График отпусков на 2023 год: особенности составления, форма — СКБ Контур

График отпусков на 2023 год: особенности составления, форма

21 октября 2022 31

За две недели до начала нового календарного года работодателям нужно успеть утвердить важный локальный нормативный акт — график отпусков. Отсутствие этого документа расценивается как административное правонарушение и влечет предупреждение или штраф. Разберемся, какие особенности нужно учесть в графике отпусков на 2023 год и какие категории сотрудников вправе претендовать на отдых вне очереди. 

 

График отпусков регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ст. 123 ТК РФ). При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Это нужно успеть сделать к 17 декабря.

Составление графика отпусков — обязанность почти всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании. В Письме ГИТ в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193 уточняется, что микропредприятие, отказавшееся полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, в том числе графика отпусков, может заменить его на письменное соглашение между работодателем и работником. Это нужно будет указать в соответствующем пункте трудового договора по типовой форме. ГИТ обосновывает свою позицию ч. 1 ст. 309.1ст. 309.2 ТК РФПисьмом Роструда от 01.08.2012 N ПГ/5883-6-1.

Особенности составления графика отпусков

Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой. Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников. В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.   

По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.

Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2023 года.

При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев. Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя. Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2022 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников

Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:

1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:

  • женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
  • работники моложе 18 лет;
  • работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

2. Совместители.

Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.

Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители троих и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.

В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.

bk

Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут.

В обзоре актуальных вопросов за февраль 2019 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями. По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. Такое разделение в соответствии со ст. 125 ТК РФ возможно только по соглашению сторон. При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.

Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

При составлении графика отпусков на 2023 год важно помнить, что нерабочие праздничные дни, которые указаны в ст. 112 ТК РФ, в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не входят. Поэтому если отпуск приходится на эти дни, срок его окончания переносится автоматически.

Кроме того, важно помнить и о переносе выходных дней в 2023 году.

Дата начала отдыха в графике отпусков

Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно.

Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.

О праве переноса отпуска на следующий год

Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2023 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2024 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.

Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, то только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.

Форма для графика отпусков

При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26). На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.

В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.

Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них вносятся от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала. 

До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию (ст. 372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке согласования нужно об этом сделать пометку.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под подпись. Документ следует:

  • хранить в бухгалтерии и отделе кадров;
  • вывесить в удобном для ознакомления месте;
  • выслать в структурные подразделения компании (копии графика).

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.

Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:

  • отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
  • отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
  • работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Изменение графика отпусков

Поскольку график отпусков относится к обязательным локальным нормативным актам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон. 

Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.

Графу 10 («примечания») следует использовать в следующих случаях: 

  • когда отпуск или его части переносятся согласно причине, обозначенной в ч. 3 ст. 124 ТК РФ — предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации;
  • когда отпуск или его части переносятся по причине, указанной в ч. 2 ст. 125 ТК РФ — отзыв из отпуска и перенос отпуска на следующий календарный год.

Добавление нового сотрудника в утвержденный график отпусков

Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков?

Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:

  • внести изменения в сводный график отпусков;
  • составить дополнительный график и приобщить его к сводному.

Сотрудник будет уволен в январе. Нужно ли на него заполнять график отпусков?

Разъяснения по этому вопросу дано в Письме Минтруда РФ от 27.03.2020 N 14-2/В-321.

В нем ведомство указало, что в график отпусков следует вносить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика. Это требование распространяется и на работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры.

Таким образом, нельзя не учитывать в графике отпусков работника, у которого уже в январе истечет срок трудового договора.

Штраф за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрена ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ) — предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на предпринимателей — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.
Бухгалтерия
Автоматический расчет зарплаты, отпускных и больничных. Техподдержка 24/7, подсказки внутри сервиса, справочно-правовая база
Узнать больше
Бухгалтерия
Автоматический расчет зарплаты, отпускных и больничных. Техподдержка 24/7, подсказки внутри сервиса, справочно-правовая база
Узнать больше
Раз в неделю — дайджест материалов, достойных вниманияАктуальные материалы раз в неделю
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи
31 комментарий
А
Кому отправлять данный отчет?
С
Мой отпуск разделили без моего согласия и обе части отпуска приходятся на зимний период. Как мне поступить правильно и пока есть время? Для чего тогда запрашивают желания работника для составления графика отпусков.
К
Софья, Работодателю не нужно получать вашего согласия, только если Вы не относитесь к льготной категории и предоставили соответствующие документы.
М
Кадры, Читайте внимательно статью 125 ТК РФ. Разделение отпуска на части возможно только по соглашению между работником и работодателем.
@Софья, Вам следует уведомить работодателя о нарушении им Ваших прав. Если работодатель не станет с Вами договариваться, обращайтесь в трудовую инспекцию.
Кадры, значит месяц отпуска могут назначить любой по усмотрению работодателя, если нет льгот. А если не согласен с этим только увольняться?
Т
имею ребенка 10 лет и он астматик, могу ли я претендовать на отпуск летом?
АК
Августа Королькова 9 декабря 2021
Добрый день! Составляем график отпусков на 2022 год. Есть сотрудники, которые трудоустроены в феврале 2021, в течение 2021 года они по заявлению брали отпуск по 12 дней. НА 2022 год планировать сколько дней: 16+28 (16 оставшихся дней за раб.год фев.2021-фев.2022 и 28 дней за раб.год фев.2022-фев.2023) или 28 дней (Количество дней полного отпуска)?
АК
Августа Королькова 9 декабря 2021
Добрый день! Составляем график отпусков на 2022 год. Есть сотрудники, которые трудоустроены в феврале 2021, в течение 2021 года они по заявлению брали отпуск по 12 дней. НА 2022 год планировать сколько дней: 16+28 (16 оставшихся дней за раб.год фев.2021-фев.2022 и 28 дней за раб.год фев.2022-фев.2023) или 28 дней (Количество дней полного отпуска)?
Здравствуйте, можно ли планировать отпуск так чтоб дни распределялись таким образом: 3 дня или 5 дней?
М
Марина 25 января
Элла, Да хоть по одному 9по согласованию), половина отпуска не должна быть менее 14 дней
АБ
Александр Б 24 декабря 2021
Можно ли ознакомление с графиком отпусков для всех сотрудников делать не на бумаге подписью, а любым другим современным способом? Например кнопкой "ознакомлен" в локальной программе документооборота?
АБ
Александр Б 24 декабря 2021
Можно ли ознакомление с графиком отпусков для всех сотрудников делать не на бумаге подписью, а любым другим современным способом? Например кнопкой "ознакомлен" в локальной программе документооборота?
Т
Татьяна 11 августа
Александр Б, в графике отпусков нет графы "ознакомлен"). Это вообще не обязательно.
Должен ли работодатель ознакомить работника с графиком отпусков.
О
в графике ошибочно проставили даты отпуска с 10 по 13 мая. 10 мая выпал на выходной день. Работадатель отказывает в переносе отпуска на другой день именно 10 мая, объясняя это что это начальная дата и её переносить нельзя, но ведь я и так бы был не на работе. Но теряю день отпуска. Прав ли я?
С
Светлана 28 ноября
Олег, Если отпуск выпадает на гос. выходной, то он у вас автоматически продлевается на этот день.
Л
Лариса 17 июня
Сотрудник работает сутки/3, после последних суток, через какой период(этот же день ил через 48 часов) сотрудник может идти в отпуск? есть ли четко прописанные правила на этот счет?
Т
Татьяна 11 августа
Коллега цитирует в статье старую редакцию ст. 262.2 ТК РФ. Теперь в ней речь о многодетных родителях, пока младшему ребёнку не исполнилось 14 лет).
Э
Эльвира 13 августа
А регламентируется как то месяцы отпуска - например, первая половина - с февраля по май а вторые 2 недели - с июня по январь?
ВФ
Варвара Федорова 11 октября
Е
Я работаю в поликлинике участковой медсестрой с 01.03.2006 г. Отпуск по графику с 27.08.22г 14 дней. Вчера меня вызвали и сказали что я не заработала отпуск, советуют взять за свой счёт. 14 дней отпуска я использовала в конце апреля 22года. Правомерны ли их действия? Также убрали 3 дня участковых у всех.
А
Устроился в компанию 10.07.2004г при составлении графика отпусков в 2023г . Отказали в предоставления отпуска в сентябре 2023г . Мотивируя тем, что должен идти через 11 месяцев после месяца трудоустройсва либо дилить по полам
С
Светлана 19 октября
Нужно ли писать заявление о включении в график отпусков?
А
Алексей 28 октября
Какие месяца считают летними
О
Алексей, с 15 мая по 15 сентября, примерно такой период считается летним
А
Алексей 28 октября
Какие месяца считаются летними
ЛШ
Леонид Шибаев 11 ноября
Добрый день! В какой период включить сотрудника, который не предоставил заявление о включении на график отпусков ?
ОК
Ольга Кияева 22 ноября
Добрый день ! при планировании отпуска на следующий год, можно указывать любые даты или как мне говорят, что например в апреле я не могу брать отпуск, так как в этом году 2022, я взяла 2 недели отпуска в ноябре. Правомерно ли это?
Е
Евгения 22 ноября
Здравствуйте, включать ли в график отпусков работников, у кого приостановлено действие ТД (мобилизация)? Спасибо
Д
Динара 23 ноября
Добрый вечер! Возможно ли составление графика отпусков без учета мнения работников? (Кроме определенных категорий граждан)
Т
Татьяна 29 ноября
Добрый день, если работнику в графе -право на 2023 год указан его положенный отпуск 28 к.д. И еще указано 8 дней до конца года, но уже за следующий период (например 2023-2024 год) не будет ли это обязанностью работодателя предоставить и эту часть отпуска в 2023 году?