Как побороть прокрастинацию и не срывать дедлайны

Прокрастинация обычно сопровождает нас в трех областях нашей жизни — в образовании, карьере и вопросах здоровья. Это может быть либо отказ от принятия решений, либо избегание, отказ от выполнения определенных задач. Прокрастинация — это состояние, когда вы знаете, что должны работать, однако не можете заставить себя приступить к решение конкретных задач. Помимо того, что прокрастинация вредит тайм-менеджменту и наводит беспорядок в планировании, она таит в себе еще много разных неприятностей. Так, например, результаты исследования Procrastination Research Group показали, что, по мнению 94% людей, прокрастинация оказывает негативное влияние на их счастье. Эта вредная привычка может привести к неудовлетворенности на рабочем месте, потере репутации, снижению самооценки… Список последствий не имеет конца.

Эксперты обнаружили, что прокрастинаторам нередко приходится лгать, чтобы обосновать неожиданные срывы дедлайнов. Это приводит к ощущению вины и стыда. Цикл прокрастинации, в который попадает большинство людей, вполне предсказуем: все начинается с надежды, которая перерастает в тревогу, самокритику и вину, а затем преобразуется в огромное сожаление. Как только появляется очередная задача, этот цикл повторяется. Хронические прокрастинаторы потратили годы своей жизни, пытаясь вырваться из этого замкнутого круга. 

По иронии судьбы прокрастинация может вызвать больше беспокойства в долгосрочной перспективе. Нежелание решать проблемы тут и сейчас приводит к стрессу, проблемам со здоровьем и общему снижению производительности.

5 основных причин прокрастинации

Прокрастинация никогда не появляется на пустом месте, обычно она вызвана внешними факторами. Ее основные причины:

• Импульсивность. Заставляет вас переключаться с одной задачи на другую, при этом некоторые задачи так и остаются незавершенными.
• Отсутствие интереса. Когда мы не заинтересованы в том, чтобы что-то делать, мы начинаем прокрастинировать. Это человеческая природа.
• Тревога. Часто при приближении крайнего срока мы откладываем выполнение задач еще больше и больше, а не стремимся уложиться в этот срок.
• Перфекционизм. Это качество также заставляет откладывать решение задач. И хотя в некоторых областях, таких как спорт или музыка, перфекционизм является обязательным, для большинства людей стремление быть лучшими не всегда приводит к положительным результатам.
• Неуверенность. Это состояние сопряжено с опасением предпринять не те действия, поэтому человек начинает прокрастинировать.

Лекарство от лени

Любой человек, если он хочет быть эффективным работником, способен управлять прокрастинацией и не давать ей возможность взять жизнь под свой контроль. Для этого достаточно предпринять некоторые действия.

1. Разбейте работу на маленькие задачи

Некоторые причины, по которым мы затягиваем работу, заключаются в том, что мы подсознательно ищем в ней подавляющие факторы. Ключевой фактор в данном случае — это масштаб задачи. Разбейте работу на маленькие части, затем сосредоточьтесь на одной из них в конкретное время. Если вы по-прежнему откладываете решение задачи после ее разбивки на мелкие части, продолжайте дробить эти части еще больше. Вскоре ваша задача станет настолько простой, что вы будете удивляться своей лени.  

Допустим, вы сейчас пишете новую книгу. Написание книги в полном объеме — это огромная работа, масштаб которой может вас подавлять. Однако, когда вы начинаете разбивать эту задачу на фазы, такие как (1) исследование темы (2) определение темы (3) создание плана (4) составление содержания (5) написание глав № 1 по № 10 (6) редактура написанного (7) и т.д., в определенный момент эта задача становится управляемой и не столь пугающей. Все, что нужно делать, — фокусироваться на ближайшей фазе и делать это как можно лучше, не отвлекаясь на другие фазы. Когда на этом этапе все будет готово, можно переходить к следующей фазе.

2. Измените окружающую среду 

Различные среды оказывают различное влияние на нашу производительность. Взгляните на свой рабочий стол, оцените пространство, в котором вы находитесь. Вызывают ли они у вас желание работать или, посмотрев на них, вы хотите бежать от работы подальше? Если вы выбираете второй вариант, то вам нужно всерьез задуматься об изменении рабочего пространства. Следует отметить, что среда, которая вдохновляет нас, может с течением времени терять этот эффект. Ничего страшного — просто, когда наступает этот момент, нужно менять обстановку. Но об этом — в следующих пунктах.

3. Создайте подробную временную шкалу с конкретными сроками 

Один дедлайн всегда означает возможность отложить работу: у нас создается ложное впечатление, что мы располагаем временем и в принципе можем еще успеть решить задачу, так как пока еще не слишком поздно. Разбейте свой проект на части, затем создайте общую временную шкалу с конкретными крайними сроками для каждой маленькой задачи. Таким образом, вы поймете, к какой дате нужно завершить каждую задачу. Временные рамки должны быть жесткими: если вы не закончите работу до определенного дня, это поставит под угрозу все остальные запланированные дела. Так возникает вынужденная необходимость действовать. 

Цели обычно разбиваются на месячные, еженедельные и даже ежедневные списки задач, а список — это призыв к действию, обязательство выполнить работу до указанной даты, потому что иначе цели придется откладывать, что в принципе недопустимо.

4. Откажитесь от бесконечных перерывов  

Если вы слишком долго затягиваете решение задач, возможно, объяснение этому — ваша способность отвлекаться на любые мелочи. Визуализируйте все второстепенные задачи и определите их в отдельную папку, которая менее доступна. Отключите автоматические уведомления в почтовом сервисе. Перестаньте ежесекундно заглядывать в социальные сети. Некоторые люди не зря сносят свои учетные записи в Facebook. И хотя это кажется слишком радикальной мерой, понять их можно. Анализ прокрастинации — это скорее осознание наших действий, и, если уж мы идем на столь отчаянные шаги для того, чтобы бороться с прокрастинацией, значит, это действительно необходимо.

5. Пообщайтесь с людьми, которые вдохновляют вас на принятие мер

Если бы у вас была возможность потратить всего 10 минут на общение со Стивом Джобсом или Биллом Гейтсом, то вы бы сразу зарядились на конкретные действия. Дело в том, что люди, с которыми мы сталкиваемся, влияют на наше поведение. Конечно, далеко не у каждого есть возможность общаться с Биллом Гейтсом, но принцип от этого не меняется. Определите людей / друзей / коллег, которые положительно влияют на вашу продуктивность в работе. Регулярно читайте блоги успешных людей, обменивайтесь с такими людьми мнением в социальных сетях. Это взаимодействие действительно приносит плоды.

6. Найдите компаньона

Наличие компаньона делает процесс более увлекательным. В идеале ваш приятель должен быть человеком со своим списком целей, тогда вы будете контролировать его, а он — вас. И хотя у каждого из вас будут разные цели, вы сможете учиться друг у друга. С другом можно всегда обсудить прогресс в достижении намеченных целей, поговорить о планах. Излишне объяснять, что это стимулирует продолжать действовать.

7. Расскажите другим о своих целях

Этот совет часто дают все консультанты. В каком-то смысле он дублирует предыдущий, тем не менее он более масштабный, а потому требует больше ответственности. Расскажите всем друзьям, коллегам, знакомым и родственникам о своих проектах. Встречая вас, они обязательно будут интересоваться вашими успехами и результатами. Это вынудит вас нести ответственность за намеченные планы.

8. Найдите того, кто уже достиг результата 

К чему вы стремитесь и кто эти люди, которые уже достигли того, что вы наметили? Ищите их, попытайтесь с ними связаться. Живое доказательство достижимости целей — один из лучших триггеров для действий, но при условии, что вы принимаете конкретные меры.

9. Повторно разъясните свои цели

Оттягивание решения задач в течение длительного периода времени может свидетельствовать о несоответствии между тем, что вы хотите, и тем, что вы делаете. Часто мы перестаем достигать цель, когда больше узнаем о себе, но при этом, как это ни странно, не меняем цель. Оторвитесь от дел на короткий отпуск и постарайтесь переформулировать цели. Чего именно вы хотите достичь? Что вы должны сделать для этого? Какие шаги следует предпринять? Соответствует ли этому ваша текущая работа? Если нет, что вы можете с этим поделать?

10. Перестаньте слишком усложнять ситуацию

Вы ожидаете, что для выполнения конкретной задачи должно наступить подходящее время. Возможно, сейчас это не лучшее время из-за причин X, Y, Z? Если вы будете ждать подходящего времени, вы никогда ничего не добьетесь. Перфекционизм — одна из главных причин нежелания браться за работу. 

11. Не ищите отговорок

Знакомы ли вам эти фразы: «Мне нужно быть в настроении»; «Я подожду, когда наступит дедлайн»; «Я лучше работаю под давлением»; «Мне нужно, чтобы произошло X, прежде чем я смогу взяться за работу». От этих отговорок вам нужно срочно избавляться.

12. Просто действуйте 

В итоге все советы сводятся к принятию конкретных мер. Вы можете разработать стратегию, осуществить планирование и наметить цели, но, если вы не предпримете никаких действий, ничего не произойдет. В этом случае не стоит жаловаться на ситуацию. Независимо от того, какую именно работу вы затягиваете, если вы хотите ее сделать, вам нужно просто взять себя в руки и сделать ее.