ от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228). Иную позицию можно отстоять в суде, так как практика развивается в пользу налогоплательщиков (например, Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013).

Реклама 16+

Рассчитать командировочные и отпускные за 3 минуты

Страховые взносы

Страховыми взносами в полном объеме не облагается (п. 4 ст. 420, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ):

арендная плата за автомобиль работника;
компенсация документально подтвержденных расходов (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно;
компенсация за само использование (износ) автомобиля работника.

При расчете суммы компенсации целесообразно учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации на это имущество (п. 2 Письма ПФ РФ от 29.09.2010 № 30-21/10260).

Если работник не может документально подтвердить право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию страховые взносы (Письмо Минтруда РФ от 13.11.2015 № 17-3/В-542). Иную позицию можно отстоять в суде, так как имеются судебные решения в пользу плательщиков страховых взносов (например, Определение Верховного Суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2014).

Наглядно налогообложение расходов при направлении сотрудника в командировку на машине представлено в таблице.

Тип расходов	Налог на прибыль	НДФЛ	Страховые взносы
Арендная плата за автомобиль работника по договору аренды без экипажа	Полностью учитывается в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией	Облагается (при выплате у налогового агента)	Не облагается
Компенсация документально подтвержденных расходов на проезд (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно на автомобиле работодателя или на арендованном автомобиле		Не облагается
Компенсация за само использование (износ) автомобиля работника в ходе командировки, а также компенсация документально подтвержденных расходов на проезд* (ГСМ и т.п.) в командировку на автомобиле работника по дополнительному или отдельному соглашению к трудовому договору и выплате соответствующей компенсации за использование такого имущества	Учитывается в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92	Не облагается**