Порядок ведения кассовых операций
Кассовые документы
Порядок ведения кассовых операций в РФ установлен Указаниями Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Согласно этому документу, кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами (ПКО), расходными кассовыми ордерами (РКО). По каждому ПКО и каждому РКО вносятся записи в кассовую книгу. Такой порядок сохранится и после перехода на новые ККТ с функцией передачи данных в налоговые органы.
Унифицированные формы кассовых документов приведены в Постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, которое продолжает действовать в настоящее время и должно применяться в дальнейшем — уже после перехода на онлайн-кассы.
Ведение кассовой книги
Любая организация вне зависимости от системы налогообложения обязана вести кассовую книгу (форма № КО-4), если получает или расходует наличные деньги (п. 1, 4, 4.6 Порядка ведения кассовых операций). От ведения кассовой книги не освобождает даже ежедневная сдача выручки в банк, в том числе через инкассаторов.
Если обособленное подразделение организации получает или расходует наличные денежные средства, оно также обязано вести кассовую книгу. При этом наличие или отсутствие расчетного счета у обособленного подразделения не играет никакой роли (письмо Банка России от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255).
Обособленное подразделение (ОП) в срок, установленный руководителем организации, передает в головное подразделение:
- либо отрывные экземпляры листов кассовой книги — когда кассовая книга ОП заполняется от руки;
- либо распечатанные на бумаге вторые экземпляры листов кассовой книги — если кассовая книга ОП заполняется на компьютере.
В головной организации показатели кассовой книги ОП в кассовую книгу организации не вносятся. Листы кассовой книги ОП брошюруются отдельно не реже, чем раз в год.
Лимит остатка наличных денег в кассе
Остаток наличных денег в кассе на конец дня не должен превышать лимит, установленный организацией (п. 2 Порядка ведения кассовых операций). Это правило не распространяется на ИП и на организации — субъекты малого предпринимательства, которые могут хранить в кассе любую сумму наличных денег.
Формулы для расчета лимита остатка наличных денег в кассе приведены в Приложении к Указаниям Банка России № 3210-У.
Выдача и сдача разменной монеты
Действующими нормативными актами, регулирующими применение ККТ, не предусмотрено наличие остатка денежных средств (разменной монеты и купюр) в денежном ящике ККТ ни на начало рабочего дня, ни на конец рабочего дня. Поэтому перед началом рабочей смены кассир выдает кассиру-операционисту разменные деньги. Для этого кассир выписывает РКО на сумму размена, в котором в строке «Выдать» указывает Ф. И. О. кассира-операциониста, а в строке «Основание» пишет «Для размена».
Если в торговой организации существуют старший и рядовые кассиры, то разменную монету кассирам-операционистам выдает старший кассир. Сумму разменной монеты, указанную в РКО, старший кассир фиксирует в кассовой книге (форма КО-4) и в книге учета полученных и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). Такой порядок установлен п. 4.5 Порядка ведения кассовых операций и будет продолжать действовать при использовании онлайн-кассы.
Таким образом, по-прежнему при отсутствии старшего кассира для выдачи разменной монеты достаточно расходного кассового ордера, а при наличии старшего кассира — необходимо, помимо оформления РКО, вести книгу по форме КО-5.
Торгуйте по новым правилам. Подключитесь к Контур.ОФД сейчас и 3 месяца бесплатно передавайте данные в ФНС.
Узнать подробнееФискальные документы вместо унифицированных форм по ККТ
Унифицированные формы по ККТ
Для учета денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККТ организации использовали унифицированные формы первичной учетной документации КМ-1–КМ-9, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132:
- КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ»;
- КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию»;
- КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;
- КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»;
- КМ-5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста»;
- КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста»;
- КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации» и др.
Поскольку данное постановление не является нормативным правовым актом, принятым в соответствии с Законом № 54-ФЗ, теперь, по мнению чиновников, оно не подлежит обязательному применению (письма Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 04.04.2017 № 03-01-15/19821, от 25.01.2017 № 03-01-15/3482, от 16.09.2016 № 03-01-15/54413).
Следовательно, организации, которые применяют новые онлайн-кассы, не обязаны оформлять справки-отчеты кассира-операциониста (форма КМ-6) и вести журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) по каждой ККТ (письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914).
В связи с вступлением в силу новой редакции 54-ФЗ Банк России планирует внести изменения в Указания № 3210-У. В частности, в новой редакции п. 5.2 и 6.6 Правил ведения кассовых операций будет установлено, что приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) должны оформляться на основании фискальных документов (по состоянию проекта на 01.03.2017).
Отправляйте ПКО в сервисы бухучета 1С:Предприятие 8.x, Контур.Эльбу или Контур.Бухгалтерию бесплатно из сервиса Контур.Маркет.
Узнать подробнееФискальные документы
Фискальными документами называются фискальные данные (сведения о расчетах), которые представлены по установленным форматам на бумажном носителе или в электронном виде (ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ).
К фискальным документам относятся (п. 4 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ):
- отчет о регистрации;
- отчет об изменении параметров регистрации;
- отчет об открытии смены;
- кассовый чек (бланк строгой отчетности);
- кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции);
- отчет о закрытии смены;
- отчет о закрытии фискального накопителя;
- отчет о текущем состоянии расчетов;
- подтверждение оператора.
Форматы фискальных документов, обязательные к использованию, а также дополнительные реквизиты фискальных документов утверждены Приказом ФСС РФ от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@.
Продолжительность смены
В соответствии с требованиями законодательства работа с фискальной техникой делится на кассовые смены. Перед началом осуществления расчетов с применением ККТ формируется отчет об открытии смены, а по окончании осуществления расчетов — отчет о закрытии смены. При этом чек ККТ не может быть сформирован позднее чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены (п. 2 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ).
То есть смена при работе на онлайн-кассе не может длиться больше 24 часов. Объясняется такое требование к продолжительности смены возможностями фискального накопителя. В случае когда смена превышает 24 часа, фискальный признак документа на чеке ККТ не формируется (абз. 9 п. 1 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ).
Смена на ККТ может быть открыта в один день, а закрыта уже на следующий день при общей продолжительности не более суток. Иных ограничений в отношении продолжительности смены, а также требований о закрытии смены в точно указанное время Закон № 54-ФЗ не содержит (письмо Минфина РФ от 05.05.2017 № 03-01-15/28066).
Отчет о закрытии смены
При закрытии смены на старых ККТ формировался Z-отчет, который являлся основанием для внесения записи в форму КМ-4 («Журнал кассира-операциониста») (приложение к письму ФНС России от 10.06.2011 № АС-4-2/9303@, письма УФНС России по г. Москве от 20.01.2011 № 17-15/4707, от 20.04.2011 № 17-15/38757). На основании Z-отчета оформлялась справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6) и вносились данные в журнал кассира-операциониста (КМ-4).
Поскольку при использовании новых ККТ вести формы КМ-4 и КМ-6 не нужно, по окончании смены формируется отчет о закрытии смены, на основании которого оформляется ПКО и делается запись в кассовой книге.
Данные о суммах наличных денег, поступивших в ККТ за смену, приведены в отчете о закрытии смены: показатель «Итоговая сумма в чеках (БСО) наличными» в реквизите «Счетчики операций „ПРИХОД“» реквизита «Счетчики итогов смены».
Обратите внимание, что на основании одного отчета о закрытии смены может формироваться несколько ПКО в зависимости от вида операции и проводок, которые будут сделаны в бухгалтерском учете при оприходовании наличных денежных средств в кассу организации:
- полная оплата при реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 90-1);
- частичная оплата при реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 62-1);
- предоплата в счет будущей реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 62-2).
Документальное оформление возвратов
Возврат товаров в день покупки
При возврате денежных средств покупателю в день покупки ККТ применяется в обязательном порядке (письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914). Денежные средства выдаются покупателю из денежного ящика ККТ на основании чека, выданного при покупке товара.
При выдаче наличных покупателю необходимо пробить чек ККТ с указанием признака расчетов «ВОЗВРАТ прихода». Акт о возврате денежных средств покупателям (КМ-3) оформлять не нужно.
Возвратный чек ККТ передается в налоговые органы через оператора фискальных данных в том же порядке, что и все прочие чеки ККТ (письмо Минфина РФ от 04.04.2017 № 03-01-15/19821).
Данные о возвращенных суммах отражаются в отчете о закрытии смены: показатель «Итоговая сумма в чеках (БСО) наличными» в реквизите «Счетчики операций „ВОЗВРАТ прихода“» реквизита «Счетчики итогов смены».
При оприходовании сумм наличных денежных средств, поступивших в ККТ за смену, в ПКО необходимо отразить разницу между суммой прихода и суммой возврата прихода. Иными словами, выручка от реализации товаров, работ, услуг в ПКО отражается за минусом возвращенных сумм.
Возврат товаров не в день покупки
На сегодняшний день даже специалисты Минфина РФ не знают, как правильно оформлять возврат денежных средств за товар, возвращенный не в день покупки. Поэтому чиновники рекомендуют обращаться по этому вопросу в Банк России (письма Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 01.03.2017 № 03-01-15/11622). Ни в одном своем письме чиновники не сказали, что возвратный чек должен пробиваться при любом возврате денежных средств вне зависимости от даты возврата товара.
Поскольку на сегодняшний день никакого нового порядка оформления возврата товаров не утверждено, по нашему мнению, возвращать денежные средства за товары, возвращенные не в день покупки, следует в прежнем порядке.
Шаг 1. На основании заявления покупателя о возврате товаров необходимо оформить РКО, в котором покупатель поставит свою подпись, и выдать покупателю деньги из основной кассы (а не из денежного ящика ККТ).
Шаг 2. На основании РКО следует сделать запись в кассовой книге.
Таким образом, в тот день, когда из основной кассы были возвращены деньги за возвращенный товар, кассир оформляет ПКО на полную сумму выручки, полученной кассиром-операционистом, и РКО на сумму денежных средств, возвращенных покупателю.
При возврате ранее внесенной предоплаты, по нашему мнению, организации должны пробивать чек ККТ вне зависимости от даты ее внесения. Денежные средства следует возвращать из денежного ящика ККТ.
Новый порядок применения ККТ и ОФД
Просим вас поделиться первым опытом по работе с онлайн-кассами. Пройдите опрос и помогите нам стать полезнее для вас. Будем благодарны за подробные и искренние ответы.
Оксана Курбангалеева, директор ООО «Консалтинг Успешного Бизнеса»
выемка наличных средств из ККТ не является фискальной операцией и не требует формирования какого бы то ни было документа на контрольно-кассовой технике.
Обычно при выемке средств из ККТ и внесении их в кассу организации используют кассовый документ ПКО - приходный кассовый ордер (в соответствии с Указаниями ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У), однако, согласно данному указанию ЦБ, индивидуальными предпринимателями кассовые документы могут не оформляться.
Т.е. в вашем случае никакого документа оформлять не нужно.
Вы не указали в вопросе, об организации или об ИП, идет речь. То, что написано в статье, верно именно для организации: "Любая организация вне зависимости от системы налогообложения обязана вести кассовую книгу (форма № КО-4), если получает или расходует наличные деньги (п. 1, 4, 4.6 Порядка ведения кассовых операций). От ведения кассовой книги не освобождает даже ежедневная сдача выручки в банк, в том числе через инкассаторов".
ИП кассовую книгу может не вести, см. последний абзац п. 4.6 Порядка ведения кассовых операций.
Если ваш вопрос требует большего погружения в ситуацию, задайте его, пожалуйста, в рубрике "Вопрос эксперту". В комментариях мы обсуждаем только текущую публикацию.
Да, все верно.
Хорошего дня:)
Все фискальные документы, сформированные ККТ, хранятся в фискальном накопителе и у оператора фискальных данных, их можно найти в личном кабинете ОФД . Дополнительно распечатывать и хранить отчеты не требуется.
Хорошего дня:)
Задайте, пожалуйста, ваш вопрос в разделе "Вопрос эксперту": https://kontur.ru/qa/new
Подскажите, пожалуйста, не могу найти ответа...у меня турагентство, ИП, УСН доход 6%. С января 2019 года начала использовать онлайн кассу Эвотор, есть несколько вопросов:
1. я заключаю договор с туристом и пробиваю ему чек на общую сумму тура 100 тр, оплачиваю туроператору 90 тр. и таким образом моя прибыль составляет 10 тр, но в личном кабинете Эвотора и соответвенно в ИФНС уходит информация о прибыли в 100 тр., а мой расход не виден и не получится ли, что потом все пробитые чеки будут учтены как прибыль, которую я вижу в личном кабинете Эвотора, чтоб не заплатить со всех чеков пробитых налог, а только с прибыли...как правильно??
2. могу ли я как ИП осуществлять платежи за туры клиентов с помощью своих личных карт разных банков или Евросеть, Связной? туроператоры при этом позволяют разные способы оплаты, указанные на их сайтах, по договору главное, чтоб на счет туроператоров были вовремя поступления за тур
3. также я слышала от других турагентств, что главное, чтобы касса была зарегистрирована в налоговой как касса агента, а не торговая точка...но я приобретала кассу "под ключ" и сама ничего не делала...или это неважно?
Спасибо огромное!!!
Начну отвечать с последнего вопроса.
1. Для того чтобы по чекам, приходящим с кассы, налоговая поняла, что касса используется агентом, и не вся прибыль принадлежит ему, в чеке есть определенные реквизиты (еще их называют теги). Существует два формата фискальных данных (далее –форматы), по правилам которых теги включаются в чек:
• формат 1.05 - для него требования к чеку помягче – практически все «агентские» теги носят рекомендательный характер, т.е. их в чеке может и не быть. Сейчас на рынке есть только такие кассы.
• скоро появятся ККТ работающие по формату 1.1 - это самый полный формат и требования к чеку в нем другие. Агентские теги для 1.1 будут обязательными для включения в чек. И вот эти чеки будут исчерпывающими - получив такой чек, ФНС сможет составить полную картину по выручке агента. Из чека будет видно и размер агентского вознаграждения и данные принципала, чей тур агент продает.
Для 1.05 достаточно указать признак агента в двух документах: в отчете о регистрации и в каждом чеке, который вы формируете при продаже тура как агент.
Касса у вас уже зарегистрирована. Чтобы проверить указан ли признак агента, можно найти отчет о регистрации. Это можно сделать в личном кабинете ОФД:
• если в отчете о регистрации указано "Агент", то фискализирована ККТ верно;
• если признака агента нет, это еще не значит, что фискализация прошла некорректно, дело в том, что данный признак носит самую низкую обязательность и его в отчете может не быть. В этом случае нужно смотреть, что указано в настройках самой ККТ. К сожалению, как это сделать на ККТ Эвотор не смогу подсказать - мы с ними не работаем.
Далее при расчете с клиентом, формируется чек (БСО), в нем должен стоять признак агента. Этот признак ставится каждый раз, когда вы продаете тур как агент, и делается это через кассовое ПО (скорее всего галочка ставится).
Для 1.1 кроме вышеперечисленного нужно еще для каждого тура указывать, что этот тур продается агентом и указывать данные поставщика тура (ИНН и наименование). Таким образом агенты могут использовать одну кассу при работе с разными туроператорами. Кроме того, отдельной строкой указывается агентское вознаграждение. Для меня пока не очень понятно, как его указывать: отдельным чеком или в общем чеке, надеюсь к лету появятся разъяснения на этот счет.
2. Относительно прибыли. Налоги начисляются исходя из данных, указанных в налоговой декларации. При сдаче налоговой декларации показывается только налогооблагаемая прибыль.
Про то, что является и не является прибылью для агентов есть отдельный пункт в Налоговом Кодексе РФ. В статье 251 «Доходы, не учитываемые при определении налоговой базы», в п.1 есть подпункт 9, в нем про это и сказано: «При определении налоговой базы не учитываются доходы:
• в виде имущества (включая денежные средства), поступившего комиссионеру, агенту и (или) иному поверенному в связи с исполнением обязательств по договору комиссии, агентскому договору или другому аналогичному договору, а также в счет возмещения затрат, произведенных комиссионером, агентом и (или) иным поверенным за комитента, принципала и (или) иного доверителя, если такие затраты не подлежат включению в состав расходов комиссионера, агента и (или) иного поверенного в соответствии с условиями заключенных договоров. К указанным доходам не относится комиссионное, агентское или иное аналогичное вознаграждение;
Введение онлайн-касс в бизнес-процесс никак не влияет на налоговую декларацию. ФНС, конечно, будет видеть данные с кассы (и они будут, конечно, больше чем данные в декларации), но если у налоговой и возникнут вопросы, то первая же проверка все расставит по своим местам. Конечно, нужно, чтобы был агентский договор и отчеты агентов. Т.е. здесь ничего не меняется, как раньше отчитывались в ФНС, так и продолжаете. А с переходом на формат 1.1 и этих вопросов возникать не должно.
Хорошего дня:)