Как без стресса пережить проверку ГИТ?

Что изменилось с 2017 года

С этого года риск-ориентированный подход стал применяться в отношении федерального государственного надзора в сфере труда. В Постановлении Правительства РФ от 16.02.2017 № 197 приводятся критерии отнесения работодателей к определенной категории риска. Категория риска рассчитывается по формуле и именно от нее зависит частота плановых проверок в отношении работодателя:

• высокий риск — 1 раз в 2 года
• значительный риск — 1 раз в 3 года
• средний риск — 1 раз в 5 лет
• умеренный риск — 1 раз в 6 лет
• низкий риск — плановые проверки не проводятся

Роструд на своем официальном сайте публикует списки организаций, которым грозят проверки ГИТ. Есть перечень работодателей, деятельность которых отнесена к категории высокого риска, и перечень работодателей, деятельность которых отнесена к категории значительного риска. 

Чтобы узнать категорию риска организации, нужно:

• открыть план проверок по ссылке;
• выбрать регион в одной из двух категорий риска;
• проверить, нет ли в списках организации.

Еще один важный момент: Роструд и в 2017 году продолжает реализовывать мероприятия, предусмотренные Концепцией повышения эффективности обеспечения соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (на 2015 — 2020 годы), которая утверждена Распоряжением Правительства РФ от 05.06.2015 № 1028-р.

В рамках этой концепции был внедрен в эксплуатацию сервис «Онлайнинспекция.рф», который могут использовать как работодатели, так и работники, чтобы проверить верность планируемых или совершенных процедур в интерактивном режиме. По итогам заполнения «проверочного листа» пользователь получает заключение системы об отсутствии или наличии нарушений, в случае выявления нарушений сервис предлагает инструменты для их устранения.

Роструд продолжает расширение числа проверочных листов и в текущем году. В рамках реализации Концепции планируется создание конкретных инструментов стимулирования работодателей для использования сервиса. В частности, речь идет о нормативно-правовой базе, на основе которой работодатель сможет в интерактивном режиме добровольно направить декларацию о соблюдении требований трудового законодательства в государственную инспекцию труда. Декларация будет автоматически сформирована по итогам использования ресурса «Онлайнинспекция.рф», в том числе прохождения работодателем процедур проверки с помощью проверочных листов и устранения выявленных нарушений. После подтверждения результатов проверки инспекция труда сможет принять решение о мерах поощрения в отношении соответствующего работодателя, которые могут быть выражены в виде предоставления гарантии защиты от плановых проверок со стороны надзорного органа и других льгот.

«Онлайнинспекция.рф» способствует переходу от «модели санкций» к «модели соответствия», который прописан Концепцией повышения эффективности обеспечения соблюдения трудового законодательства. Таким образом, сервис отвечает стоящей перед Рострудом задаче — не столько выявить нарушения и наказать виновных, сколько обеспечить их отсутствие. 

Мораторий на проверки  

До 31 декабря 2018 года не проводятся плановые проверки в отношении юридических лиц (или ИП), отнесенных к субъектам малого предпринимательства в соответствии с положениями ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации».

Виды проверок

Что проверяет ГИТ

Любая проверка начинается с анализа учредительных документов и проверки свидетельства о государственной регистрации и постановке на налоговый учет. Что касается проверок, связанных с трудовым законодательством, то в центр внимания инспекции труда попадает огромный перечень локальных нормативных актов, среди которых есть и локальные нормативные акты, которые обязательны для всех работодателей, и документация с учетом специфики бизнеса.

Стоит отметить, что в ТК и нормативных актах, регулирующих трудовое законодательство, не указан какой-то обязательный минимум документов, необходимый для субъектов МСП и крупного бизнеса. Однако стоит быть готовыми к тому, что ГИТ может проверить:

• Штатное расписание (должно быть у всех работодателей)
• Правила внутреннего трудового распорядка

Это обязательный локальный нормативный акт, однако субъекты микропредпринимательства (число работников до 15 человек, доход не более 120 млн руб. в год) имеют право отказаться от этого документа, прописав все необходимые моменты в трудовом договоре с работником. При этом они могут использовать типовую форму трудового договора.

Любой работодатель может провести «аудит» правил внутреннего трудового распорядка. Для этого достаточно открыть ст. 189 ТК РФ и проверить наличие всех разделов в правилах. В большинстве случаев проблемы при проверке ГИТ возникают из-за отсутствуя каких-либо разделов.

• Локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда (ст. 135 ТК)

Такие акты тоже должны быть у всех работодателей. Причем не имеет значения, как именно они будут называться. Это может быть даже самостоятельный раздел оплаты труда в правилах внутреннего трудового распорядка.

Важно обратить внимание на ст. 134 ТК РФ, в которой дается разъяснение по поводу индексации заработной платы: если вы не госорган, не муниципальное учреждение и не орган местного самоуправления, в локальном акте долен решаться вопрос об индексации заработной платы.

• Положение о персональных данных и другие документы, регулирующие порядок использования, хранения, передачи персональных данных и т.д.

С 1 июля 2017 года вопрос о персональных данных стал особенно актуальным в связи с повышением штрафов. В связи с этим работодателям следует обратить внимание на ст. 86, ст. 87, ст. 88 ТК РФ, а также Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Бесплатно подготовить необходимые документы вы можете с помощью специального сервиса Персональные данные.

• Положения о коммерческой тайне

Документ необходим при наличии режима коммерческой тайны в компании. Если такой режим есть и работодатель хочет защищать коммерческую тайну, значит, ему нужно разработать локальный нормативный акт, в котором будут определены правила защиты коммерческой тайны.

• Правила и инструкции по охране труда (см. раздел X ТК РФ)
• Локальные нормативные акты, устанавливающие нормы труда (гл. 22 ТК РФ)
• График отпусков (ст. 123 ТК РФ)

Этот документ обязательно смотрится при проверках ГИТ.

В рамках закона о противодействии коррупции организациями (не ИП!) должны быть разработаны кодексы этики (правила поведения), а также локальные нормативные акты, устанавливающие квотирование рабочих мест для инвалидов.

Помимо документов, которые обязательны практически для всех работодателей, есть список локальных нормативных актов и договоров с учетом специфики бизнеса. Речь идет о следующих документах:

• Коллективный договор

Часто, получая запрос из ГИТ на проверку и среди перечня документов обнаруживая коллективный договор, которого у него нет, работодатель пугается. Однако, сославшись на ст. 36 ТК РФ, он может обосновать отсутствие этого документа.

• Графики сменности (ст. 103 ТК РФ)

Это документ обязателен только для тех работодателей, у которых есть сменный график. 

• Положение о командировках

Если речь идет о госучреждении, муниципальном учреждении или органе местного самоуправления (перечислены в ст. 168 ТК), то порядок направления работника в командировку определяется нормативными правовыми актами. Все другие работодатели порядок направления работника в командировку должны определять локальным нормативным актом.

• Локальный акт о разъездном характере работы

Если в организации есть работники с разъездным характером работы, то им нужно составить этот локальный акт или предусмотреть отдельный раздел в правилах внутреннего трудового распорядка. Там должны быть названы должности работников с разъездным характером работы.

• Локальные акты, устанавливающие порядок проведения аттестации работников 

Не будет считаться нарушением просто отсутствие такого акта. Но, если вы проводите аттестацию только по приказу руководителя, то это уже нарушение (ч. 2 ст. 81 ТК РФ). 

• Локальный нормативный акт, регулирующий разделение рабочего дня на части

Если работников, которые работают в режиме разделения рабочего дня на части, нет, то и соответствующего локального нормативного акта может не быть. Если же такие работники есть, то наличие локального нормативного акта обязательно. Вопросы, регулирующие разделение рабочего дня на части, также могут быть прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка.

• Локальные нормативные акты, устанавливающие условия и порядок проведения профессиональной подготовки, переподготовки, повышения квалификации работников, а также направление работников на независимую оценку квалификации

Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, в вебинаре «Проверки ГИТ: как подготовиться, чего ожидать, как себя правильно вести» рассказывает, какие первичные учетные документы по учету кадров, рабочего времени и оплаты труда проверяет ГИТ:

В числе приказов, которые проверяет ГИТ, есть: приказы о приеме на работу (работники с ним знакомятся под роспись не позднее 3-х дней со дня фактического начала работы); приказы о переводе; приказы о привлечении работников к работе в выходной день (если есть такая практика); приказы о прекращении действия трудового договора; приказы и документы-основания к ним, связанные с наложением дисциплинарных взысканий; приказы о предоставлении отпуска; приказы (распоряжения) об отстранении работников от работы; приказ о назначении уполномоченного лица, ответственного за ведение, учет, хранение трудовых книжек.

Не стоит забывать и о целом перечне документов по охране труда, которые должны быть в организации. Если говорить о полном комплекте, то это порядка 50 документов — различные журналы, приказы, инструкции, положения, графики, планы и т.д. Но в этом вопросе многое зависит от специфики бизнеса. 

Чаще всего работодателей штрафуют за ошибки в трудовых договорах. Поэтому, чтобы удостовериться в безупречности их составления, сверьте их содержание со ст. 57 ТК.  Подробнее об этом читайте в статье: 5 ошибок предпринимателей при заключении трудового договора. 

Что касается трудовых книжек, то ГИТ проверяет, чтобы они, во-первых, велись на каждого работника и, во-вторых, чтобы соблюдался весь блок вопросов, связанных с их оформлением и ведением, начиная с приказа об уполномоченном лице.

Как только работодатель меняет условия трудового договора, у него появляется Соглашение об изменении условий трудового договора (ст. 72 ТК).

Договор о полной материальной ответственности заключается в том случае, если работник связан в процессе трудовой деятельности с теми факторами, при которых заключается такой договор.

Любое поручение работнику дополнительной работы оформляется через Соглашение о поручении дополнительной работы. В этом документе проверяется, прописал ли работодатель срок допработы, ее содержание и объем.

Еще важно не забывать о таком документе, как Извещение о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ).