Электронный документооборот
Учет и отчетность
Проверка контрагентов
Торговля и ритейл
Автоматизация бизнеса
Участие в закупках
Управление HR‑процессами
Коммуникации
Сделки с недвижимостью
Банковские услуги
Поиск клиентов
Маркировка товаров
Информационная безопасность
Онлайн-касса не отменяет кассовую дисциплину. Организации и ИП обязаны правильно оформлять кассовые операции, вести учет наличных и соблюдать требования Банка России.
В статье остановимся на порядке работы с кассой при использовании ККТ: какие документы нужны, когда вести кассовую книгу, как учитывать разменные деньги, соблюдать лимит кассы и оформлять отчет о закрытии смены.
Кратко: что нужно знать о кассовых операциях с онлайн-кассой
- кассовые операции регулируются Указанием Банка России № 3210-У;
- онлайн-касса (ККТ) и касса организации — не одно и то же;
- при работе с наличными обычно нужны ПКО, РКО и кассовая книга;
- организации обязаны соблюдать лимит остатка наличных в кассе;
- для ИП действует упрощенный порядок кассовых операций;
- фискальные документы ККТ могут служить основанием для кассовых документов.
Содержание:
- Что такое кассовые операции при работе с онлайн-кассой
- Порядок ведения кассовых операций в организации
- Кассовые документы при работе с онлайн-кассой
- Ведение кассовой книги
- Лимит остатка наличных денег в кассе
- Разменные деньги при работе с ККТ
- Кассовые операции у ИП
- Фискальные документы вместо унифицированных форм по ККТ
- Фискальные документы онлайн-кассы
- Отчет о закрытии смены и оформление кассовых операций
Что такое кассовые операции при работе с онлайн-кассой
Кассовые операции — это прием, выдача, хранение и учет наличных денежных средств в кассе организации или ИП. Они регулируются Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
Важно понимать: онлайн-касса (ККТ) фиксирует расчеты с покупателями и передает данные в ФНС, а кассовая дисциплина регулирует движение наличных внутри организации.
Порядок ведения кассовых операций в организации
Организации обязаны соблюдать кассовую дисциплину независимо от системы налогообложения. Это включает:
- оформление операций первичными документами;
- ведение кассовой книги;
- соблюдение лимита остатка наличных;
- правильное хранение денежных средств.
Нарушение порядка ведения кассовых операций влечет административную ответственность по ст. 15.1 КоАП РФ.
Кассовые документы при работе с онлайн-кассой
Обязательные кассовые документы
Кассовые операции оформляются:
- приходными кассовыми ордерами (ПКО);
- расходными кассовыми ордерами (РКО) (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У);
- кассовой книгой.
По каждому ПКО и РКО делаются записи в кассовой книге. Эти требования распространяются и на организации, использующие онлайн-кассы.
ИП могут не оформлять наличные операции ПКО и РКО и не вести кассовую книгу.
Унифицированные формы кассовых документов
Унифицированные формы кассовых документов приведены в Постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 и продолжают применяться:
- приходный кассовый ордер (сокр. ПКО, код ОКУД 0310001);
- расходный кассовый ордер (сокр. РКО, код ОКУД 0310002);
- кассовая книга (код ОКУД 0310004).
Для выплаты зарплаты могут использоваться:
- платежная ведомость (код ОКУД 0301011);
- расчетно-платежная ведомость (код ОКУД 0301009), утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
Ведение кассовой книги
Кто обязан вести кассовую книгу
Любая организация независимо от системы налогообложения обязана вести кассовую книгу (форма № КО-4), если:
- получает наличные деньги;
- расходует наличные деньги (п. 4.6 Порядка ведения кассовых операций).
Отражать в кассовой книге надо все операции с наличными, в том числе ежедневную сдачу выручки в банк через инкассаторов.
Кассовая книга в обособленных подразделениях
Обособленное подразделение (ОП) организации обязано вести свою кассовую книгу, если:
- получает или расходует наличные;
- осуществляет хранение наличных в своей кассе, а не сдает все деньги в кассу головной организации.
При этом неважно, есть ли у ОП расчетный счет (Письмо ЦБ РФ от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255).
ОП в сроки и в порядке, установленном руководителем организации, передает в головное подразделение копии листов своей кассовой книги.
В кассовую книгу головной организации показатели кассовой книги ОП не вносятся. Листы кассовой книги ОП брошюруются отдельно.
Деньги ОП отражаются в кассовой книге организации, только если ОП сдает наличные в кассу организации.
Лимит остатка наличных денег в кассе
Что такое лимит кассы
Лимит остатка кассы — это максимальная сумма наличных, которая может оставаться в кассе на конец рабочего дня (п. 2 Порядка ведения кассовых операций).
Если денег в кассе больше, предусмотрены штрафы: для организации — 40 000-50 000 руб., для должностного лица — 4 000-5 000 руб. (п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).
Избавьте себя от штрафов. Подключитесь к Контур.ОФД сейчас и 3 месяца бесплатно передавайте данные в ФНС
Кто обязан устанавливать лимит
Лимит обязаны устанавливать все организации, кроме:
- ИП;
- ООО — субъектов малого предпринимательства.
Они могут хранить в кассе любую сумму наличных. Формулы для расчета лимита остатка кассы приведены в Приложении к Указаниям Банка России № 3210-У.
Когда можно превышать лимит
Лимит можно «нарушить»:
- в выходные и нерабочие праздничные дни, если в эти дни организация осуществляет операции с наличными;
- в дни получения денег из банка для выдачи зарплаты.
Разменные деньги при работе с ККТ
Выдача разменных денег кассиру
В ККТ безопаснее не оставлять наличные (как монеты, так и купюры) по окончании рабочего дня (смены ККТ). Поэтому, как правило, перед началом рабочей смены кассир выдает кассиру-операционисту разменные деньги. Для этого кассир выписывает РКО на сумму размена, в котором:
- в строке «Выдать» указывает ФИО кассира-операциониста;
- в строке «Основание» пишет «Для размена».
Учет размена у старшего кассира
Если в торговой организации разменные деньги выдаются рядовым кассирам старшим кассиром, то сумму выданных средств, указанную в РКО, старший кассир дополнительно фиксирует в книге учета полученных и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). Такой порядок установлен п. 4.5 Порядка ведения кассовых операций.
Возврат неиспользованного размена
Возврат остатка неиспользованного размена нужно оформить отдельным ПКО, указав в качестве основания возврат размена.
Кассовые операции у ИП
Предприниматели обязаны соблюдать кассовую дисциплину, но для них предусмотрен упрощенный порядок.
Что ИП вправе не делать
Если вы предприниматель, то можете:
- не оформлять кассовые документы (ПКО, РКО) (п. 4.1 Указания Банка РФ N 3210-У);
- не вести кассовую книгу (п. 4.6 Указания № 3210-У);
- не устанавливать лимит остатка наличных денег (п. 2 Указания № 3210-У).
Использование наличной выручки ИП
Поступившую в кассу наличную выручку ИП могут расходовать на личные нужды (п. 1 Указания Банка РФ № 5348-У).
Фискальные документы вместо унифицированных форм по ККТ
Нужно ли применять формы КМ-1 — КМ-9
Раньше при расчетах через кассу организации использовали унифицированные формы первичной учетной документации КМ-1–КМ-9 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132):
Но постановление № 132 принято не в соответствии с Законом № 54-ФЗ, поэтому, по мнению чиновников, применять его необязательно (Письма Минфина РФ от 13.08.2019 N 03-11-11/61091, от 22.07.2019 N 03-01-15/54535, от 23.08.2017 N 03-01-15/54156 и от 16.09.2016 N 03-01-15/54413).
Так что организации, которые применяют онлайн-кассы по Закону № 54-ФЗ, не обязаны:
- оформлять справки-отчеты кассира-операциониста (форма КМ-6);
- вести журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) по каждой кассе.
Связь фискальных документов и кассовых ордеров
Приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) могут оформляться на основании фискальных документов (п.4.1 Указаний № 3210-У).
Фискальные документы онлайн-кассы
Фискальными документы — это фискальные данные, представленные по установленным форматам в виде кассового чека, бланка строгой отчетности и (или) иного документа, предусмотренного законодательством о применении ККТ, на бумажном носителе и (или) в электронной форме, в том числе защищенные фискальным признаком (ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ).
Что относится к фискальным документам
К фискальным документам относятся (п. 4 ст. 4.1 закона № 54-ФЗ):
- отчет о регистрации;
- отчет об изменении параметров регистрации;
- отчет об открытии смены;
- кассовый чек (бланк строгой отчетности);
- кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции);
- отчет о закрытии смены;
- отчет о закрытии фискального накопителя;
- отчет о текущем состоянии расчетов;
- подтверждение оператора (это единственный документ, который формируется не на ККТ, а техсредствами ОФД).
Форматы фискальных документов утверждены Приказом ФНС РФ от 14.09.2020 N ЕД-7-20/662@.
Кассовая смена при работе с ККТ
По закону работа с ККТ делится на кассовые смены:
- перед началом расчетов с применением ККТ формируется отчет об открытии смены;
- по окончании расчетов — отчет о закрытии смены.
Сколько может длиться смена онлайн-кассы
Чек ККТ не может быть сформирован позднее, чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены (п. 2 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ). Это значит, что смена при работе на онлайн-кассе не может длиться больше 24 часов. Это объясняется возможностями фискального накопителя: если смена больше 24 часов, на чеке не формируется фискальный признак документа (абз. 9 п. 1 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ).
Можно открыть смену ККТ в один день, а закрыть на следующий день, но при условии, что общая продолжительность смены не превысит сутки. Других ограничений в 54-ФЗ нет, в том числе нет требований, что смену нужно закрывать в какое-то определенное время (Письмо Минфина РФ от 05.05.2017 № 03-01-15/28066).
Как не нарушить лимит смены в 24 часа?
Кассовая программа Контур.Маркета предупреждает о скором завершении смены, расхождениях сумм и неотправленных чеках, чтобы вы могли избежать штрафов.
Отчет о закрытии смены и оформление кассовых операций
Что содержит отчет о закрытии смены
По окончании смены формируется отчет о закрытии смены, на основании которого оформляется ПКО и делается запись в кассовой книге.
Данные о суммах, поступивших в ККТ за смену, приведены в отчете о закрытии смены в реквизите «Счетчики итогов смены».
Как оформляются ПКО
На основании одного отчета о закрытии смены может формироваться несколько ПКО. Это зависит от вида операции и проводок, которые будут сделаны в бухучете при оприходовании наличных в кассу организации.
Нужно ли печатать отчет о закрытии смены
Обращаем внимание, что так как данные фискальных документов ККТ передаются в ФНС и хранятся в электронном виде, распечатывать отчет о закрытии смены не обязательно (п. 9 примечаний к таблице 30, п. 8 примечаний к таблице 68 и п. 12 примечаний к таблице 123 Приложения N 2 к Приказу ФНС РФ от 14.09.2020 N ЕД-7-20/662@).
И второй вопрос: у нас малое предприятие и я веду кассу , выписываю РКО И ПКО. Например, снимаем деньги в банке на выдачу подотчетникам и может быть такая ситуация, что при получсении денег за трудовую книжку я должна применить кассовый аппарат, пробив чек. Т.е. по отчету, который формируется при закрытии смены будет стоять приход за трудовую книжку. И будет , например, остаток 100 руб. по отчету при закрытии смены. Но на самом деле по кассе у меня будет остаток больше, т.к. в этот день сняли деньги для выдачи подотчетному лицу и не все деньги я раздала. Получается остатки будут не совпадать. Как в таком случае поступать , чтобы по отчету по онлайн кассе был "0".
1. В ФНС уходит каждый чек, сформированный на ККТ. Кроме того, каждый раз когда вы закрываете смену на ККТ, автоматически формируется отчет о закрытии смены. Этот отчет среди прочей информации содержит "счетчики итогов смены" - данные обо всех операциях прихода и расхода за закрытую смену. Точнее так, в ККТ, формирующей документы по формату 1.05, отчет МОЖЕТ содержать эту информацию. А вот для ффд 1.1 - ДОЛЖЕН ее содержать. Поэтому, если производитель кассового ПО, которым вы пользуетесь, включил счетчики итогов смены в отчет, то они уйдут в налоговую, если не включил, то - нет. Обратите внимание, в этом отчете нет информации, сколько вы изъяли денег из кассы или внесли в нее в начале смены - эта информация ФНС не интересует.
2. Есть разъясняющие письма (например, Письмо Минфина России № 03-01-15/4355) о том что возмещение работниками расходов организации на приобретение бланка трудовой книжки не требует применения контрольно-кассовой техники - это не расчет в рамках 54-ФЗ.
Так что проблем быть не должно.
Хорошего дня)
Но если вы соблюдаете кассовую дисциплину, то когда изымаете деньги из ККТ нужен ПКО на внесение наличности в кассу организации - это теория. Как это делается у вас на практике - не подскажу.
Хорошего дня)
Подскажите, пожалуйста, не могу найти ответа...у меня турагентство, ИП, УСН доход 6%. С января 2019 года начала использовать онлайн кассу Эвотор, есть несколько вопросов:
1. я заключаю договор с туристом и пробиваю ему чек на общую сумму тура 100 тр, оплачиваю туроператору 90 тр. и таким образом моя прибыль составляет 10 тр, но в личном кабинете Эвотора и соответвенно в ИФНС уходит информация о прибыли в 100 тр., а мой расход не виден и не получится ли, что потом все пробитые чеки будут учтены как прибыль, которую я вижу в личном кабинете Эвотора, чтоб не заплатить со всех чеков пробитых налог, а только с прибыли...как правильно??
2. могу ли я как ИП осуществлять платежи за туры клиентов с помощью своих личных карт разных банков или Евросеть, Связной? туроператоры при этом позволяют разные способы оплаты, указанные на их сайтах, по договору главное, чтоб на счет туроператоров были вовремя поступления за тур
3. также я слышала от других турагентств, что главное, чтобы касса была зарегистрирована в налоговой как касса агента, а не торговая точка...но я приобретала кассу "под ключ" и сама ничего не делала...или это неважно?
Спасибо огромное!!!
Начну отвечать с последнего вопроса.
1. Для того чтобы по чекам, приходящим с кассы, налоговая поняла, что касса используется агентом, и не вся прибыль принадлежит ему, в чеке есть определенные реквизиты (еще их называют теги). Существует два формата фискальных данных (далее –форматы), по правилам которых теги включаются в чек:
• формат 1.05 - для него требования к чеку помягче – практически все «агентские» теги носят рекомендательный характер, т.е. их в чеке может и не быть. Сейчас на рынке есть только такие кассы.
• скоро появятся ККТ работающие по формату 1.1 - это самый полный формат и требования к чеку в нем другие. Агентские теги для 1.1 будут обязательными для включения в чек. И вот эти чеки будут исчерпывающими - получив такой чек, ФНС сможет составить полную картину по выручке агента. Из чека будет видно и размер агентского вознаграждения и данные принципала, чей тур агент продает.
Для 1.05 достаточно указать признак агента в двух документах: в отчете о регистрации и в каждом чеке, который вы формируете при продаже тура как агент.
Касса у вас уже зарегистрирована. Чтобы проверить указан ли признак агента, можно найти отчет о регистрации. Это можно сделать в личном кабинете ОФД:
• если в отчете о регистрации указано "Агент", то фискализирована ККТ верно;
• если признака агента нет, это еще не значит, что фискализация прошла некорректно, дело в том, что данный признак носит самую низкую обязательность и его в отчете может не быть. В этом случае нужно смотреть, что указано в настройках самой ККТ. К сожалению, как это сделать на ККТ Эвотор не смогу подсказать - мы с ними не работаем.
Далее при расчете с клиентом, формируется чек (БСО), в нем должен стоять признак агента. Этот признак ставится каждый раз, когда вы продаете тур как агент, и делается это через кассовое ПО (скорее всего галочка ставится).
Для 1.1 кроме вышеперечисленного нужно еще для каждого тура указывать, что этот тур продается агентом и указывать данные поставщика тура (ИНН и наименование). Таким образом агенты могут использовать одну кассу при работе с разными туроператорами. Кроме того, отдельной строкой указывается агентское вознаграждение. Для меня пока не очень понятно, как его указывать: отдельным чеком или в общем чеке, надеюсь к лету появятся разъяснения на этот счет.
2. Относительно прибыли. Налоги начисляются исходя из данных, указанных в налоговой декларации. При сдаче налоговой декларации показывается только налогооблагаемая прибыль.
Про то, что является и не является прибылью для агентов есть отдельный пункт в Налоговом Кодексе РФ. В статье 251 «Доходы, не учитываемые при определении налоговой базы», в п.1 есть подпункт 9, в нем про это и сказано: «При определении налоговой базы не учитываются доходы:
• в виде имущества (включая денежные средства), поступившего комиссионеру, агенту и (или) иному поверенному в связи с исполнением обязательств по договору комиссии, агентскому договору или другому аналогичному договору, а также в счет возмещения затрат, произведенных комиссионером, агентом и (или) иным поверенным за комитента, принципала и (или) иного доверителя, если такие затраты не подлежат включению в состав расходов комиссионера, агента и (или) иного поверенного в соответствии с условиями заключенных договоров. К указанным доходам не относится комиссионное, агентское или иное аналогичное вознаграждение;
Введение онлайн-касс в бизнес-процесс никак не влияет на налоговую декларацию. ФНС, конечно, будет видеть данные с кассы (и они будут, конечно, больше чем данные в декларации), но если у налоговой и возникнут вопросы, то первая же проверка все расставит по своим местам. Конечно, нужно, чтобы был агентский договор и отчеты агентов. Т.е. здесь ничего не меняется, как раньше отчитывались в ФНС, так и продолжаете. А с переходом на формат 1.1 и этих вопросов возникать не должно.
Хорошего дня:)
выемка наличных средств из ККТ не является фискальной операцией и не требует формирования какого бы то ни было документа на контрольно-кассовой технике.
Обычно при выемке средств из ККТ и внесении их в кассу организации используют кассовый документ ПКО - приходный кассовый ордер (в соответствии с Указаниями ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У), однако, согласно данному указанию ЦБ, индивидуальными предпринимателями кассовые документы могут не оформляться.
Т.е. в вашем случае никакого документа оформлять не нужно.
Вы все верно понимаете. Чтобы оформить выдачу наличных их кассы организации оформляется РКО. А в ККТ делается внесение наличности, обычно эта операция в кассовой программе так и называется.
Хорошего дня)
Есть мысли зарегистрировать кассы на ИП, насколько это облегчит бумажную волокиту?
Журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) и справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6) с введением онлайн-касс больше вести не требуется. Это подтверждено письмом Минфина РФ от 4 июля 2017 г. N 03-01-15/42314.
Наличие ККТ и ведение кассовой книги между собой никак не связаны.
Кассовую книгу должны вести организации, которые получают или расходуют наличные денежные средства, и выписываю ПКО и РКО. Это требования к кассовой дисциплине, за соблюдением которых следит ЦБ РФ. Применение ККТ - вотчина ФНС.
Хорошего дня)
Задайте, пожалуйста, ваш вопрос в разделе "Вопрос эксперту": https://kontur.ru/qa/new
1. Является ли нарушением кассовой дисциплины ведение кассы при применении ККТ без открытия и применения субсчета 50.02 Операционная касса?
2. Обязательно ли отдавать чеки Расход нашим поставщикам-физлицам?
Заранее благодарю за ответ!
Отвечу лишь на вопрос, касающийся применения ККТ. Касательно соблюдения кассовой дисциплины ответят мои коллеги.
Чек на расход нужно выдать клиенту обязательно. Это следует из п.2 ст. 1.2 Закона 54-ФЗ сделать это можно на бумажном носителе либо, если до момента расчета, клиент попросил вас отправить ему эл. версию чека и сообщил вам свой эл. адрес или номер телефона, то можно отправить электронный чек.
Хорошего дня)
когда нужно взять деньги из кассы и положить на расчетный счет - какими кассовыми документами это оформляется?
В ККТ делается выем средств и оформляется Приходный кассовый ордер, для внесения наличности в кассу организации.
Затем для внесения на расчетный счет оформляется расходный кассовый ордер. Основание - сдача наличных средств в банк.
Хорошего дня)