Как избежать неплатежей в работе с контрагентами

С высокой долей вероятности в числе ваших контрагентов оказались те, которые работают в наиболее пострадавших от карантинных мер отраслях: рестораны, отели, туристические агентства, торговые центры и многие другие. А значит изменилась работа с дебиторской задолженностью.

Сегодняшний кризис поставил перед многими предприятиями острый вопрос: что делать, чтобы гарантированно получить свои деньги назад и в то же время окончательно «не заморозить» деятельность бизнеса и денежные потоки? Ведь несмотря на сложности, компаниям всегда нужно выполнять обязательства по выплате зарплаты, уплате налогов. И если денег не будет, то обязательства придется нарушать, что чревато последствиями.

Помимо решения проблем со старыми контрагентами нужно также определить, как выстраивать отношения с новыми в контексте новой реальности. Важно, чтобы к этому направлению работы имели отношение не только финансовый отдел и юристы, но и отдел продаж, который непосредственно общается с клиентами.     

Важные изменения в работе с дебиторской задолженностью

Многие компании из наиболее пострадавших отраслей фактически перестали работать — у них нет клиентов и, соответственно, приостановлены денежные потоки. И даже те, кто не закрылся, почувствовали существенное падение продаж. Большинство потребителей сидят дома и стараются экономить.

Именно сейчас, по мнению Екатерины Астаховой, финансового директора АО «Русская рыбная компания» и ведущей вебинара «Пандемия COVID‑19: как избежать кризиса неплатежей», важно наметить основные направления работы с дебиторской задолженностью. А именно:

1. Внимательно отслеживать уровень дебиторки

Отдел планирования или финансовый департамент должен иметь представление о плане продаж с учетом всех введенных ограничений. Апрель оказался для бизнеса тяжелым месяцем. И скорее всего многие компании уже тогда сделали определенные прогнозы: на сколько упадут продажи и на сколько изменится уровень дебиторской задолженности. Уже сегодня нужно понимать, что было до карантина, что происходит сейчас и что будет после.

Очевидно, что контрагенты условно разделились на три группы:

• те, которые в силу обстоятельств вынуждены были остановить деятельность (они вряд ли заплатят);
• те, которые с трудом продолжают работать (платят тяжело);
• те, которые продолжают работать в обычном режиме (платят стабильно).

Ключевая задача бизнеса состоит в том, чтобы смоделировать план того, как вы будете строить денежный поток исходя из сжатых продаж. Возможно, придется на чем-то экономить, где-то урезать затраты, на что-то брать кредиты.

2. Провести разбор и анализ дебиторской задолженности

Необходимо осуществить ранжирование всех контрагентов на тех, кто закрылся, и тех, кто продолжает работать и приносить денежный поток. Среди последних нужно выделить тех, у кого просроченная дебиторская задолженность, и тех, кто с текущей дебиторкой.

Этот разбор поможет понять, на какие суммы денег вы можете рассчитывать.  

Приоритет в обслуживании клиентов сейчас нужно отдавать тем, кто приносит денежный поток. По отношению к ним важно демонстрировать максимальную лояльность.

3. Изменить (смягчить или, наоборот, усилить) часть мер, которые применялись ранее в связи с дебиторкой

• К таким мерам, например, относится контроль за правильностью и своевременностью отражения данных по реализации товаров, за оформлением документов и предоставлением подписанных документов со стороны контрагента.

Это направление можно усилить. В связи со снижением денежного потока у бухгалтеров высвободилось время, которое можно направить на сплошную проверку контрагентов.

Такая проверка полезна для того, чтобы потом, когда закончится карантин и настанет время конкретной работы с дебиторской задолженностью, долгами и безнадежными долгами, ваши специалисты могли оперативно передать документы юристам. Юристы в свою очередь начнут через суд взыскивать дебиторку. Если все предусмотреть заранее и тщательно, без ошибок, подготовить документы, то задержек не возникнет.

• Оперативный контроль за уровнем дебиторской задолженности и просроченной дебиторской задолженности. Помимо этого –установление кредитных лимитов и разрешение отгрузок сверх лимитов.

Этот блок мер используется так же, как и раньше, при этом важно усилить оперативный контроль за уровнем дебиторки и просроченной дебиторки.

Так, если до пандемии комитет по дебиторской задолженности собирался раз в две недели, то сейчас это можно делать чаще. Более того, в заочном режиме можно и нужно отслеживать уровень дебиторки, просроченной дебиторки, возврата просроченной дебиторки, с определенной периодичностью готовить гарантийные письма.  

Чего лучше не делать

• Применять к контрагенту санкции, предусмотренные договором, в случае наличия просроченной дебиторской задолженности.

Эта мера сейчас неэффективна. Наоборот, нужно показывать лояльность к контрагенту. Исключение составляют совсем безнадежные ситуации.

• Организовывать мероприятия по взысканию просроченной дебиторки.

Тратить ресурсы на взыскание сейчас бесполезно — суды не работают, у контрагентов паническое настроение. Пока нужно собирать бумаги для дальнейшей работы с дебиторкой.

• Своевременно реагировать на увеличение уровня просроченной дебиторки и потребности в привлечении дополнительных денежных средств (наличие возможности быстрого привлечения дополнительного финансирования, инструментов влияния на ограничение текущих оплат поставщикам).

В текущей ситуации вряд ли стоит ждать увеличения уровня дебиторки из-за продаж. Поэтому отслеживать этот показатель не имеет смысла. Раздувать кредитные обязательства в текущих условиях очень непродуктивно. Не стоит увеличивать процентные платежи, если и так с денежными потоками у всех сложности.

Форс-мажор и дебиторка  

Многие бизнесы сегодня столкнулись с тем, что арендодатели не хотят признавать происходящее форс-мажором, а потому не приостанавливают платежи по аренде.

Некоторые прояснения по поводу текущего кризиса дает проект Разъяснений по вопросам применения законодательных изменений и иных мер по противодействию распространению COVID-19. В частности, документ объясняет, как фиксируется форс-мажор, когда он наступает, как должен вести себя должник, как можно взыскать деньги. Есть поправка, что в случае если должник доказывает, что его бизнес имеет отношение к пострадавшей отрасли, то он по своим обязательствам заплатить все равно обязан (то есть вернуть дебиторскую задолженность), но пени, штрафы и прочие неустойки может не платить.

Поэтому Екатерина Астахова считает, что при наличии у контрагента просроченной дебиторки не стоит тратить время на применение к нему санкций, предусмотренных договором. Вполне возможно, что вы проиграете, так как ситуацию признают форс-мажором.   

Пока остается ждать официального документа, в котором будет подтверждено, что пандемия — это и есть форс-мажор.

Как получить свои деньги обратно

Нужно взять за правило следующий алгоритм:

1. Сформируйте список просроченной дебиторки и классифицируйте его

Один список будет условно называться «Просроченная дебиторка закрытых на время карантинных мер бизнесов».

От контрагентов из этого списка нужно потребовать гарантийные письма. Попросите юристов своей компании подготовить форму таких писем, обязательно пропишите все те реквизиты, которые вам необходимы, чтобы в дальнейшем спокойно использовать эти бумаги в суде.

Подготовка писем не отменяет необходимость направления контрагентам претензий о возникновении просроченной дебиторки.  

Таким образом, вы действуете по следующей схеме:

• пишете претензию;
• просите контрагента написать гарантийное письмо (проговариваете, ему, что понимаете ситуацию, а потому не начисляете пеню, но вам нужно правильно оформленное гарантийное письмо от контрагента).

Пакет документов должен состоять из претензии, гарантийки и документов по последним отгрузкам (проверьте, чтобы в них стояли все необходимые подписи).

Анализ финансового состояния по данным бухотчетности, сведения о банкротстве, заблокированные счета, арбитражные дела и другая информация о контрагенте.

Проверить контрагента

Второй список — это «Просроченная дебиторка компаний из других отраслей». Важно выявить компании, которые, пользуясь кризисной ситуацией, решили не платить. Вполне вероятно, что они продолжают работать и отгружать продукцию, но при этом начинают придерживать платежи без объяснения причин. По таким контрагентам вы можете начислять пеню. Далее вы подаете претензию и взыскиваете долги, если видите, что нет причин для задержки денег. Просто так не исполнять обязательства нельзя.

Если же контрагент сам обращается к вам с просьбой о реструктуризации долгов и увеличении отсрочки, то можно пойти ему навстречу и проявить лояльность.

2. Проводите регулярный мониторинг уровня дебиторки и просроченной дебиторки  

В этом случае нужно чаще отслеживать состояние клиента и ситуацию с взаиморасчетами.

3. Оказывайте помощь отделу продаж

Если нет объективно жестких нарушений ваших требований со стороны контрагентов, которые хотят получить отсрочку, проявите лояльность. Иногда видно, что клиент старается платить. При этом вы знаете, что он надежный и с ним сложились хорошие деловые отношения.

Сотрудники из отдела продаж должны знать, как мониторить клиента, что нужно всегда быть на связи, помогать с оформлением документов, гарантийных писем, нестандартных оплат, к которым может прибегать контрагент.

В таких ситуациях важна слаженная работа отдела продаж с финансистами и юристами. Главное — чтобы все вопросы решались быстро и слаженно.  

Отдел продаж должен понимать, что вопрос с возвратом дебиторской задолженности нельзя оставлять в стороне. Важно, чтобы клиент помнил о своем долге. Для этого специалисты по продажам могут звонить тем, кто приостановил деятельность и должен вашей компании деньги. Во время таких прозвонов важно узнавать текущее состояние клиента: что происходит с его бизнесом, функционирует ли он, какие антикризисные меры принимаются, кому клиент платит, а кому — нет.

Если во время таких разговор вы чувствуете, что клиент с трудом отвечает на вопросы, надо готовить претензию, гарантийное письмо и, возможно, начислять пени, если становится ясно, что клиент нелояльный.

Лояльным клиентам можно предлагать скидки за объемы. Даже можно взять на вооружение вариант со скидками в случае оплаты дебиторки вперед.  

Можно также предлагать реструктуризацию долгов. Интересуйтесь, как контрагент может начать платить (возможно, это будут небольшие суммы). Нужно предлагать ему разные способы поддержки.  

В то же время нельзя забывать о том, что все договоренности должны быть правильно оформлены документально.

Появляются новые контрагенты — как с ними работать?

Сейчас, когда происходят сбои в работе нотариусов и невозможно должным образом заверить документы, так как многие компании перешли на удаленку, важно тщательно проверять копии и просить у клиента несколько видов документов для сверки подписи исполнительного органа или уполномоченного лица.

Такая предусмотрительность защитит вашу компанию от мошеннических действий.

Кроме того, рекомендуется усиленно проверять правоспособность, дееспособность исполнительного органа. Этой работой должна заниматься служба безопасности.

Если есть подозрение на то, что исполнительный орган может быть дисквалифицирован, над компанией нависли крупные судебные дела, есть административные правонарушения или по контрагенту усилена работа службы судебных приставов, то это серьезный повод не предоставлять отсрочку по платежам и проверять благонадежность клиента путем совершения нескольких предоплат.