Как составить положение о командировках

Положение о порядке направления сотрудников в командировки относится к необязательным локальным нормативным актам. Документ может быть полезен, если сотрудники организации по роду своей деятельности должны часто отправлять своих специалистов в служебные поездки.

Трудовое законодательство определяет командировку как поездку сотрудника на определенный работодателем срок для выполнения трудовых функций вне своего рабочего места. Случаи, когда работа осуществляется в пути или в целом носит разъездной характер, не относятся к командировкам и регламентируются иными документами.

Зачем нужно положение о командировках

Положение о командировках необходимо для упорядочивания учета и документооборота в компании. С его помощью можно установить регламент решения вопросов, связанных с направлением сотрудников в служебные поездки.

Четкое и правильно оформленное положение может избавить работодателя от многих проблем, связанных с документированием и оплатой/компенсацией командировочных расходов. Кроме того, благодаря данному локальному документу организация может обосновать увеличение налоговых расходов за счет командировочных трат, если все они произведены в пределах установленных норм и отражены в положении.

Реклама 16+

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

Законодательная база

Трудовое законодательство строго не регламентирует форму и содержание документа. Работодатель вправе сам определять, опираясь на специфику организации, что войдет в положение о командировках. Главное, чтобы не было противоречий с действующим законодательством.

На какие документы может опираться работодатель? В числе основных стоит перечислить:

• Трудовой кодекс РФ, раздел «Гарантии при направлении работников в служебные командировки, другие служебные поездки и переезде на работу в другую местность».
• Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Структура положения о командировках

В положении о направлении сотрудников в командировки должны быть содержательные разделы.

Общие положения

Данный раздел является вводным и содержит перечень основных понятий. В нем должно быть зафиксировано:

• какие поездки признаются командировками;
• на кого распространяется действие документа;
• кто может быть направлен в служебную поездку;
• кто несет ответственность за принятие решения о направлении сотрудника;
• распространяется ли положение о командировках на зарубежные поездки или действует только для поездок внутри страны.

В данном разделе также можно определить, какие поездки не считаются командировками: если должность сотрудника предполагает разъездной характер работы или во время поездки он имеет возможность ежедневно возвращаться к месту жительства.

Сроки командировок

В этом разделе необходимо установить максимальную и минимальную продолжительность служебной поездки. Важной частью данного раздела считается описание процедуры продления срока командировки: кто принимает решение о продлении, какие документы нужно оформить, как произвести оплату расходов, вызванных продлением поездки.

Аналогично нужно описать и процедуру досрочного возвращения. Кроме того, положение о командировках регулирует то, как определяется дата выезда, прибытия и время нахождения в пути, и определяет, обязательна ли явка сотрудника на работу в день отъезда или приезда.

Порядок согласования командировки

Данный раздел раскрывает порядок согласования служебной поездки и составления документов, которые необходимы для ее оформления.

Командировочные расходы

В этом разделе следует определить, какие расходы оплачиваются сотруднику в деловой поездке, как определяется размер суточных, как возмещаются транспортные расходы и телефонные переговоры, как оплачиваются расходы по бронированию и найму жилого помещения, какие факторы являются определяющими при расчете аванса.

Гарантии при направлении работников в служебные командировки

Этим разделом работодатель гарантирует сотруднику, что на весь период служебной поездки за ним сохраняется рабочее место и средний заработок. Здесь также необходимо указать режим работы и отдыха в командировке, включая порядок работы и оплату труда в праздничные дни и законные дни отдыха.

Кто и как составляет и утверждает положение

Поскольку командировка любого сотрудника затрагивает сразу несколько сфер в деятельности организации, то и привлекать к разработке положения следует представителей отдела кадров, бухгалтерии, юридического и экономического отделов. Это позволяет еще на стадии разработки решить все спорные вопросы и согласовать документ с заинтересованными подразделениями.

Составленный документ утверждает руководитель организации отдельным приказом, с которым должны быть ознакомлены сотрудники под подпись.

В качестве приложений к положению могут быть прикреплены типовые бланки документов, которые участвуют в документообороте, связанном с командировками. Поскольку сейчас не требуется использовать унифицированные формы документов, организации разрабатывают бланки самостоятельно с указанием в них необходимых реквизитов.

Ознакомление работников с приказом об утверждении положения о командировках

Если работодатель издал приказ об утверждении положения о командировках, в котором указано, что начальники отделов должны ознакомить с ним работников своего отдела под подпись, то игнорирование этого приказа может иметь для них последствия. По мнению экспертов Роструда, работодатель вправе привлечь их к дисциплинарной ответственности.

Реклама 16+

Создавайте и подписывайте с помощью КЭДО заявления, инструктажи, договоры, приказы и другие документы

В соответствии с ч. 1 ст. 192 ТК РФ неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей — это дисциплинарный проступок. И работодатель имеет право применить такие дисциплинарные взыскания, как замечание, выговор или увольнение по соответствующим основаниям.