Расчет отпускных: правила и особенности в 2026 году

Порядок расчета отпускных требует соблюдения норм Трудового кодекса и подзаконных актов. С 1 сентября 2025 года действует новое Постановление Правительства РФ от 24.04.2025 № 540, заменившее Постановление № 922. С 1 января 2026 года МРОТ вырос до 27 093 руб. — это напрямую влияет на минимальный порог отпускных. Разбираем все правила с учетом актуальных изменений.

Зачем нужен график отпусков

Ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются в соответствии с графиком отпусков. Этот локальный нормативный акт обязателен для всех работодателей, кроме микропредприятий. График на 2026 год должен был быть утвержден не позднее чем за две недели до окончания 2025 года.

Сотрудников следует ознакомить с графиком под подпись. Формат ознакомления законодательно не закреплен: работодатель вправе выбрать любой удобный вариант — специальный журнал, ведомость, лист ознакомления. Важно, чтобы документально подтверждался факт ознакомления каждого работника.

На практике графики отпусков нередко ведут формально. Между тем их реальное ведение выгодно обеим сторонам: упрощает решение спорных вопросов и позволяет планировать деятельность компании.

Письмо Роструда от 09.03.2021 №ПГ/03709-6-1 уточняет: в график вносятся все работники, состоящие с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика, включая тех, с кем в течение рабочего года будут расторгнуты договоры.

Спорные категории работников:

Внешние совместители. Вопрос об их включении в график остается дискуссионным. Ст. 286 ТК РФ устанавливает, что им отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. При этом ст. 123 ТК РФ не конкретизирует, каких именно работников включать в график.

Мобилизованные сотрудники. Согласно ст. 351.7 ТК РФ и Письму Роструда от 19.12.2023 №ПГ/26132-6-1, на период прохождения военной службы по мобилизации действие трудового договора приостанавливается. Вносить мобилизованных в график отпусков не нужно.

Реклама 16+

КЭДО от Контур.Диадока поддерживает все виды отпусков, позволяет составить график отпусков без Excel и пересылок, удобен для компаний с филиалами и удаленными сотрудниками.

Попробовать сервис бесплатно

Правила расчета отпускных

Правила определены в Трудовом кодексе, но есть спорные моменты, разъяснения по которым дает в своих письмах Роструд. Также полезна и судебная практика рассмотрения трудовых споров.

Оплачиваемый отпуск предоставляется ежегодно

Право на отпуск за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у работодателя (ст. 122 ТК РФ). До этого срока — только по соглашению сторон.

Отдельные категории работников вправе уйти в отпуск до истечения шести месяцев по собственному заявлению:

• женщины — перед отпуском по беременности и родам или сразу после него;
• работники до 18 лет;
• работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев.

Отпуск за второй и последующие годы предоставляется в любое время рабочего года согласно графику.

Продолжительность основного оплачиваемого отпуска — 28 календарных дней

Для отдельных категорий отпуск предоставляется в рабочих днях:

• работникам по срочному договору на срок до двух месяцев: два рабочих дня за каждый месяц работы (ст. 291 ТК РФ);
• сезонным работникам: аналогично — два рабочих дня за месяц (три месяца работы = шесть рабочих дней отпуска).

Право на отпуск в удобное время

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее чем за две недели (ст. 123 ТК РФ). Из этого правила есть исключения: ряд категорий работников вправе уйти в отпуск в удобное для них время:

• работники до 18 лет;
• женщины перед отпуском по беременности и родам (на основании справки о беременности или больничного листа);
• женщины после окончания отпуска по уходу за ребенком;
• женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (на основании свидетельств о рождении);
• одинокие мужчины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет;
• мужья в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам — независимо от стажа работы у данного работодателя;
• работники, усыновившие ребенка до трех месяцев, в период усыновления (на основании решения суда);
• работники-совместители (на основании справки с основного места работы об очередности отпуска).

Многодетные родители (трое и более детей до 14 лет) вправе брать отпуск в удобное время согласно ст. 262.2 ТК РФ. Однако, как разъяснил Минтруд в Письме от 20.11.2018 №14-2/ООГ-9211, это право не отменяет требование ст. 122 ТК РФ о шести месяцах стажа для первого отпуска. До истечения шести месяцев отпуск многодетному родителю предоставляется только по соглашению сторон.

Реклама 16+

Отпускные, пособия, командировочные

Расчет отпускных в несколько кликов в веб-сервисе Контур.Экстерн! Кадровые документы и отчеты по сотрудникам онлайн.

Попробовать бесплатно

Удлиненный и дополнительный отпуска

Удлиненный отпуск предусмотрен для отдельных категорий:

• педагогические работники — на основании ст. 334 ТК РФ;
• научные работники с ученой степенью доктора наук — 48 рабочих дней, кандидата наук — 36 рабочих дней (Постановление Правительства РФ от 12.08.1994 № 949).

Дополнительный отпуск предоставляется сверх основного (ст. 116 ТК РФ):

• занятым на вредных или опасных условиях труда;
• с особым характером работы;
• с ненормированным рабочим днем;
• работающим в районах Крайнего Севера и приравненных местностях.

Праздничные дни в период отпуска

Нерабочие праздничные дни в число календарных дней отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ) — отпуск автоматически продлевается на их количество. При этом в расчет принимаются только дни, прямо перечисленные в ст. 112 ТК РФ. Перенесенные выходные, совпавшие с праздниками, праздничными днями не являются и в отпуск включаются.

Что не включается в стаж для отпуска

В стаж работы, дающий право на основной оплачиваемый отпуск, не входят (ст. 121 ТК РФ):

• время отсутствия без уважительных причин;

• период отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

Для сотрудников, занятых на вредных работах: в стаж для дополнительного отпуска включается только фактически отработанное время в соответствующих условиях.

Отпуска не сгорают

Неиспользованные отпуска накапливаются. При увольнении работодатель обязан компенсировать все накопленные дни независимо от давности (ст. 127 ТК РФ, Постановление КС РФ от 25.10.2018 № 38-П). Нередко суды опираются на Конвенцию МОТ № 132, где говорится о том, что остаток отпуска нужно использовать не позднее 18 месяцев после окончания года, за который этот отпуск предоставляется. Однако КС не считает этот срок ограничителем и не относит лимит в 18 месяцев к уволенным работникам. Поэтому даже если прошло 5 лет с момента, когда последний раз был использован отпуск, то за весь период неиспользования работодателю придется оплатить, когда работник уведомит его об увольнении.

Расчет отпускных в 2026 году: формулы и порядок

Расчетный период

Средний заработок исчисляется за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска (ст. 139 ТК РФ). Календарный месяц — с 1-го по 30-е (31-е) число включительно; февраль — по 28-е (29-е) число.

Пример: сотрудник уходит в отпуск в сентябре 2026 года, расчетный период с 1 сентября 2025 года по 31 августа 2026 года.

Коллективный договор или локальный нормативный акт могут устанавливать иной расчётный период — при условии, что расчет по нему не ухудшает положение работника по сравнению с двенадцатимесячным.

Что включается в расчет

В средний заработок включаются все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда (п. 2 Постановления Правительства РФ от 24.04.2025 № 540):

• оклад, тарифные ставки, сдельный заработок;

• надбавки и доплаты;
• премии;
• денежные поощрения — это новая позиция, прямо названная в Постановлении № 540 (п. 2, 15).

Не включаются в расчет:

• суммы, начисленные в периоды, когда за работником сохранялся средний заработок (командировки, предыдущие отпуска), — кроме перерывов для кормления ребенка;
• пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам;
• оплата простоя по вине работодателя или по независящим причинам;
• дополнительные выходные дни по уходу за детьми-инвалидами;
• материальная помощь, компенсации питания и проезда, выплаты по ГПД.

Формулы расчета

Основная формула:

Отпускные = СДЗ × Количество календарных дней отпуска, где СДЗ — средний дневной заработок.

Среднемесячное число календарных дней составляет 29,3. Это число используется для расчета, если месяц отработан полностью (п. 9, 10 Постановления № 540):

СДЗ = Доходы за расчетный период / (12 × 29,3)

Если месяц отработан не полностью, среднемесячное число календарных дней рассчитывается по формуле:

Дни в неполном месяце = 29,3 / Кол-во календарных дней месяца × Кол-во отработанных календарных дней

Далее рассчитывается СДЗ:

СДЗ = Доходы за расчетный период / (Дни в полных месяцах × 29,3 + Дни в неполных месяцах)

Если заработка в расчетном периоде не было (например, сотрудница выходит из декрета), берется предшествующий период равной продолжительности — 12 месяцев до декрета (п. 6 Постановления № 540).

Минимальный СДЗ: сравнение с МРОТ

С 1 января 2026 года МРОТ составляет 27 093 руб. (Федеральный закон от 28.11.2025 № 429-ФЗ).

Согласно п. 18 Постановления № 540, средний месячный заработок работника, полностью отработавшего норму времени и выполнившего трудовые обязанности, не может быть ниже МРОТ.

Минимальный СДЗ в 2026 году: 27 093 / 29,3 = 924,67 руб.

Алгоритм проверки:

1. Рассчитайте фактический СДЗ по стандартной формуле.
2. Сравните с 924,67 руб.
3. Если фактический СДЗ ниже, рассчитывайте отпускные исходя из 924,67 руб.

Частичная занятость. Если сотрудник работает на неполной ставке, МРОТ для сравнения уменьшается пропорционально: при ставке 0,5 — 27 093 × 0,5 = 13 546,5 руб., минимальный СДЗ — 462,34 руб.

Если МРОТ вырос в период отпуска. Пересчету подлежат только дни отпуска, приходящиеся на период после повышения МРОТ. За предшествующие дни отпускные не пересчитываются.

Пример. Сотрудник уходит в отпуск в августе 2026 года на 14 дней. Фактический СДЗ по расчету — 600 руб. Среднемесячный заработок: 600 × 29,3 = 17 580 руб. — ниже МРОТ (27 093 руб.). Отпускные рассчитываются от минимума: 924,67 × 14 = 12 945,38 руб.

Индексация отпускных

Порядок индексации при повышении окладов установлен п. 16 Постановления № 540. Три сценария:

Индексируются тарифные ставки, оклады и выплаты, определенные как процент от оклада. Премии в абсолютном размере и доплаты не корректируются.

Важно: индексация производится только при повышении окладов всем работникам организации, подразделения или отдела. Индивидуальное повышение оклада конкретному сотруднику индексацию отпускных не влечет (Письмо Минтруда от 12.05.2016 №14-1/В-447).

Пример расчета с индексацией

Сотруднику с 1 по 28 февраля предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск. В предыдущем году его оклад составлял 29 000 руб. Но с января его подняли до 31 000 руб. Все дни в течение предшествующего отпуску периода (12 месяцев) отработаны полностью.

В данном случае расчетный период будет с 1 февраля предыдущего года по 31 января текущего года. Если в расчетном периоде в компании было повышение оклада, то тогда нужно определить коэффициент индексации. Для этого нужно новый оклад разделить на старый:

31 000 руб. / 29 000 руб. = 1,0689655

Коэффициент индексации следует применить к зарплате, начисленной в феврале-декабре. Месяц повышения оклада — январь. Соответственно, все выплаты, начиная с февраля по декабрь (11 месяцев), нужно проиндексировать. С февраля по декабрь предыдущего года следует брать для расчета 29 000 руб., а в январе учитывать новую сумму — 31 000 руб.:

(29 000 руб. × 1,0689655 × 11 мес.) + (31 000) = 371 999,99 руб.

Далее определяется среднедневной заработок:

371 999,99 руб. / (12 мес. × 29,3) = 1 058,02 руб.

На заключительном этапе рассчитается сумма отпускных:

1 058,02 руб. × 28 = 29 624,57 руб.

Обратите внимание, что индексация производится в том случае, если повышаются оклады всем без исключения работникам либо целому структурному подразделению или целому отделу. Если повышение оклада коснулось индивидуально конкретного работника, то это не значит, что вы должны проиндексировать ему отпускные.

При всеобщей индексации зарплаты средний заработок каждого работника за расчетный период индексируется:

• на коэффициент повышения его оклада (тарифной ставки);
• на сводный коэффициент повышения.

В случае с премиями, которые установлены в диапазоне значений или в абсолютном размере, доплаты и надбавки корректировать не нужно (п. 16 Постановления № 540).

Расчет с учетом больничного в расчетном периоде

Допустим, сотрудник уходит в отпуск с 1 по 28 июля 2026 года. Оклад — 20 000 руб. В мае 2026 года болел с 16 по 22 мая (7 календарных дней). За май начислено за отработанные дни 16 500 руб.

Расчетный период: с 1 июля 2025 года по 30 июня 2026 года.

Шаг 1. Суммируйте доходы за расчетный период

(20 000 × 11 мес.) + 16 500 = 236 500 руб.

20 000 — это зарплата, которая установлена работнику трудовым договором. 11 месяцев, полностью отработанных, включаются в расчет. В май включаются только выплаты за фактически отработанное время.

Шаг 2. Определите количество расчетных дней

Полностью отработанные месяцы (11): 11 × 29,3 = 322,3 дня

Неполный месяц (май, 31 день; отработано 31 − 7 = 24 дня):
29,3 / 31 × 24 = 22,68 дня

Итого дней: 322,3 + 22,68 = 344,98 дня

Количество дней определяется расчетным путем. В полностью отработанных месяцах используется константа 29,3 — это среднемесячное количество календарных дней.

Количество дней, которые включаются в расчет, но были отработаны не полностью, определяется расчетным путем. Для этого 29,3 нужно разделить на количество календарных дней в месяце, который не был отработан полностью (в мае 31 день), и умножить на количество дней, которые остались.

Шаг 3. Рассчитайте среднедневной заработок

236 500 / 344,98 = 685,55 руб.

Шаг 4. Проверьте СДЗ по минимальному порогу МРОТ

685,55 руб. < 924,67 руб. (минимального СДЗ 2026 года). Средний месячный заработок: 685,55 × 29,3 = 20 086,60 руб. — это ниже МРОТ (27 093 руб.). Значит, расчет ведется от минимума: СДЗ = 924,67 руб.

Шаг 5. Начислите отпускные

924,67 × 28 = 25 890,76 руб.

Если бы оклад был выше и сравнение с МРОТ показало, что фактический СДЗ не ниже минимума, — применялся бы фактический СДЗ.

Реклама 16+

Легкий расчет зарплаты и командировочных, быстрое начисление больничных и отпускных.

Попробовать бесплатно

НДФЛ с отпускных в 2026 году

С 2025 года действует прогрессивная шкала налогообложения (ст. 224 НК РФ):

• 13% — для дохода до 2,4 млн руб. в год;
• 15% — для дохода от 2,4 до 5 млн руб.;
• 18% — для дохода от 5 до 20 млн руб.;
• 20% — для дохода от 20 до 50 млн руб.;
• 22% — для дохода свыше 50 млн руб.

Для большинства работников на начальном этапе применяется ставка 13%. Однако если совокупный доход сотрудника с начала года превысит 2,4 млн руб., к сумме превышения применяется следующая ставка по шкале.

Срок перечисления НДФЛ

Срок уплаты НДФЛ зависит от даты выплаты отпускных (п. 6 ст. 226 НК РФ):

• если отпускные выплачены с 1 по 22 число месяца — налог перечисляется не позднее 28‑го числа этого же месяца;
• если с 23 по последнее число месяца (кроме декабря) — не позднее 5‑го числа следующего месяца;
• за период 23–31 декабря — не позднее последнего рабочего дня года.

Если установленный срок выпадает на выходной или праздничный день, он переносится на ближайший рабочий день.

Отражение в 6-НДФЛ (форма утв. Приказом ФНС РФ от 09.01.2024 №ЕД-7-11/1@): сумма отпускных — в строке 120, исчисленный налог — в строке 140, удержанный — в строках 160–166 по сроку перечисления.

Районные коэффициенты и северные надбавки

С 2026 года районные коэффициенты (РК) и северные надбавки (СН) формируют отдельную налоговую базу (абз. 2 п. 6.2 ст. 210 НК РФ).

При расчете НДФЛ с отпускных нужно:

1. Выделить из общей суммы отпускных часть, приходящуюся на РК и СН.
2. Обложить эту часть по специальной двухуровневой шкале:
   • 13% — если совокупная сумма таких выплат с начала года не превысила 5 млн руб.;
   • 15% — с суммы превышения.
3. Оставшуюся часть отпускных (без учета РК и СН) облагать по общей прогрессивной шкале (13–22%) в зависимости от совокупного дохода сотрудника с начала года.

Срок выплаты отпускных

Выплачиваются не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Если крайний срок выпадает на выходной или праздничный день, выплату необходимо произвести в предшествующий рабочий день (Письмо Роструда РФ от 14.05.2020 №ПГ/20884-6-1).

Нестандартные ситуации при оформлении отпуска

Рассмотрим ситуации, когда отпуск предоставляется новому сотруднику, которого не успели внести в график, когда отпуск берется всего на один день и др. 

Отпуск новому сотруднику, не внесенному в график

Право на отпуск возникает через шесть месяцев работы. Если новый сотрудник принят после утверждения графика и хочет уйти в отпуск, работодатель вправе: утвердить новую редакцию графика с включением нового сотрудника или предоставить отпуск по соглашению сторон без включения в действующий график (с изданием отдельного приказа).

Однодневный отпуск

Ст. 125 ТК РФ позволяет делить отпуск на части при условии, что хотя бы одна часть составляет не менее 14 календарных дней. Оставшуюся часть можно дробить без ограничений — в том числе брать по одному дню. Требования стандартные: выплата отпускных не позднее чем за три календарных дня до начала.

Больничный во время отпуска

Если сотрудник заболел в период отпуска, у него есть два варианта (ст. 124 ТК РФ):

• Продление отпуска — на количество дней больничного, совпавших с отпуском. Отпускные пересчитывать не нужно, пересчет СДЗ не производится.
• Перенос части отпуска — по соглашению сторон устанавливается новая дата. Сторнируются отпускные за дни, совпавшие с больничным, при предоставлении перенесенной части СДЗ рассчитывается заново исходя из нового расчетного периода.

Право на продление или перенос возникает только при болезни самого работника. Больничный по уходу за ребенком и карантин основания для продления или переноса отпуска не дают (Письмо Минтруда РФ от 17.06.2020 №14-2/ООГ-8522, Письмо Минтруда РФ от 09.04.2020 №14-2/В-393).

Калькулятор отпускных — 2026

Для расчета отпускных можно воспользоваться бесплатным калькулятором. Просто внесите данные о периоде отпуска, расчетном периоде и массовых повышениях зарплаты, если они были.

Расчет отпускных производится по среднему заработку за 12 предыдущих месяцев. Если в этот период в компании было массовое повышение зарплаты, нужно это указать — тогда заработок сотрудника за месяцы до повышения проиндексируется и расчет будет произведен по текущему заработку.  

Укажите в калькуляторе отпускных — 2026 фактические начисления сотрудника за расчетный период, по которым выполняется расчет среднего дневного заработка. Обращайте внимание на подсказки со ссылками на статьи нормативных документов, которые будут появляться в процессе заполнения формы. Сумма отпускных рассчитывается автоматически.