Как меньше рисковать при выборе контрагентов

Поверхностный мониторинг контрагента на старте и отсутствие внимания к деталям в дальнейшей работе с ним могут привести к просроченной дебиторской задолженности, судебным разбирательствам и убыткам. На что нужно обращать внимание в работе с контрагентами и какие признаки вас должны насторожить?

Кристина Шперлик Бизнес-журналист

При мониторинге изменений по контрагентам должны обязательно привлечь внимание судебные споры, исполнительные производства, факт подачи заявления о признании должника несостоятельным банкротом, приостановление действия по счетам со стороны налоговых органов — это указывает на то, что либо контрагент не сдал отчетность, либо он не вносит обязательные платежи. Поэтому если изменения не отслеживаются, то компания сильно рискует.

Другая группа рисков сопряжена с получением не всех документов — налоговая может расценить это как непроявление должной осмотрительности и отношения с неплатежеспособным контрагентом либо фирмой-однодневкой.

Впоследствии эти риски могут привести к таким негативным последствиям, как просроченная дебиторская задолженность (от этого себя можно обезопасить определением способа обеспечения обязательств контрагентов), судебные и другим расходам (уплата НДС при реализации, налога на прибыль), неисполнение решения суда и убытки.

Риски, которые нужно учитывать при заключении договоров

Самые важные моменты при заключении и исполнении договора — включение рискованных условий в тело договора, контроль исполнения договора с помощью чек-листа и проверка полномочий лица, которое подписывает договор. В противном случае договор будет признан незаключенным или его затруднительно будет исполнить.

В договоре нет необходимых условий либо условия невыгодные.

Пример рискованного условия — когда оплата выполненных работ и оказанных услуг проводится в течение пяти рабочих дней с даты выставления счета. Отчет пяти дней начинается с даты предъявления счета, что сложно подтвердить как юридический факт.

Доказать, что вы предъявляли счет, может быть сложно без печати.

Исполнение договора не контролируется (может привести к просрочке исполнения обязательств и штрафам).

Эту проблему поможет решить чек-лист, который составляет юрист после заключения договора. Его можно прикрепить к листу согласования или к самому договору.

Чек-лист поможет исполнителю, работающему с контрагентом, лучше понять, какие условия должен исполнять контрагент и организация, которую он представляет.

Нет лицензии или разрешения для выполнения работ.
Нет полномочий на подписание договора.

Нужно быть уверенным в том, что тот, кто подписывает документы по доверенности, имеет на это право. Иногда для подтверждения этого права необходим дополнительный документ.

Валютный контроль (может быть связан с ненадлежащим способом исполнения обязательств и привести к штрафам).

Впоследствии эти риски могут привести к следующим негативным последствиям:

Договор может быть признан незаключенным. Это означает, что стороны не согласовали существенные условия согласно гражданскому законодательству.
Отсутствует способ обеспечения обязательств. В договоре можно предусмотреть неустойку на случай, если контрагент не исполняет свои обязательства. Это может быть штраф или фиксированная ежедневная сумма выплат.
Исполнение договора затруднено.

Например, сдача-приемка работ по договору подряда подразумевает пакет документов, который должен сдать заказчик (например, КС-2, КС-3, форма КС6А, акт выполненных работ, справка о стоимости выполненных работ). Если такие документы нужно предоставить в нескольких экземплярах, причем какие-то в электронном, а какие-то в печатном виде, и с договором работают 20-30 человек, им может быть сложно разобраться во всех условиях и корректно подготовить документы.

Выполненные работы невозможно будет сдать, и это приведет к просрочке исполнения обязательств, штрафам и убыткам.

Возникла просрочка исполнения обязательств.
Договор признан недействительным.

В результате можно столкнуться с тем, что контрагент не исполняет условия договора, а получение денежных средств затягивается. Компания сталкивается со штрафами и просроченной дебиторской задолженностью.

Это не всегда ведет к убыткам, при надлежащей работе в досудебном и судебном порядке и использовании неустойки риски можно снизить.

Как организовать мониторинг контрагентов

Прежде всего полезно автоматизировать бизнес-процессы по проверке и мониторингу контрагентов. О том, как это сделать, мы писали в предыдущей статье.

Чтобы снизить риски при заключении договора и дальнейшей работе с контрагентом, в первую очередь проверьте его платежеспособность.

Не забывайте также контролировать исполнение локальных нормативных актов. Регулируйте действия сотрудников, связанные с проверкой и мониторингом контрагентов (эту функцию можно возложить на руководителя, аудитора или самих сотрудников).

И еще важно проявлять должную осмотрительность, так как отношения с фирмами-однодневками, неисполнение денежных обязательств грозят судами и штрафами.

Обратите внимание на дело А55-2994/2017 Арбитражного суда Самарской области, которое связано с требованием завода «Продмаш» признать действия налоговой в доначислении НДС и налога на прибыль, штрафа и неустойки на сумму более 60 млн руб. незаконными. Апелляционное постановление отменило решение первой инстанции, и все дальнейшие попытки завода изменить судебный акт апелляционной инстанции были безуспешными. Во время допроса сотрудников компаний выяснилось, что некоторые лица при заключении договоров были под заключением или их не было в живых.

Снизить риски в работе с контрагентами можно, если получать от них нужные документы и правильно их хранить. Какие документы важно запросить:

учредительные документы: устав, свидетельство о госрегистрации, ОГРН, ИНН, протокол или решение о назначении генерального директора, приказ о назначении гендиректора;
договор аренды на юридический адрес;
копию карточки с образцами подписи и оттиском печати, чтобы сравнить подпись на договоре и подпись, которая зарегистрирована в банке, у единоличного исполнительного органа, если он подписывает договор;
документы, подтверждающие мощности контрагента (если он предоставляет услуги или дает технику в аренду, подтверждением мощности будут документы на право собственности на строительную технику или транспорт; если контрагент сдает в аренду недвижимость, нужен договор аренды или документы, подтверждающие собственность).

Важна переписка с контрагентом и коммерческие предложения, полученные от него. Они служат свидетельством общения с контрагентом, выбора контрагента, подтверждения мощности, доказательства ценовой политики, положения определения работы с поставщиками при споре с налоговым органом.

Постоянное наблюдение за контрагентом позволяет вовремя предпринять правильные шаги и скорректировать работу.

Что важно делать:

Отслеживать поступление исков, исполнительные производства и блокировки счетов у контрагентов.

Это позволит вам снизить риски, не предоставляя контрагенту отсрочку. Если в мониторинг поступает такая информация, достаточно собрать кредитный комитет и больше не работать с контрагентом в рассрочку, а работать по предоплате. Это можно прописать в положении о товарном кредите.

Обращать внимание на сертификаты и декларации, чтобы понять, что компания импортирует или экспортирует и из каких стран.
При взыскании дебиторской задолженности можно установить, насколько должник исполнил обязательства по лизинговым платежам определенной компании, сделав запрос от имени судебных приставов.

Нужно определить, насколько погашена задолженность, ввести запрет на уступку прав. Если контрагент не справится с финансовыми обязательствами по оплате лизинговых платежей, выкупные платежи, уплаченные должником по лизингу, должны быть возвращены ему. Вы можете претендовать на эти деньги как кредитор.

Момент оплаты счета должен быть четко связан с исполнением обязательств. Оплата должна производиться после подписания КС-2 и КС-3 в течение нескольких дней.

Если контрагент уклоняется от подписания форм КС, и в договоре есть условие, что при отсутствии мотивированных возражений вы вправе подписать документ в одностороннем порядке, это будет являться надлежащим исполнением обязательств и работы будут выполненными. В суде это станет основанием для взыскания дебиторской задолженности.

Проверяя вакансии контрагента, можно узнать о его активности и о том, какие сотрудники ему требуются — грузчик или коммерческий директор.

Если указана заработная плата свыше 100 000 руб. и нанимается 5-10 сотрудников, это может указывать на крупный размер компании.

Заключая соглашение о неразглашении коммерческой тайны, предварительно нужно определить, что является коммерческой тайной.

В организации должно быть положение с перечнем коммерческих тайн. С контрагентом нужно заключить соглашение и взыскать с него убытки, если он его нарушит.

Договор аренды по юридическому адресу говорит о том, что там находится единоличный исполнительный орган.

Контрагент вправе иметь обособленное подразделение и работать по другому адресу. В этом случае правильно будет запросить еще один договор аренды.

Получение расписки — это дополнительное денежное обязательство.

Договор займа считается не с момента подписания, а с момента передачи денег. Если доказано, что денежные средства не передавались, долг не признают. Если договор заключается, когда нет реальной передачи денег, нужны дополнительные доказательства. Два свидетеля указывают, что передача денег состоялась, нужны свидетельские показания или заключение нотариуса.

Проверка контрагента на платежеспособность

На ненадежность и неплатежеспособность контрагента указывает множество маркеров. Отслеживать их можно как с помощью различных официальных ресурсов, таких как картотека арбитражных дел и сайт службы судебных приставов, так и с помощью специальных автоматизированных информационных систем.

Что следует проверить:

участвует ли контрагент в судебных разбирательствах и исполнительных производствах;
есть ли банкротные дела;
включен ли руководитель в реестр дисквалифицированных лиц;
финансовое положение компании на основе финансовой отчетности;
наличие решений налогового органа о приостановлении действий по расчетным счетам;

На сайте ФНС есть система информирования банков по приостановке действия по счетам. Можно узнать, что у контрагента есть проблема с уплатой налога или предоставлением отчетности. По БИК можно определить, какие счета открыты у контрагента.