Как стать участником закупок по 44‑ФЗ и 223‑ФЗ

Для начала определимся с основными терминами.

Что такое емкость рынка и как ее оценить

Емкость рынка — это все товары и услуги, которые закупаются на определенной территории и которые поставщики готовы поставлять, а также совокупность всех сделок, которые заключаются в результате проведения закупки.

Чтобы определить емкость рынка, нужно разобраться:

• как часто заказчик осуществляет закупки на определенную тему;
• можно ли текущих заказчиков разделить на группы по способу взаимодействия и требованиям к товару;
• сколько в среднем стоит один заказ по каждой группе заказчиков.

Емкость рынка не следует путать с объемом рынка. Если для понимания объема рынка достаточно изучить заказы, представленные в рамках регламентированных закупок по законам 44-ФЗ (Закон о контрактной системе) и 223-ФЗ (Закон о закупках отдельными видами юрлиц), то для определения емкости рынка нужно убедиться, что товары и услуги поставщика пользуются спросом у потенциальных заказчиков.

Для этого можно воспользоваться Единой информационной системой в сфере закупок (ЕИС) и проанализировать один долгосрочный период — например, 2018 год. Используя фильтры (наименование, процедура, код по классификатору, код по виду деятельности, код по начальной максимальной и итоговой цене контракта), можно отследить, как часто проводятся определенные закупки и снижается начальная максимальная цена (НМЦК). Это поможет менее опытным поставщикам оценить, смогут ли они составить конкуренцию опытным участникам.

Знающим поставщикам такой метод удобен для выбора оптимальной ниши. Компаниям, которые работают в нескольких конкурентных нишах и вынуждены заключать контракты по низким ценам, выгодно отслеживать другие ниши с низкой конкуренцией. В таких нишах всегда есть контракты, которые заключаются с единственным поставщиком без снижения НМЦК.

Чтобы оценить объем рынка, нужно изучить текущие и уже осуществленные заказы, и узнать, когда спрос максимально высокий. Часто заказчик заключает контракт на год и через год проводит следующую закупку и выбирает нового поставщика для такой же закупки.

Ели вы работаете с товарами и услугами, которые закупаются с определенной периодичностью, лучше всего отслеживать закупки, которые находятся в статусе планирования процедур. Если заказчик работает по 223-ФЗ, можно изучить график закупок и отметить все запланированные процедуры, которые пока не объявлены.  

Полезно также делить заказчиков:

• по способу взаимодействия;
• по требованиям к товару.

Если заказчик закупает определенные товары, он размещает техническое задание, где подробно описывает, как проводится закупка и какие требования предъявляются к товару. Один и тот же товар может быть описан по-разному. Проанализировав специфику размещения закупок, можно понять, где шанс на победу выше.

Посчитайте, сколько в среднем стоит один заказ по каждой группе заказчиков. Дополнительно можно разделить заказчиков по территориальному признаку, в зависимости от уровня бюджета: федеральный, региональный или местный. Например, крупные заказы в определенной сфере чаще всего проводятся федеральными заказчиками. Так же можно определить разовые заказы.

Определение границы рынка

Границы нужно определять для расчета объема рынка. Алгоритм действий в данном случае такой:

• составляется список регионов или городов, в которых вы планируете работать;
• заводится собственная база заказчиков;
• оценивается потенциал каждого заказчика;
• отбираются клиенты, которые смогут обеспечить бизнес максимальным объемом продаж (через определение суммы, которую одна компания способна принести за год).

Если вы готовы работать только в своем регионе, стоит учитывать это при поиске закупок и выбирать соответствующий фильтр при мониторинге тендеров. Дополнительно можно включить в перечень близлежащие территории и регионы, потому что интересная закупка может находиться в соседней области, но близко к месту нахождения компании. Во многих закупках можно организовать поставки с помощью субподрядчиков, если это разрешено условиями.

Если вы уже работали с какими-то компаниями, лучше всего включить их в собственную базу организаций. Бывает, что заказчик объявляет закупку у единственного поставщика, и в этом случае вы становитесь одним из первых претендентов, если ваши предыдущие закупки не сопровождались штрафами.

Определяя потенциал заказчиков, нужно выделить всех, кто может принести бизнесу максимальный объем продаж.

Если вы видите, что заказчик с определенной периодичностью проводит закупки в виде тендеров, а в другое время закупает товары и услуги у единственного поставщика, вы можете попробовать участвовать в этих закупках, внести заказчика в базу и позже сотрудничать с ним напрямую.

Поиск тендеров с неправильными названиями

Несмотря на то, что поисковые системы и ЕИС постоянно дорабатываются, искать закупки по названиям до сих пор сложно. Это связано с тем, что заказчики пытаются завуалировать свои закупки, указывая общее название по процедуре.

Для поиска таких тендеров уже сложился определенный набор действий:

1. Настройте несколько поисковых запросов по разным критериям: по названию тендера, документации, кодам классификатора ОКПД2, заказчикам.
2. Создайте несколько поисковых запросов, перекрывающих друг друга. Это позволит находить больше нужных тендеров вне зависимости от названия.
3. Если тендеров по виду деятельности слишком много, выстраивайте поиск по торговым маркам, городу или региону, наиболее интересным заказчикам, цене.

Если заказчик закупает определенные товары и услуги с определенной периодичностью, можно искать закупки по конкретному заказчику. Некоторые поисковые системы позволяют просматривать не только закупки, которые объявлены в данный момент, но и процедуры, которые будут размещены.

Тот же принцип действует и по наименованию процедуры без привязки к заказчику. Можно искать закупки, находящиеся в планах у заказчиков, которые работают согласно 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Чтобы упростить поиск, можно снизить количество тендеров. Если вы продаете товар определенной торговой марки, вы можете указывать при поиске закупок именно ее.  

При поставке промышленного оборудования часто требуется его установка. В этом случае сузить круг поиска можно в зависимости от того, готовы ли вы производить монтаж.

Если в вашей базе есть заказчики, которым вы отдаете приоритет, учитывайте закупки конкретных организаций заказчиков.

Многие поисковые системы позволяют задать диапазон по начальной и максимальной цене и найти наиболее интересные тендеры.

Основные правила поиска

• Используйте все возможности поисковых критериев, подстраивая поиск именно под ваш вид деятельности.

ЕИС, Контур.Закупки и поисковые системы позволяют выстраивать поиск по нескольким критериям и сохранять нужные шаблоны.

• Используйте минус-слова. Их список должен постоянно обновляться.

Когда во время поиска вы встречаете закупки, которые не относятся к специфике вашей деятельности, вы можете добавлять слова из названия этой закупки в список минус-слов.

• Исключите площадки, в закупках которых вы не готовы участвовать.

44-ФЗ регулирует 8 электронных площадок, и на них же субъектам МСП можно осуществлять закупки по 223-ФЗ. Всего же электронных площадок более 200. Это те площадки, которые осуществляют все остальные закупки по 223-ФЗ и функционируют в рамках коммерческих процедур.

Есть площадки, где закупки в вашей нише проводятся раз в год или реже, причем участие в такой процедуре и победа в закупке подразумевают оплату определенного тарифа. Варианты оплаты зависят от регламентов электронных площадок. Если оплата тарифа превышает прибыль, которую вы получите в случае победы, участвовать в такой закупке незачем.

Если вы участвуете в закупках на платных площадках, определите, какой объем закупок по вашей теме проводится на этой площадке и целесообразно ли приобретать тариф или оплачивать лицензию для участия в закупках.

• Проанализируйте закупки за прошлый год на указанной электронной площадке. Подборка не должна содержать закупки у единственного поставщика.
• В готовой подборке должно быть меньше 10 000 позиций.

Когда вы осуществляете подборку тендеров по вашей теме, обратите внимание на найденное количество процедур. Если результат превышает 10 000 запросов, запрос нерелевантен.

• Делайте запросы по конкретной торговой марке.

Можно делать запрос по конкретному товару или услуге и использовать плюс-слова. В закупках постоянно появляются новые названия компаний и тендеров. Их можно добавлять к будущим поисковым запросам.  

Ниши с высокой и низкой конкуренцией

Часто поставщики не подозревают, что их товары и услуги пользуются спросом у государственных и муниципальных заказчиков или заказчиков, работающих по 223-ФЗ. В таких тендерах встречаются довольно необычные товары. К примеру, администрация в Москве может закупать спиннеры для организации массового мероприятия, а поставщики спиннеров, даже не догадываясь об этом, не принимают участия в таких закупках.

Другой яркий пример: несмотря на то, что наибольшим спросом пользуется поставка меда в больших емкостях, есть интерес и к подарочным наборам, в которые входит мед. Их тоже можно включать в поисковые запросы, чтобы не пропустить закупки.  

Проанализируйте ваших конкурентов и то, с каким процентом снижения обычно проходят закупки по тем темам, которые вам интересны. Для анализа конкурентов можно использовать различные сервисы, например, сервис электронной площадки OTC.

Там можно:

• проанализировать участников закупок;
• оценить средний процент снижения по вашим закупкам;
• дополнительно составить портрет заказчика;
• узнать, с каким процентом снижения обычно проходят закупки заказчика;
• есть ли у него задолженность по оплате;
• с какой периодичностью он работает с новыми поставщиками.

Чему стоит поучиться у крупных компаний

Иногда, изучив документацию, поставщик решает поучаствовать в закупке, но не учитывает определенные нюансы, которые впоследствии делают закупку невыгодной. В этом смысле полезно перенимать опыт участия в закупках крупных организаций.

Как правило, у больших компаний есть тендерный отдел, в котором каждый специалист занимается определенной задачей: поиск закупок возложен на одного сотрудника, подготовка заявки относится к другому, заключение контракта — к третьему.

Если открыть собственный тендерный отдел невозможно, разделите закупку на отдельные этапы и не переходите к следующему этапу, не завершив предыдущий.

Сначала стоит отобрать пул самых интересных закупок, потом следует перейти к детальному анализу и определить процедуры, которые будут интересны вашей компании. Когда закупки отобраны, можно отдать их в отдел, занимающийся расчетами.

После проведения расчетов оцените следующую часть закупок и детально изучите наиболее интересные процедуры:

• ознакомьтесь с условиями проведения тендера и с необходимым обеспечением;
• уточните, установлено ли обеспечение заявки и исполнения договора;
• разберитесь, какие необходимо произвести действия для участия в тендере;
• проясните, нужно ли пополнить специальный счет и получить банковскую гарантию для участия в закупке.

После проведения подготовительных этапов можно перейти к участию в закупке, подготовив тендерную заявку и направив ее на электронную площадку. 

После участия в торгах или переторжке в случае победы нужно заключить контракт. Обычно зона ответственности заключения контракта возлагается на соответствующий договорной отдел.

Каждый этап должен курировать отдельный специалист. Поисковые системы позволяют непосредственно в личном кабинете назначать специалистов, ответственных за конкретный этап проведения закупки.

Поиск в ЕИС

ЕИС создан для эффективного мониторинга информации по закупкам согласно 44-ФЗ и 223-ФЗ. Здесь не размещаются закупки коммерческих заказчиков.

Поиск бесплатный, личный кабинет доступен для всех участников закупок по единой регистрации, которую нужно пройти до конца 2019 года.

На сайте также доступен расширенный поиск через различные фильтры. Для закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ параметры установлены заранее.

На какие фильтры нужно обратить внимание

Способ определения поставщика

В разделе «способ определения поставщика» перечислены все возможные способы размещения заказов в рамках контрактной системы и закупок отдельными видами юридических лиц. По умолчанию поиск закупок осуществляется среди всех размещенных процедур.

Этап закупки

В разделе «этап закупки» лучше всего всегда выбирать параметр «подача заявок». Параметр «работа комиссии» — это этап рассмотрения заявок, то есть подача заявок на этой стадии уже завершена. Нужно также убрать галочку с параметров «завершенные процедуры» и «процедура отменена» (это означает, что заказчик отменил закупку).

НМЦК

Фильтр позволяет указывать цену за одну условную единицу товара. В этом случае будет осуществляться поиск закупок, по которым заказчик определяет цену за единицу товара или услуги.

Участник закупки 

С помощью этого фильтра можно просмотреть совершенные закупки и список победителей.

Дата размещения и дата обновления

Дата размещения — это та дата, когда закупка была опубликована на сайте ЕИС. Дата обновления — это изменение документации или извещения по процедуре. 

Фильтр «дата размещения» помогает искать закупки за определенный период, например, за предыдущий день.

Уровень организации

Дополнительно можно организовать поиск по конкретному заказчику и выбрать уровень его организации — это может быть уровень субъекта, муниципальный или федеральный уровень.

Организация, осуществляющая размещение

Организатор закупки и заказчик могут не совпадать, потому что иногда закупку размещает уполномоченный орган или организация из числа заказчиков для совместной закупки. Если заказчик размещает закупку для себя, фильтры «организатор процедуры» и «заказчик» будут совпадать.

Федеральный округ заказчика

Можно определить федеральный округ или регион и выбрать закупки именно там.

Код ОКТМО, адрес места поставки

Если вы используете эти фильтры, убедитесь, что поиск полностью совпадает с тем, каким образом заказчик обычно указывает адрес места поставки. Скорее всего, вы это знаете, если уже работали с этим заказчиком.

Фильтр «дата окончания подачи заявок» лучше всего использовать, чтобы задать определенный период времени, в течение которого можно подготовить заявку. Этого времени хватит не только для подготовки заявки, но и для проведения предварительных действий, например, перечисления обеспечения заявки.

Исключить из поиска

Можно указать минус-слова, которые не имеют отношения к вашей нише, через запятую или пробел. Выбрав поиск с фильтрами, можно указать нужную закупку и определить, по какому закону она проводится. Если по 223-ФЗ, то это будет краткий номер закупки, и там будет указана нормативно-правовая база. Если это 44-ФЗ, там появится 19-значный номер.

Как изучить информацию о закупке

Для изучения детальной информации зайдите в саму процедуру. Сведения будут размещены в трех вкладках:

• общая информация;
• документы по закупке;
• журнал событий (история действий по процедуре).

Общая информация

Это краткая информация о закупке: где и в какие сроки проводится, кто является заказчиком и организатором, когда заканчивается прием заявок.

Полезно фиксировать дату и время окончания подачи заявок, чтобы приблизительно понимать, когда нужно подготовить заявку и перечислить обеспечение, если оно установлено. Также важна информация об объекте закупки и требования к участникам (преимущества и ограничения, запреты).

Если закупка проводится среди субъектов малого предпринимательства, участниками могут быть только субъекты малого предпринимательства или социально ориентированные некоммерческие организации (ст. 30 Закона 44-ФЗ). В информации об электронном аукционе содержатся сведения о порядке представления разъяснений и документации. В «обеспечении исполнения контракта» указывается сумма обеспечения исполнения контракта и требуется ли банковское или казначейское сопровождение.

Документы по закупке

В этом разделе можно посмотреть на действующую актуальную документацию, изучить порядок проведения закупки и уточнить техническое задание, порядок проведения процедуры и сроки проведения закупки.

Заказчик может разбить документацию на несколько файлов: отдельно представить техническое задание и проект контракта, приложить образцы декларации, рекомендуемый образец заполнения, заявку, общие положения, информационную карту и титульный лист. Каким образом разместить документацию на сайте ЕИС — дело заказчика.

Чтобы понять, что закупает заказчик, обратите внимание на техническое задание и узнайте порядок проведения закупки, информацию по товару, работам и услугам. Если это большой документ и нужно найти конкретные параметры по закупке, используйте сочетание клавиш «Ctrl+F» для поиска информации по ключевым словам.

Если поставщика интересует вопрос о размере обеспечения заявки и необходимости обеспечения исполнения контракта, в поисковом запросе через «Ctrl+F» можно указать слово «обеспечение» и просмотреть информацию, в которой оно содержится. Например, в ней может быть указано, что размер обеспечения исполнения контракта составляет 5 % и обеспечение заявки не установлено. Точно так же можно искать поставку определенного товара в объемном техническом задании.

Если в документации по закупке есть рекомендуемые формы для заполнения и образцы документов, их следует учитывать. Если заказчик предложил шаблон документации, можно составить свою заявку по образцу, чтобы параметры, которые являются обязательными для указания вашей заявки, были прописаны в обязательном порядке — например, в первой части заявки, если речь идет об электронном аукционе.