Продолжаем рассказывать о новой версии Контур-Персонала. Речь пойдет о том, какие удобные инструменты появились для учета отпусков, как построить работу с электронными больничными. Не останутся без внимания и многочисленные изменения в отчетных формах.
Первое, о чем хочется рассказать — это возможность учитывать праздники и переносы. Для расчета отпуска играют роль только праздничные дни. А вот переносы очень влияют на табель, расчеты полнодневных норм, среднесписочную численность и пр. В Контур-Персонале все переносы уже появились, вам необходимо только обновить программу.
Графики отпусков
В последнее время графики отпусков возвращаются в практику как инструмент планирования затрат, организации деятельности и пр. Если в прошлом году вы оформляли график и все приказы на отпуск в программе, то можете легко и быстро построить отчет по итогам года. В меню Отчеты / Списки / Отпуска выберите График отпусков с фактическими отпусками, и увидите свой график отпусков и сведения по фактически отгулянному сотрудниками времени. По сути у вас будет две формы Т-7: планируемые отпуска и фактические. Претензий к такому формату ГИТ не предъявляет. Однако помните, что с графиком на год должны быть ознакомлены все сотрудники под подпись. За неознакомление ГИТ может присудить организации штраф.
По отпускам есть еще одна полезная новинка. В отчете о наступлении отпуска по графику мы добавили печатную форму «Уведомление о времени начала отпуска по графику». Многие распечатывают их через систему предупреждений, но иногда возникает необходимость составить форму из отчета, например, если речь идет о подготовке уведомлений сразу на месяц. Если вы решите использовать предложенный программой шаблон уведомления, его надо утвердить в журнале унифицированных форм организации.
Электронные больничные
Автоматизация затронула и работу с больничными листами. Сотруднику больше не надо тратить время на оформление бумажного документа, он может написать заявление в ЛПУ и оформить электронную версию. Как организациям подготовиться к переходу на электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН), мы рассказывали в одной из предыдущих статей. Здесь хочется уточнить, что в новой версии программы появилась необходимая функциональность.
Файл с ЭЛН вы можете скачать самостоятельно из личного кабинета страхователя на сайте ФСС или получить от бухгалтера. А загрузить данные из этого файла в систему можно через меню Текущая работа / Загрузить электронный лист нетрудоспособности. По СНИЛС, указанному в ЭЛН, система выбирает сотрудника, указывает период болезни и вид заболевания. Из программы подтягиваются данные о должности, виде работы, стаже и пр. В зависимости от того, какой вид заболевания указан в ЭЛН, система автоматически сформирует приказ о больничном листе или приказ по беременности и родам. Дальше работа строится традиционным образом, как если бы вы заполнили этот приказ вручную или обрабатывали бумажный больничный: проверить данные, утвердить приказ, решить вопросы с совпадающим отпуском.
Изменения в отчетах
Нововведений по отчетности много, часть из них вызвана законодательными инициативами, часть — соображениями удобства работы пользователей. Во многие формы добавили возможность выгрузки в xml.
Безусловно, прежде всего стоит рассказать о новой форме пенсионной отчетности — СЗВ-СТАЖ. Она утверждена Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п, подается за отчетный год не позднее 28 (29) февраля и только в электронном виде. Форма СЗВ-СТАЖ появилась достаточно давно, однако со временем она претерпела некоторые изменения, и в дополнение к новой версии мы выпустили сервис-пак с актуальным отчетом. СЗВ-СТАЖ пришел на смену СЗВ-К, СЗВ-2, СЗВ-6 и пр. В отчет входят сведения о периодах работы сотрудников, условиях труда, а также о начисленных и выплаченных пенсионных взносах.
Отчет находится в меню Реестр отчетов / Персонифицированный учет. Традиционно в начале работы укажите дату построения и отчетный период (по умолчанию — прошлый год). Вы можете составить отдельные формы для обособленных подразделений, по которым отчет сдается в другое отделение ПФР. Кроме того, система предложит вам выбрать тип формы — «Исходная» «Дополняющая» или «По назначению пенсии». Последняя используется, чтобы подать сведения о лицах, которым для назначения пенсии надо учесть текущий отчетный период. Основные данные по сотруднику подтягиваются из вкладки «Трудовая книжка»: стаж, условия труда и пр., — а также из вкладки «Медицинские данные».
Обратите внимание на заменяющие записи: это механизм, когда период работы сотрудника «вырезается» из основного стажа, например отпуск без сохранения заработной платы. Надо обязательно проверить себя, чтобы отчет получился корректным. Не забудьте о двух полезных опциях: «Настройка разноски заменяющих записей стажа из приказа о неявках и переработках» и «Настройка разноски заменяющих записей стажа из приказов об отпусках».
Еще одно важное новшество, коснувшееся отчетов, — механизм расчета среднестатистической численности (ССЧ). Порядок расчета законодательно не утвержден, но в ноябре 2017 года Росстат Приказом № 772 от 22.11.2017 определил порядок вывода ССЧ в форме П-4. Этот алгоритм мы использовали для изменений в программе (они появятся у вас после загрузки сервис-пака). Суть изменений в том, что сотрудников, находящихся отпуске по уходу за ребенком и вышедших работать на условиях неполного рабочего дня, теперь тоже надо включать в ССЧ и считать пропорционально отработанному времени. Но в отчетности за прошлый год надо брать ССЧ, рассчитанную по старым правилам. По-новому механизму можно будет считать только за январь. Кроме того, в сервис-паке появилась возможность округлять ССЧ до 2 знаков после запятой.
Важно! Сервис-пак можно загрузить только в программу, обновленную до версии 1.22.
Для пользователей отраслевой версии программы Контур-Персонал Медицина будет интересен новый отчет «Список молодых специалистов», а также те, что раньше медучреждения сдавали в систему «МедВедь» (сейчас «Информационно-аналитическая система мониторинга деятельности медицинских учреждений»). Кроме того, изменилась форма 30 (приказ Росстата от 27.12.2016 № 866)
Изменения коснулись и версии Контур-Персонал Госслужба. В отчеты по муниципальным служащим 1-МС и 2-МС разработчики добавили возможность выгружать xml-файлы. Теперь вы можете и эти отчеты сдавать в электронном виде. Пенсионный фонд и Росстат уже начали штрафовать за бумажный формат. Тем, кто ведет кадровый учет в госучреждениях, будет полезен отчет «Реестр государственных служащих». Унифицированной формы нет, поэтому если предложенный нами шаблон вам не подходит, но вы хотели бы формировать отчет в программе — обращайтесь к нашим специалистам, оперативно донастроим форму.
Обратите внимание на формы по воинскому учету: форма 6 и форма 18 приведены в соответствие с последними законодательными изменениями. Но не стоит забывать, что военкоматы вводят новые отчеты не одновременно. Ваш военкомат может затребовать отчет как в новой, так и в старой форме. Обе они есть в программе.
Напоминаем: подробная информация обо всех новинках программы размещена в разделе Справка / Описание версии. Загружайте новую версию и не забывайте о сервис-паке, именно в нем столь актуальная форма СЗВ-СТАЖ.
Читайте также: Версия 1.22: справочники и документы
