Электронная трудовая книжка и новая отчетность в ПФР

Зачем нужна электронная трудовая книжка?

Переход на электронный формат трудовых книжек обусловлен стремлением создать единую базу данных, которая будет содержать сведения обо всей трудовой деятельности любого работающего россиянина. Это убережет данные от потери, сделает систему понятной и прозрачной, упростит доступ к сведениям самим работникам и работодателям.

Сейчас в первом чтении Госдума РФ приняла законопроект, в котором сказано, что с 1 января 2021 года работодатели больше не смогут оформлять привычные трудовые книжки для новых сотрудников. В бумажном варианте они сохранятся только у тех работников, кто подаст соответствующее заявление до конца 2020 года. Остальные получат документ на руки. Для всех работников без исключения кадровая служба должна будет вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде и подавать их в Пенсионный фонд в виде отчета СЗВ-ТД.

Работники смогут получить информацию о своем трудовом пути через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг.

Работодатель будет принимать эту информацию от нового сотрудника в распечатанном виде или в виде электронного документа, заверенного цифровой подписью. Кадровая служба должна будет вносить данные в систему кадрового учета и пополнять их по мере развития трудовых отношений. В случае увольнения работодатель обязан будет выдать сотруднику документ, содержащий сведения о трудовом стаже.

Когда появится новая отчетность в ПРФ?

В ближайшее время в Госдуме РФ второе и третье чтения должен пройти еще один законопроект, который дополнит ТК РФ статьей 66.1. Статья дает определение самому понятию «сведения о трудовой деятельности» и регулирует порядок сбора, учета и обмена сведениями между работодателем, работником и ПФР. В отчет должны будут войти сведения о работодателе, даты трудоустройства и увольнения, должность или вид выполняемых работ, данные о переводах и повышениях и пр.

Новый отчет СЗВ-ТД работодатели должны будут сдавать уже с 1 января 2020 года. Порядок сдачи как у СЗВ-СТАЖ — до 15-го числа каждого месяца. Это значит, что с учетом выходных дней первый раз отчет нужно будет сдать до 17 февраля 2020 года.

В печатной форме передать отчет СЗВ-ТД смогут только организации с численностью до 25 человек, остальные должны сдавать его в xml-формате.

Готовьте отчетность в программе Контур.Персонал. Всегда только актуальные формы

Попробовать бесплатно

Как подготовиться работодателю?

Чтобы организация могла безболезненно перейти на систему ЭТК, надо до конца 2019 года предпринять несколько несложных действий:

1. Обновить программное обеспечение для передачи сведений.
2. Завести адрес корпоративной почты для отдела кадров или ответственного сотрудника.
3. Провести аудит локальных нормативных актов, которые касаются трудовых книжек.
4. Разработать форму уведомления о переходе на систему ЭТК.
5. Разработать форму заявления для тех работников, кто хочет сохранить трудовую книжку в бумажном формате.

Работодатели должны осознавать, что «электронная трудовая книжка» — это условное понятие. Все данные о трудовой деятельности россиян будут храниться в информационной системе Пенсионного фонда в лицевом счете застрахованного. Поэтому устанавливать какое-то специализированное ПО не нужно, достаточно учетной программы, в которой вы привыкли вести кадровый учет. Конечно, при условии, что разработчик в ближайшем пакете обновлений предоставит формы необходимых документов.

В программе Контур.Персонал сервис-пак с бланком уведомления о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде появится уже в декабре. Это будет печатная форма к карточке сотрудника.

Пример уведомления

С отчетом СЗВ-ТД пользователи Контур.Персонала также смогут ознакомиться заранее. В сервис-паке будет печатная форма и xml-формат отчета. Обратите внимание: загрузить сервис-пак можно будет только в версии 1.25 и 1.26. О выходе обновления до версии 1.26 мы сообщим дополнительно.

Предварительная форма отчета СЗВ-ТД

В поле 7 проставляется код кадрового события, которое произошло с сотрудником в отчетный период:

• 1 — прием на работу;
• 2 — перевод;
• 3 — увольнение;
• 4 — переименование работодателя;
• 5 — служба в армии;
• 6 — получение образования;
• 7 — обучение во время работы (курсы повышения квалификации, переквалификации и подготовки кадров);
• 8 — награждение;
• 9 — установление второй и последующих профессий или разряда;
• 10 — исключение из непрерывного стажа;
• 11 — восстановление непрерывного стажа;
• 12 — запрет занимать должность.

Возможно, в итоговом варианте форма отчета видоизменится, но уже сейчас понятно, какие данные и в каком порядке планирует собирать Пенсионный фонд. Наша задача — своевременно предоставить вам формы документов, а ваша — изучить требования законодательства и подготовиться к изменениям.