Самое время разобраться, что нужно для перехода на кадровый ЭДО и как к этому подготовиться.
- Как развивается кадровый ЭДО
- Что дает участие в эксперименте по переходу на кадровый ЭДО
- Зачем бизнесу кадровый ЭДО
- Какие документы станут электронными
- Какая подпись нужна для работы с электронными документами
- Решение для работы с электронными документами
- Запись вебинара «Электронный документооборот для работы с кадрами: особенности, преимущества, законодательная база»
Как развивается кадровый ЭДО
В 2011 году был принят Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который, по сути, стал отправной точкой для активного развития электронного документооборота (ЭДО).
В 2013 году в Трудовом кодексе появились ст. 312.1 и ст. 312.2 о дистанционных сотрудниках, которые дали законные основания для обмена кадровыми документами в электронном формате.
В 2015 году прояснилась ситуация по архивному делу, и сейчас в электронном документе можно ставить отметку об электронной подписи.
Пик активности, связанной с электронным документооборотом, пришелся на 2017-2018 годы, когда при Минтруде была создана рабочая группа и инициирован запуск пилотного проекта по электронной проверке кадровых документов.
В 2018 году стартовал эксперимент Минтруда по переводу кадровых документов в электронный вид. Он длился год, задача заключалась в том, чтобы определить, какие поправки нужно внести в Трудовой кодекс. В нем участвовали крупные компании: ПАО «Сбербанк России», ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс», ООО «СИБУР», АО «Альфа-Банк», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг».
В 2019 году впервые встал вопрос об электронном формате трудовой книжки (Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ). В связи с этим появился законопроект № 967986-7 о юридически значимых сообщениях сторон трудового договора.
Наконец, в 2020 году при Минтруде стартовал очередной эксперимент по кадровому ЭДО. На этот раз эксперимент предполагает открытое участие: каждая компания по желанию может подать заявку до 1 декабря и в течение 30 дней присоединиться к тестированию новшеств, которые затронут трудовое законодательство.
Что дает участие в эксперименте по переходу на кадровый ЭДО
Есть несколько плюсов. Компании-участники из первых уст узнают, какие изменения в законодательстве планируются. Они вправе вносить свои рекомендации, то есть фактически влиять на формулировки. При этом раз в квартал нужно отчитываться о результатах эксперимента в Минтруд.
Сегодня очевидно, что кадровый ЭДО будет только набирать обороты. В связи с пандемией президент попросил поторопиться с законами, облегчающими взаимодействие работодателей и работников на удаленке. Уже вышел законопроект № 973264-7 о комбинированной и временной дистанционной работе с упрощенными условиями.
Зачем бизнесу кадровый ЭДО
Переход на кадровый ЭДО — важный этап в жизни компании, который затрагивает все уровни специалистов, и, соответственно, для каждого уровня есть свои преимущества.
Руководители обычно заинтересованы в экономии бюджета на определенные процессы, а кадровый ЭДО как раз предполагает разгрузку специалиста по кадрам.
Кадровый ЭДО положительно влияет на репутацию работодателя на рынке труда — снижается вероятность штрафов и репутационных рисков. Важен и факт того, что компания участвует в инновационном проекте.
Эйчарам гораздо легче доказать факт передачи электронного документа в случае возникновения трудовых споров. Кроме того, им проще делать массовую рассылку таких документов.
Благодаря ЭДО ускоряется передача документов в бухгалтерию. А для самих сотрудников важно то, что электронные документы можно удобно подписывать (особенно когда ты находишься на удаленке) и легко находить — в отличие от бумажных они не теряются.
Преимущества в ЭДО есть и для IT-специалистов. Во-первых, для хранения документов не нужны свои сервера. Во-вторых, гарантируется безопасность их подписания.
Какие документы станут электронными
На практике компании имеют дело более чем с 80 видами разных кадровых документов. Но в целом все они делятся на два вида:
- документы личного характера (касаются конкретного работника);
- документы массового характера (касаются всей компании в целом, подразделения и т.д.).
Безопасно отправлять в электронном виде можно такие документы, как заявления, приказы, графики отпусков, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка и многие другие.
Юристы считают, что есть три типа документов, в отношении которых каждая компания самостоятельно принимает решения, в каком формате с ними работать:
- трудовой договор;
- ученический договор;
- договор о материальной ответственности.
Одни передают все эти документы только в электронном виде. Другие — в электронном виде, но в течение трех дней дублируют их на бумаге, третьи используют консервативный подход и ограничиваются исключительно бумажным вариантом.
Какая подпись нужна для работы с электронными документами
Для подписания электронных документов нужна электронная подпись. Но проблема заключается в том, что она бывает трех видов:
- Простая электронная подпись (ПЭП) – представляет собой комбинацию логина и пароля, поэтому обеспечивает минимальную защиту. ПЭП подписываются только те кадровые документы, которые не могут вызвать споров. Например, расчетный листок, который отправляется по электронной почте (в почтовый ящик сотрудник входит по логину-паролю, что по сути и является его электронной подписью).
- Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) – имеет большую защиту, чем НЭП, поэтому ею можно подписывать, например, приказы на командировку.
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) – идентична собственноручной, поэтому предполагает высшую степень защищенности и исключает риски. Благодаря такой подписи можно отправлять любые типы документов. Оспорить ее подлинность невозможно.
УКЭП в свою очередь делится на два вида:
- Стационарная УКЭП (обычно выпускается на флешке — для сдачи отчетности). Заметное преимущество такой подписи — она хорошо работает во всяких интеграционных решениях, например, если кадровый ЭДО интегрирован в систему для расчета зарплаты. Специалист может работать в своей системе и подписывать документы стационарной УКЭП.
- Мобильная УКЭП (удобна для работников, так как привязана к номеру телефона и позволяет подписывать документы из любой точки мира).
Как получить электронную подпись в Контуре
Получить электронную подпись можно разными способами. Выпуск сертификата осуществляется в офисах СКБ Контура. Также её могут доставить курьеры Тинькофф Банка.
Предусмотрен еще один вариант — выпуск сертификата электронной подписи в кадровом отделе компании.
Решение для работы с электронными документами
Тем, кто уже пользуется Диадоком, известно, что изначально этот сервис был создан для пересылки юридически значимых бухгалтерских документов. Но с помощью настроек он хорошо адаптируется под кадровый ЭДО.
Сотрудник может подписывать документы либо в мобильном приложении, либо в веб-интерфейсе Диадока.
Основной интерфейс для отдела кадров — это работа из привычной кадровой системы. Но специалисты, так же как и сотрудники, могут работать в веб-интерфейсе сервиса.
В Диадоке настраивается личный кабинет компании и необходимое количество личных кабинетов сотрудников. В результате образуется группа, внутри которой настраивается кадровый документооборот.
Интеграция Диадока
Если специалист по кадрам пользуется 1С, то после интеграции Диадока в системе появится дополнительная вкладка, где можно посмотреть статусы документов, отправить их и получить.
Диадок можно интегрировать в любую кадровую систему — через модули, коннекторы или API.
