Командировка совпала с отпуском: оформление и налогообложение

По мнению налоговых органов, работодатель не всегда имеет право учесть в расходах компенсацию затрат на проезд сотрудника в командировку и обратно, если командировка совпала с отпуском работника. Как компенсировать билеты и дни в пути, законно учесть их в расходах по налогу на прибыль и не получить штраф?

Работодатель обязан возмещать сотруднику расходы на проезд к месту командировки и обратно до работы. Но путь работника не всегда выглядит как «Екатеринбург — Москва — Екатеринбург». Случается, что появляется промежуточное звено, например, отпуск в Санкт-Петербурге. В статье обсудим четыре ситуации, в которых отпуск совпадает с командировкой. Расскажем, как грамотно оформить документы и компенсировать затраты на проезд без рисков.

Командировка во время отпуска

Отзываем сотрудника из отпуска

Вызвать сотрудника из отпуска и направить в командировку можно только с его согласия (ст. 125 ТК РФ). Прервать таким образом можно только ежегодный оплачиваемый отпуск или отпуск по уходу за ребенком. 

Сотрудник может отказаться и с чистой совестью отдыхать дальше. Это его право, поэтому штрафовать или грозить увольнением ни в коем случае нельзя.

Но даже если обстоятельства экстренные, а сотрудник согласен, прервать отпуск можно не всегда. Нельзя отзывать из отпуска работников:

• несовершеннолетних;
• работающих на вредных или опасных производствах;
• беременных;
• если в результате работник будет лишен отпуска 2 года подряд и более;
• если в результате получится, что длительность каждой части отпуска работника за текущий год составит менее 14 дней подряд.

Чтобы прервать отпуск работника, давшего на это письменное согласие, руководитель составляет приказ об отзыве сотрудника.

Пересчитываем отпускные

Отпускные сотруднику выплачивают за три дня до начала отпуска. Если он прерван, сотрудник часть отпускных возвращает. Вернуть их можно одним из следующих способов:

• Работник возмещает переплату в добровольном порядке наличными через кассу. Другой вариант — безналичное перечисление с карты работника на расчетный счет работодателя.
• Зачет в счет оплаты будущего отпуска.
• Удержание из зарплаты.
• Удержание из суммы компенсации, выплачиваемой работнику по завершении командировки, если затраты работника на командировку превысили полученный на эти цели аванс.

Работник сам решает, какой вариант ему больше подходит. При выборе работником варианта удержания из зарплаты, зачета в счет оплаты будущего отпуска или перерасхода по командировочным расходам, работодатель должен получить письменное согласие работника на такое удержание (зачет). Однако вариант с удержанием (зачетом) самый опасный с точки зрения претензий трудинспекции в случае жалобы работника. Самый безопасный для работодателя вариант — добровольное возмещение работником переплаты отпускных.

Решаем, как быть с неизрасходованными днями отпуска

Остаток отпуска сотрудник может использовать в любое время в течение рабочего года по согласованию с работодателем: хоть сразу после командировки, хоть присоединить к отпуску в следующем году. Информацию о переносе отпуска зафиксируйте в графике отпусков.

Реклама 16+

Легко и быстро согласуйте электронный график отпусков на 2026 год, подпишите другие кадровые документы онлайн

Узнать больше

Дополнительно корректируется личная карточка и табель рабочего времени.

Далее оформляйте командировку по классическому сценарию: составьте приказ и выплатите суточные, деньги на дорогу и проживание.

Компенсируем расходы на проезд

Если в отпуске сотрудник находился в другом городе, то при отправке в командировку в его пути будет не два пункта, а больше. При этом возможны различные варианты, каждый из которых по-разному влияет на налоги.

Вариант 1. Работник решил отгулять оставшийся отпуск сразу после командировки 

Например, работник, проводящий отпуск в Санкт-Петербурге, прерывает его для командировки в Москву, откуда возвращается в отпуск в Санкт-Петербург и уже после окончания отпуска возвращается в место работы — Екатеринбург. Маршрут выглядит так: Санкт-Петербург — Москва — Санкт-Петербург — Екатеринбург.

Работодатель обязан оплатить перелет из Санкт-Петербурга в Москву, так как речь идет о проезде в командировку, а возвращение в Санкт-Петербург работник оплачивает сам. Конечно, компания может оплатить сотруднику дорогу в Санкт-Петербург, но такие затраты нельзя учесть в расходах для налога на прибыль (УСН «доходы минус расходы», АУСН, ЕСХН), а также не получится применить вычет НДС, выделенного в билете. Кроме того, с выплаты придется удержать НДФЛ и страховые взносы.

То же самое касается расходов на возвращение из места отпуска (Санкт-Петербург) к месту работы (Екатеринбург). Специалисты Минтруда считают, что работодатель не обязан оплачивать (компенсировать) такой проезд, так как работник возвращается не из командировки, а из отпуска (Письмо Роструда от 24.01.2020 N ПГ/37456-6-1). Исключение — только в случае, если оплата работодателем такого проезда установлена в трудовом, коллективном договоре, локальном нормативном акте. Если обязанность работодателя компенсировать расходы на возвращение из отпуска не установлена, но работодатель компенсирует такие расходы, он не может учесть их для целей налога на прибыль (УСН «доходы минус расходы», АУСН, ЕСХН) и должен обложить такую выплату НДФЛ и страховыми взносами (п.п. 1-3 Письма Минфина РФ от 14.02.2022 N 03-04-06/9883). Также работодатель не сможет применить вычет НДС со стоимости такого проезда (Письмо Минфина РФ от 10.10.2024 N 03-07-11/98634).

Вариант 2. Сотрудник из места командировки возвращается в место работы

Его путь выглядит так: Санкт-Петербург — Москва — Екатеринбург. Все расходы на проезд работодатель может возместить и учесть в налоговых расходах, применив вычет НДС, выделенного в билете. Оплата такого проезда не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Выплачиваем суточные и принимаем авансовый отчет

Когда после командировки сотрудник не возвращается на работу, а отправляется в отпуск, днем завершения командировки считается последний день перед отпуском. Суточные выплачиваются по этот день, а дальнейшие дни как дни командировки не оплачиваются.

Авансовый отчет можно сдать после возвращения из отпуска. На его сдачу дается три рабочих дня. Отсчет начинается со дня, в который сотрудник возвращается на работу (п. 23 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 N 501).

Реклама 16+

Приказ о направлении в командировку, служебные записки и авансовые отчеты можно подписать и отправить онлайн в сервисе КЭДО от Контур.Диадока

Попробовать

Отпуск во время командировки

Оформляем отпуск

Случается, что потребность в отпуске возникает во время командировки. Это нормальная ситуация: даже за неделю может случиться что-то, что заставит сотрудника отлучиться.

Оформлять такой внезапный отпуск в качестве ежегодного оплачиваемого опасно. Работодатель обязан выплатить отпускные за три дня до начала отпуска. Исключений из этого правила нет, а за нарушение положен штраф. Поэтому, если сотрудник просится в незапланированный отпуск в командировке, а трех дней на выплату отпускных нет, лучше, по согласованию с работником, оформить ему отпуск без сохранения зарплаты (ст. 128 ТК РФ).

Работодатель не вправе отказать работнику в отпуске за свой счет, если работник, к примеру:

• пенсионер по возрасту;
• инвалид;
• супруг, родитель или ребенок (независимо от возраста) участника СВО, военнослужащего, работника таможни и т.п. органов, погибшего (умершего), получившего увечье, ранение, контузию или заболевание;
• просит отпуск по предусмотренным ТК РФ или коллективному договору обстоятельствам: свадьба, рождение ребенка, смерть близкого родственника.

Отпуск за свой счет оформляется заявлением работника и приказом работодателя, а командировку прерывают приказом, в котором прописаны конкретные сроки прерывания. После отпуска командировка возобновляется.

Считаем, что можно учесть в расходах

Бухгалтер рассчитывает суточные за фактические дни командировки до и после отпуска. Если отпуск оплачиваемый, дополнительно считает отпускные. Платить суточные и компенсировать расходы на время пути в отпуск, отпуска и возвращения в командировку не нужно, так как сотрудник в этот период не занят работой.

Путь работника в этой ситуации включает, минимум, четыре переезда (четыре билета), например: Екатеринбург — Москва — Санкт-Петербург — Москва — Екатеринбург. Работодателю не обязательно компенсировать все расходы. Нужно возместить переезд из Екатеринбурга в Москву и обратно — эти затраты можно учесть в налоговых расходах, применить вычет НДС по проезду и не удерживать с такой выплаты НДФЛ и страховые взносы. 

За поездку из Москвы в Санкт-Петербург и обратно работник платит сам. Можно компенсировать, но такие затраты не учитываются для целей налогообложения, вычет НДС не применяется и со стоимости проезда нужно уплатить зарплатные налоги. 

Реклама 16+

Рассчитать отпускные и оформить все необходимые документы без ошибок

После командировки в отпуск

Работник может остаться в отпуске сразу после командировки, не возвращаясь на рабочее место. Это не запрещено законом. Но, как и в предыдущем случае, не стоит забывать выплачивать отпускные за три дня до начала отдыха.

Возможны два варианта отпуска после командировки: отпуск в другом городе или стране и отпуск в городе командировки. Разница кажется существенной, ведь во втором случае работник возвращается на работу из города, в котором выполнял трудовые обязанности. Но давайте посмотрим, что по этому поводу говорит Минфин.

Вариант 1. Работник отправляется из места командировки в другой город или страну, а уже оттуда возвращается на место работы

Его маршрут выглядит, к примеру, так: Екатеринбург — Москва — Санкт-Петербург — Екатеринбург и включает три переезда. 

Работодатель обязан оплатить только один билет — из Екатеринбурга в Москву. Его стоимость можно включить в расходы, выделенный в билете НДС можно принять к вычету. Стоимость такого билета не признается выгодой сотрудника, поэтому НДФЛ и взносы с нее не удерживаются.

Следующие два билета — до места отпуска и обратно к месту работу — оплачивает сотрудник. Если работодатель захочет их компенсировать, то сформирует работнику экономическую выгоду. С нее придется удержать НДФЛ и взносы. Такую компенсацию нельзя учесть в расходах организации (Письмо Минфина РФ от 04.10.2019 N 03-04-06/76228), так же как нельзя применить вычет НДС, выделенного в билете (Письмо Минфина РФ от 10.10.2024 N 03-07-11/98634).

Последним днем командировки считается последний день перед отпуском. Со следующего дня оплачивать и компенсировать расходы сотрудника не нужно.

Вариант 2. Работник проводит отпуск в месте командировки и оттуда же возвращается на работу

Его маршрут выглядит, например, так: Екатеринбург — Москва — Екатеринбург.

День окончания командировки — это последний день перед отпуском, поэтому платить суточные и компенсировать дальнейшие расходы работодатель не обязан. Из этого следует и то, что сотрудник возвращается домой из отпуска, а не из командировки. Дополнительно это подтверждается приказом об отпуске и тем, что дата окончания командировки и обратного билета не совпадают.

Работодатель не должен оплачивать обратный проезд работника. А если все-таки компенсирует, то не сможет учесть этот расход для целей налогообложения и применить вычет НДС по билету (п. 3 Письма Минфина РФ от 14.02.2022 N 03-04-06/9883; Письмо Минфина РФ от 10.10.2024 N 03-07-11/98634). Дополнительно со стоимости билета придется удержать НДФЛ и доначислить страховые взносы (Письмо Минфина РФ от 06.12.2019 N 03-04-06/94974).

Чтобы не возникло проблем с налоговой, рекомендуем не оформлять сложные переезды, включающие пункты отпуска, одним билетом, даже если вы решили компенсировать сотруднику затраты. Выделить путь до командировки из общей стоимости иногда проблематично: придется обращаться в компанию, которая продала билет.

После отпуска в командировку

Работника можно направить в командировку сразу после отпуска, не дожидаясь его возвращения на рабочее место. За счет этого можно сэкономить. Допустим, сотрудник отдыхал в Санкт-Петербурге, а в командировку ему нужно в Москву. Добраться из Санкт-Петербурга до Москвы гораздо дешевле, чем из Екатеринбурга.

Эта ситуация самая простая: нет никаких нюансов оформления документов. Отпуск заканчивается стандартно, а затем работник отправляется в командировку. 

Проблема состоит в том, что, оплатив работнику путь Санкт-Петербург — Москва — Екатеринбург, работодатель оплачивает в том числе его возвращение из отпуска. Можно ли учитывать это в расходах? 

Когда сразу после окончания отпуска сотрудник отправляется в командировку, ее первым днем считается день, следующий за последним днем в приказе об отпуске. Работодатель должен заранее перечислить сотруднику аванс на оплату проезда, жилья и суточные.

Билеты на проезд от места отдыха до места командировки и обратно до работы не облагаются НДФЛ и взносами и учитываются в расходах как компенсация командировочных расходов (Письма Минфина РФ от 27.03.2019 N 03-04-06/20991, от 16.06.2017 N 03-03-06/1/37573). Соответственно, можно применить вычет НДС, выделенного в таком билете.

Совмещение командировки и отпуска — частая ситуация. Чтобы не запутаться и в будущем не переплачивать по налогу на прибыль, следуйте нормам НК РФ.