Переход на кадровый ЭДО: документы, подписи и решения для бизнеса

Самое время разобраться, что нужно для перехода на кадровый ЭДО и как к этому подготовиться.

• Как развивается кадровый ЭДО
• Что дает участие в эксперименте по переходу на кадровый ЭДО
• Зачем бизнесу кадровый ЭДО
• Какие документы станут электронными
• Какая подпись нужна для работы с электронными документами
• Решение для работы с электронными документами
• Запись вебинара «Электронный документооборот для работы с кадрами: особенности, преимущества, законодательная база»

Как развивается кадровый ЭДО

В 2011 году был принят Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который, по сути, стал отправной точкой для активного развития электронного документооборота (ЭДО).

В 2013 году в Трудовом кодексе появились ст. 312.1 и ст. 312.2 о дистанционных сотрудниках, которые дали законные основания для обмена кадровыми документами в электронном формате.

В 2015 году прояснилась ситуация по архивному делу, и сейчас в электронном документе можно ставить отметку об электронной подписи.

Пик активности, связанной с электронным документооборотом, пришелся на 2017-2018 годы, когда при Минтруде была создана рабочая группа и инициирован запуск пилотного проекта по электронной проверке кадровых документов. 

В 2018 году стартовал эксперимент Минтруда по переводу кадровых документов в электронный вид. Он длился год, задача заключалась в том, чтобы определить, какие поправки нужно внести в Трудовой кодекс. В нем участвовали крупные компании: ПАО «Сбербанк России», ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс», ООО «СИБУР», АО «Альфа-Банк», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг».

В 2019 году впервые встал вопрос об электронном формате трудовой книжки (Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ). В связи с этим появился законопроект № 967986-7 о юридически значимых сообщениях сторон трудового договора.

Наконец, в 2020 году при Минтруде стартовал очередной эксперимент по кадровому ЭДО. На этот раз эксперимент предполагает открытое участие: каждая компания по желанию может подать заявку до 1 декабря и в течение 30 дней присоединиться к тестированию новшеств, которые затронут трудовое законодательство.  

Что дает участие в эксперименте по переходу на кадровый ЭДО

Есть несколько плюсов. Компании-участники из первых уст узнают, какие изменения в законодательстве планируются. Они вправе вносить свои рекомендации, то есть фактически влиять на формулировки. При этом раз в квартал нужно отчитываться о результатах эксперимента в Минтруд.

• Кадровый документооборот: что ждет участников эксперимента
• Кадровый ЭДО. Взгляд изнутри

Сегодня очевидно, что кадровый ЭДО будет только набирать обороты. В связи с пандемией президент попросил поторопиться с законами, облегчающими взаимодействие работодателей и работников на удаленке. Уже вышел законопроект № 973264-7 о комбинированной и временной дистанционной работе с упрощенными условиями.

Зачем бизнесу кадровый ЭДО

Переход на кадровый ЭДО — важный этап в жизни компании, который затрагивает все уровни специалистов, и, соответственно, для каждого уровня есть свои преимущества.

Руководители обычно заинтересованы в экономии бюджета на определенные процессы, а кадровый ЭДО как раз предполагает разгрузку специалиста по кадрам.

Кадровый ЭДО положительно влияет на репутацию работодателя на рынке труда — снижается вероятность штрафов и репутационных рисков. Важен и факт того, что компания участвует в инновационном проекте.

Эйчарам гораздо легче доказать факт передачи электронного документа в случае возникновения трудовых споров. Кроме того, им проще делать массовую рассылку таких документов.

Благодаря ЭДО ускоряется передача документов в бухгалтерию. А для самих сотрудников важно то, что электронные документы можно удобно подписывать (особенно когда ты находишься на удаленке) и легко находить — в отличие от бумажных они не теряются.

Преимущества в ЭДО есть и для IT-специалистов. Во-первых, для хранения документов не нужны свои сервера. Во-вторых, гарантируется безопасность их подписания.

Какие документы станут электронными

На практике компании имеют дело более чем с 80 видами разных кадровых документов. Но в целом все они делятся на два вида:

• документы личного характера (касаются конкретного работника);
• документы массового характера (касаются всей компании в целом, подразделения и т.д.).  

Безопасно отправлять в электронном виде можно такие документы, как заявления, приказы, графики отпусков, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка и многие другие. 

Юристы считают, что есть три типа документов, в отношении которых каждая компания самостоятельно принимает решения, в каком формате с ними работать:

1. трудовой договор;
2. ученический договор;
3. договор о материальной ответственности.

Одни передают все эти документы только в электронном виде. Другие — в электронном виде, но в течение трех дней дублируют их на бумаге, третьи используют консервативный подход и ограничиваются исключительно бумажным вариантом. 

Какая подпись нужна для работы с электронными документами

Для подписания электронных документов нужна электронная подпись. Но проблема заключается в том, что она бывает трех видов:

1. Простая электронная подпись (ПЭП) – представляет собой комбинацию логина и пароля, поэтому обеспечивает минимальную защиту. ПЭП подписываются только те кадровые документы, которые не могут вызвать споров. Например, расчетный листок, который отправляется по электронной почте (в почтовый ящик сотрудник входит по логину-паролю, что по сути и является его электронной подписью).  
2. Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) – имеет большую защиту, чем НЭП, поэтому ею можно подписывать, например, приказы на командировку.
3. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) – идентична собственноручной, поэтому предполагает высшую степень защищенности и исключает риски. Благодаря такой подписи можно отправлять любые типы документов. Оспорить ее подлинность невозможно.

УКЭП в свою очередь делится на два вида:

• Стационарная УКЭП (обычно выпускается на флешке — для сдачи отчетности). Заметное преимущество такой подписи — она хорошо работает во всяких интеграционных решениях, например, если кадровый ЭДО интегрирован в систему для расчета зарплаты. Специалист может работать в своей системе и подписывать документы стационарной УКЭП.
• Мобильная УКЭП (удобна для работников, так как привязана к номеру телефона и позволяет подписывать документы из любой точки мира).

Как получить электронную подпись в Контуре

Получить электронную подпись можно разными способами. Выпуск сертификата осуществляется в офисах СКБ Контура. Также её могут доставить курьеры Тинькофф Банка.

Предусмотрен еще один вариант — выпуск сертификата электронной подписи в кадровом отделе компании.

Отправьте заявку, и мы подберем подпись под ваши задачи

Решение для работы с электронными документами

Тем, кто уже пользуется Диадоком, известно, что изначально этот сервис был создан для пересылки юридически значимых бухгалтерских документов. Но с помощью настроек он хорошо адаптируется под кадровый ЭДО.

Подарки от Диадока новым и действующим клиентам

Сотрудник может подписывать документы либо в мобильном приложении, либо в веб-интерфейсе Диадока.

Основной интерфейс для отдела кадров — это работа из привычной кадровой системы. Но специалисты, так же как и сотрудники, могут работать в веб-интерфейсе сервиса.  

В Диадоке настраивается личный кабинет компании и необходимое количество личных кабинетов сотрудников. В результате образуется группа, внутри которой настраивается кадровый документооборот.

Интеграция Диадока

Если специалист по кадрам пользуется 1С, то после интеграции Диадока в системе появится дополнительная вкладка, где можно посмотреть статусы документов, отправить их и получить.

Диадок можно интегрировать в любую кадровую систему — через модули, коннекторы или API.

Запись вебинара «Электронный документооборот для работы с кадрами: особенности, преимущества, законодательная база»