Трудовое законодательство определяет командировку как поездку сотрудника на определенный работодателем срок для выполнения трудовых функций вне своего рабочего места. Случаи, когда работа осуществляется в пути или в целом носит разъездной характер, не относятся к командировкам и регламентируются иными документами.
Положение о командировках необходимо для упорядочивания учета и документооборота в компании. С его помощью можно установить регламент решения вопросов, связанных с направлением сотрудников в служебные поездки. Четкое и правильно оформленное Положение может избавить работодателя от многих проблем, связанных с документированием и оплатой/компенсацией командировочных расходов. Кроме того, благодаря данному локальному документу организация может обосновать увеличение налоговых расходов за счет командировочных трат, если все они произведены в пределах установленных норм и отражены в положении.
Законодательная база
Трудовое законодательство строго не регламентирует форму и содержание документа. Работодатель вправе сам определять, опираясь на специфику организации, что войдет в Положение о командировках. Главное, чтобы не было противоречий с действующим законодательством.
На какие документы может опираться работодатель? В числе основных стоит перечислить:
— Трудовой кодекс РФ, раздел «Гарантии при направлении работников в служебные командировки, другие служебные поездки и переезде на работу в другую местность».
— Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (вместе с Положением об особенностях направления работников в служебные командировки).
Оформляйте все документы по приказу на командировку в КП
Структура Положения
В Положении о направлении сотрудников в командировки должны быть содержательные разделы.
Общие положения
Данный раздел является вводным и содержит перечень основных понятий. В нем должно быть зафиксировано, какие поездки признаются командировками, на кого распространяется действие документа, кто может быть направлен в служебную поездку, кто несет ответственность за принятие решения о направлении сотрудника, распространяется ли Положение о командировках на зарубежные поездки или действует только для поездок внутри страны. В данном разделе также можно определить, какие поездки не считаются командировками: если должность сотрудника предполагает разъездной характер работы или во время поездки он имеет возможность ежедневно возвращаться к месту жительства.
Сроки командировок
В этом разделе необходимо установить максимальную и минимальную продолжительность служебной поездки. Важной частью данного раздела считается описание процедуры продления срока командировки: кто принимает решение о продлении, какие документы нужно оформить, как произвести оплату расходов, вызванных продлением поездки. Аналогично нужно описать и процедуру досрочного возвращения. Кроме того, Положение о командировках регулирует то, как определяется дата выезда, прибытия и время нахождения в пути, и определяет, обязательна ли явка сотрудника на работу в день отъезда или приезда.
Порядок согласования командировки
Данный раздел раскрывает порядок согласования служебной поездки и составления документов, которые необходимы для ее оформления.
Командировочные расходы
В этом разделе следует определить, какие расходы оплачиваются сотруднику в деловой поездке, как определяется размер суточных, как возмещаются транспортные расходы и телефонные переговоры, как оплачиваются расходы по бронированию и найму жилого помещения, какие факторы являются определяющими при расчете аванса.
Гарантии при направлении работников в служебные командировки
Этим разделом работодатель гарантирует сотруднику, что на весь период служебной поездки за ним сохраняется рабочее место и средний заработок. Здесь также необходимо указать режим работы и отдыха в командировке, включая порядок работы и оплату труда в праздничные дни и законные дни отдыха.
Утвердите тревел-политику в компании и экономьте до 30 % командировочного бюджета
Кто и как составляет и утверждает Положение
Поскольку командировка любого сотрудника затрагивает сразу несколько сфер в деятельности организации, то и привлекать к разработке Положения следует представителей отдела кадров, бухгалтерии, юридического и экономического отделов. Это позволяет еще на стадии разработки решить все спорные вопросы и согласовать документ с заинтересованными подразделениями.
Составленный документ утверждает руководитель организации отдельным приказом, с которым должны быть ознакомлены сотрудники под подпись.
В качестве приложений к Положению могут быть прикреплены типовые бланки документов, которые участвуют в документообороте, связанном с командировками. Поскольку сейчас не требуется использовать унифицированные формы документов, организации разрабатывают бланки самостоятельно с указанием в них необходимых реквизитов.
