Тем, кому предстоит работать с кассой впервые, стоит разобраться в нескольких терминах: что такое фискальный регистратор, оператор фискальных данных, рабочее место кассира и др.
C 2017 года смысл понятия «касса» расширился. Сравните:
| Было | Стало |
|---|---|
| Касса = Железная коробка с принтером, из которой выходят чеки | Касса = Железная коробка с принтером (фискальный регистратор) + Рабочее место кассира + Оператор фискальных данных |
Если разобрать современную кассу «по частям», то окажется, что она включает несколько важных составляющих.
Фискальный регистратор
Фискальный регистратор – это все та же привычная для многих коробочка, из которой вылезают чеки, только доработанная, а именно:
- блок ЭКЛЗ заменен на фискальный накопитель (ФН);
- в названии модели присутствует индекс: Ф;
- через шнурок или Wi-Fi подключается к интернету.
Каждый чек, выбитый на кассе, фискализуется в режиме онлайн-оператором фискальных данных (ОФД) и попадает в базу данных ФНС. Передается он туда через интернет, к которому должна быть подключена онлайн-касса.
В случае отсутствия соединения с интернетом более чем 30 дней, ФН в кассе блокируется и начнет свою работу автоматически только после подключения к сети и передачи всех данных за период отсутствия соединения.
Важно: если в течение 30 дней отсутствовал интернет и не было выбито ни одного чека, фискальный накопитель не блокируется.
Перечень онлайн-касс, разрешенных к использованию с 1 июля 2017 года, размещен на официальном сайте ФНС.
Некоторые умельцы продают онлайн-кассы без ФН. Приобрести их отдельно нельзя либо достаточно дорого. Связано это скорее всего с ограниченностью списка производителей. Полный перечень производителей, у которых можно попытаться приобрести ФН отдельно, размещен на официальном сайте налоговой службы.
Обратите внимание, что с 6 августа 2021 года все владельцы онлайн-касс обязаны начать переход на ФН нового образца ФН-М. Требование связано с появлением фискальных документов для продажи маркированного товара и необходимостью того, чтобы ФН и ОФД могли работать с ними.
Те, кто продает маркированный товар, помимо замены ФН придется изменить формат, по которому касса создает документы.
Оператор фискальных данных (ОФД)
Оператор фискальных данных (ОФД) – коммерческая организация, созданная с целью хранения и передачи кассовой информации (фискальных данных).
Данные операторы выступают в роли посредника между предпринимателем и налоговой службой. Список этих посредников достаточно ограничен, так как они должны выполнять определенные технические и информационные требования государства, в случае несоблюдения которых могут быть серьезно оштрафованы.
Подробный список ОФД представлен на официальном сайте ФНС. Чтобы подключиться к ОФД, необходимо:
- выбрать наиболее понравившегося (можно ориентироваться на список дополнительных услуг или сервисов);
- заключить с ним договор.
Для взаимодействия с ОФД и личным кабинетом налогоплательщика на сайте ФНС необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП), выданная на руководителя или лицо, имеющее право подписи. Такая подпись обычно входит в стартовый пакет подключения к ОФД. Для ее выпуска потребуется встреча с ОФД или удостоверяющим центром (УЦ), которому доверили ее выпуск.
Онлайн-касса, кассовая программа, отправка чеков в ФНС, регистрация кассы — комплект по цене кассы
После заключения договора и получения доступа в личный кабинет начинается основная работа по подключению кассовой техники и взаимодействия с сайтом ФНС (личным кабинетом налогоплательщика).
Рекомендуем хорошенько ознакомиться с перечнем дополнительных сервисов каждого оператора и выбрать наиболее оптимальные для себя.
Рабочее место кассира
Рабочее место кассира — это сторонняя программа (оболочка), упрощающая работу с кассой, номенклатурой, а также позволяющая производить глубокий анализ продаж через личный кабинет. Несмотря на большой выбор, все рабочие места кассира должны обладать обязательными функциями: печатать чеки с обязательным указанием номенклатуры, а также отправлять их по запросу на электронную почту или в виде SMS покупателю.
Но есть и важные отличия, о которых хочется предупредить заранее.
Сейчас на рынке замечается явное разделение на два типа рабочих мест:
1. Рабочие места, привязанные к технике, а также кассы от производителей (сразу с ПО) – данные рабочие места нельзя приобрести отдельно от комплекта техники, их производители привязывают покупателя и к «железкам», и к своему ПО, которое на текущий момент жестко ограничивает интеграцию со сторонними сервисами.
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
| готовы к работе комплекты онлайн-касс | отсутствие интеграции с товароучетным и бухгалтерским программным обеспечением |
| техподдержка «железа» и программы в одном окне | ограниченность в выборе и замене комплектующих |
| мобильность | дополнительные расходы за ПО и поддержку |
2. Рабочие места без привязки к технике – их можно использовать с различной аттестованной кассовой техникой, разрешенной ФНС, и они плотно интегрированы с различным товароучетным и бухгалтерским ПО.
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
| идут совместно с товароучетным и бухгалтерским ПО | нужно самостоятельно подбирать кассовый аппарат, печатающий чеки (фискальный регистратор) |
| несложно интегрируются | поддержка железа и ПО в разных местах |
| свобода выбора в «железках» | первичная настройка |
Покупать готовый комплект или выбирать из предложенных вариантов — это ваше право. Отметим лишь то, что предлагаемые функции рабочего места кассира очень полезны и зачастую сильно облегчают дальнейшую работу с информацией.
Преимущества Контур.Маркета: удобная работа на кассе, совместимость с ПО, печать ценников и штрихкодов и многое другое
Если вы хотите быть в тренде и иметь возможность работать/взаимодействовать со своей аудиторией, однозначно нужно использовать второй вариант.
Подводим итоги
Подключение онлайн-кассы — процесс несложный, но требующий некоторой сноровки.
Те, кто хочет попробовать сделать это самостоятельно, нужно пошагово следовать алгоритму:
Шаг 1. Определитесь с кассой с учетом потребностей и специфики вашего бизнеса.
Шаг 2. Заключите договор с ОФД и получите доступ в личный кабинет.
Шаг 3. Пройдите регистрацию кассовой техники (делается это онлайн, на сайте налоговой).
Шаг 4. Наслаждайтесь работой.
С 1 июля 2021 года перейти на онлайн-ККТ обязаны ИП без сотрудников, которые продают товар собственного производства, а также предприниматели, выполняющие работы и оказывающие услуги.
Список тех, кто может законно оставаться с наличкой, прописан в ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Павел Тимохин, руководитель управления бухгалтерского консалтинга «Фингуру»
