Как зарегистрировать гостя в МВД: инструкция для отеля

Не все отельеры знают, что при размещении гостя они обязаны поставить его на учет в МВД. Накануне высокого летнего сезона предлагаем разобраться, в какие сроки необходимо оформлять регистрацию гостей в МВД, какие документы должен предоставить постоялец и какие возможны исключения.

Заселение и постановка на учет россиянина

Чтобы поселиться в гостинице, россиянин должен предоставить один из документов: паспорт гражданина РФ, свидетельство о рождении (до 14 лет), заграничный паспорт (для постоянно проживающих за границей), временное удостоверение личности или паспорт гражданина СССР (действительный) (п. 18 Постановления Правительства РФ от 18.11.2020 № 1853). Соответственно, гостиница не вправе заключить договор и поселить гостя по водительскому или служебному удостоверению, читательскому или студенческому билету, любому документу с фотографией. 

В соответствии с п. 5 Постановления Правительства РФ от 17.07.1995 № 713 в ред. от 25.05.2017 временное удостоверение личности отсутствует в списке документов, поэтому при постановке на учет по временному удостоверению личности в электронном виде очень часто происходит ошибка, приходится предоставлять анкету в МВД на бумаге.

Чтобы поставить российского гостя на учет, необходимо заполнить анкету (Приложение 10 к Приказу МВД РФ от 31.12.2017 № 984). Если вы работаете «на бумаге», то анкету необходимо заполнить в двух экземплярах, один экземпляр в течение суток отвезти в МВД, а второй хранить у себя. Новый приказ не утверждает сроки хранения анкет, но многие работают по аналогии с правилами учета иностранцев и хранят анкеты в течение года. 

Также вы можете «общаться» с МВД в электронном формате. Если подключить сервис Контур.Отель, то анкету вы будете направлять в МВД в электронном виде по интернету — в удобное время, без очередей и расходов на транспорт. Также форма сохранится на сервере, и вы в любой момент сможете распечатать ее или выгрузить данные о госте в формате excel на компьютер. Когда перед вами будет наглядно представлена вся информация о постояльцах, вы сможете легко анализировать посещаемость отеля по разным параметрам: кто ваши гости, из какой страны или города они приезжают, в какие часы. И в результате — делать условия проживания максимально комфортными для ваших основных гостей, меняя час заезда или выезда, вводя специальные услуги и т.д.

Подготовка анкеты в сервисе Контур.Отель

Исключение при постановке на учет граждан РФ

В соответствии со ст. 5 Закона РФ от 25.06.1993 № 5242-1 гостиница может не ставить на учет россиянина, если он зарегистрирован по месту жительства или по месту пребывания в жилом помещении, которое находится в том же субъекте Российской Федерации, что и гостиница. Например, гостинице в Самаре не нужно ставить на учет в МВД жителей Тольятти или Сызрани, ведь все города принадлежат Самарской области. Но если гражданин России с «местной пропиской» живет в гостинице более 90 суток, то его надо поставить на учет.

Как один регион считаются субъекты: 

• Москва и Московская область,
• Санкт-Петербург и Ленинградская область. 

А Севастополь и Крым — нет.

Заселение и постановка на учет иностранца

Если ваш гость — иностранец, то его необходимо поставить на учет в течение рабочего дня, следующего за днем прибытия. Для заселения и постановки на учет необходимы следующие документы:

• действительный паспорт иностранного гражданина (в исключительных случаях может быть иной документ);
• миграционная карта (иногда отсутствует);
• виза (тоже есть не всегда, так как может быть соглашение о безвизовых поездках);
• дополнительные документы.

Также не забывайте, что иностранца обязательно необходимо снимать с учета до 12 часов следующего рабочего дня после дня отъезда. Когда время, чтобы поставить и снять с учета, настолько ограничено, имеет смысл перейти на электронный документооборот с МВД. В этом случае вы не рискуете опоздать и получить штраф, ведь с помощью Контур.Отеля заполненные уведомления уходят в ведомство по интернету моментально.

Кроме того, вам не придется дважды заводить одну и ту же информацию о госте: в момент его размещения и далее при подготовке отчета для МВД. Контур.Отель сам подставит в уведомление нужные данные, которые вы вносили в сервис ранее.

Регистрируйте гостей прямо из шахматки с помощью сервиса Контур.Отель

Узнать больше

Разберем подробнее документы иностранного гостя

Паспорт

Чаще всего иностранцы приезжают с заграничным паспортом. Но граждане некоторых стран, например Украины, Казахстана, могут приехать в РФ по внутреннему паспорту (карточке). Это зависит от соглашения о взаимных поездках, которое Россия заключает с каждой страной и где перечисляются все типы документов, по которым граждане двух стран могут ездить.

Также в гостиницу может поселиться иностранец без паспорта, но со свидетельством о предоставлении временного убежища или удостоверением беженца. Его паспорт хранится в МВД, а у него на руках остается документ, выданный МВД.

Есть люди, у которых вообще нет гражданства, — так называемые лица без гражданства (ЛБГ). У них на руках будет удостоверение лица без гражданства, разрешение на временное проживание ЛБГ или вид на жительство ЛБГ — и эти документы удостоверяют личность.

Миграционная карта

Это второй документ, который необходим для постановки на миграционный учет. Миграционная карта должна быть у временно пребывающих иностранных граждан. Однако и здесь есть исключения.

В соответствии с соглашением о взаимных поездках, без миграционной карты могут приезжать в РФ:

• главы государств;
• члены правительственных делегаций;
• члены комитетов, международных организаций;
• дипломаты и консулы;
• экипажи самолетов и поездов.

А еще без миграционки могут приехать граждане Армении, Казахстана, Кыргызстана на срок до 30 суток по заграничному паспорту.

Граждане Беларуси не получают миграционку совсем.

Иностранцы со статусом временно проживающих и постоянно проживающих в РФ или Белоруссии, то есть с разрешением на временное проживание (РВП) и видом на жительство (ВНЖ), не обязаны получать, хранить и предъявлять миграционную карту.

Кроме того, существуют соглашения о приграничных территориях и краткосрочных поездках граждан, которые проживают около границы. Эти лица тоже могут приехать в РФ без миграционной карты, но только в приграничную область.

Виза

А теперь разберемся с визами. Без виз могут приехать, а потом продлить срок пребывания в РФ без визы иностранцы из Армении, Азербайджана, Беларуси, Казахстана, Кыргызстана, Молдавии, Украины, Таджикистана, Узбекистана, ДНР, ЛНР и Южной Осетии. У всех остальных стран — визовый въезд. Но Россия заключает соглашения с разными странами о краткосрочных безвизовых поездках. То есть иностранец может приехать в РФ без визы, например, на три месяца, а на больший срок ему потребуется виза. Информацию о соглашениях и краткосрочных безвизовых поездках можно посмотреть на сайте МИДа.

Заменяет визу бизнес-карта АТЭС. Если в вашу гостиницу приехал гость с такой картой, на обороте которой есть отметка «RUS», оформляйте ему миграционный учет без визы, но обязательно приложите к документам копию этой карты.

Как не допустить штрафов

Своевременно и правильно оформляя учет гостей в гостинице, вы избежите внушительных санкций. За ошибки при постановке на учет иностранца юридическому лицу грозит штраф до 500 000 руб. (ч. 4 ст. 18.9 КоАП). За нарушения при постановке на учет россиянина — до 750 000 руб., для Москвы и Петербурга сумма варьируется от 300 000 до 800 000 руб. (ст. 19.15.1 и 19.15.2 КоАП).

Чтобы без ошибок выполнять правила регистрационного и миграционного учета, возьмите в помощники сервис Контур.Отель. С ним легко формировать необходимые документы для МВД и сдавать их в установленные сроки. Уведомления о прибытии иностранных граждан и анкеты для граждан РФ отправляются по интернету за несколько секунд, и сотрудникам гостиницы не нужно посещать отделения ведомства.

Контур.Отель — все, что нужно современной гостинице. Управление номерным фондом, получение броней через интернет и отчетность в МВД в рамках одного окна.

Попробовать бесплатно