График отпусков на 2026 год: правила составления, форма Т‑7, перенос и штрафы

За две недели до начала нового календарного года работодателям нужно успеть утвердить важный локальный нормативный акт — график отпусков. Отсутствие этого документа расценивается как административное правонарушение и влечет предупреждение или штраф.

Марина Крицкая Бизнес-журналист

Что такое график отпусков и зачем он нужен

График отпусков — это документ, в котором устанавливается очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержатся сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ст. 123 ТК РФ). При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Это нужно успеть сделать к 17 декабря 2025 года.

Составление графика отпусков — обязанность почти всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании. В Письме ГИТ в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193 уточняется, что микропредприятие, отказавшееся полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, в том числе графика отпусков, может заменить его на письменное соглашение между работодателем и работником. Это нужно будет указать в соответствующем пункте трудового договора по типовой форме. ГИТ обосновывает свою позицию ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ, Письмом Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1.

Если компания использует кадровый электронный документооборот, собирать данные о планах сотрудников и сводить графики вручную не нужно. Каждый работник указывает желаемые даты отпуска в системе, руководитель согласовывает их онлайн, а итоговый график формируется автоматически. Это избавляет кадровиков от десятков таблиц и пересылок писем.

Реклама 16+

Собрать даты отпуска со всех сотрудников и согласовать график отпусков онлайн легко в сервисе КЭДО от Контур.Диадока

Попробовать бесплатно

Особенности составления графика отпусков на 2026 год

Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах.

Роструд считает, что в крупных компаниях графики отпусков могут быть отдельными по структурным подразделениям. Подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, кадровики — формируют сводный единый график отпусков.

Включение в график всех сотрудников

В графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.

Продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2026 года.

Учет новичков

При составлении графика отпусков учитываются сотрудники, не отработавшие шести месяцев. Право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении этого срока (шесть месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя).

При составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2025 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

Продолжительность основного ежегодного отпуска в 2026 году

Кто имеет право на отпуск вне очереди

Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:

Претенденты на отпуск по заявлению раньше шести месяцев

Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:

• женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

• работники моложе 18 лет;
• работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев.

Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

Совместители

Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

Многодетные сотрудники

Согласно ст. 262.2 ТК РФ, родители троих и более детей в возрасте до 18 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время, пока младшему ребенку не исполнится 14 лет.

В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска младшему ребенку уже исполнится 14 лет.

Ветераны, доноры, родители детей-инвалидов, супруги военнослужащих

Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

Сотрудники после мобилизации или службы по контракту

Согласно ст. 351.7 ТК РФ такие работники в течение шести месяцев после возобновления действия трудового договора вправе претендовать на ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время независимо от стажа работы у работодателя

Учет праздничных и выходных дней в 2026 году

При составлении графика отпусков на 2026 год важно помнить, что нерабочие праздничные дни, указанные в ст. 112 ТК РФ, в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не входят. Поэтому если отпуск приходится на эти дни, срок его окончания переносится автоматически.

Кроме того, важно помнить и о переносе выходных дней в 2026 году.

Дата начала отдыха в графике отпусков

Роструд считает неправомерным указывать в графике только месяца отпуска, без конкретных дат.

Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков точные даты, чтобы избежать разногласий с работниками

Можно ли перенести отпуск на 2027 год

При составлении графика отпусков на 2026 год какой-то работник может направить заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2027 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, то только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ):

• производственная необходимость;
• временная нетрудоспособность работника.

Форма для графика отпусков (Т-7)

При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26).

• На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.
• В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.
• Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них вносятся от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет приложением к графику отпусков. Согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.

Скачать форму для графика отпусков Т-7

До утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию (ст. 372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке согласования нужно об этом сделать пометку.

Как знакомить сотрудников с графиком отпусков

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под подпись. Документ следует:

• хранить в бухгалтерии и отделе кадров;
• вывесить в удобном для ознакомления месте;
• выслать в структурные подразделения компании (копии графика).

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.

Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:

• отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
• отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
• работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Если в компании используется кадровый электронный документооборот, то работников можно ознакомить с утвержденным графиком отпусков в электронном виде. Это проще — кадровику не нужно распечатывать документ или собирать подписи со всех вручную. Это особенно удобно для крупных компаний, компаний с филиалами или дистанционными сотрудниками. График хранится в цифровом виде и с электронной подписью имеет юридическую силу.

Реклама 16+

Утвердить график и ознакомить всех сотрудников можно в несколько кликов — документ придет в личный кабинет КЭДО от Контур.Диадока, без лишних бумаг и пересылок.

Попробовать

Изменение графика отпусков в 2026 году

График отпусков относится к обязательным локальным нормативным актам не только для работодателя, но и для работника. Поэтому при внесении в него изменений требуется соглашение сторон. 

Перенос по соглашению сторон

Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.

Графу 10 («примечания») следует использовать в следующих случаях: 

• когда отпуск или его части переносятся согласно причине, обозначенной в ч. 3 ст. 124 ТК РФ — предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации;
• когда отпуск или его части переносятся по причине, указанной в ч. 2 ст. 125 ТК РФ — отзыв из отпуска и перенос отпуска на следующий календарный год.

В КЭДО перенести запланированный отпуск можно в несколько кликов. Сотрудник заходит в график, меняет даты нужного периода, и система формирует заявление на перенос. Когда руководитель согласует изменения, график автоматически обновится.

Реклама 16+

Используйте КЭДО от Контур.Диадока для работы с графиком отпусков — сервис сам создаст уведомления о приближающемся отдыхе. Сотрудники могут подтвердить даты или перенести отпуск онлайн, без визита в отдел кадров.

Узнать больше

Добавление новых сотрудников

Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков?

Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:

• внести изменения в сводный график отпусков;
• составить дополнительный график и приобщить его к сводному.

Нужно ли вносить в график увольняемых сотрудников в 2026 году

В Письме от 27.03.2020 N 14-2/В-321 Минтруд разъяснил: в график отпусков следует вносить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика. Это требование распространяется и на работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры.

Таким образом, нельзя не учитывать в графике отпусков работника, у которого уже в январе истечет срок трудового договора.

Штраф за отсутствие графика отпусков в 2026 году

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрена ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ) — предупреждение или наложение административного штрафа.

Частые вопросы