Маркировка касается производителей, импортёров, оптовиков и розничных продавцов. А значит, и бухгалтеров, которые оформляют приходные и расходные документы. В некоторых случаях, чтобы выполнить требования к обороту подконтрольных товаров, придётся менять привычную схему учёта.
Зачем нужна маркировка
Маркировка — это нанесение на продукцию уникального кода в формате Data Matrix. Данные об этих кодах и их перемещении между компаниями хранятся в облачной системе мониторинга и прослеживаемости товаров «Честный знак». Разработкой этой системы занимается Центр развития перспективных технологий (ЦРПТ); правительство назначило ЦРПТ оператором маркировки.
Задача ЦРПТ — организовать контроль за оборотом товаров с помощью системы «Честный знак». В ней ФНС, Минпромторг и другие контролирующие органы смогут увидеть всю историю товара: кто и когда его произвёл, какие организации закупили, куда переместили и когда товар выбыл из оборота. Для этого все участники оборота будут обязаны сообщать регулятору о производстве, импорте, списании и продаже товаров.
Благодаря такой системе прослеживаемости государство получит полную картину о работе подконтрольных отраслей, а значит, незаконной торговли станет меньше.
Когда кого коснется
Маркировка началась с рынка шуб в 2015 году. Тогда за это отвечала ФНС, теперь — ЦРПТ как единый оператор системы маркировки. Рынок лекарств поначалу тоже не входил в зону ответственности ЦРПТ, а теперь включён в общую систему.
Список других маркируемых товаров появился в апреле прошлого года: сигареты, папиросы и другой табак, обувь, одежда, бельё (от постельного до кухонного), фотокамеры и лампы-вспышки, автошины, духи (Распоряжение Правительства РФ от 28.04.2018 № 792-р).
На сегодняшний день обязательной маркировке подлежат табачные изделия (Постановление Правительства РФ от 28.02.2019 № 224) и обувь (Постановление Правительства РФ от 05.07.2019 № 860). Однако эксперименты ведутся и в других отраслях:
- с 15 мая по 30 ноября 2019 года — фотокамеры, фотовспышки и лампы-вспышки;
- с 20 июня по 30 сентября 2019 года — новые шины и покрышки пневматические;
- с 27 июня по 30 ноября 2019 года — трикотажные и вязаные блузы, рабочая одежда из натуральной и композитной кожи, пальто, куртки, включая спортивные;
- с 1 июля по 30 ноября 2019 года — духи и туалетная вода.
Полную таблицу со сроками введения маркировки по разным группам товаров смотрите в статье «Маркировка: кто когда должен переходить и что будет с ЕНВД и ПСН».
Обязанности участников рынка
Что должны делать производители и импортёры
- Запрашивать в «Честном знаке» коды маркировки для изготовленной или ввозимой продукции.
- Наносить коды на свою продукцию перед тем, как она попадёт на российский рынок.
- Сообщать в «Честный знак» о вводе товара в оборот.
Что нужно сделать всем участникам рынка
- Зарегистрироваться в «Честном знаке» с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи.
- Уведомлять «Честный знак» о продаже, поступлении или возврате маркированного товара.
- Сообщать системе мониторинга о выводе товара из оборота.
Если товар переходит от производителя к оптовику или от оптовика в розничную точку, система «Честный знак» должна узнать о смене собственника. Для этого поставщик и получатель должны сформировать документ об отгрузке и приёмке и сообщить о сделке в «Честный знак».
Участники рынка сигарет и папирос с 1 июля 2020 года должны такие сообщения только в формате УПД. Для рынка обуви УПД пока не обязателен, но его можно использовать уже сейчас.
Работайте с маркированным табаком по закону с Контур.Маркетом и Контур.ОФД. Принимайте товар, формируйте чеки и отправляйте данные о продаже в ФНС и «Честный знак».
УПД можно создать в своей учётной программе и передать контрагенту через систему электронного документооборота (ЭДО). Оператор ЭДО сообщает о сделке в «Честный знак» автоматически.
Позже УПД можно будет формировать в личном кабинете, который создаётся при регистрации в «Честном знаке», и обмениваться с контрагентами сведениями о приёмке или отгрузке прямо там.
Также систему мониторинга нужно уведомлять о выводе товара из оборота. Если товар продаётся через онлайн-кассу, ОФД сам сообщит об этом в ЦРПТ, а если касса применяется в автономном режиме, то передать сведения в «Честный знак» нужно будет самостоятельно. Также выводом из оборота считается экспорт, дистанционная продажа, безвозмездная передача, списание из-за брака или порчи товара.
Как работает прослеживаемость товаров и что нужно делать участникам рынка
Что продавцам делать с немаркированными остатками
Участники оборота сигарет освобождены от маркировки остатков. Наносить коды нужно на остатки немаркированной обуви. Возможно, это требование распространится на немаркированные остатки одежды и на некоторые другие категории товаров. Что нужно будет делать?
- Запросить в «Честном знаке» коды маркировки для остатков.
- Нанести коды на остатки перед продажей.
- Сообщить в «Честный знак» о вводе товара в оборот.
Приемка, отгрузка. Как работать с электронными накладными
В системе мониторинга движение товаров фиксируется накладными в формате электронных УПД с кодами маркировки. УПД может быть составлен как первичный документ при отгрузке, выполнении работ или передаче имущественных прав. А может также включать в себя счёт-фактуру. Коды в УПД должны соответствовать фактическим.
Договоритесь с руководителем, как организуете приемку и отгрузку товара, чтобы включать в документы достоверные сведения.
Узнайте, как и от кого будете получать коды, чтобы формировать УПД на поставку товара
При оставлении УПД на отгрузку вам нужно будет указывать коды в документах и знать, какие именно коды содержатся в отгружаемой поставке. Обсудите с руководителем, как бухгалтерия будет взаимодействовать с другими подразделениями, чтобы не возникало накладок.
Определите, как будете передавать данные в «Честный знак»
Передать данные в систему мониторинга можно двумя способами:
- Сформировать УПД в самой системе «Честный знак»;
- Передать УПД контрагенту через систему юридически значимого ЭДО — тогда оператор ЭДО сам отправит данные в «Честный знак».
Однако нужно учитывать, что электронный счёт-фактура имеет юридическую силу только в том случае, если он сформирован по установленному порядку и передан через оператора ЭДО (Приказ Минфина от 10.11.2015 № 174н). Пока ЦРПТ не является оператором ЭДО. А значит, если вы применяете УПД как гибрид первички и счёта-фактуры, то вам нужно отправлять его через оператора ЭДО (второй способ).
ЭДО в маркировке позволяет информировать «Честный знак» о движении товаров и решает другие важные для компании задачи:
- быстро и гарантированно доставляет документы контрагентам и позволяет получать подписанные документы сразу же, как только контрагент их подписывает;
- позволяет согласовать документ с контрагентом перед тем, как представить регулятору;
- помогает настраивать цепочки согласования внутри компании;
- легко интегрируется с системами учёта, которые использует организация, чтобы исключить ручной ввод данных;
- даёт возможность проверять коды маркировки, указанные в документе в системе «Честный знак», а также сверять эти коды с теми, что нанесены на товар.
Договоритесь, как будете действовать при приёмке товара
Бухгалтер принимающей стороны заинтересован в том, чтобы коды в УПД совпадали с кодами, нанесёнными на товар в поставке. Если коды в документе не соответствуют фактическим, а магазин оприходовал поставку, в системе «Честный знак» несуществующий товар будет числиться за вашей организацией. Вы не сможете его продать или списать, так как в «Честный знак» нужно будет сообщить код, который в системе за вами не числится. Решение — сканировать коды, которые есть в поставке, и сверять их с кодами в документе. Без этого приходовать поставку рискованно.
Подготовьтесь к ситуациям, когда товар нужно принять или вернуть частично
В этих случаях нужно правильно сформировать документы и вставить в них коды возвращаемого, принятого или непринятого товара.
Маркированный товар долго едет до покупателя. Как не нарушить сроки передачи данных в Честный ЗНАК?
На передачу данных в Честный ЗНАК у участников оборота есть 3 рабочих дня с момента отгрузки или приёмки (Постановление Правительства России от 05.07.2019 № 860).
Даты отгрузки и приёмки в УПД проставляются в соответствующем поле, и это не дата формирования электронной подписи, не дата выставления или получения документа.
При этом участники сами определяют, с какого момента начинать отсчёт: с даты приемки или с даты отгрузки.
Часто сразу после подписания УПД с обеих сторон документ сразу же передаётся в Честный ЗНАК. Поэтому мы рекомендуем не затягивать с подписанием входящего документа после приёмки товара.
Расхождения в кодах. Как исправить электронный УПД
В целом исправление и корректировка УПД при отгрузке маркированного и немаркированного товара ничем не отличаются. Нужно лишь учесть, что часть товара может быть не принята только потому, что коды на нём не читаются, утеряны или статус кодов в системе «Честный знак» не позволяет принять товар.
Обычно контрагенты сами согласуют сценарии отгрузки и приёмки товара, но мы рекомендуем дополнительно предусмотреть и зафиксировать порядок действий в ситуациях, когда код теряется, не читается или кодом нельзя распорядиться. К примеру, принимающая сторона может отказаться принимать такой товар или потребовать, чтобы поставщик исправил документы.
Есть три способа исправить электронный УПД.
Способ 1. Корректировочный УПД
Этот способ зафиксирован в НК РФ и в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 и подходит тем, кто применяет УПД в качестве гибрида счёта-фактуры и первичного документа. Покупатель должен убедиться, что на товар нанесены читаемые коды, которые зарегистрированы в системе «Честный знак», принадлежат поставщику и находятся в обороте. Если хотя бы одно из условий не выполняется, покупатель вправе не принять товар.
При частичной приёмке, когда уменьшается количество поставляемого товара, меняется его стоимость и сумма налога, а следовательно, и налоговая база. В этом случае необходимо составить корректировочный УПД в сторону уменьшения. Это значит, что в документе нужно перечислить только непринятые позиции и указать их стоимость в столбцах «К уменьшению», а также перечислить коды непринятого товара.
При излишках маркированного товара (например, если довезли больше, чем сказано в документах) поставщик формирует корректировочный УПД в сторону увеличения, то есть высылает документ, в котором перечислены только недостающие позиции. Их суммы указываются в столбцах «К увеличению», а в документе перечисляются необходимые коды товара.
Помните, что корректировку можно составить только при наличии уведомления или соглашения сторон об изменениях. Таким уведомлением может быть формализованный документ в ЭДО — уведомление об уточнении, в котором покупатель может указать, почему он не принимает определённый товар.
В систему «Честный знак» поступит исходный УПД, на его основании коды перейдут от поставщика к покупателю. После этого в систему поступит корректировочный документ. Если он был составлен в сторону уменьшения, то коды вернутся к поставщику, а если в сторону увеличения — то к покупателю.
Способ 2. Исправление исходного УПД
Этот способ также описан в НК РФ и в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Если в документе есть ошибки, покупатель вправе запросить исправление документа. В этом случае выставляется УПД с заполненными полями «Номер и дата исправления» — получается ещё один УПД, только исправленный.
В этом УПД можно исправить любые ошибочные реквизиты, коды маркировки, наименование товара. Некоторые компании применяют исправление даже в том случае, если в документе ошибочно указали неверные сведения о стоимости и количестве товара.
Способ 3. Аннулировать исходный УПД и создать новый
Этот способ давно существует в электронном документообороте, но, если следовать букве закона, применять его можно только для УПД, которые выполняют роль первичных документов. Для УПД-гибридов нормативные документы предусматривают только корректировку и исправление.
Как это работает для УПД — первичных документов: если возникает потребность исправить документ, то поставщик просто сформирует новый экземпляр, а старые документы аннулирует. Если возникают расхождения с фактическими кодами товаров, покупатель может запросить у поставщика новый документ.
Возврат маркированного товара. Что делать
Порядок действий зависит от того, в какой момент возникла необходимость возвращать товар.
Если возвращать товар решили в момент приёмки
При возврате товара в момент приёмки нужно запросить у поставщика исправление или корректировку, а также указать коды товара, с которым возникли неточности.
Если брак обнаружился, когда товар поставили на учет и передали УПД в «Честный знак»
Действуйте по договорённости с поставщиком. До 2019 года возврат товара в такой ситуации проводили путем обратной реализации. Однако в письме от 23.10.2018 № СД-4-3/20667@ (п. 1.4) ФНС рекомендует продавцам отойти от этой практики и выставлять корректировочные счета-фактуры на стоимость товаров — независимо от того, возвращается вся партия или часть, принял ли покупатель товар на учёт или ещё не успел.
Выберите комплект техники для работы с маркированным табаком
Тамара Мокеева, эксперт Контур.Маркировки
Вопрос: Мы сформировали в системе 1С УПД продаем шины (в 1с коды маркировки мы не храним), этот документ мы выгрузили в Диадок и отправили клиенту на подпись, он подписал документ. Как Диадок (допустим мы подключили модуль "Сервис передачи данных") поймет какие коды маркировки нужно передать в Честный знак? или нам необходимо коды маркировки подвязывать к номенклатуре?