Как стать мастером планирования бухгалтерских задач

Выпуск № 34

Ирина Мазаева 16 октября 2017

Можно ли представить работу бухгалтера без переработок? Специалисты говорят: «Можно!», — и советуют планировать абсолютно все: от подготовки отчетности до профессионального развития и карьерного роста. Поговорим об успешном планировании и том, как оно позволяет повысить продуктивность.

Сдать отчетность, оплатить счета, рассчитать зарплату, изучить поправки в законодательство… И снова отчетность, счета, платежки, больничные, новые поправки… При этом периодически звонит телефон, подходят коллеги с вопросами. Опять всё не по плану, а сроки поджимают, и цена ошибки так высока. В итоге переработки и жуткая усталость. А у вас такое случалось?

Ищите выход из временного тупика

Если не получается найти выход из сложившейся ситуации привычным путем, меняйте маршрут — выбирайте другую тактику. Допустим, обычно вы ведете список дел в ежедневнике, а задачи на неделю и месяц пишете в планинге. А теперь попробуйте что-нибудь другое: обычный календарь в Outlook, в Google или веб-сервис Todoist.

Внесите в выбранную программу сроки уплаты налогов и сдачи отчетности и другие периодические задачи, например, сроки уплаты коммунальных платежей, настройте уведомления, чтобы, с одной стороны, ничего не забыть, а с другой — не перегружать свою оперативную память этими событиями. Или, например, воспользуйтесь готовым календарем бухгалтера в каком-нибудь онлайн-сервисе и настройте его под себя.

Разрешите себе пробовать и начинать сначала столько раз, сколько потребуется. У Томаса Эдисона было несколько тысяч неудачных попыток создать электрическую лампочку, пока опыт не оказался успешным, но он не отчаивался и продолжал поиски. И у вас все получится! Нейробика — зарядка, которая развивает гибкость ума, — вам в помощь в поисках новых и нестандартных решений.

Новая система планирования запущена в тестовом режиме: пока все идет по графику

Начните с инвентаризации

Составьте последовательный список задач и оцените, сколько времени занимает каждая из них: оплата платежек, звонки, проверка счетов-фактур, все виды отчетности и т.д. Если вам сложно сориентироваться сходу, попробуйте хотя бы неделю записывать все свои дела и временные затраты на них. Соберите все данные в таблицу: пусть по вертикали будут задачи, а по горизонтали — время, которое уходит на их выполнение в день, в неделю, в месяц, в квартал, в год.

Разложите все дела по полочкам, а точнее, по ячейкам, и оцените объем своей загрузки. Поищите скрытых «поглотителей времени». Допустим, на телефонные переговоры у вас уходит в среднем полчаса в день, в год это уже 123,5 часа или больше 15 рабочих дней (0,5 часа × 247 рабочих дней / 8 часов), а деловая переписка с коллегами занимает полтора часа в день, то есть больше двух месяцев или 46,3 рабочих дня в год. Оправданы ли такие затраты на эти задачи? Может быть, стоит поискать способы сократить время, которые вы тратите на одни дела, чтобы увеличить его на другие, более полезные, например профессиональный рост, чтение развивающей литературы?

Проводите такую инвентаризацию не реже одного-двух раз в год. Вы же наводите порядок в шкафах, избавляясь от всего ненужного, на работе ведете бухгалтерский и налоговый учет. Дела тоже требуют порядка, а время — строгого учета.

Инвентаризация прошла успешно: скрытые «поглотители» бухгалтерского времени найдены и удалены и списка планируемых дел.

Сводите временной баланс

Сопоставьте расходы, то есть совокупное время, которое уходит у вас на решение рабочих задач в год, с годовым бюджетом — количеством рабочих дней и часов. Так, в 2017 году 247 рабочих дней, или 1 973 часа при 40-часовой рабочей неделе. Сошелся ли ваш годовой баланс? Не залезаете ли вы в долги, крадя время, отведенное на отдых?

Если баланс не сходится, значит, стоит детально пересмотреть ваши расходы, чтобы уложиться в установленный лимит рабочего времени. Учет времени необходим не для того, чтобы ввести какие-то рамки и ограничения, а для того, чтобы расставить приоритеты. Так же как финансовый анализ нужен для оптимизации затрат и стратегического развития бизнеса.

Реально оценивайте количество и объем задач при планировании каждого рабочего дня. Чтобы избежать ситуации, когда из всего запланированного на день вам удается сделать только треть, разумно подходите к списку дел на день. Определите, сколько времени требуется на решение каждой задачи. Порой при таких подсчетах оказывается, что на то, чтобы выполнить все запланированное на день, нужно больше 30 часов! Очевидно, что это нереально успеть.

Если у вас восьмичасовой рабочий день, жестко распланировать нужно только пять часов. На этот период должны приходиться самые важные дела. Распределить эти пять часов следующим образом: 70 % — на текущую работу, и 30 % — на самосовершенствование, например на изучение изменений законодательства или повышение квалификации. Обязательно резервируйте около трех часов в день на непредвиденные дела, ведь они будут почти наверняка.

С таким подходом вы, вероятнее всего, успеете сделать запланированное, а также избежите волнений по поводу того, что опять все сразу навалилось и у вас ничего не получается. Наоборот, вы пойдете домой с чувством выполненного долга. Только перед тем как уйти, не забудьте составить правильный план работы на следующий день.

Дела «по полочкам» разложены, временные затраты посчитаны, дневной баланс фактических и планируемых расходов времени сошелся.

Совершенствуйтесь

Организуйте свою работу так, чтобы вас не отвлекали, когда вы заняты сложной и ответственной задачей, например подготовкой отчетности или расчетом зарплаты. Соберите ответы на самые популярные вопросы сотрудников в отдельную инструкцию, которую вы подготовите в ближайшее время. Запишите эту задачу себе в планы на завтра или на следующий квартал в зависимости от того, где у вас есть немного свободного времени. Инструкцию можно постепенно пополнять новой информацией.

Приучайте сотрудников сначала обращаться с вопросами к «Умной инструкции», а уже потом при необходимости к вам, но только в приемные часы. Да, их нужно непременно установить, бухгалтерия — это не проходной двор!

Чтобы избежать аврала в последние дни перед сдачей отчетности, разбейте всю работу по ее подготовке на небольшие этапы, например, так: разобрать все документы (с НДС / без НДС), занести их в программу отчетности, если вы еще не перешли на электронные счета-фактуры со своими контрагентами, и т.д. А теперь распределите все эти задачи в течение одной-двух недель в обратном хронологическом порядке, начиная от даты сдачи декларации, шаг за шагом двигаясь к настоящему моменту. Это позволит сфокусироваться не на завершении задачи, а на начале ее выполнения. Так вы сможете пробежать этот отчетный марафон «по километру» в день.

Посмотрите, есть ли в вашей работе повторяющиеся механические действия, которые можно было бы автоматизировать с помощью современных сервисов, передать в другие подразделения или другим менее квалифицированным сотрудникам. Вооружившись данными вашей инвентаризации, убедите руководителя пойти вам навстречу, ведь теперь у вас есть веские аргументы.

Пусть зарастет народная тропа в бухгалтерию. Для ответов на вопросы есть «Умная инструкция» и приемные часы.

Не забывайте про рост

По данным опроса подписчиков электронной версии журнала и учеников Контур.Школы, 95 % бухгалтеров повышают свою квалификацию и уровень профессиональных знаний. При этом больше 60 % опрошенных так или иначе планируют свой профессиональный или карьерный рост.

Чтобы эти планы реализовывались в поставленные сроки, сопоставьте свои затраты и реальные потребности и по этой статье временного бюджета. Оцените, сколько времени в текучке срочных и сверхсрочных задач вы уделяете профессиональному саморазвитию, а сколько вам действительно нужно, чтобы не только быть в курсе последних изменений, но и повышать свою квалификацию?

В ваших еженедельных планах должно быть достаточно времени на саморазвитие: старайтесь посетить хотя бы один вебинар или семинар, прочитать хотя бы одну статью эксперта. В современном мире знания и навыки устаревают очень быстро. Если не осваивать новые программы, не читать книг, не посещать конференций и семинаров, то уже завтра можно оказаться не у дел. Чтобы быть в курсе основных тенденций, можно, например, подписаться на полезные рассылки от профессиональных изданий.

Соответствуйте профстандарту «Бухгалтер»

Пройдите обучение
Подтвердите свой профессионализм
Получите диплом.

Узнать больше

Если на этом этапе вы опять подумали о том, где же взять на все это время, во-первых, прочтите ниже притчу, а во-вторых, возвращайтесь к инвентаризации: вероятно, вы провели ее не очень качественно.

Итак, притча. Два лесоруба пилят дерево, и тут один говорит другому: «Слушай, надо пилу наточить: тупая совсем! Давай остановимся, наточим пилу и потом быстро допилим дерево». — «Некогда точить. Темнеет уже. Пилить надо быстрее». Находите время не только «пилить» важное и срочное, но и «точить пилу», чтобы «пилить» еще качественнее и быстрее!

Над материалом работали Ирина Васильева (текст) и Ася Молоткова (иллюстрации)

Читайте также