Как компании на ЕНВД и патенте перейти на онлайн‑кассы

Оценить сроки

С 1 июля 2017 года вся применяемая ККТ передает фискальные данные в ФНС в соответствии с новым порядком (Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ в ред. от 03.07.2016 — далее Закон 54-ФЗ). Все кассы должны быть оснащены фискальными накопителями, а также подключены к интернету и оператору фискальных данных (ОФД). Чеки и бланки строгой отчетности также должны соответствовать новому порядку, в частности, кассы среди прочих реквизитов обязаны печатать на чеке наименование товаров, работ, услуг, а также их количество, цену и общую стоимость по каждой позиции.

С 1 июля 2018 года применять онлайн-кассы обязаны:

• ИП на ЕНВД или ПСН, продающие пиво, пивные напитки, сидр, пуаре и медовуху (Федеральный закон от 29.07.2017 № 278-ФЗ, письмо от 21.08.2017 № СА-4-20/16409@);
• юрлица и ИП на ЕНВД, а также ИП на ПСН с сотрудниками, которые занимаются розничной торговлей или оказывают услуги общепита (Федеральный закон от 27.11.2017 № 337-ФЗ).

Остальные компании на ЕНВД и патенте получили отсрочку в применении ККТ по новому порядку до 1 июля 2019 года (Федеральный закон от 27.11.2017 № 337-ФЗ). При этом они обязаны выдавать документ, подтверждающий прием денежных средств, например товарный чек, в порядке, установленном Законом 54-ФЗ в предыдущей редакции (то есть в редакции до внесения в 54-ФЗ поправок Федеральным законом от 03.07.2016 № 290-ФЗ).

Избежать ажиотажа

Летом 2017 года, когда компании на ОСНО и УСН переходили на новый порядок применения ККТ, на рынке возник дефицит накопителей. Производители фискальных накопителей не успевали за спросом. Магазины не могли вовремя перейти на новые правила торговли, это грозило штрафами за неприменение ККТ.

Спрос на фискальные накопители снова постепенно растет. Единственный способ избежать дефицита — заранее купить онлайн-кассу. Кроме того, переход на новый порядок в «добровольный» период позволяет основательно подготовиться к новым требованиям, обучить кассиров работе с ККТ. Также в переходный период можно ожидать боле выгодных предложений от производителей оборудования, ОФД и технических специалистов по настройке и фискализации ККТ.

Распределить расходы

Допустим, переоборудование торговой точки обойдется предпринимателю в 35 000–52 000 ₽. Если распределить эти расходы на несколько этапов, они будут менее ощутимыми. Это позволит предпринимателю заранее спланировать, когда он может себе позволить покупку периферийного оборудования. Например, сканер штрихкодов применять не обязательно, но он помогает быстрее заполнять номенклатуру и формировать чек. Его покупка обойдется в 2 500–4 000 ₽.

Пример поэтапного распределения расходов на оборудование для торговой точки

Период	Покупка	Затраты	Причина покупки
Декабрь 2017 года	Кассовый аппарат без фискального накопителя (моноблок с встроенным принтером чеков и отсеком под фискальный накопитель)	11 000–17 000 ₽	1. Нужно выдавать чек по требованию покупателя. Чтобы наименование товара и цена попали в чек, кассе нужен источник номенклатуры — товароучетная система.   2. За товароучетный сервис (например, Контур.Маркет) нужно платить только раз в год, при этом сервис позволяет видеть актуальный остаток товара, то есть вести количественный учет
	Товароучетный сервис	2 000–4 000 ₽ в год
Январь — февраль 2018 года	Фискальный накопитель	6 000–9 000 ₽	Заказать фискальный накопитель лучше заранее, до наступления дефицита. Если поставка задержится, это не отразится на работе магазина. Фискальный накопитель можно поместить в принтер чеков и получить онлайн-кассу к моменту оформления документов с ОФД и налоговой
Май — июнь 2018 года	Договор с оператором фискальных данных	3 000 ₽	ОФД получает информацию с кассы и передает в налоговую. Как правило, в услуги ОФД входит регистрация и фискализация ККТ, это необходимые условия для корректной передачи данных в ФНС

Получить налоговый вычет

ИП на ЕНВД и ПСН смогут уменьшить сумму единого налога на сумму расходов по приобретению новой ККТ. Такая норма прописана в Федеральном законе от 27.11.2017 № 349-ФЗ. Сумму налога можно уменьшить на сумму расходов по приобретению ККТ, но не более чем на 18 000 ₽ за каждый экземпляр кассовой техники.

К расходам можно отнести покупку ККТ, фискального накопителя, необходимого программного обеспечения, услуги по настройке ККТ, в том числе затраты на модернизацию касс в соответствии с требованиями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ в ред. от 03.07.2016, а также оплату услуг ОФД. Важное условие — льгота распространяется только на кассы, зарегистрированные в ФНС с 1 февраля 2017 года до 1 июля 2019 года.

Автоматизировать товароучет

В небольших торговых точках обычно отбивают чеки или выписывают бланки строгой отчетности на общую сумму покупки. При этом в обычной тетради фиксируется выручка, цены товаров сравниваются с закупочными, ведется суммовой учет.

При таком учете предприниматель видит, что товаров у него осталось на определенную сумму, но при этом не знает, какие это товары и сколько. Чтобы выяснить, например, сколько и на какую сумму осталось моющих средств, щеток или упаковок с салфетками, придется провести инвентаризацию, то есть подсчитать остатки продукции вручную.

До изменений законодательства автоматизированные системы учета были не адаптированы под нужды малого бизнеса. Новый порядок применения ККТ обязывает предпринимателей отражать в каждом чеке наименования проданных товаров. А это значит, что малому бизнесу нужна доступная товароучетная система, которая будет отправлять на ККТ номенклатуру и получать с кассы информацию о проданном товаре. Это позволит руководителю вести уже не суммовой, а количественный учет. И такие товароучетные системы для малого бизнеса уже есть, например Контур.Маркет.

А это значит, что автоматизировать количественный учет товара в торговой точке с выгодой для своего бизнеса можно уже сейчас, несмотря на отсрочку, данную государством. Товароучетная система избавляет предпринимателя от ручных операций:

• руководитель в системе контролирует движение товара, назначает цены, анализирует отчеты о выручке и прибыли;
• товаровед заполняет номенклатуру, сканируя штрихкод товара, распечатывает из системы ценники с новой ценой, видит актуальный остаток продукции;
• кассир добавляет товар в чек с помощью сканера и обслуживает покупателя быстрее.

Извлечь выгоду от подключения к ОФД

Оператор фискальных данных — новый обязательный элемент в цепочке «покупатель — продавец — налоговая». С помощью ОФД компания может отправлять фискальные данные через интернет в ФНС, а также высылать электронные чеки покупателям на электронную почту или по СМС. Однако помимо обязательных функций, которых требует закон, операторы предлагают дополнительные полезные инструменты. Например, личный кабинет, который позволяет всегда быть в курсе бизнес-процессов компании.

Контролировать выручку

Основной показатель эффективности бизнеса — выручка. Обычно, чтобы контролировать денежные потоки, предприниматель обзванивает кассиров или просит бухгалтера сообщать сумму по СМС в конце смены. В личном кабинете ОФД отслеживать этот показатель очень просто. В любой момент там можно посмотреть объем выручки, количество чеков на продажу и размер среднего чека за текущий и прошедший день, а также за месяц.

 

Статистика по всей организации на примере личного кабинета Контур.ОФД

При этом можно просматривать данные как по всей организации, так и в разбивке по отдельной торговой точке или кассе.

Статистика по одной торговой точке на примере личного кабинета Контур.ОФД

Также вы можете сравнивать работу разных торговых точек за несколько периодов: контролировать выручку, проведение наличных и безналичных платежей, средний чек, количество возвратных чеков.

Контролировать персонал

В сфере розничной торговли от работы персонала зависит многое, поэтому предпринимателю так важно контролировать своих подчиненных.

Через личный кабинет ОФД можно проверить, когда кассир открыл и закрыл смену, сколько пробил чеков и на какую сумму, сколько возвратов он провел. Все эти показатели помогут сделать выводы о порядочности и добросовестности сотрудников, работающих на кассе. А если появятся какие-то сомнения, то в любой момент можно найти и посмотреть, что включает тот или иной отбитый чек. 

Анализировать поведение покупателей

Анализ чеков — один из способов исследовать поведение покупателей. В личном кабинете ОФД задайте нужный временной промежуток и получите данные об отбитых чеках: их количество, сумму и время выдачи. С помощью этой информации вы определите периоды высокой и низкой покупательской активности. А значит, сможете оптимизировать время работы торговых точек — к примеру, перенести час открытия магазина на более поздний. Или понять, что в часы пик нужны дополнительные кассы и кассиры. Или же запустить акции, направленные на перераспределение покупательских потоков в течение дня.

В личном кабинете есть специальные фильтры. Они позволяют выбирать для просмотра определенные чеки — например, только на возврат. Так вы узнаете, какие товары в большинстве случаев возвращают клиенты, и сможете пересмотреть свои закупки либо запланировать акции на конкретную продукцию.

Большой плюс в том, что по каждому чеку можно посмотреть его детализацию: по клику на экране появляется электронный чек, который выглядит как печатный. Изучая состав чеков, вы сможете исследовать вопрос «совместимости» товаров: что с чем берут.

Раздел «Чеки» в личном кабинете Контур.ОФД с примером детализации чека

Выгружать готовые отчеты

У малого бизнеса обычно либо нет специальных программ по автоматизации сведений о продажах либо в них неудобно работать с такой информацией. Поэтому часто руководителю приходится регулярно вручную заносить большое количество данных в таблицы Excel, чтобы затем проанализировать продажи.

В личном кабинете ОФД можно выбирать интересующие параметры и в несколько кликов формировать отчет по конкретному магазину или кассиру, а затем выгружать его на компьютер в формате xls.

Виды отчетов в личном кабинете Контур.ОФД

Получать уведомления о простое

В соответствии с 54-ФЗ, если с момента последней передачи чека ОФД прошло 30 календарных дней, происходит блокировка кассы. В сервисе Контур.ОФД реализована настройка уведомлений по СМС и электронной почте о том, что ККТ не передает фискальные документы ОФД. По умолчанию уведомление приходит после 25 дней простоя, но в разделе «Уведомления» можно задать удобный для вас срок оповещений.

Пример уведомления о простое в личном кабинете Контур.ОФД

Если вам или сотруднику вашего предприятия необходимо оперативно получать информацию о сбоях в работе ККТ, настройте доставку уведомлений на электронную почту или мобильный телефон. Для этого нужно внести контактные данные в разделе «Настройка уведомлений» и подтвердить их.

Использовать совместный доступ

Прямо из личного кабинета вы можете отправить приглашение коллегам на электронную почту — приняв его, они смогут пользоваться теми же возможностями сервиса, что есть у вас, например, просматривать аналитику и чеки.

Чем полезен ОФД

Задача	Решение
Выполнять требования 54-ФЗ в части отправки фискальных данных в ФНС	Контур.ОФД позволяет бесперебойно передавать фискальные данных в ФНС
Отправлять электронные чеки по СМС или на электронную почту по требованию клиентов	При указании контактных данных клиента на кассе электронный чек отправляется автоматически. При необходимости чек можно продублировать на электронную почту клиента через личный кабинет Контур.ОФД
Получать информацию о продажах в режиме онлайн	В Контур.ОФД можно оперативно проверять данные по продажам без необходимости связываться с сотрудниками
Дистанционно проверять работу продавцов	В Контур.ОФД доступна информация, которая позволяет контролировать работу сотрудников: время открытия и закрытия смен; детализация каждого чека; возвраты, проведенные по кассе
Анализировать покупательскую активность, чтобы координировать рекламную и маркетинговую активность (скидки, акции и т.д.)	Контур.ОФД позволяет формировать статистику в разрезе периодов по следующим группам данных: количество чеков; средние чеки; время, когда пробиваются первые чеки. Через личный кабинет можно формировать выборку чеков по суммам, а также чеков на возврат и безнал
Принимать управленческие решения на основе анализа продаж, контролировать выполнение планов, прогнозировать прибыль компании	С помощью фильтров можно создавать отчеты по точкам продаж, а затем выгружать их в формате xls. В Контур.ОФД доступны следующие типы отчетов: продажи (выручка, количество продаж, возвраты); сравнение периодов (показатели продаж в нескольких периодах); кассиры (рабочие смены, показатели продаж по кассирам); чеки (список чеков за любой период)

Над материалом работали эксперт сервиса Контур.ОФД Ольга Ермакова и эксперт сервиса Контур.Маркет Наталья Ладейщикова.