Локальные нормативные акты работодателя

Появление внутренних кадровых документов в той или иной мере обусловлено требованиями законодательства. Но Трудовой кодекс РФ не дает сколь-либо определенного их перечня или четкого набора требований. Попробуем разобраться, что такое локальный нормативный акт и чем он отличается от остальных кадровых документов.

Ирина Савельева Руководитель проектов по управлению персоналом в СКБ Контур

Основные признаки локальных нормативных актов

В определении понятия «локальные нормативные акты» (ЛНА) большую роль играет ст. 8 ТК РФ. В ней оговорено, что это документы, которые создает организация в рамках своих компетенций с опорой на нормы трудового законодательства.

Неоднократное применение. ЛНА рассчитаны на неоднократное применение для всех или нескольких работников. Это значит, что приказ об отпуске на конкретного работника, трудовой договор или график сменности нельзя рассматривать как ЛНА.

Подзаконный характер. ЛНА имеют подзаконный характер, конкретизируют нормы федерального законодательства, уточняют особенности работы у определенного работодателя или на определенной должности. Эти документы позволяют автоматизировать и унифицировать многие процессы в организации.

Не могут ухудшать положение работника. Важно помнить, что ЛНА не могут ухудшать положение работника в сравнении с нормами централизованного законодательства. Например, в правилах внутреннего трудового распорядка может быть предусмотрен увеличенный дополнительный отпуск определенным категориям работников, но ни в коем случае отпуск не может быть меньше установленного законом.

При этом локальные нормативные акты работодателя должны быть доведены до сведения работника под подпись.  А при использовании в компании ЭДО ознакомление возможно в системе, используемой компанией для взаимодействия посредством электронного документооборота. Если сотрудник не исполняет положений кадрового документа, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Организации в случае нарушений грозит административная ответственность.

Издавать и утверждать ЛНА могут и обязаны работодатели — юридические лица и индивидуальные предприниматели, если они не относятся к микропредприятиям. Микропредприятия вправе отказаться от утверждения всех или нескольких ЛНА согласно гл. 48.1 ТК РФ.

Реклама 16+

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

Основная проблема локальных нормативных актов

Как мы уже сказали, точного перечня локальных нормативных актов не существует, как нет и указаний на то, какие из них являются обязательными. В этом основная сложность работы с кадровыми документами.

Можно выделить условно обязательные. Это те, наличие которых прописано в Трудовом кодексе, их чаще всего и запрашивают надзорные органы при проверке. К таким ЛНА можно отнести правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ), положение об охране труда (раздел X ТК РФ).

Однако способов оформить требования трудового законодательства может быть несколько, отсюда и вариативность в списке документов. Например, в ТК РФ прописано требование обозначить основные трудовые функции при приеме человека на работу. Работодатель может сделать это двумя способами: вписать их в трудовой договор или ознакомить нового сотрудника с должностной инструкцией.

Кроме того, большое значение имеет и специфика деятельности предприятия или отдельных категорий его сотрудников: работа, требующая обязательного медосмотра, деятельность, связанная с коммерческой тайной, и пр. В такой ситуации определить, какие из документов являются обязательными для работодателя, а какие факультативными, очень сложно.

Список важных локальных нормативных актов

Ниже представлен список ЛНА, которыми должны/могут пользоваться работодатели для регулирования трудовых отношений с работником. Это общие документы, действие которых распространяется на весь коллектив или на некоторые категории работников:

1.  Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ).

2.  Положение о коммерческой тайне (Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ).

3.  Должностные инструкции (Письмо Роструда РФ от 09.08.2007 № 3042-6-0) — документ нужен, если трудовые функции не прописаны в трудовых договорах.

4.  Положение об оплате труда работников, положение о премировании и материальном стимулировании работников (раздел VI ТК РФ).

5.  Положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ).

6.  Положение об охране труда (раздел X ТК РФ).

7.  Инструкции по электробезопасности, пожарной безопасности и охране труда (раздел X ТК РФ).

8.  Штатное расписание (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

9.  График отпусков (ст. 123 ТК РФ, Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) — точки зрения на этот документ расходятся, чуть ниже мы поясним ситуацию.

Обратите внимание, должностные инструкции долгое время составлялись на основе ЕТКС. Продолжается процесс утверждения профессиональных стандартов. Для определенных профессий они уже являются обязательными. В остальных случаях профстандарты могут стать хорошей основой для разработки должностных инструкций.

Перечень ЛНА может быть дополнен положениями об отпусках, командировках, об аттестации персонала и пр. в соответствии с потребностями работодателя.

Реклама 16+

Удобная работа с сотрудниками и кадровые документы в онлайн-бухгалтерии

Попробовать прямо сейчас

Широкое поле для трактовок ТК РФ оставляет и в отношении штатного расписания. Работодатель не обязан знакомить с ним работника, однако в Письме Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 говорится, что штатное расписание все же входит в группу ЛНА.

Та же ситуация складывается с графиком отпусков. В любом случае руководитель должен помнить, что это обязательные кадровые документы, их наличие обусловлено требованиями федерального законодательства.

Очень часто к ЛНА работодателя относят коллективный договор и отраслевые соглашения, меж тем гл. 7 ТК РФ прямо указывает на то, что они являются правовыми актами и регулируют социально-трудовые отношения.

Разработка и согласование локальных нормативных актов

ЛНА имеют определенный порядок оформления, который устанавливается внутренним приказом руководителя. В разработке актов могут принимать участие разные специалисты, включая руководителей профильных подразделений: вопросы оплаты труда курирует бухгалтер или экономист, правила внутреннего распорядка составляются при участии кадровика и пр.

После того как подробно прописаны все детали, документ должен быть согласован с другими структурными подразделениями. Свои замечания специалисты передают в письменной форме.

Трудовой кодекс утверждает правило согласовывать локальные акты еще и с профсоюзной организацией или с представительным органом работников (ст. 372 ТК РФ). В течение пяти дней их представители могут выдвинуть свои предложения в письменной форме. Но надо помнить, что эти формирования являются добровольными, на предприятии их может не быть. В таком случае документы руководитель утверждает самостоятельно.

Как правильно составить локальный нормативный акт

Трудовое законодательство не утверждает четких требований к тому, как следует оформлять ЛНА. В большей степени это зависит от содержания конкретного документа. Руководитель предприятия и специалист кадровой службы государственной организации может ориентироваться на Приказ Росархива от 11.04.2018 № 44.

Бланк ЛНА содержит:

• название организации согласно учредительным документам;

• наименование документа (положение, правила и пр.);

• номер документа, дата и место его утверждения либо документ, которым он был утвержден;

• виза согласования, если документ согласовывался с вышестоящими организациями;

• специальная отметка, если есть приложения к документу;

• виза утверждения руководителем;

• дата, когда документ вступает в силу, если она отличается от даты подписания и если это не прописано в документе, который утверждает ЛНА.

Порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами

Ст. 22 ТК РФ обязывает работодателя ознакомить под подпись и в ЭДО работников с ЛНА, связанными с их трудовой деятельностью. Большинство кадровых документов сотрудник изучает в момент принятия на работу (ст. 68 ТК РФ).

В ходе трудовой деятельности работник тоже знакомится с документами в тех случаях, когда:

• на предприятии утвержден новый локальный нормативный акт, касающийся непосредственно этого человека;

• изменившиеся условия труда работника требуют дополнительного урегулирования трудовых отношений.

Утвержденного порядка, как ознакомить персонал с ЛНА, нет. Работодатель может выбрать любой из вариантов:

• оформить отдельный журнал ознакомления работников с локальными документами;

• к каждому ЛНА в качестве приложения составить лист ознакомления;

• в качестве приложения к трудовому договору подготовить перечень ЛНА, с которыми знакомится сотрудник.

При этом появилась судебная практика, которая показывает, что просто лист ознакомления с ЛНА могут не принять. Важно суметь доказать, что сотрудник ознакомился с конкретным документом, за который расписался.

В Определении 7-го КСОЮ от 19.12.2023 N 88-21321/2023 уточняется, что предоставлять сотрудникам копии ЛНА, в частности положения об оплате труда, ПВТР, документов об изменениях штатного расписания, необязательно. Такие документы не связаны непосредственно с работой сотрудников. А с положением об оплате труда и ПВТР персонал достаточно ознакомить под подпись.

В части ЛНА работодателя в трудовом законодательстве множество неурегулированных моментов, тем сложнее задача специалиста кадровой службы. От того, насколько полно и правильно составлены документы, соблюдены все процедуры оформления, зависит решение многих спорных вопросов. Разработка локальной нормативной документации — это не только обязанность работодателя, но и его «страховка» от конфликтов с недобросовестными работниками.