Как компаниям работать с самозанятыми

Сотрудничество с самозанятыми для бизнеса выгодно и эффективно. Однако нередко оно несет налоговые риски и привлекает внимание контролирующих органов. В мае 2025 года правительство выпустило распоряжение, которое утвердило план мероприятий по противодействию неформальной занятости на ближайшие три года. Одна из задач — анализ практики недопущения подмены трудовых отношений гражданско-правовыми.

Марина Крицкая Бизнес-журналист

Уже в 2024 году правила работы с самозанятыми заметно ужесточились, а ФНС выпустила несколько разъяснительных писем, в которых объяснила, кому грозят внеплановые проверки, штрафы и доначисление налогов. В 2025 году риски работы с самозанятыми возросли.

В чем выгода сотрудничества с самозанятыми

Когда компания работает с физлицом, например, в рамках договора ГПХ или по трудовому договору, то она платит за него НДФЛ и начисляет на его вознаграждение страховые взносы. При сотрудничестве с самозанятым платить за него налог и страховые взносы не нужно — эта обязанность ложится на самого самозанятого. Налог будет составлять 6% от каждой сделки с юрлицом. Уплата налога производится самозанятым через приложение «Мой налог».

Что касается взносов, то самозанятые освобождены от их обязательной уплаты в СФР. Однако они вправе добровольно вступить в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию и уплачивать страховые взносы.

Некоторые компании, почувствовав выгоду, стали задумываться о «переводе» своих работников в статус самозанятых. Но Минфин в Письме от 01.02.2019 N 03-11-11/5884 сразу четко обозначил позицию по этому вопросу: такое переоформление невозможно. Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ не запрещает применять НПД физлицам, которые когда-то состояли в трудовых отношениях с тем юрлицом, которому стали оказывать услуги в качестве самозанятого. Однако есть одно условие: это юрлицо не должно быть заказчиком по договору ГПХ для указанных физлиц и не должно являться их работодателем менее двух лет назад. То есть юрлицо может работать с самозанятым, который является его бывшим сотрудником, но при условии, что с момента увольнения последнего прошло не менее двух лет.

Таким образом, уволить работников и заключить с ними в дальнейшем договоры ГПХ как с самозанятыми, чтобы сэкономить на уплате взносов и НДФЛ, не получится.

Договор между юрлицом и самозанятым: какие условия прописать  

Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ не регулирует гражданско-правовые отношения сторон сделки и порядок их оформления. Поэтому налоговики в данном вопросе советуют руководствоваться нормами гражданского законодательства. 

При составлении договора с самозанятым можно ориентироваться на любой договор ГПХ, который вы используете в работе с другими контрагентами. Он должен включать следующие положения:

• дата заключения договора;
• предмет договора;
• порядок оказания услуг, соответствие услуг определенным требованиям;
• описание процедуры сдачи-приемки, правила подписания акта;
• последствия в случае несоответствия качества услуг заявленным требованиям;
• стоимость услуг;
• способы оплаты;
• права и обязанности сторон;
• срок действия договора;
• ответственность сторон;
• порядок изменений условий договора;
• варианты разрешения споров;
• реквизиты.

Помимо стандартных пунктов, перечисленных выше, стоит учесть несколько важных деталей.  

Исполнитель — гражданин, зарегистрированный в качестве самозанятого. Не забудьте указать эту важную деталь в договоре.

Уплата налогов и взносов. Укажите в тексте договора, что компания-заказчик освобождается от обязанности по уплате налогов и взносов, сделав ссылку на п. 8 ст. 2 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ.

Реклама 16+

Проводите выплаты самозанятым и оформляйте документы на специальной платформе от Сайна. Быстро, удобно, безопасно.

Подключиться

Прекращение деятельности самозанятого. Зафиксируйте в договоре, что в случае прекращения деятельности и снятия с учета самозанятый обязуется предупредить об этом заказчика. Вы даже можете установить ответственность за неуведомление. Некоторые эксперты считают, что в текст договора стоит включить условия о санкциях — например, условие о компенсации НДФЛ, взносов, пеней, штрафов, которые грозят заказчику в случае, если исполнитель-самозанятый не информирует его об утрате статуса.   

Когда договор между самозанятым и юрлицом может быть устным

Согласно п. 2 ст. 159 ГК РФ в устной форме могут совершаться все сделки, исполняемые при самом их совершении, но есть исключения:

• сделки, для которых установлена нотариальная форма (сделки юрлиц между собой и с гражданами, а также сделки граждан между собой на сумму более 10 000 руб., а в случаях, предусмотренных законом, — независимо от суммы сделки);
• сделки, которые будут считаться недействительными при несоблюдении простой письменной формы.

В Письме ФНС РФ от 20.02.2019 N СД-4-3/2899@ уточняется, что письменный договор не нужен, если услуга оказывается по сделке, исполняемой немедленно при заключении договора. В этом случае заключение договора будет подтверждаться уплатой заказчику денег за оказанные услуги.

Зачем заказчику чек от самозанятого

При расчетах, связанных с получением доходов от реализации услуг, являющихся объектом налогообложения НПД, самозанятый должен сформировать и передать компании-заказчику чек (ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ). В нем содержатся такие сведения, как наименование оказанных услуг и ИНН юрлица или ИП, который является заказчиком услуг.

Таким образом компания, как заказчик, может подтвердить свои затраты на оплату услуг с помощью полученного чека.

Самозанятый предоставил организации аннулированный чек. Повторить отправку чека невозможно. Что делать?

Почему налоговая видит во взаимоотношениях компании (ООО) и самозанятого лица схему ухода от налогов?

Самозанятый перешел на ИП, но не предоставил чеки за прошлый период. Что делать?

Самозанятый снялся с учета, но не предоставил чеки за прошлый период. Что делать?

Самозанятый получил деньги от ООО, но не сформировал чек и не отправил его заказчику. Какой штраф грозит?

Прежде чем заключить договор с самозанятым, убедитесь в том, что он действительно имеет этот статус. Сделать это можно двумя способами:

• Запросить у физлица выписку из приложения «Мой налог». В ней вы увидите актуальную информацию о регистрации лица в качестве самозанятого.
• Проверить факт регистрации бесплатно на сайте ФНС.

ФНС напоминает компаниям о том, что НПД не имеет какие-либо особенности в оформлении платежных документов. Поэтому их оформление при перечислении денег за товары или услуги, которые предоставил самозанятый, происходит в общепринятом порядке.

Учет расходов на услуги самозанятого для уменьшения налоговой базы

Компания может уменьшить налог к уплате на сумму расходов на услуги самозанятого только в одном случае — если у нее будет чек от самозанятого. При взаимодействии юрлица / ИП и самозанятого чек, по сути, играет роль акта выполненных работ. Поэтому компания может принять его к учету.

Для самого самозанятого формирование чека не составляет большого труда — все происходит автоматически в приложении «Мой налог».

Тем не менее на тему чека возникает немало частных вопросов. На большинство из них ответили налоговики в Письме от 20.02.2019 N СД-4-3/2899@.

Принятие к учету затрат не на основании чеков, а по актам в конце месяца

Ссылаясь на ч. 8 — 10 ст. 15 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ, ФНС однозначно отвечает, что наличие чеков обязательно — без них нельзя учесть суммы, уплаченные налогоплательщику, при определении налоговой базы. При этом не исключается оформление акта, в котором обозначены период или дата оказания услуги, что тоже влияет на отражение расходов в налоговом учете. Тем не менее акт сам по себе является лишь дополнением к чеку.

Распечатка чеков

Распечатывать не обязательно, а хранить чек можно в любой удобной форме — бумажной или электронной.

Электронный чек обладает той же силой, что и бумажный. Он содержит аналогичную информацию, в частности, уникальный идентификационный номер, который присваивает ФНС. По этому номеру чек можно проверить.

Срок передачи чека от самозанятого

Согласно ч. 3 ст. 14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ, передача чека происходит в момент расчета, если этот расчет производится наличными или с использованием электронных средств платежа.

Но есть и иные формы расчета. В таких случаях с передачей чека нужно успеть до 9-го числа месяца, следующего за тем, в котором была произведена оплата.

Реклама 16+

Подписывайте документы с физлицами и самозанятыми онлайн в сервисе Контур.Сайн. Получите электронную подпись бесплатно и без визитов в офис. Документооборот в сервисе имеет юридическую силу. Попробуйте, как это удобно.

Заказать

Если в процессе взаимодействия между самозанятым и юрлицом участвует посредник, то тогда формированием чека занимается именно он. При этом у посредника должна быть обязанность применять контрольно-кассовую технику.

Поскольку в ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ прописана обязанность самозанятого передавать заказчику чек, то игнорирование этой обязанности может привести к тому, что заказчик уведомит о нарушении ФНС. Нужно помнить, что только наличие чека позволяет компании вычесть расходы на услуги самозанятого из налоговой базы. Поэтому она очень заинтересована в том, чтобы передача чеков осуществлялась бесперебойно. 

Возврат денег самозанятому и аннулирование чека

ФНС обращает внимание, что в таком случае компании тоже придется аннулировать чек. Ей также нужно будет внести изменения в суммы расходов, учитываемых при расчете налоговой базы. Порядок корректировки зависит от режима налогообложения, который применяет компания.

ИП, с которым работает компания, переходит на НПД. Нужно ли перезаключать договор?

Разъяснения по этому вопросу ФНС дала в Письме ФНС РФ от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@. Специалисты считают, что перезаключение договора не нужно, если это не влияет на соблюдение существенных условий договора. Если же условия меняются, то договор стоит перезаключить.

Есть еще ряд ситуаций, когда налоговики рекомендуют оформить дополнительное соглашение. Речь идет о случаях, когда исполнитель договора являлся плательщиком НДС и цена его услуг включала этот налог.

Так, например, согласно ч. 9 ст. 2 Федерального закона № 422-ФЗ, ИП, применяющие НПД, не платят НДС, кроме НДС, подлежащего уплате при ввозе товаров на территорию РФ и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией. Поэтому, если по договору стоимость реализации товаров включала в себя НДС, то заключение допсоглашения позволит урегулировать цены. В этом документе важно прописать, что ИП начал применять НПД с определенной даты.

Что делать юрлицу, если самозанятый превысил лимит дохода

Среди всех прочих особенностей у НПД есть важное ограничение по предельному размеру дохода. Самозанятый может пользоваться всеми привилегиями и послаблениями до тех пор, пока его годовой доход не превысит 2,4 млн руб. Поэтому эксперты рекомендуют применять НПД тем, кто уверен в том, что его доход не «вылезет» за рамки этой суммы.

Если самозанятый превышает установленный лимит по доходу, он автоматически утрачивает право на применение НПД с даты превышения. При этом порядок налогообложения остается тем же в отношении доходов, учтенных для целей применения НПД до даты утраты права (Письмо ФНС РФ от 20.02.2019 N СД-4-3/2899@).

В этом случае юрлицо должно исчислить и уплатить НДФЛ и страховые взносы в отношении физлица (если оно не является ИП) с даты утраты права на применение НПД (в том числе с даты превышения суммы в 2,4 млн руб.).

Риски переквалификации договоров с самозанятыми в трудовые

Знаковым событием для компаний, взаимодействующим с самозанятыми, стал Приказ Минтруда РФ от 02.02.2024 № 40н. В нем обозначены критерии, по которым будут выявляться случаи нелегальной занятости и, в частности, спорные схемы сотрудничества с самозанятыми, которые по сути подменяют трудовые отношения.

ФНС передаст трудовой комиссии данные по компаниям и ИП, которые работают с самозанятыми при наличии трех факторов:

• количество самозанятых в компании — 10 и более;
• среднемесячный доход от компании у каждого самозанятого — более 20 000 руб.;
• средняя продолжительность работы с физлицом — не менее трех месяцев.

Стоит обратить внимание на Постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 29.05.2018 № 15. В нем обозначены признаки трудовых отношений, которых не должно быть во взаимоотношениях самозанятого с заказчиком:

• достижение сторонами соглашения о личном выполнении работником определенной, заранее обусловленной трудовой функции в интересах, под контролем и управлением работодателя;
• подчинение работника действующим у работодателя ПВТР, графику работы;
• обеспечение работодателем условий труда;
• выполнение работником трудовой функции за плату;
• устойчивый и стабильный характер отношений, подчиненность и зависимость труда;
• выполнение работником работы только по определенной специальности, квалификации или должности;
• наличие дополнительных гарантий работнику, установленных законами, иными нормативными правовыми актами, регулирующими трудовые отношения;
• выполнение работы в соответствии с указаниями работодателя;
• интегрированность работника в организационную структуру работодателя;
• признание работодателем таких прав работника, как еженедельные выходные дни и ежегодный отпуск;
• оплата работодателем расходов, связанных с поездками работника в целях выполнения работы;
• осуществление периодических выплат работнику, которые являются для него единственным и (или) основным источником доходов;
• предоставление инструментов, материалов и механизмов работодателем.

При оценке взаимоотношений компаний с самозанятыми контролирующие органы используют комплексный риск-ориентированный подход. Они опираются на такие параметры, как характер, объем и периодичность выплат; доля доходов, полученных от конкретной компании в общей массе доходов самозанятых; предыдущие места работы самозанятых; связи текущих заказчиков самозанятых с их предыдущими работодателями и др.

О признаках нелегальной минимизации налогообложения с привлечением самозанятых ФНС писала и ранее. В частности, в Письме ФНС РФ от 15.04.2022 N ЕА-4-15/4674@ указан ряд обстоятельств, когда гражданские правоотношения переквалифицируют в трудовые: ежемесячная оплата труда в определенной сумме; не разовый, а систематический характер договоров, которые заключаются на год или до окончания календарного года; инфраструктурная зависимость; возложение материальной ответственности на фактического исполнителя работ через договор и др. В Письме ФНС РФ от 11.11.2024 № АБ-4-20/12835@ к критерию подмены трудовых отношений относят связи текущих заказчиков самозанятых с их бывшими работодателями.

Чтобы законно привлекать самозанятого при наличии в штате аналогичного сотрудника, рекомендуется:

Анализировать рынок. Привлечение самозанятых должно соответствовать общепринятой практике в отрасли.

Разграничивать обязанности в договоре. Важно, чтобы те услуги или работы, которые выполняет самозанятый, отличались от того, что делают штатные сотрудники.

Дополнять чеки актами. Лучше на каждый чек составлять акт, подтверждающий объем реально выполненных работ.

Привлечение самозанятых на длительный срок: разъяснения ФНС

Поскольку в Приказе Минтруда РФ от 02.02.2024 № 40н указано, что под контроль ФНС попадут в том числе налогоплательщики, которые сотрудничают с физлицом более трех месяцев, то у компаний возникает вопрос — в каких случаях допускается привлечение самозанятых для осуществления работ на длительный срок.

В Письме от 11.11.2024 № АБ-4-20/12835@ ведомство напоминает об ограничениях на применение НПД, изложенных в ч. 2 ст. 4 и ст. 6 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ. В их числе запрет на отражение налогоплательщиком НПД доходов, полученных в рамках трудовых отношений. ФНС акцентирует внимание на то, что других ограничений, в том числе по срокам взаимодействия с самозанятыми, закон не предусматривает. При этом важно учитывать комплекс критериев, которые ФНС указывала в приведенных выше письмах.

Налоговики рекомендуют компаниям проявлять должную осмотрительность при взаимодействии с самозанятыми и самостоятельно исследовать возможные риски.

Работа с самозанятыми в 2025 году: как избежать подмены трудовых отношений

Правительство утвердило план мероприятий по снижению уровня неофициального трудоустройства на 2025–2027 годы (Распоряжение Правительства РФ от 08.05.2025 № 1166-р). Он включает 18 мер, направленных на выявление и предотвращение подмены трудовых договоров гражданско-правовыми, а также на усиление контроля за соблюдением трудового законодательства. Особое внимание уделяется обеспечению работников социальными гарантиями: оплачиваемыми отпусками, больничными и пособиями по уходу за ребенком. Все эти планы указывают на то, что контроль за работодателями в ближайшие годы будет только усиливаться.

УФНС по Приморскому краю напомнило о ключевых аспектах, которые необходимо учитывать при сотрудничестве с самозанятыми, чтобы избежать подмены трудовых отношений (Информация УФНС России по Приморскому краю от 13 мая 2025 года):

• проверяйте статус самозанятого;
• убедитесь в отсутствии недавних трудовых отношений с самозанятым;
• привлекайте самозанятых для выполнения конкретных работ с четко оговоренным результатом, а не для выполнения постоянных обязанностей, характерных для штатных сотрудников;
• заключайте ГПД, в которых четко прописаны предмет договора, объем работ, сроки и условия оплаты;
• включите в договор обязательство исполнителя уведомлять о потере статуса самозанятого и предоставлять чеки за полученную оплату;
• корректно оформляйте платежи: оплата должна производиться на основании предоставленных чеков, подтверждающих факт оказания услуг;
• следите за тем, чтобы чеки не были аннулированы исполнителем после получения оплаты, это может свидетельствовать о попытке уклонения от уплаты налогов;
• по возможности организуйте работу так, чтобы самозанятые не использовали ресурсы вашей компании (офисное пространство, оборудование и т.д.), что может быть расценено как признак трудовых отношений.