Свести дебет с кредитом: как сверяются бухгалтеры

В каком виде проводить сверку?

Единого формата акта сверки, общего для всех компаний, нет. Чтобы провести сверку, стороны должны договориться о формате акта сверки, кото­рый будут использовать при сотрудничестве. Акты сейчас существуют в трех вариантах: бумажный до­кумент, excel- и xml-файл.

Мы спросили бухгалтеров, в каком формате они чаще всего проводят сверку.

Елена Щавровская:

— Если мы выступаем как поставщики для крупных сетевых магазинов, то при взаимодействии с ними вся сверка взаиморасчётов проходит в элек­тронном виде. Как правило, сверяется вторая сто­рона, запрашивая у нас информацию. Если же речь идёт о работе с нашими поставщиками, когда в каче­стве покупателя выступаем мы, то поставщик предо­ставляет нам акт сверки в любом формате.

Галина Бабинова:

— Мы работаем с контрагентами по всей Рос­сии, поэтому в основном используем электронную сверку взаиморасчётов — это очень удобно. Жаль, что мы не можем принимать все счета-фактуры в электронном виде. Как бухгалтер я не всегда знаю, получили клиенты поставку или нет, мне требуется подтверждение — подпись ответственного на скла­де, например. Поэтому иногда мы ждём подписан­ный бумажный документ с синей печатью.

Татьяна Субботина:

— Мы используем разные форматы акта сверки — всё зависит от того, с каким документом может рабо­тать конкретный контрагент. Не каждое предприятие может себе позволить электронную сверку — она недешёвая. С большей частью партнёров мы прово­дим сверку взаиморасчётов на бумаге и в Excel.

Наталья Илясова:

— Некоторые наши контрагенты — преимущественно крупные торговые сети — хотят электронный документооборот и автоматизированную сверку взаиморасчётов, с ними мы перешли на электрон­ный формат сверки. Однако статистика показывает, что чаще мы сверяемся с контрагентами на бумаге.

Елена Хазова:

— Мы работаем со всеми типами актов свер­ки. Чаще всего проводим сверку в Excel, поэтому процесс сверки для нас весьма трудоёмкий. На­пример, для одной из торговых сетей мы разрабо­тали специальный отчёт «Сравнение акта сверки с покупателем», поскольку сверки с ней проводим ежеквартально при большом количестве докумен­тов — реализации, оплат, взаимозачётов. Есть ещё две торговые сети, которые отправляют акт сверки через Диадок в формате xml. И только один крупный контрагент автоматизировал процесс сверки взаи­морасчётов — это самый удобный и быстрый способ.

Как часто нужно сверяться?

Законодательно регулярность проведения сверки взаиморасчётов не зафиксирована, акт свер­ки может быть составлен за месяц, квартал, год или даже за весь период работы. Между тем регу­лярные сверки помогают избегать ошибок в отчет­ности и делают отношения между контрагентами прозрачнее. О том, как часто стоит сверяться, рас­сказали бухгалтеры.

Елена Щавровская:

— На каждом предприятии должен существовать регламент как часть внутреннего документооборота, где указано, с какой периодичностью необходимо проводить сверку. Каждая компания сама для себя определяет, как часто следует сверять взаи­морасчёты, и указывает это во внутреннем докумен­те или в договоре поставки. Обычно именно дого­вор поставки и служит регламентом: в нём указано, что каждая сторона по истечении определённого срока, например, месяца или квартала, предостав­ляет акт сверки.

Елена Хазова:

— С крупными торговыми сетями и оптовыми покупателями мы проводим сверку ежемесячно. Частота в этом случае обусловлена большим обо­ротом документов. Ежемесячная сверка помогает нам устранять ошибки, своевременно учитывать «вычерки», «недовозы» и возвраты продукции. С небольшими торговыми сетями и розничными контрагентами мы проводим сверки ежеквартально.

Какие параметры у акта сверки?

В акте сверки есть три классических параметра: дата, номер документа и сумма. Бывает, что у предприятия есть потребность добавить дополнитель­ное поле, убрать или изменить один из параметров. У бухгалтеров разные точки зрения на этот вопрос.

Елена Хазова:

— Мы используем три основных параметра. Кроме того, дополнительно формируем сверку по параметру «договор». Когда работаем с крупными федеральны­ми покупателями, используем параметр «регион».

Любовь Науменко:

— Стандартно мы сверяемся по четырём параметрам: дате, номеру документа, наименованию документа и сумме. По требованию контрагента мы добавляем в акт сверки ещё одно поле — адрес.

Что делать с расхождениями?

Когда одна из сторон не согласна с данными акта сверки, она может выразить своё несогласие, офор­мив акт сверки с расхождениями. Причины могут быть разными: неверные сведения, ошибки в рас­чётах, расхождения в периоде отражения. Мы узна­ли у бухгалтеров, стоит ли подписывать акты сверки с расхождениями.

Елена Щавровская:

— Если есть расхождения, мы подписываем акт сверки и указываем их причину со ссылкой на те документы, по которым у нас с контрагентом разногласия.

Галина Бабинова:

— Мы никогда не подписываем акт сверки с расхождениями. У нас всё должно быть копейка к копей­ке: нам выписали счёт, мы его оприходовали, оплати­ли, сумма есть. Какие могут быть расхождения?

Наталья Илясова:

— Иногда мы подписываем акты сверки с расхождениями, но редко. В этом случае мы добавляем запись: «Расхождения на такую-то сумму». Но в основ­ном ситуация иная: например, мы провели операцию 30 июня, в последний день месяца, а покупатель про­вёл её 1 июля, когда документы фактически поступили.

Татьяна Субботина:

— Электронные акты сверки мы подписываем без расхождений. А когда проводим сверку на бумаге и видим несоответствия, то мы можем подписать акт с расхождениями — с корректировкой в следующем периоде.

Как минимизировать риски?

Бизнесу необходимо идентифицировать риски перед тем, как сдавать отчётность, чтобы в итоге све­сти к минимуму ошибки, зафиксировать задолжен­ности контрагентов и избежать штрафов и проблем с поставками. Предприятия используют разные ин­струменты, и мы узнали у бухгалтеров, какие именно.

Татьяна Субботина:

— Мы запрашиваем у поставщиков оригиналы документов, чтобы в случае камеральных проверок мы могли предоставить их ФНС.

Бывает, что свериться нужно до копеечки. Если продукция в штуках — сверяться проще, поскольку цена в таком случае просто умножается на количество штук. Если продукция в килограммах, то при свер­ке в итоге появляется разница в копейках. Если эта разница больше копейки, она влияет на расчёт НДС. Поэтому акт сверки обязателен, мы прописываем это в договорах с контрагентами.

Елена Щавровская:

— Мы используем сверку взаиморасчётов для ми­нимизации рисков перед сдачей отчётности. Благода­ря сверке мы понимаем, каких документов у нас нет.

Елена Хазова:

— Чтобы минимизировать риски, сторонам не­обходимо подписать договор купли-продажи, за­фиксировать санкции за несоблюдение условий договора и назначить ответственного менедже­ра и бухгалтера. Ещё компания должна проводить проверку отчётных и логистических документов, фиксировать поступление денежных средств за от­груженную продукцию и проводить сверки взаи­морасчётов, чтобы контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженность.