Порядок ведения кассовых операций в организации
Кассовые документы
Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами, или ПКО, и расходными кассовыми ордерами, или РКО (указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). По каждому ПКО и РКО нужно вносить записи в кассовую книгу. Такой порядок сохранился и после перехода на онлайн-кассы.
Унифицированные формы кассовых документов приведены в постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, которое продолжает действовать:
- приходный кассовый ордер (сокр. ПКО, код ОКУД 0310001);
- расходный кассовый ордер (сокр. РКО, код ОКУД 0310002);
- кассовая книга (код ОКУД 0310004).
Если выдаёте из кассы зарплату, применяется платёжная ведомость (код ОКУД 0301011) или расчётно-платёжная ведомость (код ОКУД 0301009), утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
Ведение кассовой книги
Любая организация независимо от системы налогообложения обязана вести кассовую книгу (форма № КО-4), если получает или расходует наличные деньги (п. 1, 4, 4.6 Порядка ведения кассовых операций). От ведения кассовой книги не освобождает даже ежедневная сдача выручки в банк, в том числе через инкассаторов.
Если обособленное подразделение организации получает или расходует наличные, оно также обязано вести кассовую книгу. При этом неважно, есть ли у обособленного подразделения расчётный счёт (письмо Банка России от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255).
Обособленное подразделение (ОП) в срок, который установил руководитель организации, передаёт в головное подразделение:
- отрывные экземпляры листов кассовой книги — когда кассовая книга ОП заполняется от руки;
- распечатанные на бумаге вторые экземпляры листов кассовой книги — если кассовая книга ОП заполняется на компьютере.
В головной организации показатели кассовой книги ОП в кассовую книгу организации не вносятся. Листы кассовой книги ОП брошюруются отдельно не реже, чем раз в год.
Деньги ОП отражаются в кассовой книге организации, только если оно сдаёт наличные в кассу организации по приходному кассовому ордеру.
Лимит остатка в кассе
Остаток наличных денег в кассе на конец дня не должен превышать лимит, установленный организацией (п. 2 Порядка ведения кассовых операций). Если денег в кассе больше, предусмотрены штрафы: для организации — 40-50 тыс. рублей, для должностного лица — 4-5 тыс. рублей.
Это правило не распространяется на ИП и ООО — субъекты малого предпринимательства: они могут хранить в кассе любую сумму наличных. Формулы для расчёта лимита остатка приведены в Приложении к Указаниям Банка России № 3210-У.
Также лимит можно нарушить в выходные и нерабочие праздничные дни, если организация принимала наличные, а также в дни получения денег из банка для выдачи зарплаты.
Выдача и сдача разменной монеты
В кассе не должно быть остатка денег ни в начале рабочего дня, ни в конце. Это установлено нормативными актами, которые регулируют применение онлайн-касс. Поэтому перед началом рабочей смены кассир выдаёт кассиру-операционисту разменные деньги. Для этого кассир выписывает РКО на сумму размена, в котором в строке «Выдать» указывает ФИО кассира-операциониста, а в строке «Основание» пишет «Для размена».
Если в торговой организации есть старший и рядовые кассиры, то разменную монету кассирам-операционистам выдаёт старший кассир. Сумму разменной монеты, указанную в РКО, старший кассир фиксирует в кассовой книге (форма КО-4) и в книге учёта полученных и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). Такой порядок установлен п. 4.5 Порядка ведения кассовых операций и действует при использовании онлайн-кассы.
Таким образом, если нет старшего кассира, для выдачи разменной монеты по-прежнему достаточно расходного кассового ордера. А если старший кассир есть, нужно, помимо оформления РКО, вести книгу по форме КО-5.
Возврат неиспользованной разменной монеты также нужно оформить отдельным ПКО, указав в качестве основания возврат размена.
Кассовые операции у ИП
Предприниматели тоже обязаны соблюдать кассовую дисциплину. Но для них предусмотрен упрощённый порядок. Вот что можно не делать, если вы предприниматель:
- не оформлять кассовые документы (ПКО, РКО) (пп. 4.1 п. 4 Указания Банка РФ N 3210-У);
- не вести кассовую книгу (пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У);
- не устанавливать лимит остатка наличных денег (п. 2 Указания № 3210-У).
Поступившую в кассу наличную выручку ИП могут расходовать на личные нужды (п. 1 Указания Банка РФ № 5348-У).
Фискальные документы вместо унифицированных форм по ККТ
Унифицированные формы по ККТ
Раньше при расчётах через кассу организации использовали унифицированные формы первичной учётной документации КМ-1–КМ-9 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132):
Но постановление № 132 принято не в соответствии с законом 54-ФЗ, поэтому, по мнению чиновников, применять его необязательно (письма Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 04.04.2017 № 03-01-15/19821, от 25.01.2017 № 03-01-15/3482, от 16.09.2016 № 03-01-15/54413, №03-11-11/61091 от 13.08.2019)
Так что организации, которые применяют онлайн-кассы по 54-ФЗ, не обязаны оформлять справки-отчёты кассира-операциониста (форма КМ-6) и вести журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) по каждой кассе (письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914).
Напомним, что приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) должны оформляться на основании фискальных документов (п.4.1 Указаний № 3210-У).
Фискальные документы
Фискальными документы — это чеки и отчёты, которые кассовая техника создаёт по установленным форматам (ст. 1.1 54-ФЗ).
К фискальным документам относятся (п. 4 ст. 4.1 закона № 54-ФЗ):
- отчёт о регистрации;
- отчёт об изменении параметров регистрации;
- отчёт об открытии смены;
- кассовый чек (бланк строгой отчётности);
- кассовый чек коррекции (бланк строгой отчётности коррекции);
- отчёт о закрытии смены;
- отчёт о закрытии фискального накопителя;
- отчёт о текущем состоянии расчётов;
- подтверждение оператора (это единственный документ, который формируется не на ККТ, а техсредствами ОФД).
Форматы фискальных документов утверждены Приказом ФНС РФ от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@.
Отдельно стоит сказать о продолжительности смены. По закону работа с фискальной техникой делится на кассовые смены. Перед началом расчётов с применением ККТ формируется отчёт об открытии смены, а по окончании расчётов — отчёт о закрытии смены.
При этом чек ККТ не может быть сформирован позднее, чем через 24 часа с момента формирования отчёта об открытии смены (п. 2 ст. 4.3 закона № 54-ФЗ). Это значит, что смена при работе на онлайн-кассе не может длиться больше 24 часов. Это объясняется возможностями фискального накопителя: если смена больше 24 часов, на чеке не формируется фискальный признак документа (абз. 9 п. 1 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ).
Можно открыть смену ККТ в один день, а закрыть на следующий день, но при условии, что общая продолжительность смены не превысит сутки. Других ограничений в 54-ФЗ нет, в том числе нет требований, что смену нужно закрывать в какое-то определённое время (письмо Минфина РФ от 05.05.2017 № 03-01-15/28066).
Как не нарушить лимит смены в 24 часа?
Кассовая программа Контур.Маркета предупреждает о скором завершении смены, расхождениях сумм и неотправленных чеках, чтобы вы могли избежать штрафов.
Попробовать бесплатноОтчёт о закрытии смены
При закрытии смены на старых ККТ формировался Z-отчёт, который являлся основанием для внесения записи в форму КМ-4 («Журнал кассира-операциониста») (приложение к письму ФНС России от 10.06.2011 № АС-4-2/9303@, письма УФНС России по г. Москве от 20.01.2011 № 17-15/4707, от 20.04.2011 № 17-15/38757). На основании Z-отчета оформлялась справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6) и вносились данные в журнал кассира-операциониста (КМ-4).
Поскольку при использовании новых ККТ вести формы КМ-4 и КМ-6 не нужно, по окончании смены формируется отчёт о закрытии смены, на основании которого оформляется ПКО и делается запись в кассовой книге.
Данные о суммах наличных, поступивших в ККТ за смену, приведены в отчёте о закрытии смены в реквизите «Счётчики итогов смены».
Обратите внимание, что на основании одного отчёта о закрытии смены может формироваться несколько ПКО. Это зависит от вида операции и проводок, которые будут сделаны в бухучёте при оприходовании наличных в кассу организации:
- полная оплата при реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 90-1);
- частичная оплата при реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 62-1);
- предоплата в счёт будущей реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 62-2).
выемка наличных средств из ККТ не является фискальной операцией и не требует формирования какого бы то ни было документа на контрольно-кассовой технике.
Обычно при выемке средств из ККТ и внесении их в кассу организации используют кассовый документ ПКО - приходный кассовый ордер (в соответствии с Указаниями ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У), однако, согласно данному указанию ЦБ, индивидуальными предпринимателями кассовые документы могут не оформляться.
Т.е. в вашем случае никакого документа оформлять не нужно.
Вы не указали в вопросе, об организации или об ИП, идет речь. То, что написано в статье, верно именно для организации: "Любая организация вне зависимости от системы налогообложения обязана вести кассовую книгу (форма № КО-4), если получает или расходует наличные деньги (п. 1, 4, 4.6 Порядка ведения кассовых операций). От ведения кассовой книги не освобождает даже ежедневная сдача выручки в банк, в том числе через инкассаторов".
ИП кассовую книгу может не вести, см. последний абзац п. 4.6 Порядка ведения кассовых операций.
Если ваш вопрос требует большего погружения в ситуацию, задайте его, пожалуйста, в рубрике "Вопрос эксперту". В комментариях мы обсуждаем только текущую публикацию.
Да, все верно.
Хорошего дня:)
Все фискальные документы, сформированные ККТ, хранятся в фискальном накопителе и у оператора фискальных данных, их можно найти в личном кабинете ОФД . Дополнительно распечатывать и хранить отчеты не требуется.
Хорошего дня:)
Задайте, пожалуйста, ваш вопрос в разделе "Вопрос эксперту": https://kontur.ru/qa/new
Подскажите, пожалуйста, не могу найти ответа...у меня турагентство, ИП, УСН доход 6%. С января 2019 года начала использовать онлайн кассу Эвотор, есть несколько вопросов:
1. я заключаю договор с туристом и пробиваю ему чек на общую сумму тура 100 тр, оплачиваю туроператору 90 тр. и таким образом моя прибыль составляет 10 тр, но в личном кабинете Эвотора и соответвенно в ИФНС уходит информация о прибыли в 100 тр., а мой расход не виден и не получится ли, что потом все пробитые чеки будут учтены как прибыль, которую я вижу в личном кабинете Эвотора, чтоб не заплатить со всех чеков пробитых налог, а только с прибыли...как правильно??
2. могу ли я как ИП осуществлять платежи за туры клиентов с помощью своих личных карт разных банков или Евросеть, Связной? туроператоры при этом позволяют разные способы оплаты, указанные на их сайтах, по договору главное, чтоб на счет туроператоров были вовремя поступления за тур
3. также я слышала от других турагентств, что главное, чтобы касса была зарегистрирована в налоговой как касса агента, а не торговая точка...но я приобретала кассу "под ключ" и сама ничего не делала...или это неважно?
Спасибо огромное!!!
Начну отвечать с последнего вопроса.
1. Для того чтобы по чекам, приходящим с кассы, налоговая поняла, что касса используется агентом, и не вся прибыль принадлежит ему, в чеке есть определенные реквизиты (еще их называют теги). Существует два формата фискальных данных (далее –форматы), по правилам которых теги включаются в чек:
• формат 1.05 - для него требования к чеку помягче – практически все «агентские» теги носят рекомендательный характер, т.е. их в чеке может и не быть. Сейчас на рынке есть только такие кассы.
• скоро появятся ККТ работающие по формату 1.1 - это самый полный формат и требования к чеку в нем другие. Агентские теги для 1.1 будут обязательными для включения в чек. И вот эти чеки будут исчерпывающими - получив такой чек, ФНС сможет составить полную картину по выручке агента. Из чека будет видно и размер агентского вознаграждения и данные принципала, чей тур агент продает.
Для 1.05 достаточно указать признак агента в двух документах: в отчете о регистрации и в каждом чеке, который вы формируете при продаже тура как агент.
Касса у вас уже зарегистрирована. Чтобы проверить указан ли признак агента, можно найти отчет о регистрации. Это можно сделать в личном кабинете ОФД:
• если в отчете о регистрации указано "Агент", то фискализирована ККТ верно;
• если признака агента нет, это еще не значит, что фискализация прошла некорректно, дело в том, что данный признак носит самую низкую обязательность и его в отчете может не быть. В этом случае нужно смотреть, что указано в настройках самой ККТ. К сожалению, как это сделать на ККТ Эвотор не смогу подсказать - мы с ними не работаем.
Далее при расчете с клиентом, формируется чек (БСО), в нем должен стоять признак агента. Этот признак ставится каждый раз, когда вы продаете тур как агент, и делается это через кассовое ПО (скорее всего галочка ставится).
Для 1.1 кроме вышеперечисленного нужно еще для каждого тура указывать, что этот тур продается агентом и указывать данные поставщика тура (ИНН и наименование). Таким образом агенты могут использовать одну кассу при работе с разными туроператорами. Кроме того, отдельной строкой указывается агентское вознаграждение. Для меня пока не очень понятно, как его указывать: отдельным чеком или в общем чеке, надеюсь к лету появятся разъяснения на этот счет.
2. Относительно прибыли. Налоги начисляются исходя из данных, указанных в налоговой декларации. При сдаче налоговой декларации показывается только налогооблагаемая прибыль.
Про то, что является и не является прибылью для агентов есть отдельный пункт в Налоговом Кодексе РФ. В статье 251 «Доходы, не учитываемые при определении налоговой базы», в п.1 есть подпункт 9, в нем про это и сказано: «При определении налоговой базы не учитываются доходы:
• в виде имущества (включая денежные средства), поступившего комиссионеру, агенту и (или) иному поверенному в связи с исполнением обязательств по договору комиссии, агентскому договору или другому аналогичному договору, а также в счет возмещения затрат, произведенных комиссионером, агентом и (или) иным поверенным за комитента, принципала и (или) иного доверителя, если такие затраты не подлежат включению в состав расходов комиссионера, агента и (или) иного поверенного в соответствии с условиями заключенных договоров. К указанным доходам не относится комиссионное, агентское или иное аналогичное вознаграждение;
Введение онлайн-касс в бизнес-процесс никак не влияет на налоговую декларацию. ФНС, конечно, будет видеть данные с кассы (и они будут, конечно, больше чем данные в декларации), но если у налоговой и возникнут вопросы, то первая же проверка все расставит по своим местам. Конечно, нужно, чтобы был агентский договор и отчеты агентов. Т.е. здесь ничего не меняется, как раньше отчитывались в ФНС, так и продолжаете. А с переходом на формат 1.1 и этих вопросов возникать не должно.
Хорошего дня:)
Разъяснений пока нет, к сожалению.
Где именно в ККТ посмотреть, подсказать не смогу, думаю это могут сделать в организации, обслуживающей вашу кассу.
В личном кабинете ОФД можно найти отчет о регистрации ККТ, в нем должен быть указан признак агента, если эти данные были указаны в настройках кассы при регистрации.
Турагенты не являются ни платежными агентами, ни банковскими платежными агентами - вы правы, это отдельные типы агентов, к ним особые требования.
Хорошего дня:)
Есть мысли зарегистрировать кассы на ИП, насколько это облегчит бумажную волокиту?
Журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) и справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6) с введением онлайн-касс больше вести не требуется. Это подтверждено письмом Минфина РФ от 4 июля 2017 г. N 03-01-15/42314.
Наличие ККТ и ведение кассовой книги между собой никак не связаны.
Кассовую книгу должны вести организации, которые получают или расходуют наличные денежные средства, и выписываю ПКО и РКО. Это требования к кассовой дисциплине, за соблюдением которых следит ЦБ РФ. Применение ККТ - вотчина ФНС.
Хорошего дня)
Изъятие денежных средств из кассы - это нефискальная операция, т.е. никакого документа при изъятии наличных из ККТ не формируется и в ФНС не отправляется.
Правда, в некоторых кассовых программах есть функция, " изъятие денежных средств/ внесение денежных средств", но это опционально. Т.е. если в вашей кассе есть такая опция - пользуйтесь ей, если ее нет - вы ничего не нарушаете.
Хорошего дня)
И второй вопрос: у нас малое предприятие и я веду кассу , выписываю РКО И ПКО. Например, снимаем деньги в банке на выдачу подотчетникам и может быть такая ситуация, что при получсении денег за трудовую книжку я должна применить кассовый аппарат, пробив чек. Т.е. по отчету, который формируется при закрытии смены будет стоять приход за трудовую книжку. И будет , например, остаток 100 руб. по отчету при закрытии смены. Но на самом деле по кассе у меня будет остаток больше, т.к. в этот день сняли деньги для выдачи подотчетному лицу и не все деньги я раздала. Получается остатки будут не совпадать. Как в таком случае поступать , чтобы по отчету по онлайн кассе был "0".
1. В ФНС уходит каждый чек, сформированный на ККТ. Кроме того, каждый раз когда вы закрываете смену на ККТ, автоматически формируется отчет о закрытии смены. Этот отчет среди прочей информации содержит "счетчики итогов смены" - данные обо всех операциях прихода и расхода за закрытую смену. Точнее так, в ККТ, формирующей документы по формату 1.05, отчет МОЖЕТ содержать эту информацию. А вот для ффд 1.1 - ДОЛЖЕН ее содержать. Поэтому, если производитель кассового ПО, которым вы пользуетесь, включил счетчики итогов смены в отчет, то они уйдут в налоговую, если не включил, то - нет. Обратите внимание, в этом отчете нет информации, сколько вы изъяли денег из кассы или внесли в нее в начале смены - эта информация ФНС не интересует.
2. Есть разъясняющие письма (например, Письмо Минфина России № 03-01-15/4355) о том что возмещение работниками расходов организации на приобретение бланка трудовой книжки не требует применения контрольно-кассовой техники - это не расчет в рамках 54-ФЗ.
Так что проблем быть не должно.
Хорошего дня)
Но если вы соблюдаете кассовую дисциплину, то когда изымаете деньги из ККТ нужен ПКО на внесение наличности в кассу организации - это теория. Как это делается у вас на практике - не подскажу.
Хорошего дня)
Вы все верно понимаете. Чтобы оформить выдачу наличных их кассы организации оформляется РКО. А в ККТ делается внесение наличности, обычно эта операция в кассовой программе так и называется.
Хорошего дня)
когда нужно взять деньги из кассы и положить на расчетный счет - какими кассовыми документами это оформляется?
В ККТ делается выем средств и оформляется Приходный кассовый ордер, для внесения наличности в кассу организации.
Затем для внесения на расчетный счет оформляется расходный кассовый ордер. Основание - сдача наличных средств в банк.
Хорошего дня)
1. Является ли нарушением кассовой дисциплины ведение кассы при применении ККТ без открытия и применения субсчета 50.02 Операционная касса?
2. Обязательно ли отдавать чеки Расход нашим поставщикам-физлицам?
Заранее благодарю за ответ!
Отвечу лишь на вопрос, касающийся применения ККТ. Касательно соблюдения кассовой дисциплины ответят мои коллеги.
Чек на расход нужно выдать клиенту обязательно. Это следует из п.2 ст. 1.2 Закона 54-ФЗ сделать это можно на бумажном носителе либо, если до момента расчета, клиент попросил вас отправить ему эл. версию чека и сообщил вам свой эл. адрес или номер телефона, то можно отправить электронный чек.
Хорошего дня)
Да все верно, но насколько я понимаю, в бюджетных учреждениях, имеющих ЛС в Казначействе, указанные операции нужно еще сопроводить следующими документами:
Изъятие денег из кассы - Документ РКО (0310002)
Зачисление денег на ЛС учреждения - Документ – Объявление на взнос на наличными (0402001)
Хорошего дня)
Я зарегистрирована как ИП на УСН. Занимаюсь предоставлением услуг по продаже авиа- и ж/д билетов. Стоимость билетов я отправляю агенту, а сервисные сборы за продажу остаются у меня, я субагент.
Полностью расчет за проданные билеты с агентом планирую на 31 августа. В кассе ККТ накопилась сумма наличных.
Когда я произведу расчет с агентом , мне надо делать изъятие денежных средств из онлайн-кассы? Подскажите, пожалуйста, когда надо делать выемку денежных средств из кассы, когда я провожу расчет с агентом? Или как?
Спасибо.
В ОП кассовую книгу К 05, для внутреннего перемещения денег, а в головном офисе оформляются все 10 кассовых книги через программу 1С на каждое подразделение, правильно ли это или надо ещё оформлять в ОП КО 4, которая передаётся в офис и потом главный кассир ещё раз печатает кассовые книги на все подразделения в двух экземплярах, одну с ПКО и РКО и одну общую…?!
Можно ли этим днем провести РКО по сдаче денег в банк уже после закрытия смены?