Среднесписочная численность работников — отчет, который предприятия сдают сразу в несколько контролирующих органов: ФСС, ФНС, ПФР и Росстат. О том, как легко и быстро подготовить стандартную форму отчетности или сформировать подробную выборку по месяцам в программе Контур-Персонал, рассказывает наш эксперт Алина Галиулина.
Вместо предисловия
В журнале «Я Кадровик» мы уже рассказывали об общих требованиях к расчету СЧ и ССЧ (статья «Среднесписочная численность: на первый-второй рассчитайся») и о правилах работы со списочной численностью в программе Контур-Персонал («Считаем численность в программе Контур-Персонал»). В этой статье речь пойдет о подготовке данных по среднесписочной численности с помощью программного продукта компании СКБ Контур.
Режимы и графики работы
Напомню, что среднесписочная численность работников — это суммарное количество работников предприятия за определенный отрезок времени. Таким периодом может быть год, квартал, полугодие или месяц.
В вычислении ССЧ большую роль играет установленный на предприятии график работы. Для тех, кто работает на полную ставку, алгоритм прост: количество фактически отработанных дней делится на количество дней в каждом конкретном месяце, результаты по сотрудникам суммируются.
Что делать с теми, кто работает неполный рабочий день, посменно, на 0,5 ставки и пр.? Расчет среднесписочной численности по таким сотрудникам ведется относительно установленного на предприятии основного графика работы.
В программе Контур-Персонал графики с указанием продолжительности смены, частоты смен, сокращений в предпраздничные дни можно прописать в меню Справочники / Графики работы. Вы можете составить человеку любой график, но обязательно проверьте себя: он должен соответствовать нормам производственного календаря, который ежегодно публикует Минтруд РФ.
Если у кого-то выставлен неверный график работы, изменить его в программе можно и нужно через приказ о внесении изменений в условия трудового договора. Не забудьте указать в программе, какой именно график у вас принят за основной, от этого зависит, насколько корректно программа сделает расчеты.
Расчет среднесписочной численности
Найти форму расчета списочной численности работников организации можно в меню Текущая работа / Отчеты. В папке «Численность» в общем перечне есть два отчета: «Списочная и среднесписочная численность» и «Среднесписочная численность по месяцам». В программе Контур-Персонал они оба реализованы в полной мере. Специалисту не придется вести подсчет по сотрудникам вручную, чтобы получить необходимый срез данных, надо лишь правильно настроить систему.
Чтобы сформировать отчет по ССЧ, дважды щелкните мышкой по соответствующему пункту меню. Обратите внимание: дата отчета проставляется в программе автоматически.
В появившемся окне параметров выберите вид работы сотрудника (основная или по совместительству) и вид совместительства (внешнее или внутреннее). Настраивать параметры следует исходя из того, для кого вы готовите отчет: ФНС, Росстат, ФСС или ПФР. О разнице подсчетов для разных контролирующих органов мы подробно писали в статье «Среднесписочная численность: на первый-второй рассчитайся».
После того как вы настроите все нужные параметры, программа автоматически создаст отчет и предложит печатную форму.
Расчет по месяцам
Для определения среднесписочной численности по месяцам в программе предусмотрена отдельная форма расчета. В меню Текущая работа / Отчеты выберите нужный пункт, и по двойному щелчку на рабочем столе откроется окно параметров. Настройка ведется по аналогии с отчетом «Списочная и среднесписочная численность», однако печатная форма выглядит несколько иначе.
Сводная статистика
Иногда для работы специалисту-кадровику или бухгалтеру не нужен полноценный отчет, но может потребоваться статистическая информация по среднесписочной численности сотрудников предприятия. Подготовить ее можно, воспользовавшись представлением «Персонал (работающие в периоде)» в меню «Организация».
Обязательно укажите период, за который вы хотите получить выборку. Обратите внимание, в рабочем окне есть еще одна дата — та, на которую формируются данные. Это позволяет отследить разницу: если человек в отчетный период работал, а сейчас уже уволен, программа это покажет.
Таблица содержит фамилию-имя-отчество сотрудника, подразделение и должность, даты начала и конца работы, ставку и график работы, а также два столбца с результатами автоматического подсчета СЧ и ССЧ по каждому сотруднику. Чтобы увидеть общий показатель ССЧ, можно в контекстном меню выбрать «Показать / Скрыть итоги» (клавиша F9), и внизу высветится суммарный результат.
Естественно, данные в столбцах по одному и тому же сотруднику будут различаться. В своде по списочной численности могут быть 1 или 0. Напоминаем: нуль в списочной численности появится у сотрудников, которые не включаются в подсчет данных по СЧ. Среднесписочная рассчитывается пропорционально отработанному времени, поэтому в таблице с данными у одного человека может быть результат 0,67, у другого — 0,13.
Округление
Неважно, с какой целью вы готовите расчет по среднесписочной численности, данные должны быть представлены целыми числами. Поэтому полученные результаты необходимо округлить. От того, в каком разрезе вам нужен отчет: по месяцам, по подразделениям, по категориям, — зависит этап, на котором происходит округление. В любом случае делать это следует только после того, как произведены все вычисления.
Впрочем, у пользователей Контур-Персонала нет необходимости производить все вычисления вручную. Программа ведет подсчеты автоматически. Вам нужно лишь правильно выставить настройки.
Читайте также:
