Для каждой формы отчетности в Росстат выработан свой порядок заполнения и сроки сдачи. Упростить процесс подготовки отчетов позволяет программа Контур-Персонал. Аналитик проекта Александра Асипчук рассказывает, как правильно сформировать отчеты 1 кадры, П-4 и П-4 (НЗ).
Форма № 1 кадры
Отчет 1 кадры — это сведения об образовании и обучении сотрудников за определенный период. Он подается в Росстат в срок до 3 февраля, один раз в три-четыре года по требованию ведомства. Основной документ, который регулирует этот вид отчетности, — Приказ Росстата от 28.09.2016 № 554.
Для подготовки отчетной формы первое, что нужно проверить, — заполнены ли необходимые реквизиты в карточках сотрудников, в том числе: образование (вкладка «Образование»), дополнительное профессиональное образование (вкладка «Профессиональный рост»), обучение (в полном списке реквизитов). Еще один важный момент — настройка опций приложений:
- опций, связанных с профессиональным образованием (Виды образования — высшее образование, ID типов высшего образования, ID типов среднего образования, список специальностей специалистов среднего звена, список специальностей квалифицированных рабочих, служащих);
- опций, связанных с дополнительным профессиональным образованием (ID типов образования переподготовки кадров, ID типов образования повышения квалификации, ID типов стажировки).
Они по умолчанию преднастроены, но если есть необходимость скорректировать опции, вы можете сделать это в любой момент.
Чтобы построить отчет, в меню Текущая работа / Отчеты / Сведения выберите пункт «1 кадры». Система предложит вам проставить дату, начало и конец периода, а также организацию, для которой вы готовите отчет.
Программа автоматически сформирует отчет, и вы сможете посмотреть и проверить печатную форму в Excel и выгрузку в xml — для тех, кто планирует сдавать отчет в электронном виде. В получившемся своде данных указана общая численность сотрудников, количество прошедших основное или дополнительное профессиональное образование, профессиональное обучение, отдельно указаны те, кто прошел обучение в самой организации или по ее направлению. Сотрудники представлены по категориям должностей (руководители, специалисты, другие служащие, рабочие) и в разрезе возрастов.
Дополнительно в справке к отчету приведены сведения о женщинах, инвалидах, сотрудниках, находившихся под риском увольнения, работниках, обучившихся дистанционно.
Насколько корректно данные по сотрудникам включены в отчет, вы легко проверите, вернувшись в экранную форму. При необходимости отчет 1 кадры можно построить точечно по одному или нескольким сотрудникам. Для этого нажмите кнопку «Обновить» и укажите интересующих вас работников.
Отчет П-4
Эта форма содержит сведения о численности сотрудников и их заработной плате. Организации с численностью штата меньше 15 человек сдают ее ежеквартально, с большей численностью — ежемесячно. Сроки сдачи — не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. Форма утверждена Приказом Росстата от 01.09.2017 № 566.
Что должно быть обязательно заполнено в программе? В карточке организации должны быть указаны коды ОКВЭД, в соответствии с которыми организация ведет свою деятельность (вкладка «Реквизиты организации»). Если в обособленном подразделении есть отличающиеся ОКВЭД, их можно уточнить в карточке подразделения.
Сам отчет можно найти через меню Текущая работа / Отчеты / Сведения. Выберите форму П-4, укажите дату построения, отчетный период, укажите всю организацию или подразделение.
Система автоматически сведет воедино нужные данные в двух вариантах: в формате Word или как xml-выгрузку. В отчете представлена средняя численность работников (всего, списочного состава, внешних совместителей, по договорам гражданско-правового характера) по видам деятельности организации, а также количество отработанных человеко-часов. Графы по фонду начисления заработной и выплатам заполняют сотрудники бухгалтерии.
Экранная форма позволяет проверить реквизиты организации и то, как работники отображаются в среднесписочной численности.
Важно! Алгоритм расчета списочной и среднесписочной численности в Контур-Персонале можно посмотреть в справочном разделе (меню Справка / Отчеты / Формирование отчетов / Подсчет списочной и среднесписочной численности).
Отчет П-4 (НЗ)
Эта ежеквартальная форма содержит сведения о неполной занятости работников. Организация должна представить ее в Росстат не позднее 8-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Форма утверждена Приказом Росстата от 02.08.2016 № 379.
Перед тем как составить отчет, посмотрите, все ли данные заполнены в личной карточке сотрудника. Обратите внимание на вкладки «Исполняемые должности» (реквизиты «Характер работы», «Неявки и переработки», «График работы») и «Отпуска». В карточке штатной единицы укажите количество ставок. Чтобы система корректно сформировала отчет, проверьте настройки опций:
- Основания увольнения (статьи) — по соглашению сторон;
- Основания увольнения (статьи) — по сокращению численности работников;
- Основания увольнения — по собственному желанию.
Как и в двух предыдущих случаях, отчет размещен в папке «Сведения» (меню Текущая работа / Отчеты). Не забудьте указать дату построения, отчетный период, организацию или подразделение. Программа предлагает печатный вариант в формате Word или выгрузку в xml. В них представлена численность сотрудников, работавших неполный день, находившихся в простое, численность принятых и выбывших работников.
Все эти данные вы можете проверить в экранной форме — например, кто из сотрудников находился в простое по вине работодателя и пр.
Отчеты в Росстат обычно не вызывают много вопросов у кадровых специалистов. И все же будьте внимательны и проверяйте себя на каждом этапе подготовки, а программа Контур-Персонал позволит сдать эти отчетные формы быстро и без ошибок.
Анонс: Как сдать отчеты 1-Т (условия труда) и 1-Т (проф)
Читайте также:
